Weaknesses of the enterprise - what do they result from?

Słabe strony przedsiębiorstwa to wewnętrzne cechy, zasoby i procesy firmy, które utrudniają jej osiąganie celów, na przykład niskie kompetencje zespołu, brak kontroli nad wydatkami albo przypadkowa sprzedaż. Znajdujesz je za pomocą analizy SWOT i ocenę każdego obszaru firmy: ludzi, produkcji, finansów, sprzedaży i zarządzania. Potem wybierasz trzy najważniejsze i dla każdej ustalasz działanie, właściciela, termin i miarę.

Słabe strony przedsiębiorstwa – czym są i skąd się biorą

Każdy przedsiębiorca chce sprawnie wykonywać zadania, realizować założenia biznesowe i mieć stabilną pozycję na rynku. Ostateczny sukces nie jest przypadkiem. Zależy od zaangażowania, pracy i przemyślanych decyzji oraz od czynników wewnętrznych i zewnętrznych. Te zewnętrzne, jak koniunktura czy przepisy, rzadko zależą od firmy. Wewnętrzne mogą zostać poprawione.

Słabe strony to wszystkie cechy, zasoby i procesy w firmie, które negatywnie wpływają na jej funkcjonowanie, utrudniają wykonywanie zadań i komplikują zarządzanie na poziomie operacyjnym oraz strategicznym. Słabość to nie to samo co błąd. Błąd zdarza się raz. Słabość to powtarzalny wzór: firma za każdym razem spóźnia się z dostawami, za każdym razem traci dobrych pracowników, za każdym razem odkrywa brak gotówki dopiero na koniec miesiąca.

Warto też odróżnić słabą stronę od zagrożenia. Słabość leży po stronie firmy, więc masz na nią wpływ. Zagrożenie przychodzi z otoczenia: nowy konkurent, zmiana przepisów, wzrost cen surowców. Na zagrożenie reagujesz, a nad słabością pracujesz.

SWOT analysis - an indispensable tool in business

Analiza SWOT to jedna z najczęściej stosowanych technik porządkowania informacji o firmie i jej otoczeniu. Służy do oceny przedsiębiorstwa, by poprawić strategię zarządzania albo zbudować nowy plan strategiczny. Jej istotą jest określenie aktualnej pozycji firmy na rynku i jej perspektyw na najbliższy okres.

The name of the SWOT analysis is an acronym for 4 English words:

• strengths - strengths of the enterprise, which can foster development, distinguish the company on the market, give it an advantage over the competition,
• weaknesses - weaknesses of the enterprise that may inhibit its growth,
• opportunities - opportunities arising from the environment that may facilitate the company's development,
• threats - threats from the environment that can make it difficult for it.

Analiza polega na wskazaniu tych czterech grup czynników i opisaniu, jak wpływają na działanie i wzrost firmy. Badanie można prowadzić według jednego z trzech punktów odniesienia:

1. historycznego – porównujesz stan obecny z minionym, na przykład sprzed roku,
2. normatywnego – odnosisz stan obecny do tego, jaki chcesz osiągnąć,
3. międzyprzedmiotowego – porównujesz się ze średnim poziomem konkurencji na rynku.

Analiza pokazuje, które elementy warto poprawić, a które wyróżnić. Jest dobrym wsparciem przy planach strategicznych, a także punktem wyjścia do biznesplanu albo zmiany kierunku działań. Praktyczna uwaga: robisz ją w zespole, a nie samodzielnie przy biurku. Właściciel często nie widzi słabości, które codziennie dostrzegają pracownicy i klienci.

Jak zrobić analizę SWOT krok po kroku

1. Zbierz fakty, nie opinie. Wynik sprzedaży, liczba reklamacji, rotacja pracowników, czas realizacji zamówienia. Każdą słabość popieraj liczbą lub przykładem.
2. Zaproś trzy do pięciu osób z różnych działów i, jeśli możesz, jednego klienta lub partnera.
3. Wypełnij cztery pola osobno, najpierw indywidualnie, potem wspólnie. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której głos szefa zagłusza resztę.
4. Wybierz po trzy najważniejsze pozycje w każdym polu. Lista z trzydziestoma punktami niczego nie rozstrzyga.
5. Połącz pola. Zapytaj: jak użyć mocnych stron, by wykorzystać szanse? Jak naprawić słabość, która przeszkadza w wykorzystaniu szansy? Jak ochronić się przed zagrożeniami?
6. Przypisz działania. Każda ważna słabość dostaje właściciela, termin i miarę.

Połączenie pól to tak zwana macierz TOWS, czyli rozwinięcie SWOT o gotowe strategie. Porównanie z konkurencją ułatwia tekst o competition analysis.

Weaknesses of the enterprise - areas

Poniżej pięć obszarów, w których słabości pojawiają się najczęściej. Przy każdym znajdziesz przykłady objawów, po których je rozpoznasz.

1. Human Resources

Pierwsza grupa słabych stron wynika z zasobów ludzkich. Jednym z najczęstszych problemów jest niski poziom kompetencji lub brak wiedzy w ważnych dziedzinach. Przekłada się to na przeciętną jakość usług albo niską wydajność. Problemem bywa też system pracy, który utrudnia dzielenie się wiedzą, przez co zespół nie wykorzystuje efektu synergii (zespół osiąga razem więcej niż osobno).

Objawy to między innymi:

• brak szkoleń i warunków do rozwoju,
• brak motywacji do zdobywania wiedzy,
• niskie zaangażowanie w codzienne obowiązki,
• wysoka rotacja pracowników (fluktuacja),
• obawa przed niepowodzeniem i unikanie ryzyka,
• zła atmosfera, konflikty, poczucie niesprawiedliwego traktowania.

Sprawy ludzkie wymagają także dobrej komunikacji wewnątrz firmy. Jeśli problem leży tutaj, zobacz internal communication and HR PR and employer branding.

2. Logistics, production, technology

Słabe strony mogą wynikać ze złej logistyki, nieprzemyślanej produkcji lub niewykorzystywania nowoczesnych technologii. Często firma nie potrafi dopasować produkcji do zmieniających się wymagań klientów i wahań popytu. Rotacja dostawców i niestabilne ceny komponentów utrudniają planowanie. Do tego dochodzą: wyeksploatowany park maszynowy, brak innowacji, niekorzystna lokalizacja, problemy z terminowością zamówień i częste braki w magazynie.

3. Finance

Specialists mention bad financial management as the third area of the company's weaknesses. The problem is in particular:

• no control over expenses,
• difficult access to internal sources of financing,
• unsatisfactory financial results of the enterprise, making it impossible to maintain financial liquidity,
• no financial reserves.

Finanse: sygnały ostrzegawcze

Główne problemy finansowe opisaliśmy powyżej. Warto dodać, po czym poznasz problem wcześniej, niż pokaże go konto bankowe. Pierwszy sygnał to brak jednego miejsca, w którym widać przychody, koszty i terminy płatności na najbliższe tygodnie. Drugi to rosnące należności: klienci płacą coraz później, a firma finansuje ich z własnej kieszeni. Trzeci to zależność od jednego klienta albo jednego dostawcy. Czwarty to brak rezerwy na nieplanowane wydatki. Każdy z tych sygnałów da się opisać miarą, na przykład średnim czasem płatności od klientów albo liczbą tygodni, na które starcza gotówki.

4. Sales and customer service

Słabości w sprzedaży to ograniczona liczba handlowców, słaba jakość obsługi, nieznajomość potrzeb klientów, niska reputacja firmy oraz nieskuteczny marketing wynikający z braku przygotowania, wiedzy albo budżetu. Skutkiem jest niższa efektywność sprzedaży, kłopoty z płynnością i słabsza pozycja na rynku. Jak sprawdzić, gdzie sprzedaż traci zapytania, opisujemy w artykule o sales efficiency, a o tym, jak odpowiadać na wątpliwości klientów, w tekście o obiekcjach klienta.

5. Management

Na kondycję firmy wpływa kierownictwo. Jeśli przełożeni nie dbają o rozwój ludzi, dominuje styl autokratyczny (decyzje podejmuje jedna osoba, bez rozmowy), a struktura organizacyjna jest niejasna, firma nigdy nie osiągnie maksymalnej wydajności. Słabością bywa również brak nowoczesnych narzędzi w jednym lub kilku obszarach zarządzania: planowania, kontroli wyników, obiegu dokumentów.

Słabe strony w marketingu i widoczności firmy

Osobną grupą są słabości związane z tym, jak firmę widać na zewnątrz. Nie mieszczą się w pięciu obszarach z tradycyjnych podręczników, a w praktyce często decydują o liczbie zapytań. Najczęstsze objawy:

• klienci nie wiedzą, czym firma różni się od konkurencji, bo na stronie jest ogólny opis bez konkretów,
• strona jest wolna, nieczytelna na telefonie albo nie ma osobnych podstron dla usług,
• firma nie pojawia się w wynikach wyszukiwania na frazy, których używają jej klienci,
• brakuje opinii i referencji, więc klient nie ma dowodu, że warto zaufać,
• marketing jest przypadkowy: raz post, raz reklama, bez planu i pomiaru,
• zapytania z internetu trafiają do różnych osób i nikt nie odpowiada za ich obsługę.

Każdą z tych słabości można mierzyć. Pozycje w wyszukiwarce i kliknięcia sprawdzisz w Google Search Console, liczbę zapytań w arkuszu lub CRM, czas odpowiedzi w skrzynce. Uporządkowanie planu opisujemy w artykule o planie marketingowym. Jeśli zapytań jest za mało, pomocny będzie tekst o metodach pozyskiwania klientów.

Przykłady słabych stron w trzech typach firm

Te same obszary wyglądają inaczej w zależności od rodzaju działalności. Poniższa tabela pokazuje typowe przykłady. Są to ogólne obserwacje, a nie dane statystyczne.

Zwróć uwagę, że w każdym przypadku pierwszy ruch jest niewielki i da się go wykonać w kilka tygodni. Duże zmiany zaplanuj dopiero wtedy, gdy małe nie wystarczą. W ten sposób nie rozpraszasz zespołu i szybciej widzisz, czy kierunek jest właściwy.

Jak ocenić, które słabości są najgroźniejsze

Nie wszystkie słabości są równie pilne. Oceń każdą w dwóch wymiarach: jak bardzo szkodzi celom firmy oraz jak łatwo ją naprawić. Z takiego zestawienia powstaje kolejność prac.

Na liście powinny zostać trzy do pięciu pozycji. Dla każdej wpisz miarę, którą będziesz sprawdzać co miesiąc, na przykład rotację pracowników, czas realizacji zamówienia albo liczbę zapytań bez odpowiedzi. Więcej o doborze mierników w artykułach o wskaźnikach marketingowych and examples of KPIs.

How to act to avoid failure?

Słabe strony nie przesądzają o porażce. Wykryte odpowiednio wcześnie, można je zwalczyć bez dużych strat. Kluczowe są rozwiązania, które usprawniają działanie i pozwalają maksymalnie wykorzystać potencjał rynkowy.

Jeśli SWOT pokazał, że dominują słabe strony, a otoczenie daje więcej szans niż zagrożeń, wybierz strategię typu mini-maxi: wykorzystujesz szanse i jednocześnie usuwasz słabości. Przyjazne otoczenie daje Ci czas na naprawy. Jeśli dominują słabości i zagrożenia, ryzyko upadku jest duże. Wtedy lepsza jest strategia defensywna: skupienie na tym, co pozwoli przetrwać, redukcja kosztów, a czasem połączenie sił z inną firmą.

Sposoby naprawy muszą pasować do charakteru słabości. Przykłady:

• rozwijaj pracowników i dbaj o atmosferę w zespole,
• dopasowuj działalność do trendów rynkowych i postępu technologicznego,
• stale obserwuj konkurencję,
• poznawaj klientów, słuchaj ich potrzeb i buduj długofalowe relacje,
• prowadź przemyślaną strategię finansową i optymalizuj koszty,
• dbaj o wysoką jakość obsługi,
• monitoruj rynek i wyciągaj wnioski.

Efekt naprawy sprawdzaj wobec okresu bazowego. Jeśli po wprowadzeniu zmian rotacja spadła, porównaj ją z tymi samymi miesiącami z poprzedniego roku, a nie tylko z poprzednim kwartałem. Poprawa w czasie zmiany nie zawsze oznacza, że zmiana ją spowodowała. W Commplace zbieramy takie wskaźniki w kokpicie Commwork®AI, a decyzje o zmianach podejmuje człowiek.

Praktyczny rytm pracy wygląda tak. W pierwszym tygodniu zbierasz fakty i wypełniasz analizę SWOT z zespołem. W drugim wybierasz trzy najważniejsze słabości i przypisujesz im właścicieli. W kolejnych tygodniach realizujesz małe działania i raz w miesiącu spotykasz się na krótkim przeglądzie: co zrobiono, co pokazuje miara, co zmieniamy. Po trzech miesiącach powtarzasz ocenę. Taki cykl jest skromny, ale chroni przed najczęstszym błędem, czyli analizą, która kończy się prezentacją i nikt do niej nie wraca.

How Commplace helps

Commplace pomaga firmom przełożyć wnioski z analizy SWOT na plan marketingu i komunikacji: od audytu, przez dobór działań, po raportowanie. Jeśli chcesz uporządkować strategię całej firmy, zobacz strategię marketingową dla firm. Orientacyjne ceny znajdziesz w in the price list.

Short answers to frequently asked questions

Czy słabą stronę firmy można zamienić w mocną?

Czasem tak, jeśli ją naprawisz i udowodnisz to klientom. Przykład: wolna obsługa zapytań po wdrożeniu stałego czasu odpowiedzi staje się przewagą. Gdy naprawa jest nieopłacalna, lepiej zrezygnować z danego obszaru lub zlecić go na zewnątrz.

Ile słabych stron wpisać do analizy?

Do pracy wybierz trzy do pięciu najważniejszych. Dłuższa lista rozprasza uwagę i kończy się tym, że nic nie zostaje naprawione.

Kto powinien uczestniczyć w analizie SWOT?

Osoby z różnych działów i, jeśli to możliwe, klient lub partner. Właściciel często nie widzi słabości, które na co dzień znają pracownicy.

Jak często powtarzać analizę SWOT?

Co najmniej raz w roku oraz po dużych zmianach, takich jak nowy konkurent, zmiana przepisów czy utrata ważnego klienta.

Czym słabość różni się od zagrożenia?

Słabość leży po stronie firmy i masz na nią wpływ. Zagrożenie pochodzi z otoczenia, a Ty możesz się na nie tylko przygotować.

Skąd wiedzieć, że słabość została usunięta?

Gdy miara przypisana do niej poprawia się w porównaniu z okresem bazowym i utrzymuje poprawę przez kilka miesięcy. Pojedynczy dobry miesiąc nie wystarczy.

Sources: opracowanie redakcji bloga Commplace. Tekst nie zawiera liczb zewnętrznych.