Event agency - everything you need to know about it

Jak zaplanować niezapomniane, a przy tym w pełni profesjonalne wydarzenie, które przyniesie oczekiwane efekty? W przygotowaniu wyjątkowej imprezy pomoże Ci doświadczona event agency! Co leży w zakresie jej obowiązków? Dlaczego warto nawiązać współpracę z taką firmą eventową? I jak wybrać najlepszą? Podpowiadamy!

What will you learn from the article?

Na dynamicznym świecie rynku organizowanie wydarzeń stało się kluczowym elementem skutecznej strategii marketingowej. Event agencies pełnią tutaj istotną rolę, oferując kompleksową obsługę w zakresie planowania, koordynacji i realizacji różnego rodzaju wydarzeń. Ale czym dokładnie zajmuje się agencja eventowa i jakie wydarzenia organizuje?

W artykule przyjrzymy się bliżej działalności event agencies, omawiając ich rolę w organizacji różnorodnych imprez, od konferencji i targów po wydarzenia kulturalne czy korporacyjne. Porównamy również event agencies z agencjami reklamowymi, zastanawiając się, czy warto współpracować z agencją eventową, aby osiągnąć sukces w promocji firmy. Przyjrzymy się także temu, jakie nowoczesne technologie wykorzystują event agencies, aby stworzyć wydarzenie na miarę XXI wieku. Na koniec, omówimy, jak wybrać odpowiednią event agency by cieszyć się z efektów współracy!

What are corporate events?

Company events it is an inseparable element of the functioning of many enterprises. Some consider them an effective promotional and image tool. Others organize them on the occasion of anniversaries or other important events in the life of the company. Corporate events help establish new business contacts, engage and integrate employees. They also allow the company to appear in the minds of recipients and thus build a positive image.

Osoba prowadząca działalność nie zawsze dysponuje wiedzą i doświadczeniem z zakresu organizacji corporate events. Dlatego przygotowanie takiego wydarzenia warto powierzyć specjalistom. Profesjonalna event company has organized hundreds corporate events. He cooperates with dozens of outstanding subcontractors and is able to reach people who are difficult to reach. In short – event organizing agencies know how to plan an event tailored to your expectations the most demanding people. With an event organizer, every event is a source of success and satisfaction!

CLICK below in the Corporate Events Configurator banner

CLICK above in the Corporate Events Configurator banner

Event agency to profesjonalna, wyspecjalizowana firma, która zajmuje się kompleksową organizacją różnego rodzaju imprez i wydarzeń. Zarówno od strony technicznej (zapewnienie sprzętu audiowizualnego itd.), jak i merytorycznej (określenie tematu, czy też rozpisanie planu dopasowanego do celu wydarzenia i tego, co organizatorzy eventu chcą przekazać uczestnikom). Jest częścią bardzo ważnej w Polsce i na świecie the event industry. What exactly is the event industry?? To zbiór wszelakich przedsiębiorstw znajdujących się w sektorze imprez masowych, które organizują wydarzenia różnorodnego rodzaju. Przed pandemią o the event industry it was said to generate as much as 1.5% of Polish GDP on average. 

What does an event agency do?

Zakres działań event agency może różnić się w zależności od typu klienta, prowadzonego projektu, okoliczności i wielu innych czynników. Jednak niezależnie od wszelkich ewentualności event companies w pierwszej kolejności ustalają plan organizacji wydarzenia, uwzględniający wszelkie wymagania i oczekiwania klienta, które ten przedstawił w briefie. When planning corporate events, you can rarely afford to improvise. The event plan is a specific basis necessary to organize the event, the absolute basis and the key to a successful corporate event. Event organizers know exactly how to prepare such a plan in order to be prepared for various, unplanned complications that may occur during the event.

How does an event company work?

At the beginning of the event organizer's cooperation the entire event is defined with the client (its goals, scenario, budget and design), and a convenient date is selected (so that the company event does not collide with other events that could compete with it). Especially if we organize events for companies. In such a situation, it should be taken into account whether competing companies or other enterprises in the industry are organizing another event at a given time. Then event agency helps the client find a facility that fits the entire concept of the event.

On the side event agency it is necessary to plan attractions tailored to the nature of the event, audiovisual production, as well as contact and negotiations with all contractors, including:

• decorators,
• photographers,
• event space managers,
• production agencies,
• speakers,
• security companies,
• catering companies,
• printing houses,
• animators,
• marketing consultants,
• and so on.

Logistics and more

Zespół eventowy zajmuje się również całą logistyką wydarzenia, a w tym rozmieszczeniem atrakcji, organizacją ewentualnego transportu gości na uroczystość firmową oraz zapewnieniem zakwaterowania dla wszystkich bądź określonej grupy uczestników. Organizowane w tak kompleksowy sposób event events must be successful!

Work event agency nie kończy się na zaplanowaniu imprezy. Jej zadaniem jest również koordynacja imprezy. Firma czuwa nad prawidłowym przebiegiem i bezpieczeństwem eventu, reaguje na wszelkie nieprawidłowości, które pojawią się w trakcie i dba o jakość całego wydarzenia. Co więcej, agencja zajmuje się kwestią marketingową – tworzy strategię marketingu i komunikacji, przygotowuje branding, powiadamia media i dba o promocję eventu.

According to Julie Rutherford Silvers, a certified event organization expert and co-founder of the Events Management Body of Knowledge, the final stage of work event agency jest raportowanie. W jego zakres wchodzi: komunikacja posteventowa, udokumentowanie wydarzenia, podsumowanie ilościowe i jakościowe, a także podsumowanie budżetu. Jak widać, zakres pracy event agencies it is extremely wide, which is why the right choice is so important. First of all, attention should be paid to her experience, but also to the opinions posted about her on the Internet.

What events does the event agency organize?

Specjaliści z firm eventowych w założeniu mają szeroki zakres działań i dość rozbudowaną ofertę. W zależności od specjalizacji tych firm, the range of services may vary slightly. A good event planner should be able to plan an event of any size – od kameralnego przyjęcia dla pracowników, aż do wielkiej gali na kilka tysięcy osób. Z organizacją eventu – bez względu na jego rodzaj – doświadczona agencja nie powinna mieć żadnego problemu.

Work firm eventowych opiera się na organizowaniu eventów. Jednakże należy najpierw podkreślić definicję owego pojęcia. A zatem co to są eventy? Event in English, it is an "event" planned for a specific purpose, which determines the type of event, place, time or number of participants. Julia Rutherford Silvers, mentioned earlier, classified several types of events organized by event agencies. According to her, these entities specialize in the preparation of:

1. wydarzeń biznesowych i korporacyjnych – eventy wspierające cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikację korporacyjną, relacje z pracownikami i relacje z klientami,
2. exhibitions and fairs - events gathering buyers, sellers and other interested people; the purpose of such events is to sell products or other resources to a specific industry or the general public,
3. marketing events - oriented to trade and meeting the needs of recipients; a kind of facilitation of the meeting of the seller and the buyer; a form of increasing awareness of the products / services offered by a given company,
4. conferences - gathering people to exchange information, debate, discuss, educate or build relationships.

Some event agencies zajmują się także organizacją wyjazdów integracyjnych dla pracowników, koncertów oraz szkoleń firmowych. Inne – jak np. event agency Live – specjalizują się m.in. w organizowaniu wydarzeń muzycznych.

Event agency and advertising agency

Some equate activity event agencies with the activities of advertising agencies. Unfortunately, this is a mistake. To the tasks event company should be understood broadly event organization. An advertising agency specializes in creating advertising campaigns and individual advertisements for products or brands in various media channels - e.g. in the press, television or the Internet. Advertising agencies are divided into companies offering activities in the BTL or ATL areas. Entities combining both competence levels are called 360° agencies.

Zgodnie z definicją zakres działań event agency znacznie różni się od tego, co robi agencja reklamowa. Zatem dlaczego niektórzy je utożsamiają? Co łączy event agency z agencją reklamową? Company events często są ważnym elementem promocji firmy. Odpowiednio zorganizowane pomagają budować rozpoznawalność marki na rynku, kształtują wizerunek firmy, a także mogą stanowić część kampanii reklamowej nowego produktu bądź usługi. Jednakże organizując wydarzenie musimy pamiętać o znacznych różnicach jakie istnieją pomiędzy agencjami eventowymi a reklamowymi.

Działalność event agency może niejako przeplatać się z działalnością agencji reklamowej. Nie można zapomnieć również o tym, że jednym z zadań event agency jest promocja wydarzenia (np. w mediach), co może nieco podchodzić pod zakres obowiązków agencji reklamowej. Jednak w ogólnym znaczeniu agencja reklamowa i eventowa to nie to samo – i tego się trzymajmy.

Is it worth working with an event agency?

Zaplanowanie wydarzenia firmowego to wymagające, pracochłonne zadanie, któremu nie jest w stanie sprostać każdy przedsiębiorca. Pomoc doświadczonej event company może okazać się nieoceniona. O trudnościach, jakie wiążą się ze zorganizowaniem integration event, especially large enterprises that organize events on a regular basis. That is why they are so eager to use the support of event organizers. Then they gain confidence that the company event will turn out to be a spectacular success.

Event agencies employ professionals who know the industry perfectly i dzięki temu wiedzą, jak organizować wydarzenia, które zakończą się sukcesem – pozwolą firmie osiągnąć wyznaczony cel. Najlepsze event agencies attract the greatest talents. A team of highly qualified specialists can create a unique corporate event from scratch, tailored to the client's expectations. Employees, using their creativity and vast knowledge, propose unconventional solutions that can distinguish the organized event from other, competitive ones. They can bring almost any idea to life, turning it into an amazing party! Event office is a place where nothing is impossible.

Event agency obsługuje imprezę w sposób kompleksowy – dopina na ostatni guzik wszelkie kwestie techniczne i merytoryczne, zajmuje się promocją, a także zapewnia profesjonalne doradztwo na każdym etapie. Hiring an agency saves a lot of time that the client would otherwise have to devote to organizing the event themselves. Collaboration with agencją eventową to gwarancja sukcesu! Największe event agencies mają zwykle bogate portfolio. Nie znaczy to jednak, że tylko z takimi warto współpracować. Te mniejsze mają np. tę przewagę, że doskonale znają lokalny rynek. Organizowane przez nie firmowe imprezy integracyjne czerpią z bogactwa regionu – a każdy zakątek Polski ma coś ciekawego do zaoferowania.

CLICK below in the Corporate Events Configurator banner

21st century event - what technologies are used by event agencies?

Today's recipient is very demanding. Therefore, the organizers corporate events they should make sure that each element is refined down to the smallest detail, and that the event itself is attractive - that it evokes emotions, influences the imagination, provides amazing adventures and puts the company in a good light.

Currently, an inseparable element corporate events są nowe technologie, które przydają się na każdy etapie pracy nad wydarzeniem – od organizacji, poprzez sam event, aż do obsługi po evencie. Z jakich technologii agencje eventowe korzystają najczęściej? ? Którymi nowoczesnymi technologiami eventowymi warto się zainteresować?

1. Modern multimedia

Doskonałym przykładem wykorzystania nowych technologii w the event industry there are LED screens that are perfect for, among others at conferences or fairs. The screens are able to display an image of excellent quality that can be viewed from many angles.

2. Live streaming

Innovation in the event industry to także live streaming, czyli transmitowanie wydarzenia w czasie rzeczywistym w dowolnym kanale przekazu. Dziś coraz częściej wykorzystuje się do tego internetowe narzędzia – w tym media społecznościowe czy YouTube. Live streaming to świetny sposób na zwiększenie zasięgu organizowanego eventuand thus to promote the company. Live transmission allows people staying in the farthest corners of the world to "participate" in the event. Live streaming has grown in popularity during the pandemic.

3. Apps

For new technologies in the event industry various applications facilitating the organization of the entire event can also be considered. Event agencies they willingly use applications that improve guest registration, ticket sales, communication with recipients or keeping statistics. In addition, they use planning systems (e.g., Gantt and PERT charts), as well as software to create visualizations of the scene, space, market stands, etc.

With progressive event companies the introduction of modern technologies should not be a problem. So always seek event agenciesthat are open to them.

How to choose an event agency?

A corporate event can bring many benefits. Depending on the nature and form of the event, it may be:

• warming the company's image,
• promoting a new product or a whole range of products,
• gaining new industry contacts,
• increasing the sale of specific goods or services.

However, for an event to be effective, it must be planned down to the last detail. It's only natural that you want every element of your corporate event wyróżniał się doskonałą jakością i profesjonalizmem. Dlatego zadbaj o to już na samym początku przygotowań do imprezy firmowej i porządnie przyłóż się do poszukiwań odpowiedniej event agency. Zrób skrupulatny research, dokładnie przeanalizuj oferty a także zakres usług kilku firm. Jednym słowem – zbierz wszystkie niezbędne informacje. Pamiętaj, że A whole team of professionals can help you organize your event, who will not only ensure the success of your event, but will also relieve you of all the work and responsibility that comes with organizing corporate events.

Do skutecznego zaplanowania wydarzenia firmowego niezbędny jest szereg specjalistycznych kompetencji i spora wiedza na temat the event industry. Poszukując idealnej event agency, przede wszystkim zwróć uwagę na jej doświadczenie.

Check the company's previous projects, ask for references, read opinions about it on the Internet, on thematic forums and in social media. Look for an agency that works with passion and puts heart into what it does. A professional company will be fully committed to organizing your event!

Take your budget into account

Upewnij się, że organizator imprezy rozumie Twoje oczekiwania. Dokładnie wysłuchaj pomysłów, jakie Ci zaproponuje, a także zwróć uwagę na jej sposób komunikacji. Najlepsze efekty osiągniecie, jeśli Ty i event agency będziecie pracować w jednym teamie. Dlatego ważne, żebyście się dogadywali, rozumieli bez problemów, nie wchodzili w niepotrzebne konflikty. Szczególnie istotna jest również częstotliwość oraz forma komunikacji z an event company. Zwróć uwagę czy musisz sam się prosić o kontakt, czy masz wyznaczoną osobę – specjalistę, który czuwa nad Twoim projektem, oraz czy od organizatora eventu otrzymałeś konkretne dane do stałego kontaktu, np. e-mail czy telefon komórkowy.

The last, but no less important, point in choosing event agency jest budżet, który możesz przeznaczyć na organizację wydarzenia – budżet powinien obejmować zarówno wynagrodzenie dla agencji organizującej imprezę, jak i koszty wszelkich kwestii związanych z przygotowaniem eventu. Nie uwzględniając budżetu, tylko zmarnujesz cenny czas – swój i firmy eventowej. Jeśli nie chcesz sam organizować wydarzenia firmowego, pamiętaj że musisz mieć odpowiedni budżet. Nie warto wybierać najtańszej event agency, jeśli zależy Ci na sukcesie. Najlepsze wydarzenia powstają przy współpracy z organizatorami imprez o renomowanej opinii. Z takim partnerem zyskujesz pewność, że firmowa impreza integracyjna zostanie dopięta na ostatni guzik.

How much does cooperation cost?

Koszt pracy firm eventowych może znacząco różnić się w zależności od skali organizowanego wydarzenia. Podstawą wyceny są dane, jakie klient przekaże firmie w briefie. Po stronie klienta jest zatem sformułowanie odpowiedniego zapytania, zawierającego wszelkie niezbędne informacje dotyczące planowanego wydarzenia – od liczby uczestników, przez ogólną charakterystykę grupy docelowej, aż do typu imprezy, budżetu i celu, jaki klient chce osiągnąć, organizując wydarzenie.

Odpowiedzią na brief jest oferta, uwzględniająca pełny kosztorys, wszystkie punkty wydarzenia, wstępny harmonogram działań związanych z organization of the event, script, description of the set, propositions of the announcer, artist and gadgets, etc. The more precise, more precise the brief, the more likely the offer will fully meet the needs and expectations of the client.

An event agency only for companies?

Event agencies głównie zajmują się organizacją wydarzeń firmowych – w tym imprez integracyjnych, jubileuszy, konferencji, czy targów. Współpraca B2B z firmami jest swoistym fundamentem działalności każdej event company. This does not mean, however, that the agencies are not implementing other projects.

Dużą grupą klientów firm eventowych są władze samorządowe. Samorządowcy zdają sobie sprawę, że dziś niezwykle ciężko jest zainteresować mieszkańców jakimś wydarzeniem. Ci mają do wyboru mnóstwo rozmaitych form rozrywki, dlatego wydarzenie publiczne musi wyróżniać się czymś wyjątkowym, by przyciągnęło ich uwagę. Pomoc event agency in this regard, it may prove invaluable. In fact, nothing is impossible for good event organizers. Any type of event, not just organizing events for companies, should be prepared by agencies.

Event company, wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie, może zorganizować imprezę szytą na miarę oczekiwań mieszkańców – taką, która na długo zapisze się w ich pamięci. Agencje zajmują się realizacją różnego rodzaju wydarzeń publicznych na mniejszą i większą skalę – w tym dni miasta, festynów rodzinnych, uroczystości jubileuszowych itd. Nad organizacją eventów społecznych pochylają się zarówno duże jak i lokalne firmy eventowe. Z usług event agencies ecclesiastical authorities benefit. The help of a professional agency is especially useful for events that are of interest to young people.

The media is also hired by event companies

Organizacja imprez medialnych nie należy do najłatwiejszych zadań. Zwykle są to wydarzenia o zasięgu krajowym, które wymagają długich, bardzo skrupulatnych przygotowań. Nic więc dziwnego, że event companies są często angażowane w pracę nad galami telewizyjnymi, imprezami charytatywnymi czy innymi akcjami specjalnymi i dużym zasięgu. Interesują Cię imprezy firmowe dolnośląskie? A może integration workshops in the mountains or outdoor event? Każda z tych opcji jest do zorganizowania, jeśli wybierzemy odpowiednią event agency.

Chociaż firmy i podmioty publiczne stanowią większość klientów event agencies, to zdarza się również, że z ich usług korzystają osoby prywatne. Zwykle są to osoby dysponujące dużym budżetem, chcące zorganizować spektakularne wydarzenie okolicznościowe. Przykładem są narzeczeni, którzy marzą o hucznym weselu wzbogaconym o nietypowe atrakcje specjalne – takie jak koncert gwiazdy czy pokaz profesjonalnego tańca. Jeśli kogoś interesuje sala weselna Dolny Śląsk, agencja wyszuka taką, która spełni wszelkie oczekiwania. Klient chce zaplanować niezapomniane wesele w górach? Tutaj także może liczyć na wsparcie.

Help event agency in organizing a corporate event, it may turn out to be invaluable. The specialists working in the agency have extensive knowledge, vast experience and incredible creativity, which allow them to plan one-of-a-kind events, tailored to the expectations of even the most demanding customers. The event organized by a professional agency will surely be a success!

Jakie są zalety działalności eventowej?

Działalność eventowa przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści, wpływając pozytywnie na ich rozwój i wizerunek. Organizowanie różnorodnych wydarzeń pozwala na bezpośrednie dotarcie do klientów, co sprzyja budowaniu trwałych relacji i zwiększaniu lojalności. Ponadto poprzez usługi eventowe, firmy mogą wyróżnić się na tle konkurencji, prezentując swoją unikalność i innowacyjność. Współpraca z profesjonalną firmą organizującą eventy gwarantuje, że każde wydarzenie będzie dopracowane w najdrobniejszych szczegółach, co przekłada się na pozytywne doświadczenia uczestników. Dzięki temu, eventy dla firm stają się kluczowym elementem strategii marketingowej wielu przedsiębiorstw, umożliwiając skuteczne promowanie produktów i usług.

Kompetencje profesjonalnej firmy organizującej eventy

Professional firma organizująca eventy powinna dysponować zespołem o szerokim zakresie kompetencji, aby sprostać różnorodnym oczekiwaniom klientów. Kluczowe umiejętności obejmują doskonałe zarządzanie projektami, kreatywność w tworzeniu unikatowych koncepcji oraz zdolność do efektywnej komunikacji. Znajomość najnowszych trendów w the event industry pozwala na implementację innowacyjnych rozwiązań, które wyróżniają organizowane wydarzenia. Ponadto doświadczenie w świadczeniu usług eventowych umożliwia sprawne rozwiązywanie ewentualnych problemów i dostosowywanie się do dynamicznie zmieniających się warunków. Współpraca z taką firmą organizującą eventy zapewnia klientom pewność, że ich wydarzenia będą realizowane na najwyższym poziomie, z dbałością o każdy detal.

Eventy dla firm jako narzędzie employer brandingu

Eventy dla firm odgrywają istotną rolę w budowaniu wizerunku pracodawcy, stanowiąc skuteczne narzędzie employer brandingu. Organizowanie atrakcyjnych wydarzeń integracyjnych czy szkoleniowych sprzyja tworzeniu pozytywnej atmosfery w miejscu pracy, co przekłada się na zadowolenie i lojalność pracowników. Współpraca z doświadczoną firmą organizującą eventy pozwala na dostosowanie programu do potrzeb zespołu, co zwiększa efektywność takich inicjatyw. Dzięki usługom eventowym, przedsiębiorstwa mogą również zaprezentować swoją kulturę organizacyjną i wartości, przyciągając tym samym potencjalnych kandydatów.

Who does the event agency employ?

We mentioned that event agency zatrudnia profesjonalistów, którzy doskonale znają branżę i wiedzą, jak organizować udane corporate events. Co oznacza to w praktyce? Kto dokładnie pracuje w takiej firmie i czym zajmują się poszczególne osoby?

The most important group of agency workers are event managerowie. Event manager, lub też specjalista ds. event organization is a person dealing with the broadly understood organization of all kinds of events and events. The main tasks of an event manager include:

• searching and booking places for a corporate event,
• cooperation with suppliers and customers,
• overseeing logistics issues,
• organization of accreditation, permits and other documents,
• managing the risk related to the organization of the event.

The event agency is a team of specialists!

Event specialists are distinguished by outstanding creativity. They easily come up with unusual solutions, tailored to customer expectations, quickly implement their ideas and quickly organize the necessary materials and elements. Event managers are able to effectively manage time, give orders efficiently and easily communicate with others.

Drugim ważnym stanowiskiem w event agency jest New Business Manager. New Business Manager odpowiedzialny jest za rozbudowę bazy klientów, czyli pozyskiwanie nowych klientów. Jego drugim zadaniem jest utrzymywanie pozytywnych relacji z obecnymi klientami. Co oznacza to w praktyce? New Business Manager kontaktuje się z potencjalnymi klientami, przygotowuje prezentacje i prowadzi je podczas spotkań biznesowych. Ponadto dąży do podpisania umowy korzystnej dla obu stron, czyli dla event agency oraz dla klienta.

In agencjach eventowych pracują również osoby odpowiedzialne za dział kreatywny. Pracownicy kreatywni na podstawie briefu przygotowują koncepcje i oferty. Ich zadaniem jest maksymalne dopasowanie projektu do oczekiwań danego klienta i zaproponowanie takich rozwiązań, które go zainteresują i skłonią do podjęcia współpracy z agencją. To właśnie pracownicy kreatywni stoją za efektywnością i atrakcyjnością wydarzeń! Dzięki ich pomysłom i zaangażowaniu wydarzenia firmowe organizowane przez profesjonalnych organizatorów wydarzeń they are unusual, one-of-a-kind, and therefore fully effective!

Event company may also employ:

• marketing specialists who deal with the promotion of organized events,
• public relations specialists whose task is to build a positive image of the event,
• technical staff who are responsible for all technical issues.

Wśród organizatorów eventów każdy pracownik ma swoje określone zadania. Jeśli organizujesz duże wydarzenie, warto zgłosić się do event agency zatrudniającej różnorodnych specjalistów. Dzięki temu każdy pracownik będzie zajmował się inną częścią Twojego eventu, a Ty będziesz mógł liczyć na pełny sukces wydarzenia!

The event agency will help you organize an integration event

Do you employ outstanding employees, provide them with excellent working conditions and ensure that the division of duties is logical and fair, but you do not see the expected results? The problem may be poor relations between individual members of the company's staff. It is not difficult to put a few excellent employees next to each other. The real challenge is to ensure that these employees make the most of their potential as a group and work to their fullest effectiveness. The key is team integration! Therefore, it is worth considering organizing events for companies. It's good to change the environment. A company event in the mountains can turn out to be a hit. An integration event for the company, in addition to activities improving relations in the team, can also be an opportunity to explore interesting corners of Poland.

Employee integration should be an integral part of your company. Periodic integration meetings are the best way to create a well-coordinated team at work that will easily carry out all professional tasks, quickly overcome obstacles and solve problems, achieve set goals and be successful. By investing in group integration, you invest in the development of your company! The idea for a team-building event may come from the employees themselves. You can ask about where they would like to go and what attractions they expect, e.g. in the form of an anonymous survey. Then the integration event for employees will become, to some extent, a joint venture of the entire company.

The most popular form of integration are parties. Organizing such an event is a big undertaking. It requires commitment, time, appropriate knowledge and a certain amount of creativity. If you want every element of the event to be perfect, entrust the project to professionals. A comprehensive event agency will organize a tailor-made event your employees' expectations.

Organization of an integration event - how does an event agency do it?

As with other types of events, a brief is prepared first. The brief defines the client's expectations and budget - it is a kind of guide that facilitates the management of the entire project. At the beginning, the creative department enters the action, which, based on the client's requirements, creates the concept of the event, i.e. comes up with a leitmotif, prepares a script and defines executive guidelines for event managers.

Then it's time to implement the project. An important element is the choice of the place where the event will take place. Place for an integration event should correspond to the concept and form of the event. In addition, it should be attractive, tailored to the needs of invited guests and in its own way unique. When choosing a location event agency also draws attention to local attractions or attractions offered by a given facility that could spice up the event. Choosing a unique place is half the battle!

Dlaczego warto korzystać z usług agencji eventowej?

Współpraca z agencją eventową przynosi wiele korzyści dla firm planujących organizację wydarzeń. Profesjonalna firma posiada doświadczenie i wiedzę niezbędną do skutecznego planowania i realizacji różnorodnych eventów. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skupić się na swoich podstawowych działaniach, powierzając organizację specjalistom. Ponadto event agency dysponuje szeroką siecią kontaktów z dostawcami usług, co pozwala na negocjowanie korzystnych warunków i optymalizację kosztów. Warto również zauważyć, że event company zapewnia kompleksową obsługę, od koncepcji po realizację, co minimalizuje ryzyko niepowodzeń i gwarantuje wysoką jakość wydarzenia. Dzięki temu, korzystanie z usług event agency jest opłacalne i efektywne dla każdej firmy.​

Jak wygląda współpraca z firmą eventową?

Rozpoczęcie współpracy z agencją eventową zazwyczaj zaczyna się od konsultacji, podczas której omawiane są cele i oczekiwania klienta. Następnie, event company przedstawia propozycje koncepcji wydarzenia, uwzględniając budżet i specyfikę firmy. Po akceptacji planu, event agency przystępuje do organizacji, koordynując wszystkie aspekty logistyczne, takie jak wybór lokalizacji, catering czy atrakcje. W dniu eventu, zespół nadzoruje przebieg wydarzenia, dbając o każdy detal. Po zakończeniu, event agency często przeprowadza analizę i zbiera feedback, aby ocenić sukces imprezy i wyciągnąć wnioski na przyszłość.​

Jak dopasować event do grupy docelowej?

Kluczem do udanego wydarzenia jest jego dostosowanie do potrzeb i oczekiwań uczestników. Profesjonalna event agency rozpoczyna proces planowania od analizy grupy docelowej, biorąc pod uwagę takie czynniki jak wiek, zainteresowania czy charakter pracy. Na podstawie tych informacji, event company tworzy scenariusz i dobiera atrakcje, które będą najbardziej angażujące dla uczestników. Ważne jest również uwzględnienie preferencji dotyczących lokalizacji i formy eventu, aby zapewnić komfort i satysfakcję gości. Dzięki takiemu podejściu, event agency gwarantuje, że organizowane wydarzenie będzie nie tylko atrakcyjne, ale także skutecznie spełni założone cele biznesowe.

Like a party, it's attractions!

Firmy eventowe Śląsk i z każdego innego regionu, zajmują się kompleksowym planowaniem wszystkich atrakcji. W zależności od charakteru wydarzenia, budżetu klienta i miejsca, w którym odbędzie się impreza, mogą być to:

• performances by musicians or cabaret artists,
• artistic shows, e.g. dancing,
• live cooking, bartending and other shows,
• sports attractions, e.g. a mini-golf tournament, a football match, paintball, field games (stalking, etc.),
• scenario games, e.g. crime puzzles,
• integration games, e.g. dancing around chairs, limbo dancing, word games, competitions and tournaments, etc.

What's more, event company orders catering, arranges all subcontractors and - if the event is to take place outside the city - organizes accommodation for all participants of the game.

How do we do it at Commplace? We are experienced event organizer i jednocześnie jedyną w Polsce agencją z własnym Centrum Eventowym. Dwór Korona Karkonoszy to elegancki obiekt butikowy usytuowany u podnóża malowniczych Karkonoszy. W obiekcie organizujemy imprezy dla firm, w tym niezapomniane imprezy team building oraz wydarzenia tematyczne. Oferujemy wybór spośród 100 scenariuszy imprez, a także planujemy ciekawe zabawy integracyjne, które urozmaicą każde pracownicze spotkanie. The best event company is one that listens to the client's needs and meets them. An integration event at Dwór Korona Karkonoszy is a guarantee of great fun and unforgettable adventures.

Organization of corporate events with an event agency

Organization of corporate events to bardzo ważny aspekt działalności. Takie wydarzenia pozwalają pracownikom na integrację i nawiązanie nowych kontaktów, a także na wzmocnienie więzi w zespole. Jednakże, organizacja takiego przedsięwzięcia może być skomplikowana i wymaga wiele czasu i wysiłku. Dlatego też warto skorzystać z usług specjalistów w tej dziedzinie. Profesjonalna event agency zapewni wszystko, co jest potrzebne, aby taka impreza była nie tylko udana, ale także dopasowana do charakteru danej firmy i jej pracowników. Experts will take care of every detail, from decorations, through attractions, to catering and music. Thanks to this, employees will have the opportunity to meet in an appropriate and unobtrusive environment, and the company will gain its reputation and positive image.

Warto więc zweryfikować portfolio event agency i powierzyć organizację firmowych eventów tej najlepszej. Dwór Korona Karkonoszy corporate events organizuje od lat. Event agency Sosnówka zajmuje się kompleksową organizacją wydarzeń. Opracuje dla Ciebie typ eventu oraz plan imprezy firmowej dopasowany do potrzeb uczestników imprezy firmowej.

Podsumowując, współpraca z agencją eventową może przynieść wiele korzyści dla organizacji, która pragnie zorganizować udane i efektywne wydarzenie. Thanks to their professional approach, experience and creativity, you can achieve your business goals and strengthen the company's image. Warto również zauważyć, że event agencies nie tylko organizują wydarzenia, ale także wykorzystują nowoczesne technologie, aby stworzyć wyjątkowe i angażujące doświadczenia dla uczestników. Dlatego też, wybór odpowiedniej event agency może być kluczowy dla sukcesu imprezy. Zachęcamy do starannego przeanalizowania opcji i wybrania partnera, który najlepiej odpowiada na potrzeby i oczekiwania Twojej organizacji.

See how to organize a party – event configurator