Internal communication plan – an element of building a strong company

Skuteczna komunikacja zaczyna się od planu. Ten z kolei sprowadza się do sformułowania celów oraz strategicznych i taktycznych działań, pomagających te cele zrealizować. Efektywnie zaplanowana komunikacja wewnętrzna helps in sending and receiving the right information, by the right people, at the right time and in the correct form. Clearly defined guidelines help save time and energy for the implementation of key tasks within the scope of performed duties. How is this possible? communication plan makes the communication process itself almost automatic and seamless. Which in turn contributes to more effective achievement of the company's business goals.

What will you learn from the article?

W świecie, gdzie dynamika zmian w otoczeniu biznesowym jest szybsza niż kiedykolwiek, efektywna komunikacja wewnątrz firmy przestaje być tylko opcją – staje się bezwzględną koniecznością. Odpowiednio zaplanowana i realizowana komunikacja wewnętrzna pozwala nie tylko na sprawniejsze zarządzanie zespołem, ale również przekłada się na zwiększenie zaangażowania pracowników i, co najważniejsze, na wzrost sprzedaży. W tym poście przedstawimy, dlaczego internal communication ma tak istotne znaczenie, czym jest communication plan i jak powinien być skonstruowany, aby realnie wspierać cele biznesowe Twojej organizacji. Omówimy również typowe błędy, na które należy uważać, projektując communication plan. Przyjrzymy się praktycznym krokom potrzebnym do opracowania skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej, która pomoże Twojej firmie osiągnąć sukces na rynku.

Why does internal communication matter?

Zorganizowana internal communication jest kluczowym elementem dla wszelkich organizacji, ponieważ pozwala na sprawną wymianę informacji między pracownikami. Skuteczna internal communication wymaga jednak nie tylko odpowiednich narzędzi, ale także wypracowania właściwej kultury organizacyjnej. W celu osiągnięcia efektywnej komunikacji wewnętrznej warto zainwestować w szkolenia z zakresu umiejętności interpersonalnych, rozwijać autentyczną relację z pracownikami oraz budować otwartą i przejrzystą kulturę feedbacku. To wszystko przyczyni się do zwiększenia zaangażowania zespołu oraz skuteczności pracy całej organizacji.

Etap planowania poprzedza pogłębiona analiza sytuacji wyjściowej oraz skuteczności dotychczas stosowanych narzędzi komunikacyjnych. Dokonuje się tego podczas audytu internal communication. Następnie określone zostają cele oraz kierunek, w którym zmierzamy. Aby dobrać właściwe internal communication tools, we need to characterize the recipients and determine what kind of information we want to send and receive to them. An important element of the plan is also to indicate the forms of monitoring the effects of communication and the effectiveness of the tools used. Therefore, plan your communication tools so that you can measure this effectiveness.

Specifying what yours is communication strategywhere and how members of your team are to communicate, you limit the possibility of working in the information noise and chaos. Thanks to this, you also inspire your employees to build valuable relationships. Efficient internal communication it is, after all, essential in achieving strategic and tactical goals. Her strategia uwzględnia także communication plan crisis.

What is a communication plan?

communication plan to element zarządzania każdym projektem. Określa on, jak będziesz komunikować kolejne etapy. Może być skierowany do jednej grupy np. mediów lub udziałowców. Może jednak dotyczyć też wszystkich grup, tzn.:

• shareholders,
• media,
• residents,
• employees (internal communication)
• business partners,
• e.t.c.

Wiele osób tworzy proste plany komunikacji, choć nawet nie zdają sobie z tego sprawy! Corporate communication often runs into the same problems over and over. Hence, employers create guidelines for employees, in which they specify which channels can be used to communicate with each member of the team. Thanks to this, it gets better corporate culture and your image in the eyes of employees, as well as the atmosphere at work.

Sales departments also create such plans for customers, because one prefers when marketing communication takes place by e-mail, while others enjoy face-to-face meetings or long conversations. By choosing the right information channel, you prevent a situation in which, for example, important information has been transferred to a company e-mail that no one uses.

Do you need a communication plan?

Według Workforce 60 proc. firm nie ma długoterminowej communication strategy. Gdy pojawia się problem, reagują na bieżąco, wysyłając przypadkowe maile do klientów lub pracowników. To może Ci wystarczać, ale prawdopodobnie będzie generować sporo stresu. Komunikacja przebiegnie z opóźnieniem, bo na bieżąco musisz planować, co i jak opowiesz. Mając communication plan, konieczność wyjaśniania sytuacji na kolejnych etapach projektu nie jest dla Ciebie zaskoczeniem. Możesz nawet z wyprzedzeniem zatrudnić lub oddelegować do tego odpowiednie osoby, by w kluczowej chwili tylko uzupełnić gotowe szablony.

Twój dział PR doceni, jeśli będzie wiedział konkretnie i z wyprzedzeniem, nad czym ma pracować. Jeśli prowadzisz działalność na styku sektora prywatnego i państwowego, a Twoje projekty wpływają np. na lokalną społeczność, to musisz przygotować communication plan. Dziennikarze i działacze mogą żądać wglądu w ten dokument, by trzymać rękę na pulsie wydarzeń. Przy dużych projektach wszystko musi być formalne i pozostawić ślad w dokumentach. Nie można „przy okazji” powiadomić znajomego mieszkańca okolicy, licząc, że pozostali jakoś się dowiedzą o projekcie. Musisz wyznaczyć, jak będziesz się z nimi komunikował, kiedy rozpoczniesz i jakie będą marketing communication channels. In case of any problems, you must have confirmation that the meetings have taken place and that information posters have been posted.

Nie zawsze będą to wszystkie te elementy, ale to ramowy, sprawdzony wzór planu. Jeśli chodzi o narzędzia potrzebne do stworzenia planu komunikacji, to są one bardzo proste. Często jest to zwykły dokument w Wordzie czy Excelu, który później Twój grafik może obudować graficznie, nadając mu nieco ciekawszą formę. communication plan możesz tworzyć też w narzędziach takich jak Asana, Wrike czy Trello, gdzie określasz poszczególne zadania i przypisujesz je konkretnym pracownikom. Następnie możesz śledzić progres, a gdy nadejdzie czas na działanie, otrzymasz przypomnienie. Oczywiście communication plan możesz stworzyć też na kartce, białej tablicy lub arkuszu ściennym.

What are the elements of an internal communications plan?

Do kluczowych elementów planu komunikacji wewnętrznej należą: 

1. Goals, considered at the information, motivational and activating level, which should be defined on the basis of a needs analysis. 

2. Addressees, which can be employees of all levels as well as subcontractors, distribution network and business partners, management board and supervisory boards. 

3. Resources that we have or need to achieve specific communication goals (people, tools, ideas), 

4. The budget that we are able to allocate to strengthen the internal communication process and implement individual tools. 

5. Communication tools that should be tailored to the needs and preferences of each target group. These can be, for example, a website, engaging content in social media (photos, videos, texts, infographics, reports), training, meetings. 

6. A schedule in which we assign specific time frames to individual activities, while maintaining the need to repeat some of them and implement them over a longer or shorter period of time. 

7. Results, that is, the indication of expectations in relation to communication and the effects we strive for. Only knowing what exactly we want to achieve can we achieve it. 

8. Ocena realizacji planu i skuteczności wykorzystywanych narzędzi, której wnioski pomogą w tworzeniu kolejnych planów komunikacji. 

How to develop an effective internal communication plan? 

communication plan wewnętrznej można opracować w kilku prostych krokach. Biorąc pod uwagę cele, jakie planujesz osiągnąć, zasoby, którymi dysponujesz oraz potrzeby i preferencje grupy docelowej. Zgodnie z tymi kryteriami wybierz narzędzia, których użyjesz w budowaniu systemu internal communication w Twojej firmie. Nie wszystkie elements of communication may be necessary.  

Then, carefully familiarize yourself with the capabilities of each tool and train all employees in their proper use. Also define the rules for using each tool - when to use instant messaging and different types of applications, when e-mail, how often to hold face-to-face meetings and teleconferences, what to put on notice boards, and what forms of feedback to expect. 

Opisz wszystkie założenia i udostępnij communication plan wszystkim pracownikom, omawiając szczegółowo wszystkie zawarte w nim wytyczne. Zadeklaruj, że przedstawiony dokument jest narzędziem elastycznym i każdy ma realny wpływ na jego modyfikację. Ustal ścieżkę przesyłania uwag dotyczących wdrażanego planu. Na bazie otrzymanych informacji aktualizuj go i informuj pracowników o każdej dokonanej modyfikacji.

Stages of building an internal communication strategy

Pierwszym, co będzie Ci potrzebne, jest cel planu komunikacyjnego.  Chodzi o to, czy musisz nastawić pozytywnie do projektu otoczenie biznesowe, czy raczej rzetelnie informować udziałowców o kolejnych krokach lub umożliwić przepływ praktycznych informacji. To ułatwi Ci później dobór środków i narzędzi. W ten sposób powstanie spójna communication strategy.  In addition to the obvious steps, such as the selection of audience, media and message, you also need to define the resources and sources that you will use.

Być może na firmowym terenie stoi nieużywany billboard lub na ścianie budynku da się umieścić wielkoformatową reklamę. A może masz dobre kontakty w lokalnych mediach. Wszystko to możesz wykorzystać, jeśli zawczasu zaplanujesz to w swojej strategii. Niektórzy na tym kończą tworzenie swojego planu komunikacji. Jeśli chcesz pójść o krok dalej, rozbij plan komunikacyjny na konkretne kroki, które możesz od razu zaplanować i przydzielić pracownikom. Np. „kontakt z mediami” to szerokie pojęcie. Możesz jednak podzielić ten podpunkt na etapy: zdefiniowanie mediów zainteresowanych tą informacją, znalezienie telefonów i adresów do odpowiednich osób, stworzenie pakietu informacyjnego, wysłanie pakietów informacyjnych, odpowiadanie na pytania dziennikarzy…

What does the communication plan look like in practice?

Rozbudowany communication plan ma zazwyczaj formę tabelki, w której znajdziesz pola takie, jak:

• recipients;
• communication way;
• communication channels;
• remedial actions for communication problems;
• communication goals.

They will not always be all these elements, but it is a framework, proven pattern of the plan. When it comes to tools needed to create a communication plan, to są one bardzo proste. Często jest to zwykły dokument w Wordzie czy Excelu, który później Twój grafik może obudować graficznie, nadając mu nieco ciekawszą formę. communication plan możesz tworzyć też w narzędziach takich jak Asana, Wrike czy Trello, gdzie określasz poszczególne zadania i przypisujesz je konkretnym pracownikom. Następnie możesz śledzić progres, a gdy nadejdzie czas na działanie, otrzymasz przypomnienie. Oczywiście communication plan możesz stworzyć też na kartce, białej tablicy lub arkuszu ściennym.

Why is content creation so important?

Tworzenie treści staje się kluczowym elementem skutecznej komunikacji wewnętrznej. Jasne jest, że celem planu komunikacji jest nie tylko informowanie pracowników, ale również angażowanie ich i budowanie silnej kultury organizacyjnej. Czytelna komunikacja w firmie przekłada się na lepszą współpracę między działami, a co za tym idzie, na wzrost efektywności całej organizacji.

Zalety planu komunikacji są nie do przecenienia. Pozwala on nie tylko na usprawnienie przepływu informacji, ale także na tworzenie treści zgodnych z oczekiwaniami i potrzebami zespołu. W związku z tym, każda firma powinna opracować i wdrożyć skuteczne strategie komunikacji wewnętrznej, aby zapewnić transparentność, jasność przekazu i ostatecznie, sukces na rynku.

Sample plan of internal communication 

In planie komunikacji wewnętrznej przedstawiane są konkretne działania informacyjne i promocyjne, odnoszące się do konkretnego projektu, który zamierzamy przedstawić odbiorcom, w tym wypadku otoczeniu wewnętrznemu (pracownikom, zarządowi, inwestorom, podwykonawcom). Najlepiej zobrazować go na konkretnym przykładzie, który może stanowić swoistego rodzaju matrycę: 

Deadline: first quarter of 2022 

Communication goals: improving communication of the personnel responsible for direct contact with the client, increasing interest in individual promotion channels - Facebook, Instagram, LinkedIn, website. 

Addressees: management board, sales department employees, customer service employees 

Tools: team building training, training in building a personal brand in social media, updating information posted on the website, conducting engaging activities in social media, organizing regular information and consultation meetings. 

Detailed schedule of meetings and publications (dividing the entire quarter into individual days and assigning individual tasks to specific dates, taking into account their regularity and cyclicality). 

Assumed effectiveness assessment indicators: number of participants in information and consultation meetings, number of trained employees, number of recipients of content on the website and in social media, reach in social media. 

Conclusions, i.e. a discussion of the effects of the application of individual activities together with comments that will help to improve individual processes in the future, e.g. meetings of less numerous groups bring better communication results. 

If the communication activities in your company so far do not work as they should, it is worth carrying out marketing audit. Based on it, you will implement the necessary modifications and start achieving your goals. 

Kultura organizacyjna a plan komunikacji

Kultura organizacyjna stanowi fundament, na którym opiera się communication plan w firmie. To właśnie wartości, normy i przekonania dominujące w organizacji determinują sposób, w jaki informacje są przekazywane i odbierane. Aby communication plan był skuteczny, musi być spójny z kulturą organizacyjną, co zapewnia autentyczność i akceptację wśród pracowników. Warto korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak szablony planów komunikacji, które ułatwiają dostosowanie strategii do specyfiki firmy.

Rola liderów w komunikacji wewnętrznej

Liderzy odgrywają kluczową rolę w realizacji strategii komunikacji wewnętrznej. Ich zaangażowanie i sposób przekazywania informacji wpływają na efektywność całego planu komunikacji. Stosując odpowiednie szablony planów komunikacji, liderzy mogą zapewnić spójność i klarowność przekazów, co minimalizuje ryzyko nieporozumień. Ponadto liderzy mogą inspirować i motywować zespół do aktywnego udziału w procesie komunikacyjnym, co przekłada się na lepsze wyniki organizacji.

Watch out for these mistakes when creating a communication plan

Pierwszy powszechny błąd to brak wyznaczonego celu kampanii komunikacyjnej. Ani Ty, ani pracownicy, nie wiecie właściwie, co komunikować, ani dlaczego to ważne. To sprzyja sytuacji, w której plan komunikacyjny staje się tylko martwym dokumentem. Jeśli nie tworzysz planu komunikacji tylko po to, by odhaczyć to zadanie na liście, unikaj w nim banału. Przeglądając kolejne plany można trafić wciąż na te same slogany, szczególnie w dziale opisującym, jaka powinna być komunikacja. Prosta, szczera i jasna – to  oczywistość! Pójdź o krok dalej.

Ustal standardy komunikacji. Przyjrzyj się narzędziom komunikacji stosowanym do tej pory w organizacji – czy faktycznie przyczyniają się do realizacji strategii biznesowej? Co pomogłoby w sprawnej komunikacji? Jak mogą się do tego przyczynić poszczególne grupy pracowników? Czy włączasz ich do tworzenia strategii? Standardy komunikacji wewnętrznej obowiązują przecież nie tylko management. Być może usprawnienie komunikacji wewnętrznej obecnie powinno siać się priorytetem w strategii biznesowej firmy. Odpowiednia wewnętrzna komunikacja przekłada się bowiem bezpośrednio na realizację celów biznesowych całej organizacji.

Zastanów się, jak faktycznie powinieneś się komunikować z kolejnymi grupami. Zdefiniuj różnice i oczekiwania, a następnie dokładnie opisz formę komunikacji. Początkowo to może wydawać się trudne, tak bardzo, że być może zabraknie Ci przymiotników! Wkrótce jednak dzięki temu ćwiczeniu będziesz mógł szybko tworzyć skrojone na miarę plany komunikacji, a później czerpać z nich inspiracje i nowe dane. Jeśli masz problem z budowaniem takiej strategii, z przyjemnością Ci w tym pomożemy.