Komunikacja wewnętrzna – czy warto o nią dbać? PR wewnętrzny

Komunikacja wewnętrzna w firmie, jeśli jest nieskuteczna, generuje stratę na poziomie 40 000 złotych rocznie. I to nie łącznie, ale na każdym pracowniku. To zmarnowane środki, które zainwestowane w rozwój firmy, przyczyniłyby się do kolejnych sukcesów. Lepsza reklama, nowe technologie wspomagające realizację zadań. To wszystko pozostaje w sferze marzeń, gdy komunikacja wewnętrzna w firmie generuje straty. Ponadto prowadzi do chaosu informacyjnego. W efekcie mamy częste konflikty interpersonalne oraz spadek efektywności i motywacji zespołu. Co zrobić, by  komunikacja wewnętrzna w firmie przestała być problemem? Pierwszym krokiem jest audyt komunikacyjny. 

Czego się dowiesz z artykułu?

Komunikacja wewnętrzna to kluczowy element sprawnego funkcjonowania każdej firmy, który ma istotny wpływ na efektywność i atmosferę w miejscu pracy. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, rozpoczynając od jego definicji i omówienia znaczenia. Przedstawimy również cytaty uznanych autorytetów w dziedzinie komunikacji, które podkreślają jej kluczową rolę dla sukcesu organizacji.

Dowiesz się, w jaki sposób komunikacja wewnętrzna może zwiększyć efektywność firmy, szczególnie poprzez poprawę komunikacji między pracownikami. Omówimy także praktyczne sposoby usprawnienia komunikacji wewnętrznej w firmie oraz wyjaśnimy, na czym polega rola public relations wewnętrznego.

Nie zabraknie również analizy znaczenia regularnej komunikacji oraz przedstawienia narzędzi, które mogą być wykorzystane do skutecznej komunikacji wewnątrz organizacji. Zapraszamy do lektury!

Spis treści

Menedżerowie poświęcają na komunikowanie się średnio 6 godzin dziennie. To znaczy, że ich praca w 80% polega na kontaktowaniu się z innymi. W komunikacji nie chodzi jednak o samo przekazywanie informacji czy poleceń. Efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie jest budulcem organizacji, które odnoszą sukcesy. Innymi słowy, jeśli przyjmiemy, że firma działa jak organizm, to komunikacja jest jej krwioobiegiem. Dlatego nie tylko zewnętrzny PR się liczy. PR wewnętrzny jest równie istotny.

Komunikacja wewnętrzna – definicja

Komunikacja wewnętrzna stanowi krwiobieg każdej organizacji. Informacja to władza, a skoro świat biznesu nieustannie przyspiesza, informacje muszą być przekazywane między pracownikami szybciej niż kiedykolwiek. Może odbywać się w górę, w dół lub w poziomie. Pierwsza obejmuje cały obszar komunikacji z przełożonymi. Komunikacja wewnętrzna w dół obejmuje obustronną komunikację przełożonego z podwładnymi z perspektywy przełożonego. Z kolei komunikacja wewnętrzna w poziomie wiąże się z przekazywaniem informacji między członkami danej organizacji, którzy zajmują równorzędne stanowiska w strukturze organizacji.

Komunikacja wewnętrzna to proces wzajemnego przekazywania informacji, wiedzy, umiejętności, idei i pomysłów pomiędzy pracownikami danej firmy. Może odbywać się poprzez słowa, dźwięki, symbole, obrazy i dotyk. Służy pełniejszej identyfikacji pracowników z firmą, wzmocnieniu odpowiedzialności wszystkich pracowników za los firmy oraz wzrost efektywności całej załogi. Ma na celu nie tylko przesyłanie informacji między pracownikami. Dzięki niej pracownicy otrzymują pełną i rzetelną informację o sytuacji firmy i planach jej kierownictwa, działania zarządu są zgodne z wiadomościami przekazywanymi pracownikom, a zawarte porozumienia i deklaracje kierownictwa wobec pracowników są spełnione w zapowiedziach.

Komunikacja wewnętrzna odbywa się za pomocą takich narzędzi jak m. in.: informatory, biuletyny zakładowe, korespondencja mailowa, zestawienia okresowe, plakaty, broszury, wewnętrzny serwis informacyjny, intranet, pisma do pracowników, narady i dyskusje, imprezy integracyjne, strony www oraz grupy w mediach społecznościowych.

Komunikacja wewnętrzna – cytaty

Jak twierdzi Bryan Tracy „Komunikacja to umiejętność, której można się nauczyć. To jak jazda na rowerze czy pisanie na maszynie. Jeśli tylko nad nią popracujesz, możesz bardzo szybko poprawić jakość każdej części swojego życia”. Właściwa komunikacja wewnętrzna jest warunkiem koniecznym funkcjonowania efektywnych zespołów, dlatego jej wzmacnianie powinno być priorytetem każdego lidera.

Zdaniem Jamesa Humesa „Sztuka komunikacji jest językiem przywództwa”. To właśnie od poziomu komunikacji wewnętrznej w dół zależy efektywność pracy wszystkich pracowników. To na barkach osoby zarządzającej zależy jej jakość. Ryba psuje się od głowy.

Joseph Priestley zwraca uwagę, że „Im bardziej wyszukane środki komunikacji, tym mniej komunikujemy.” W komunikacji wewnętrznej najprostsze rozwiązania są najbardziej skuteczne.

Zasady komunikacji wewnętrznej przyjęte w danej organizacji powinny uwzględniać istnienie różnic kulturowych, społecznych, demograficznych między poszczególnymi pracownikami. „Aby skutecznie komunikować się, musimy zdać sobie sprawę, że wszyscy jesteśmy różni w sposobie, w jaki postrzegamy świat i używamy tego zrozumienia jako przewodnika w naszej komunikacji z innymi.” Pamiętajmy, by każdy nie tylko właściwie odbierał wysyłane przez nas komunikaty, ale także właściwie je dekodował. Tylko wtedy zareaguje na nie w oczekiwany przez nas sposób.

Zgodnie z maksymą Johna Powella „Komunikacja pracuje dla tych, którzy nad nią pracują.”, dlatego każdego dnia doskonal swój warsztat, wykorzystując aktualnie dostępne formy i narzędzia komunikacji.

Jak komunikacja wewnętrzna zwiększa efektywność w firmie? Komunikacja pracownicza

Z badania przeprowadzonego przez Survata: The Brand Intelligence Platform wynika, że 29% pracowników oceniło komunikację wewnętrzną w swojej firmie jako nieskuteczną. Co więcej aż 8 na 10 pracowników uważa, że to właśnie skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie pomaga osiągać lepsze wyniki w pracy. Wniosek jest prosty. Kwestii komunikacji wewnętrznej nie można bagatelizować. Inwestujesz w działania związane z public relations? Nie zapominaj, że jest jeszcze public relations wewnętrzny. Skoro sami pracownicy uzależniają od niej swoją efektywność, warto by była dla nich źródłem motywacji, a nie frustracji.

Komunikacja wewnętrzna w firmie jest jak miecz obosieczny. Jeśli właściwie się nią zarządza, przynosi zyski. Z kolei nieefektywna – same straty. Brak właściwej komunikacji tworzy chaos, rodzi nieporozumienia i dzieli zamiast łączyć – mówi Bartosz Zieliński, Dyrektor Zarządzający, agencja PR Commplace. PR wewnętrzny, stworzenie efektywnej komunikacji wewnętrznej to długofalowy proces. Jednak bez wątpienia warto w niego inwestować. Silne kompetencje komunikacyjne przekładają się na wymierne korzyści. To efektywniejsze usługi, wzrost satysfakcji klientów i większy potencjał działania – dodaje specjalista z Commplace. 

Wielu menedżerów opiera swoją opinię o stosunkach panujących w firmie bazując na nieformalnych rozmowach, przeprowadzonych z pracownikami. Takie założenie niestety jest błędne. Oceny pracowników są przecież w dużej mierze subiektywne. Informacje nieformalne, mimo że w jakimś stopniu mogą być wartościowe, nie powinny być podstawowym źródłem wiedzy o stosunkach w firmie. Dlaczego?

Każdy z pracowników odgrywa w niej inną rolę. Ma do wykonania inne zadania. Jednak przede wszystkim może w pierwszej kolejności dążyć do realizacji swoich interesów. A te wcale nie muszą być do końca zbieżne ze strategią firmy.  Dlatego weryfikacja faktów w efekcie sprawnie przeprowadzonego audytu komunikacyjnego pozwala na zdecydowanie większy obiektywizm.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Komunikacja wewnętrzna wprowadza porządek oraz pomaga kształtować postawy pracowników. Jej brak wywołuje konflikty i błędy w podejmowaniu decyzji, co może prowadzić do kryzysów. Aby usprawnić procesy komunikacyjne wewnątrz firmy, a dzięki temu także motywacje i efektywność pracowników, należy przestrzegać następujących zasad.

Po pierwsze zapewnij skuteczne narzędzie szybkiego przekazywania informacji między pracownikami wszystkich szczebli. To mogą być skrzynki mailowe, komunikatory internetowe oraz inne systemy informatyczne. Narzędzie komunikacji dobierz przede wszystkim do liczby pracowników. Zastanów się, jakie elementy komunikacji najlepiej się sprawdzą. Stwórz plan komunikacji, w którym określisz potrzeby informacyjne wszystkich pracowników oraz nakreślisz schemat skutecznego komunikowania się podwładnych z przełożonymi.

Pozwól pracownikom wyrażać swoje opinie, sugerować rozwiązania, czy proponować pomysły. Organizuj spotkania, zebrania i burze mózgów, ale pamiętaj jednocześnie, by wszelkie złe informacje oraz negatywne uwagi dotyczące pracy, zawsze przekazywać osobiście twarzą w twarz, a nie na forum grupy. Zapewnij swojej firmie transparentność, czyli troszcz się, by udostępniać publicznie wszystkie informacje dotyczące działalności firmy. Ważne, by pracownicy nie czuli się pominięci i nie dowiadywali się o sprawach, które ich dotyczą, przypadkiem, od osób z zewnątrz. Monitoruj także na bieżąco wszystkie procesy komunikacyjne panujące w organizacji i sprawdzaj, które wymagają wdrożenia poprawek. Weryfikuj wszelkie oznaki szumu informacyjnego i dbaj, by na każdym etapie przebiegała skutecznie.

W czym tkwi szkopuł PR wewnętrznego?

PR wewnętrzny. Skuteczny i wydajny system komunikacji wymaga od kierownictwa biegłości w dostarczaniu i odbieraniu wiadomości. Menedżer musi odkrywać różne bariery komunikacyjne – „wąskie gardła”, czy „czarne dziury”. Jego zadaniem jest też analizowanie przyczyny ich wystąpienia. Wreszcie także on musi podejmować działania prewencyjne, aby te bariery ominąć. Zatem podstawowym obowiązkiem menedżera jest rozwój i utrzymanie efektywnego systemu komunikacji w organizacji. Bariery komunikacyjne to te wszystkie elementy, które mogą utrudniać, a nawet zablokować komunikację. To sprawia, że PR wewnętrzny mocno kuleje.

Osoby zarządzające często nie zdają sobie sprawy, że na niższych szczeblach istnieją problemy, a komunikacja wewnętrzna w firmie mocno kuleje. Dlaczego nie mają tej świadomości? Ponieważ z góry zakładają, że przekazana przez nich informacja trafi do każdego pracownika. Skąd u nich takie przekonanie? Do menedżerów informacje docierają z reguły nie tylko szybko, ale także na życzenie.

Przekonanie, że komunikacja wewnętrzna w firmie działa sprawnie, prowadzi do wielu nieporozumień. Zdarza się, że zamiast dialogu w firmie prowadzi się monolog. Nie czeka się na informację zwrotną tylko działa „intuicyjnie”. Nie weryfikuje się, czy komunikat dotarł do odbiorców, a jednocześnie chce się egzekwować wykonanie zadania.

Tymczasem, jak pokazują statystyki, aż 75% pracowników wskazuje na skuteczne narzędzie. Ich zdaniem najefektywniej współpracuje się z tymi  przełożonymi, którzy traktują pracowników jak partnerów. Ci menedżerowie stawiają na skuteczną komunikację. To na niej opiera się public relations wewnętrzny firmy. To ona zmienia pracowników w ambasadorów marki.

Regularność w komunikacji wewnętrznej

Głównym zadaniem działań PR, realizowanych wewnątrz firmy jest zapewnienie efektywnej i regularnej komunikacji dwukierunkowej, która dąży do harmonii w relacjach międzyludzkich. Efektywne formy komunikacji muszą być spójne i zintegrowane, tak by uzupełniały się w celu większej skuteczności.

Komunikacja wewnętrzna powinna dbać o relacje pomiędzy pracownikami wszystkich szczebli i wspierać rozwój nowych form porozumiewania się. Aby prowadzić skuteczną komunikację wewnętrzną należy stworzyć odpowiednie procedury działania, tzn. ustalić zasady kto, gdzie, jak i z kim powinien się komunikować. Dobrą praktyką jest także wyznaczenie stałego harmonogramu zebrań poszczególnych wydziałów. Warto mieć świadomość, że skuteczna komunikacja wewnętrzna to jedno z narzędzi motywacji. Dzięki regularnym spotkaniom, pracownicy czują się pewniej, są bardziej zmotywowani i chętni do interakcji. Brak regularności rodzi chaos i niedomówienia.

Aby móc stale trzymać rękę na pulsie i eliminować problemy, zanim przybiorą rozmiar kryzysu, należy prowadzić regularne rozmowy. Im częściej będziemy spotykać się ze współpracownikami, tym chętniej będą oni dzielić się swoimi przemyśleniami, uwagami i sugestiami. Nie ma większego wroga w budowaniu relacji niż niepewność, dlatego zapewnij swoim pracownikom możliwość regularnego udziału w spotkaniach oraz dostęp do narzędzi, które pozwolą im być w stałym kontakcie.

Regularność w komunikacji wewnętrznej to także skuteczny sposób na stworzenie zgranej grupy ludzi, którzy będą ramię w ramię dążyć do realizacji celów i identyfikować się z daną organizacją. Jak wskazują wyniki badania „Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej” przeprowadzonego przez SW Research, co czwarty pracownik nie czuje się wystarczająco poinformowany o działaniach prowadzonych przez swojego pracodawcę, a ponad 70 procent ankietowanych uważa, że to właśnie od otwartej i partnerskiej komunikacji wewnętrznej zależy sukces przedsiębiorstwa.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej

W dzisiejszych czasach narzędzia komunikacji wewnętrznej stanowią fundament każdej organizacji. Dzięki nim łatwiej przekazywać ważne informacje między pracownikami, zespołami oraz działami. Co więcej, odpowiednie narzędzia umożliwiają prowadzenie efektywnych dyskusji oraz współpracę, co pozytywnie wpływa na wydajność całej firmy. To jednak nie wszystko – korzyści takiego rozwiązania to również szybszy transfer wiedzy oraz zwiększenie zaangażowania pracowników. Warto zadbać o właściwy dobór i konfigurację narzędzi komunikacji wewnętrznej, aby móc cieszyć się świadomością, że działa to na korzyść wszystkich związanych z firmą osób.

Audyt komunikacyjny w firmie – kto go potrzebuje?

Audyt komunikacyjny pomoże określić klika zasadniczych kwestii. Po pierwsze pozwoli zidentyfikować przeszkody, które blokują sprawny obieg informacji. Dzięki temu można będzie w kolejnym kroku udrożnić kanały komunikacji wewnętrznej. W efekcie korzyści zyska każda ze stron. Sprawna komunikacja wewnętrzna w firmie powinna być celem każdej organizacja. Tego wymaga skuteczny PR wewnętrzny. Niezależnie, czy firma jest w gronie mikroprzedsiębiorstw, czy międzynarodowych korporacji i zatrudnia setki pracowników. Audyt komunikacyjny pozwoli uzyskać odpowiedzi na szereg pytań. Jak wykorzystać potencjał ludzki? W jaki sposób skłonić pracowników do pracy w zespole? Gdzie występują zatory komunikacyjne? Przede wszystkim jednak podpowie jak zwiększyć efektywność, która przełoży się na sprawniejsze osiąganie celów – tłumaczy Bartosz Zieliński Dyrektor Zarządzający w agencji PR Commplace.

Komunikacja wewnętrzna w firmie przykłady

Jednym z kluczowych elementów sukcesu każdej firmy jest odpowiednia komunikacja wewnętrzna. Dobra komunikacja odzwierciedla się na rynku w postaci zwiększonej produktywności, lepszego zarządzania projektami oraz ludźmi oraz zadowolenia pracowników. Przykłady nowoczesnych rozwiązań w zakresie komunikacji wewnętrznej to m.in. wykorzystanie systemów, które pozwalają na bezpieczną i szybką wymianę informacji oraz umożliwiają tworzenie grup dyskusyjnych. Innym popularnym narzędziem jest przechowywanie danych w sieci, co umożliwia centralizację informacji i łatwy dostęp do nich. Niezależnie od wybranych rozwiązań, warto zadbać o to, by komunikacja była przejrzysta, klarowna i dostępna dla wszystkich pracowników.

Efektywna komunikacja to dobra komunikacja

Znaczenia komunikacji wewnętrznej nie sposób przecenić. Prawidłowa komunikacja umożliwia skuteczne koordynowanie działań oraz realizację celów. Wpływa na zwiększenie efektywności pracy zespołu, a także na motywację pracowników. Dzięki niej łatwiej jest utrzymać spójność w zarządzaniu i zapewnić, że wszyscy pracownicy są na bieżąco ze wszystkimi zmianami, ważnymi informacjami oraz celami organizacji. Właściwie dobrane środki komunikacji wewnętrznej umożliwiają też szybkie rozwiązywanie problemów oraz unikanie konfliktów. To wszystko przekłada się na lepszą jakość pracy i, w końcu, większe zyski dla organizacji.

Zarządzanie komunikacją wewnętrzną to inwestycja w firmę. Sprawna komunikacja wewnętrzna w firmie daje pracownikom wiedzę, strukturę i pozytywne środowisko pracy potrzebne do skutecznego radzenia sobie z konfliktami i rozwiązywania problemów. To także istotny element emloyer branding. Ponadto przekłada się na silną pracę zespołową i zdolność pracowników na wszystkich szczeblach organizacji by wspólnie dążyć do osiągnięcia celów firmy. Chcesz by Twoja firma tak działała? Chcesz zadbać o PR wewnętrzny? A może interesuje Cię szkolenie komunikacja wewnętrzna? Skontaktuj się z nami!