Agencja eventowa

Organizujemy imprezy integracyjne, team buildingi, konferencje, szkolenia, gale, jubileusze, wydarzenia dla klientów i partnerów, eventy kulinarne oraz wyjazdy firmowe. Format i program dopasowujemy do okazji, uczestników oraz celu spotkania.

Tak. Możemy przejąć cały projekt — od koncepcji, scenariusza i budżetu po wybór miejsca, logistykę, gastronomię, technikę oraz koordynację wydarzenia. Możemy również odpowiadać wyłącznie za wybrany zakres.

Nie. Możecie przyjść do nas z gotową koncepcją, luźnym pomysłem albo samą potrzebą, na przykład integracji zespołu lub organizacji jubileuszu. Na tej podstawie przygotujemy propozycję formatu i programu.

Mamy sprawdzone formaty wydarzeń, które możemy dostosować do konkretnej grupy. Tworzymy również autorskie scenariusze przygotowane od podstaw dla danej firmy, okazji i miejsca.

Wydarzenie może odbyć się w naszym centrum eventowo-szkoleniowym Dwór Korona Karkonoszy albo w innej lokalizacji dopasowanej do projektu. Możemy również pomóc w znalezieniu odpowiedniej przestrzeni i sprawdzić jej możliwości organizacyjne.

Pracujemy zarówno nad kameralnymi spotkaniami, jak i wydarzeniami dla większej liczby uczestników. Wielkość grupy wpływa na wybór miejsca, scenariusza, logistyki i potrzebnego zaplecza, dlatego każdą realizację planujemy indywidualnie.

Koszt zależy między innymi od liczby uczestników, miejsca, programu, gastronomii, oprawy technicznej i zakresu naszego wsparcia. Po krótkiej rozmowie przygotowujemy propozycję dopasowaną do założeń oraz dostępnego budżetu.

Im bardziej rozbudowane wydarzenie, tym wcześniej warto rozpocząć pracę nad jego organizacją. Więcej czasu oznacza większy wybór lokalizacji, wykonawców i atrakcji. Jeśli termin jest bliski, sprawdzimy, jaki zakres możemy bezpiecznie zrealizować w dostępnym czasie.

Wybierzcie agencję, która najpierw pyta o okazję, uczestników i oczekiwany efekt, a dopiero potem proponuje atrakcje. Sprawdźcie, czy weźmie odpowiedzialność za całość: program, miejsce, technikę, gastronomię i koordynację na miejscu. Zapytajcie, kto będzie pilnował harmonogramu w dniu wydarzenia. Commplace może prowadzić całe wydarzenie albo przejąć tylko wybrany obszar, na przykład scenariusz lub atrakcje.

Organizacja wydarzenia firmowego obejmuje sześć obszarów, które muszą do siebie pasować. Są to: koncepcja i scenariusz, miejsce i logistyka, atrakcje i prowadzenie, technika i oprawa, gastronomia i obsługa oraz komunikacja i koordynacja. W praktyce to program, transport, noclegi, wykonawcy, scena, menu i informacje dla uczestników. Commplace może zająć się całością albo wybranym zakresem.

Brief eventowy, czyli krótki opis zlecenia, powinien mówić, po co organizujecie wydarzenie i co ma się zmienić po nim. Opiszcie okazję, uczestników i ich liczbę, termin, preferowane miejsce, przybliżony budżet oraz to, czego chcecie uniknąć. Nie musicie mieć gotowego pomysłu. Wystarczy sama potrzeba, na przykład integracja zespołu, a format i program zaproponujemy na tej podstawie.

Obiekt konferencyjny udostępnia przestrzeń i swoje usługi, a agencja eventowa odpowiada za całe wydarzenie: pomysł, program, wykonawców i przebieg. Obiekt zadba o salę, noclegi i posiłki, ale zwykle nie przygotuje scenariusza ani nie poprowadzi atrakcji. Commplace łączy obie role: ma własne centrum eventowo-szkoleniowe z zapleczem gastronomicznym i noclegami, a wydarzenie może też zorganizować w innym miejscu.

Efekt wydarzenia warto mierzyć na czterech poziomach, ustalonych jeszcze przed jego startem. Pierwszy to to, co się odbyło: frekwencja i przebieg programu. Drugi to odbiór: co uczestnicy zapamiętali i jak ocenili spotkanie w krótkiej ankiecie. Trzeci to zmiana postaw lub zachowań, na przykład lepsza współpraca w zespole. Czwarty to wpływ na biznes, gdy wydarzenie jest dla klientów: rozmowy handlowe i zapytania.

W Commplace są trzy formy współpracy. Kompleksowa organizacja oznacza, że prowadzimy całe wydarzenie, od pomysłu i budżetu po koordynację na miejscu. Przy wybranym obszarze przejmujemy konkretny zakres, na przykład scenariusz, atrakcje, miejsce, gastronomię albo oprawę. Wsparcie realizacyjne to wdrożenie przygotowanej już koncepcji: koordynujemy wykonawców i pilnujemy przebiegu wydarzenia.

Organizator imprez zajmuje się samą organizacją. Agencja eventowa łączy organizację z celem marketingowym i sprawdza, co wydarzenie dało firmie.

Tak. Organizujemy małe wydarzenia: spotkania zarządu, warsztaty, kolacje z klientami i wyjazdy dla kilkunastu osób. W małej grupie liczy się miejsce, program i dopilnowanie szczegółów.