Nawigacja

Agencja eventowa – wszystko, co musisz o niej wiedzieć

Imprezy firmowePozyskiwanie klientówPRStrategia marketingowa
Agencja eventowa – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak zaplanować niezapomniane, a przy tym w pełni profesjonalne wydarzenie, które przyniesie oczekiwane efekty? W przygotowaniu wyjątkowej imprezy pomoże Ci doświadczona agencja eventowa! Co leży w zakresie jej obowiązków? Dlaczego warto nawiązać współpracę z taką firmą? I jak wybrać najlepszą? Podpowiadamy!

Eventy firmowe to nieodłączny element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Niektórzy uważają je za skuteczne narzędzie promocyjne i wizerunkowe. Inni zaś organizują je z okazji jubileuszy czy innych ważnych wydarzeń z życia firmy. Imprezy firmowe pomagają w zawieraniu nowych kontaktów biznesowych, angażują i integrują pracowników. Pozwalają także firmie zaistnieć w świadomości odbiorców i tym samym zbudować pozytywny wizerunek.

commplace.pl/agencja-eventowa/
Imprezy integracyjne krok po kroku
Karkonosze – Sosnówka k. Karpacza – Dwór Korona Karkonoszy

Osoba prowadząca działalność nie zawsze dysponuje wiedzą i doświadczeniem z zakresu organizacji eventów firmowych. Dlatego przygotowanie takiego wydarzenia warto powierzyć specjalistom. Profesjonalna firma eventowa zorganizowała setki eventów firmowych. Współpracuje z dziesiątkami wybitnych podwykonawców, potrafi dotrzeć do osób, które są trudno dostępne. W dużym skrócie – agencje organizujące imprezy wiedzą, jak zaplanować wydarzenie na miarę oczekiwań najbardziej wymagających osób. Z organizatorem imprez każde wydarzenie to źródło sukcesu oraz zadowolenia!

imprezy integracyjne
Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza – organizator imprez firmowych
Team building – Maszyna Goldberga – Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza.

Organizator eventów firmowych

Ponad 1000 zorganizowanych imprez!

Czym jest agencja eventowa?

Agencja eventowa to profesjonalna, wyspecjalizowana firma, która zajmuje się kompleksową organizacją różnego rodzaju imprez i wydarzeń. Zarówno od strony technicznej (zapewnienie sprzętu audiowizualnego itd.), jak i merytorycznej (określenie tematu, czy też rozpisanie planu dopasowanego do celu wydarzenia i tego, co organizatorzy eventu chcą przekazać uczestnikom). Jest częścią bardzo ważnej w Polsce i na świecie branży eventowej. Co to jest dokładnie branża eventowa? To zbiór wszelakich przedsiębiorstw znajdujących się w sektorze imprez masowych, które organizują wydarzenia różnorodnego rodzaju. Przed pandemią o branży eventowej mówiło się, że generowała średnio aż 1,5% polskiego PKB. 

Czym zajmuje się agencja eventowa?

Zakres działań agencji eventowej może różnić się w zależności od typu klienta, prowadzonego projektu, okoliczności i wielu innych czynników. Jednak niezależnie od wszelkich ewentualności firmy eventowe w pierwszej kolejności ustalają plan organizacji wydarzenia, uwzględniający wszelkie wymagania i oczekiwania klienta, które ten przedstawił w briefie. Planując imprezy firmowe, rzadko można pozwolić sobie na improwizację. Plan imprezy jest swoistą bazą niezbędną do organizacji wydarzenia, absolutną podstawą, kluczem do udanej imprezy firmowej. Organizatorzy imprez wiedzą dokładnie jak taki plan przygotować, aby przygotować się równocześnie na różne, niezaplanowane komplikacje, które mogą się wydarzyć podczas wydarzenia.

Na początku współpracy organizatora imprez z klientem definiuje się całe wydarzenie (jego cele, scenariusz, budżet i design), a także wybiera dogodny termin (by wydarzenie firmowe nie kolidowało z innymi wydarzeniami, które mogłyby stanowić dla niego konkurencję). Szczególnie jeśli zajmujemy się organizacją imprez dla firm. W takiej sytuacji należy uwzględnić, czy w danym czasie firmy konkurencyjne bądź inne przedsiębiorstwa z branży nie organizują innego wydarzenia. Następnie agencja eventowa pomaga klientowi znaleźć obiekt pasujący do całej koncepcji eventu.

Po stronie agencji eventowej leży zaplanowanie atrakcji dopasowanych do charakteru wydarzenia, produkcja audiowizualna, a także kontakt i negocjacje ze wszystkimi kontrahentami, w tym z:

  • dekoratorami,
  • fotografami,
  • managerami przestrzeni eventowej,
  • agencjami produkcyjnymi,
  • prelegentami,
  • firmami ochroniarskimi,
  • firmami cateringowymi,
  • drukarniami,
  • animatorami,
  • konsultantami marketingowymi,
  • i tak dalej.

Zespół eventowy zajmuje się również całą logistyką wydarzenia, a w tym rozmieszczeniem atrakcji, organizacją ewentualnego transportu gości na uroczystość firmową oraz zapewnieniem zakwaterowania dla wszystkich bądź określonej grupy uczestników.

agencja eventowa

Praca agencji eventowej nie kończy się na zaplanowaniu imprezy. Jej zadaniem jest również koordynacja imprezy. Firma czuwa nad prawidłowym przebiegiem i bezpieczeństwem eventu, reaguje na wszelkie nieprawidłowości, które pojawią się w trakcie i dba o jakość całego wydarzenia. Co więcej, agencja zajmuje się kwestią marketingową – tworzy strategię marketingu i komunikacji, przygotowuje branding, powiadamia media i dba o promocję eventu.

Według Julie Rutherford Silvers, certyfikowanej ekspertki organizacji wydarzeń i współtwórczyni Events Management Body of Knowledge, ostatnim etapem pracy agencji eventowej jest raportowanie. W jego zakres wchodzi: komunikacja posteventowa, udokumentowanie wydarzenia, podsumowanie ilościowe i jakościowe, a także podsumowanie budżetu. Jak widać, zakres pracy agencji eventowych jest niezwykle szeroki, dlatego tak ważny jest odpowiedni jej wybór. Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na jej doświadczenie, ale również na opinie, zamieszczone na jej temat w Internecie.

agencja eventowa

zadzwoń: 607 144 511 lub 607 144 480

Jakie wydarzenia organizuje agencja eventowa?

Specjaliści z firm eventowych w założeniu mają szeroki zakres działań i dość rozbudowaną ofertę. W zależności od specjalizacji tych firm, wachlarz usług może się nieco różnić. Dobry organizator imprez powinien być w stanie zaplanować wydarzenie każdych rozmiarów – od kameralnego przyjęcia dla pracowników, aż do wielkiej gali na kilka tysięcy osób. Z organizacją eventu – bez względu na jego rodzaj – doświadczona agencja nie powinna mieć żadnego problemu.

Praca firm eventowych opiera się na organizowaniu eventów. Jednakże należy najpierw podkreślić definicję owego pojęcia. A zatem co to są eventy? Event to z języka angielskiego „wydarzenie” zaplanowane pod kątem konkretnego celu, który wyznacza rodzaj wydarzenia, miejsce, czas, czy liczbę jego uczestników. Wspomniana wcześniej Julia Rutherford Silvers sklasyfikowała kilka rodzajów wydarzeń organizowanych przez agencje eventowe. Według niej podmioty te specjalizują się w przygotowywaniu:

  1. wydarzeń biznesowych i korporacyjnych – eventy wspierające cele biznesowe, w tym funkcje zarządzania, komunikację korporacyjną, relacje z pracownikami i relacje z klientami,
  2. wystawy i targi – wydarzenia skupiające kupujących, sprzedających i innych zainteresowanych osób; celem takich eventów jest sprzedaż produktów bądź innych zasobów dla określonej branży lub ogółu społeczeństwa,
  3. wydarzeń marketingowych – zorientowanych na handel i zaspokajanie potrzeb odbiorców; swego rodzaju ułatwienie spotkania sprzedającego i kupującego; forma zwiększania świadomości na temat produktów/usług oferowanych przez daną firmę,
  4. konferencje – zgromadzenie ludzi w celu wymiany informacji, debaty, dyskusji, edukacji, czy budowania relacji.

Niektóre agencje eventowe zajmują się także organizacją wyjazdów integracyjnych dla pracowników, koncertów oraz szkoleń firmowych.

Agencja eventowa a agencja reklamowa

Niektórzy utożsamiają działalność agencji eventowych z działalnością agencji reklamowych. Niestety jest to błędem. Do zadań firmy eventowej należy szeroko rozumiana organizacja imprez. Agencja reklamowa zaś specjalizuje się w tworzeniu kampanii reklamowych oraz pojedynczych reklam dla produktów bądź marek w różnych kanałach przekazu – np. w prasie, telewizji czy internecie. Agencje reklamowe dzielą się na firmy oferujące działania w obszarach BTL lub ATL. Podmioty łączące obie płaszczyzny kompetencyjne nazywane są agencjami 360°.

Zgodnie z definicją zakres działań agencji eventowej znacznie różni się od tego, co robi agencja reklamowa. Zatem dlaczego niektórzy je utożsamiają? Co łączy agencję eventową z agencją reklamową? Eventy firmowe często są ważnym elementem promocji firmy. Odpowiednio zorganizowane pomagają budować rozpoznawalność marki na rynku, kształtują wizerunek firmy, a także mogą stanowić część kampanii reklamowej nowego produktu bądź usługi. . Jednakże organizując wydarzenie musimy pamiętać o znacznych różnicach jakie istnieją pomiędzy agencjami eventowymi a reklamowymi.

agencje eventowe

Działalność agencji eventowej może niejako przeplatać się z działalnością agencji reklamowej. Nie można zapomnieć również o tym, że jednym z zadań agencji eventowej jest promocja wydarzenia (np. w mediach), co może nieco podchodzić pod zakres obowiązków agencji reklamowej. Jednak w ogólnym znaczeniu agencja reklamowa i eventowa to nie to samo – i tego się trzymajmy.

commplace.pl/agencja-eventowa/

Czy warto współpracować z agencją eventową?

Zaplanowanie wydarzenia firmowego to wymagające, pracochłonne zadanie, któremu nie jest w stanie sprostać każdy przedsiębiorca. Pomoc doświadczonej firmy eventowej może okazać się nieoceniona. O trudnościach, jakie wiążą się ze zorganizowaniem imprezy integracyjnej, wiedzą szczególnie duże przedsiębiorstwa, które cykliczne organizują imprezy. Dlatego tak chętnie korzystają ze wsparcia organizatorów imprez.

Agencje eventowe zatrudniają profesjonalistów, którzy doskonale znają branżę i dzięki temu wiedzą, jak organizować wydarzenia, które zakończą się sukcesem – pozwolą firmie osiągnąć wyznaczony cel. Zespół wysoko wykwalifikowanych specjalistów potrafi stworzyć od podstaw wyjątkową imprezę firmową, szytą na miarę oczekiwań klienta. Pracownicy, wykorzystując swoją kreatywność i ogromną wiedzę, proponują nieszablonowe rozwiązania, które mogą wyróżnić organizowane wydarzenie na tle innych, konkurencyjnych. Potrafią wcielić w życie niemal każdy pomysł, przekształcając go w niesamowitą imprezę!

Agencja eventowa obsługuje imprezę w sposób kompleksowy – dopina na ostatni guzik wszelkie kwestie techniczne i merytoryczne, zajmuje się promocją, a także zapewnia profesjonalne doradztwo na każdym etapie. Zatrudnienie agencji wiąże się ze sporą oszczędnością czasu, który klient musiałby poświęcić na samodzielną organizację wydarzenia. Współpraca z agencją eventową to gwarancja sukcesu!

Event na miarę XXI wieku – jakie technologie wykorzystują agencje eventowe?

Dzisiejszy odbiorca jest bardzo wymagający. Dlatego organizatorzy eventów firmowych powinni zadbać o to, aby każdy element był dopracowany w najdrobniejszych szczegółach, a samo wydarzenie było atrakcyjne – by wzbudzało emocje, wpływało na wyobraźnie, dostarczało niesamowitych przygód i stawiało firmę w dobrym świetle.

Obecnie nieodłącznym elementem eventów firmowych są nowe technologie, które przydają się na każdy etapie pracy nad wydarzeniem – od organizacji, poprzez sam event, aż do obsługi po evencie. Z jakich technologii agencje eventowe korzystają najczęściej? ? Którymi nowoczesnymi technologiami eventowymi warto się zainteresować?

  1. Nowoczesne multimedia

Doskonałym przykładem wykorzystania nowych technologii w branży eventowej są ekrany LED-owe, które świetnie sprawdzają się m.in. na konferencjach czy targach. Ekrany są w stanie wyświetlić obraz w znakomitej jakości, który można oglądać pod wieloma kątami.

  1. Live streaming

Innowacyjność w branży eventowej to także live streaming, czyli transmitowanie wydarzenia w czasie rzeczywistym w dowolnym kanale przekazu. Dziś coraz częściej wykorzystuje się do tego internetowe narzędzia – w tym media społecznościowe czy YouTube. Live streaming to świetny sposób na zwiększenie zasięgu organizowanego eventu, a tym samym na promocję firmy. Transmisja na żywo pozwala „uczestniczyć” w wydarzeniu osobom przebywającym w najdalszych zakątkach świata. Live streaming zyskał na popularności w czasie pandemii.

  1. Aplikacje

Za nowe technologie w branży eventowej można uznać również rozmaite aplikacje ułatwiające organizację całego wydarzenia. Agencje eventowe chętnie korzystają z aplikacji usprawniających rejestrację gości, sprzedaż biletów, komunikację z odbiorcami, czy prowadzenie statystyk. Ponadto używają systemów do planowania (np., wykresów Gantta i PERT), a także oprogramowań do tworzenia wizualizacji sceny, przestrzeni, stanowisk targowych itd.

Z postępowymi firmami eventowymi wprowadzenie nowoczesnych technologii nie powinno być żadnym problemem. Zatem zawsze szukaj agencji eventowych, które są na nie otwarte.

Team building – Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza

Organizacja imprez firmowych

zadzwoń: 607 144 511 lub 607 144 480

Jak wybrać agencję eventową?

Impreza firmowa może przynieść wiele korzyści. W zależności od charakteru i formy eventu może być to:

  • ocieplenie wizerunku firmy,
  • wypromowanie nowego produktu czy całej gamy produktów,
  • zdobycie nowych kontaktów branżowych,
  • zwiększenie sprzedaży konkretnych towarów bądź usług.

Jednak aby wydarzenie było efektywne, musi zostać zaplanowane w najdrobniejszych szczegółach. To naturalne, że chcesz, aby każdy element Twojego wydarzenia firmowego wyróżniał się doskonałą jakością i profesjonalizmem. Dlatego zadbaj o to już na samym początku przygotowań do imprezy firmowej i porządnie przyłóż się do poszukiwań odpowiedniej agencji eventowej. Zrób skrupulatny research, dokładnie przeanalizuj oferty a także zakres usług kilku firm. Jednym słowem – zbierz wszystkie niezbędne informacje. Pamiętaj, że z organizacją eventu może pomóc Ci cały sztab profesjonalistów, którzy nie tylko zadbają o sukces Twojego wydarzenia, ale także odciążą Cię od całej masy pracy i odpowiedzialności, jaka wiąże się z organizacją imprez dla firm.

impreza firmowa

Do skutecznego zaplanowania wydarzenia firmowego niezbędny jest szereg specjalistycznych kompetencji i spora wiedza na temat branży eventowej. Poszukując idealnej agencji eventowej, przede wszystkim zwróć uwagę na jej doświadczenie. Sprawdź wcześniejsze projekty firmy, poproś o referencje, przeczytaj opinie na jej temat w internecie, na forach tematycznych, w mediach społecznościowych. Szukaj agencji, która działa z pasją, wkłada serce w to, co robi. Profesjonalna firma w pełni zaangażuje się w organizację Twojego eventu!

Jak wybrać hotel na imprezy integracyjne?

Upewnij się, że organizator imprezy rozumie Twoje oczekiwania. Dokładnie wysłuchaj pomysłów, jakie Ci zaproponuje, a także zwróć uwagę na jej sposób komunikacji. Najlepsze efekty osiągniecie, jeśli Ty i agencja eventowa będziecie pracować w jednym teamie. Dlatego ważne, żebyście się dogadywali, rozumieli bez problemów, nie wchodzili w niepotrzebne konflikty. Szczególnie istotna jest również częstotliwość oraz forma komunikacji z firmą eventową. Zwróć uwagę czy musisz sam się prosić o kontakt, czy masz wyznaczoną osobę – specjalistę, który czuwa nad Twoim projektem, oraz czy od organizatora eventu otrzymałeś konkretne dane do stałego kontaktu, np. e-mail czy telefon komórkowy.

Ostatnią, jednak nie mniej ważną, kwestią przy wyborze agencji eventowej jest budżet, który możesz przeznaczyć na organizację wydarzenia – budżet powinien obejmować zarówno wynagrodzenie dla agencji organizującej imprezę, jak i koszty wszelkich kwestii związanych z przygotowaniem eventu. Nie uwzględniając budżetu, tylko zmarnujesz cenny czas – swój i firmy eventowej. Jeśli nie chcesz sam organizować wydarzenia firmowego, pamiętaj że musisz mieć odpowiedni budżet. Nie warto wybierać najtańszej agencji eventowej, jeśli zależy Ci na sukcesie. Najlepsze wydarzenia powstają przy współpracy z organizatorami imprezo renomowanej opinii.

Ile kosztuje współpraca?

Koszt pracy firm eventowych może znacząco różnić się w zależności od skali organizowanego wydarzenia. Podstawą wyceny są dane, jakie klient przekaże firmie w briefie. Po stronie klienta jest zatem sformułowanie odpowiedniego zapytania, zawierającego wszelkie niezbędne informacje dotyczące planowanego wydarzenia – od liczby uczestników, przez ogólną charakterystykę grupy docelowej, aż do typu imprezy, budżetu i celu, jaki klient chce osiągnąć, organizując wydarzenie. Odpowiedzią na brief jest oferta, uwzględniająca pełny kosztorys, wszystkie punkty wydarzenia, wstępny harmonogram działań związanych z organizacją eventu, scenariusz, opis scenografii, propozycje konferansjera, artysty i gadżetów itd. Im dokładniejszy, bardziej doprecyzowany będzie brief, tym większe prawdopodobieństwo, że oferta w pełni wpisze się w potrzeby i oczekiwania klienta.

commplace.pl/agencja-eventowa/

Agencja eventowa tylko dla firm?

Agencje eventowe głównie zajmują się organizacją wydarzeń firmowych – w tym imprez integracyjnych, jubileuszy, konferencji, czy targów. Współpraca B2B z firmami jest swoistym fundamentem działalności każdej firmy eventowej. Nie oznacza to jednak, że agencje nie realizują innych projektów.

Dużą grupą klientów firm eventowych są władze samorządowe. Samorządowcy zdają sobie sprawę, że dziś niezwykle ciężko jest zainteresować mieszkańców jakimś wydarzeniem. Ci mają do wyboru mnóstwo rozmaitych form rozrywki, dlatego wydarzenie publiczne musi wyróżniać się czymś wyjątkowym, by przyciągnęło ich uwagę. Pomoc agencji eventowej w tej kwestii może okazać się nieoceniona. Tak naprawdę dla dobrych organizatorów wydarzeń nie ma rzeczy niemożliwych. Każdy typ wydarzenia, nie tylko organizowanie imprez dla firm, powinien być przygotowywany przez agencje.

firmy eventowe

Firma eventowa, wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie, może zorganizować imprezę szytą na miarę oczekiwań mieszkańców – taką, która na długo zapisze się w ich pamięci. Agencje zajmują się realizacją różnego rodzaju wydarzeń publicznych na mniejszą i większą skalę – w tym dni miasta, festynów rodzinnych, uroczystości jubileuszowych itd. Nad organizacją eventów społecznych pochylają się zarówno duże jak i lokalne firmy eventowe. Z usług agencji eventowych korzystają władze kościelne. Pomoc profesjonalnej agencji szczególnie sprawdza się w przypadku wydarzeń, które mają zainteresować ludzi młodych.

Media również chętnie wynajmują firmy eventowe. Organizacja imprez medialnych nie należy do najłatwiejszych zadań. Zwykle są to wydarzenia o zasięgu krajowym, które wymagają długich, bardzo skrupulatnych przygotowań. Nic więc dziwnego, że firmy eventowe są często angażowane w pracę nad galami telewizyjnymi, imprezami charytatywnymi czy innymi akcjami specjalnymi i dużym zasięgu.

Chociaż firmy i podmioty publiczne stanowią większość klientów agencji eventowych, to zdarza się również, że z ich usług korzystają osoby prywatne. Zwykle są to osoby dysponujące dużym budżetem, chcące zorganizować spektakularne wydarzenie okolicznościowe. Przykładem są narzeczeni, którzy marzą o hucznym weselu wzbogaconym o nietypowe atrakcje specjalne – takie jak koncert gwiazdy czy pokaz profesjonalnego tańca.

Agencja eventowa z własnym hotelem – Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza
Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza

Organizacja eventów firmowych w dobie pandemii

Pandemia koronawirusa zaburzyła naszą codzienność. Rzeczy, które dotąd były dla nas naturalne, zmieniły się o 180°. Przedsiębiorcy musieli zmierzyć się z nowymi wyzwaniami, które przedefiniowały podejście do niektórych spraw. Kryzys epidemiologiczny przede wszystkim odbił się na branży eventowej, a przez to na działaniu agencji eventowych. Pierwsze miesiące lockdownu były dla agencji czasem próby. Ten trudny okres zweryfikował wiele kwestii – pokazał, na kogo można liczyć w kryzysowych sytuacjach.

Przez pewien czas wszelkie zgromadzenia (w tym firmowe imprezy) były zawieszone. Później musieliśmy przestrzegać wielu obostrzeń, które wciąż nie pozwalały w pełni wykorzystać potencjału event marketingu, event PR itd. Dziś powoli wychodzimy na prostą, jednak niektóre nawyki czy zmiany na stałe wpisały się w działalność agencji eventowych. Obecnie możemy mówić o branży eventowej 2.0, która dostosowuje się do covidowej rzeczywistości. Nowym trendem stały się wydarzenia digitalowe. Wśród eventowych nowości można zauważyć między innymi wykorzystanie nowoczesnej technologii on-line, która przez ostatnie 2 lata niesamowicie się rozwinęła. 

Event w digitalu to coś więcej niż zwykłe „spotkania na Zoomie”. Digital event wymaga kreatywności, wykorzystania rozmaitych nośników i narzędzi. Tylko wtedy ma szanse na powodzenie. Samodzielna organizacja takiego wydarzenia to nie lada wyzwanie. Dlatego pomoc doświadczonej, odpowiednio przygotowanej agencji jest tu nieoceniona. Agencja eventowa może dostarczyć klientom kompleksowe rozwiązania, które pozwolą im jeszcze lepiej realizować wyznaczone cele biznesowe.

agencje eventowe

Chociaż pandemia wyraźnie odbiła się na branży eventowej, to wydarzenia „w realu” wciąż są i będą praktykowane – jednak w nieco innej formie. Największą zmianą jest zwiększenie znaczenia bezpieczeństwa podczas eventu. Dziś organizatorzy imprez firmowych przede wszystkim dbają o to, by w pełni dostosowywać wydarzenia do aktualnych wymagań sanitarno-epidemiologicznych. Agencje wdrażają antycovidowe procedury bezpieczeństwa, by zminimalizować ryzyko zakażenia i zapewnić wszystkim uczestnikom zabawy pełne bezpieczeństwo.

Pomoc agencji eventowej w organizacji wydarzenia firmowego może okazać się nieoceniona. Specjaliści pracujący w agencji dysponują szeroką wiedzą, ogromnym doświadczeniem i niesamowitą kreatywnością, które pozwalają im planować imprezy jedyne w swoim rodzaju, szyte na miarę oczekiwań nawet najbardziej wymagających klientów. Wydarzenie zorganizowane przez profesjonalną agencję z pewnością zakończy się sukcesem!

Imprezy firmowe – Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza
commplace.pl/agencja-eventowa/

Kogo zatrudnia agencja eventowa?

Wspomnieliśmy, że agencja eventowa zatrudnia profesjonalistów, którzy doskonale znają branżę i wiedzą, jak organizować udane eventy firmowe. Co oznacza to w praktyce? Kto dokładnie pracuje w takiej firmie i czym zajmują się poszczególne osoby?

Najważniejszą grupą pracowników agencji są event managerowie. Event manager, lub też specjalista ds. organizacji imprez, to osoba zajmująca się szeroko pojętą organizacją wszelkiego rodzaju imprez i wydarzeń. Do głównych zadań event managera należy:

  • wyszukiwanie i rezerwowanie miejsc na imprezę firmową,
  • współpraca z dostawcami i klientami,
  • czuwanie nad kwestiami logistycznymi,
  • organizacja akredytacji, pozwoleń i innych dokumentów,
  • zarządzanie ryzykiem związanym z organizacją wydarzenia.

Agencja eventowa to sztab specjalistów!

Specjaliści ds. eventów wyróżniają się nieprzeciętną kreatywnością. Bez problemu wymyślają nietypowe rozwiązania, dopasowane do oczekiwań klientów, szybko wdrażają swoje pomysły i błyskawicznie organizują niezbędne materiały i elementy. Event managerowie potrafią efektywnie zarządzać czasem, sprawnie wydają polecenia i z łatwością komunikują się z innymi.

Drugim ważnym stanowiskiem w agencji eventowej jest New Business Manager. New Business Manager odpowiedzialny jest za rozbudowę bazy klientów, czyli pozyskiwanie nowych klientów. Jego drugim zadaniem jest utrzymywanie pozytywnych relacji z obecnymi klientami. Co oznacza to w praktyce? New Business Manager kontaktuje się z potencjalnymi klientami, przygotowuje prezentacje i prowadzi je podczas spotkań biznesowych. Ponadto dąży do podpisania umowy korzystnej dla obu stron, czyli dla agencji eventowej oraz dla klienta.

W agencjach eventowych pracują również osoby odpowiedzialne za dział kreatywny. Pracownicy kreatywni na podstawie briefu przygotowują koncepcje i oferty. Ich zadaniem jest maksymalne dopasowanie projektu do oczekiwań danego klienta i zaproponowanie takich rozwiązań, które go zainteresują i skłonią do podjęcia współpracy z agencją. To właśnie pracownicy kreatywni stoją za efektywnością i atrakcyjnością wydarzeń! Dzięki ich pomysłom i zaangażowaniu wydarzenia firmowe organizowane przez profesjonalnych organizatorów wydarzeń są nietypowe, jedyne w swoim rodzaju, a dzięki temu w pełni skuteczne!

Firma eventowa może zatrudniać także:

  • specjalistów ds. marketingu, którzy zajmują się promocją organizowanych wydarzeń,
  • specjalistów ds. public relations, których zadaniem jest budowa pozytywnego wizerunku wydarzenia,
  • pracowników technicznych, którzy odpowiedzialni są za wszelkie kwestie techniczne.

Wśród organizatorów eventów każdy pracownik ma swoje określone zadania. Jeśli organizujesz duże wydarzenie, warto zgłosić się do agencji eventowej zatrudniającej różnorodnych specjalistów. Dzięki temu każdy pracownik będzie zajmował się inną częścią Twojego eventu, a Ty będziesz mógł liczyć na pełny sukces wydarzenia!

Agencja eventowa pomoże Ci zorganizować imprezę integracyjną

Zatrudniasz wybitnych pracowników, zapewniasz im znakomite warunki pracy i dbasz o to, aby podział obowiązków był logiczny i sprawiedliwy, jednak nie widzisz oczekiwanych efektów? Problemem mogą być kiepskie relacje między poszczególnymi członkami firmowej załogi. Nie sztuką jest postawić obok siebie kilku doskonałych pracowników. Prawdziwym wyzwaniem jest sprawić, żeby ci pracownicy maksymalnie wykorzystywali swój potencjał jako grupy i pracowali w pełni wydajnie. Kluczem do sukcesu jest integracja w zespole! Dlatego warto zastanowić się nad organizacją imprez dla firm.

Integracja pracowników powinna stanowić nieodłączny element Twojej firmy. Cykliczne spotkania integracyjne to najlepszy sposób na to, żeby stworzyć zgrany zespół w pracy, który będzie z łatwością realizował wszystkie zadania zawodowe, błyskawicznie pokonywał przeszkody i rozwiązywał problemy, osiągał wyznaczone cele i odnosił sukcesy. Inwestując w integrację grupy, inwestujesz w rozwój swojego przedsiębiorstwa!

Najpopularniejszą formą integracji są imprezy. Zorganizowanie takiego wydarzenia to duże przedsięwzięcie. Wymaga zaangażowania, czasu, odpowiedniej wiedzy i pewnej dozy kreatywności. Jeśli chcesz, aby każdy element wydarzenia był dopięty na ostatni guzik, projekt powierz profesjonalistom. Kompleksowa agencja eventowa zorganizuje imprezę integracją szytą na miarę oczekiwań Twoich pracowników.

Bufety na imprezy firmowe – Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza

Organizacja imprezy integracyjnej – jak to robi agencja eventowa?

Podobnie jak w przypadku innych typów imprez najpierw przygotowuje się brief. Brief określa oczekiwania i budżet klienta – jest swoistym przewodnikiem, który ułatwia zarządzanie całym projektem. Na początku do akcji wkracza dział kreatywny, który na podstawie wymagań klienta, tworzy koncepcję wydarzenia, tzn. wymyśla motyw przewodni, przygotowuje scenariusz i określa wskazówki wykonawcze dla event managerów.

Następnie przychodzi czas na realizację projektu. Istotnym elementem jest wybór miejsca, w którym odbędzie się impreza. Miejsce na imprezę integracyjną powinno odpowiadać koncepcji i formie wydarzenia. Ponadto powinno być atrakcyjne, dopasowane do potrzeb zaproszonych gości i na swój sposób niesztampowe. Przy wyborze lokalizacji agencja eventowa zwraca również uwagę na lokalne atrakcje lub atrakcje oferowane przez dany obiekt, które mogłyby urozmaicić wydarzenie. Wybór wyjątkowego miejsca to połowa sukcesu!

Dwór Korona Karkonoszy – Sosnówka k. Karpacza

Jak impreza, to atrakcje!

Agencja eventowa planuje wszystkie atrakcje eventowe. W zależności od charakteru wydarzenia, budżetu klienta i miejsca, w którym odbędzie się impreza, mogą być to:

  • występy muzyków czy kabareciarzy,
  • pokazy artystyczne, np. tańca,
  • pokazy live cooking, barmańskie i inne,
  • atrakcje sportowe, np. turniej minigolfa, mecz piłki nożnej, paintball, gry terenowe (podchody itp.),
  • gry scenariuszowe, np. zagadki kryminalne,
  • zabawy integracyjne, np. taniec wokół krzeseł, taniec limbo, gry słowne, konkursy i turnieje itp.

Co więcej, firma eventowa zamawia catering, załatwia wszystkich podwykonawców i – jeśli impreza ma odbyć się poza miastem – organizuje miejsca noclegowe dla wszystkich uczestników zabawy.

A jak to robimy w Commplace? Jesteśmy doświadczonym organizatorem eventów i jednocześnie jedyną w Polsce agencją z własnym Centrum Eventowym. Dwór Korona Karkonoszy to elegancki obiekt butikowy usytuowany u podnóża malowniczych Karkonoszy. W obiekcie organizujemy imprezy dla firm, w tym niezapomniane imprezy team building oraz wydarzenia tematyczne. Oferujemy wybór spośród 100 scenariuszy imprez, a także planujemy ciekawe zabawy integracyjne, które urozmaicą każde pracownicze spotkanie. Impreza integracyjna w Dworze Korona Karkonoszy to gwarancja wyśmienitej zabawy i niezapomnianych przygód!

Zadzwoń Zaloguj się Kontakt