Czy fluktuacja kadr nie pozwala Ci osiągnąć celów biznesowych?

Rekrutacja i przeszkolenie pracownika to tak duże koszty, że jego nagłe odejście może być ciosem. A jednak musisz być na nie przygotowany, bo fluktuacja kadr to naturalny proces. Najlepiej, jeśli będziesz umiał go przewidzieć i znajdziesz się o krok przed swoim zespołem. 

Najważniejsze w kontekście tego tematu są dwie definicje: 

• fluktuacja kadr – to przemieszczanie się pracowników w ramach firmy i poza nią: ich wymiana, zatrudnianie i zwalnianie. 
• retencja pracowników – to zdolność firmy do zatrzymania przy sobie pracowników.  

Retencję mierzy się, dzieląc ilość pracowników na początku badanego okresu przez ilość pracowników, którzy nadal pracują, a następnie mnoży się wynik przez sto. Czyli jeśli ze 100 zatrudnionych osób „zostało” 70, to mówimy o retencji na poziomie 70 proc. Pod uwagę nie bierzemy nowych pracowników.  Retencję można mierzyć w dowolnym przedziale czasowym – po okresie próbnym, kwartał do kwartału, rok do roku etc. 

Fluktuacja kadr – definicja

Fluktuacja kadr, rozumiana jako proces zastępowania pracowników na danym stanowisku pracy w przedsiębiorstwie jest częścią składową procesu przemieszczania już zatrudnionej i nowo zatrudnianej siły roboczej. Rotacja pracowników może być:

• wymuszona lub dobrowolna,
• pożądana lub niepożądana,
• wpływająca na organizację pozytywnie (wspomagając jej rozwój) lub negatywnie (obniżając wartość kapitału ludzkiego).

Dobrowolna fluktuacja kadr jest jednym z kluczowych wskaźników dla sprawnego funkcjonowania firmy. Może niekorzystnie wpływać na rozwój przedsiębiorstwa. Może też przejawiać się w:

• wysokich kosztach pozyskiwania i wdrażania nowych pracowników,
• spadku wydajności pracy poszczególnych zespołów,
• mniejszej zdolności do kreowania innowacji.

Rotacja kadr wiąże się także z ponoszeniem licznych kosztów wartości utraconej, związanej z:

• utratą wiedzy odchodzących pracowników,
• przestojem w wykonywaniu niektórych zadań,
• przeciążeniem i negatywnymi nastrojami wśród pozostałych pracowników,
• spadkiem efektywności, a więc konkurencyjności firmy.

Fluktuacja kadr pociąga zatem za sobą znaczne koszty, zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie. Wyraźna fluktuacja kadr jest obecnie jedną z podstawowych cech opisujących polski rynek pracy. Na rosnącą rotację ma wpływ głównie malejące bezrobocie, dające pracownikom większą siłę na rynku pracy. Większa liczba miejsc pracy powoduje, że pracownik dostrzega więcej możliwości na znalezienie pracy. Nie tylko lepiej płatnej, ale także bardziej dopasowanej do jego oczekiwań.

Fluktuacja kadr – cytaty

o wartości pracowników, jako podstawowego zasoby firmy, przekonany jest m.in. Richard Branson, który często podkreśla, że „Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zatroszczą się o klientów”. Wszystkie działania, jakie podejmuje organizacja, skierowane do obecnych oraz potencjalnych pracowników, mające na celu budowanie jej wizerunku jako atrakcyjnego pracodawcy, a także wspierające jej strategiczne cele biznesowe to obecnie „must have” każdej organizacji.

Konkurencja na rynku pracy o najlepszych pracowników jest coraz wyższa. Dlatego właśnie coraz więcej organizacji przykłada większą wagę do wizerunku firmy jako pracodawcy. Firmy świadomie inwestują w działania budujące ten wizerunek. Oprócz deklarowanego wzrostu wynagrodzeń, coraz większą wagę przykładają do pozafinansowych aspektów zatrudnienia. Są nimi stabilność zatrudnienia, udział w ciekawych projektach, możliwość rozwoju kariery, czy przyjazne środowisko pracy. Jak zauważa Richard Branson: „Trenuj ludzi na tyle dobrze, by mogli odejść. Traktuj ich wystarczająco dobrze, by nie chcieli tego robić”.

Fluktuacja kadr nie bierze się znikąd. Dowodzi tego inny znany cytat Richarda Bransona – „Bycie dobrym słuchaczem jest kluczowe do bycia dobrym liderem”. Zanim podejmiesz konkretne decyzje wdrożenia określonych modeli motywacyjnych, przeanalizuj bieżącą sytuacje swojej firmy. Słuchanie jest kluczowe w utrzymywaniu najlepszych pracowników. By móc dokonać niezbędnych zmian w kreowaniu swojej firmy, jako pracodawcy godnego uwagi, odpowiedz sobie szczerze na następujące pytania:

• Czy obecne materiały wizerunkowe i rekrutacyjne pokazują prawdę o Twojej firmie?
• Jak wygląda kwestia wynagrodzeń i innych korzyści pozapłacowych w Twojej organizacji w stosunku do konkurencji?
• Na co najczęściej skarżą się Twoi pracownicy?

Jak wynika z badań nad przyczynami zmiany pracy wśród pracowników, głównym powodem rezygnacji z obecnego miejsca pracy jest wyższe wynagrodzenie u nowego pracodawcy. Na kolejnych miejscach plasują się: chęć rozwoju zawodowego pracownika, zmiana pracy ze względu na korzystniejszą formę zatrudnienia oraz niezadowolenie z poprzedniego pracodawcy, bądź konflikty interpersonalne. Już na początku XX wieku Henry Ford zauważył, że „ambicją pracodawcy, jako przywódcy, powinno być płacenie lepszych zarobków, niż w którymkolwiek innym, podobnym przedsiębiorstwie, a ambicją robotnika powinno być umożliwienie tego”.

Jak podkreślił Bill Gates – „Jeśli nie wierzy się, że wszyscy pracownicy mogą przyczynić się do sukcesu firmy, cała technologia świata nie pomoże zwiększyć ich kompetencji”. Organizacje od lat poszukują trwałego sposobu na osiągnięcie sukcesu. Odpowiedzią może być położenie większego nacisku na zasoby niematerialne organizacji, jakim są jej pracownicy. Najwyższa pora wziąć odpowiedzialność za swoich pracowników i potencjalnych kandydatów. Za markę pracodawcy zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, zawsze odpowiedzialni są konkretni ludzie.

Główne przyczyny fluktuacji kadr 

Fluktuacja kadr to naturalne zjawisko – o ile nie zaburza codziennego funkcjonowania Twojej firmy. Musisz liczyć się z tym, że część osób odejdzie z pracy. Inni zamarzą o nowych perspektywach. W ramach fluktuacji mówi się też o przechodzeniu pracowników z działu do działu, jednego biura do innego itp. Jeśli nie umożliwiasz pracownikom zmiany miejsca pracy czy awansu w ramach struktury firmy, to prawdopodobnie zaczną szukać możliwości poza firmą. 

Pracownicy mogą odchodzić z przedsiębiorstwa z różnych przyczyn. Zarówno z powodu niskich wynagrodzeń, braku możliwości awansu, złych warunków pracy, braku lub niskich świadczeń socjalnych itp., jak i wielu innych, mniej racjonalnych przyczyn. Z obserwacji współczesnego rynku jasno wynika, że tradycyjne metody motywowania pracowników nie wystarczą. To za mało, by spełnić oczekiwania pracowników i znacząco wpłynąć na ich wzrost zadowolenia z pracy. Dodatkowo wysoki stopień różnorodności społeczeństwa uniemożliwia stosowanie jednolitych narzędzi wpływania na pracowników.

Fluktuacji kadr sprzyja dzisiejszy model pracy, jeszcze wzmocniony w czasie pandemii. Rzadko kto pracuje dziś w jednym miejscu przez 30 lat. Normą stała się praca w wielu miejscach jednocześnie, nomadyczny sposób zatrudnienia i luźne związki z pracodawcą. W skrócie – fluktuacja kadr jest wpisana w obecny rynek pracy i to raczej nie zmieni się w najbliższych latach. 

Pracownicy są najbardziej lojalni wobec firm, które mają czytelną i atrakcyjną wizję czy misję. Jeśli Twoja firma nie wypracowała takich standardów, to pracownicy mogą być zdezorientowani i odchodzić do konkurencji, która wysyła bardziej czytelne komunikaty.  

Fluktuacja kadr najczęściej nie jest postrzegana pozytywnie. Wyjątkiem są niektóre modele rekrutacyjne, jak np. model sita. W nim w ramach zażartej konkurencji pracownicy mają się „wykruszać”. Na końcu zostają ci, którzy mają najwyższe kompetencje i są najbardziej odporni. Jednak nawet tu musisz monitorować poziom fluktuacji kadr i dostosowywać poziom obciążeń. W przeciwnym razie możesz zostać bez żadnego pracownika… 

Co ciekawe, większość pracowników zmienia pracodawcę z powodów pozafinansowych powodów, do których zaliczamy m.in. rozczarowanie zakresem obowiązków, brak informacji zwrotnej na temat własnej pracy, brak perspektyw rozwoju, niesprawiedliwy i nieefektywny system zarządzania organizacją, nadmierny stres w pracy, zachwiana równowaga między pracą a życiem osobistym. Zapobieganie rotacji pracowników nie jest zatem proste. Czy wysokie wynagrodzenie będzie wystarczającym motywatorem dla pracowników, jeśli postrzegają kulturę organizacyjną jako niszczącą ich rozwój zawodowy lub osobisty?

Jak fluktuacja kadr przebiegała na przestrzeni lat?

Na przełomie XIX i XX wieku, gdy społeczeństwo było wysoce zindustrializowane pracownicy stronili od zmiany pracy, więc przedsiębiorstwa nie liczyły się zbytnio z potrzebami pracowników, których z kolei pracownicy nie manifestowali w obawie przed zwolnieniami. W miarę rozwoju gospodarki, powstawania kolejnych zakładów pracy i lepszego adaptowania się pracowników do zmian, rynek nastawiony na pracodawców przekształcał się w rynek nastawiony na pracowników, co spowodowało zmiany w podejściu organizacji do pracowników. Obecnie przedsiębiorstwa zmuszone są wręcz do walki o pracowników oraz konkurowania między sobą o ich uwagę i spełnienie oczekiwań. Z pomocą przyszedł employer branding – strategia budowania marki, jako pracodawcy.

Jak mierzyć fluktuację kadr? 

Fluktuację kadr mierzy się w dwóch etapach. Pierwszy to rozpoznanie skali zjawiska. Posłużyć tu może wskaźnik wyprowadzony z opisywanego wyżej poziomu retencji. Jego odwrotność pozwala określić, ile osób odeszło z firmy. Niestety nie da się powiedzieć, jaki poziom fluktuacji kadr jest prawidłowy. Inaczej wygląda to zależnie od specyfiki branży, lokalizacji, długości kontraktu i wielu innych czynników. Jeśli jednak regularnie mierzysz poziom fluktuacji w swojej firmie, to możesz zauważyć, gdy zacznie on gwałtownie rosnąć, a wówczas będziesz mógł podjąć działania zaradcze. 

Drugim etapem mierzenia fluktuacji kadr jest badanie przyczyn zjawiska.  Sprawdzaj, jak różni się fluktuacja kadr pomiędzy działami. Być może to pozwoli wyciągnąć pierwsze wnioski? Poza tym zastanów się, które przyczyny fluktuacji były do uniknięcia, a których nie dało się uniknąć. Odejścia na emeryturę czy po okresie próbnym powinny być brane pod uwagę, gdy planujesz funkcjonowanie firmy. Do tej kategorii zaliczają się czynniki, na które nie masz dużego wpływu, jak założenie rodziny przez pracownika lub jego wyprowadzka. 

Jak zapobiec fluktuacji kadr? 

Fluktuację kadr trzeba brać pod uwagę jeszcze zanim zakończy się proces rekrutacji. Wówczas możesz zatrudnić pracowników, którzy najlepiej wpisują się w wizję i charakter firmy. Wtedy będą oni lepiej pasowali do zespołu i istnieje mniejsza szansa, że szybko odejdą.  To również dlatego tak ważne jest badanie nie tylko umiejętności, ale też kompetencji miękkich, które zapewnią harmonijne koegzystowanie danej osoby z szefostwem i kolegami z działu. Oczywiście liczy się też docenienie członków załogi. Ważne, by czuli, że mają realny wpływ na działanie firmy. 

Badania pokazują, że millenialsi i młodsze roczniki w większości są zdecydowani opuścić miejsce pracy, jeśli czują, że inna firma jest bardziej różnorodna i prospołeczna. Otwarcie na kultury, różne stopnie niepełnosprawności, modele zatrudnienia i etapy w życiu podwładnych staje się powoli normą, której pracownicy oczekują. 

Niepotrzebna fluktuacja kadr – jak jej zapobiegać?

Zapobieganie niepotrzebnej rotacji pracowników jest ściśle związane zarówno z wdrożonymi systemami motywacyjnymi wewnątrz organizacji, jak i ogólną sytuacja panującą na rynku pracy oraz strukturą społeczeństwa. Pracownik zadowolony ze swoich obowiązków i wynagrodzenia z ich wykonywania, wykonuje swoją prace bardziej efektywnie i chętniej rozwija swoje umiejętności, stając się dzięki temu jeszcze bardziej wartościowym członkiem zespołu.

Skutecznym sposobem zapobiegania niepotrzebnej fluktuacji kadr oraz czerpania jak największej korzyści z rotacji, której nie jesteśmy w stanie uniknąć jest właściwie wdrożony employer branding – całokształt działań wewnętrznych i zewnętrznych firmy związany z zarządzaniem społecznym potencjałem organizacji, kształtowaniem jego wielkości i struktury oraz doskonaleniem dzięki tworzeniu korzystnych warunków dla angażowania się pracowników w działalność przedsiębiorstwa i podnoszenie jego efektywności rynkowej oraz pozyskiwaniu właściwych pracowników z rynku pracy.

Prowadząc employer branding, firmy tworzą swój własny profil osobowościowy bazując na wyjątkowości pracowników, ich wartościach, nawykach, normach, przyzwyczajeniach oraz zdolnościach i umiejętnościach. Zasoby wnoszone przez pracowników, odpowiednio kształtowane i rozwijane przez organizację, mogą być podłożem do zbudowania oryginalnej i niepowtarzalnej kultury organizacyjnej, dzięki której możliwe będzie złączenie ogółu pracowników w zgrany zespół, realizujący wspólnymi siłami cele organizacji.

Negatywne skutki zmian kadrowych 

Rekrutacja pracownika kosztuje średnio 3-4 tys. zł. Przeciętnie, aby zapełnić stanowisko potrzeba 42 dni. Do tego dochodzą koszty szkoleń, jakie odbyła osoba w nowym miejscu pracy. Nic dziwnego, że wolisz uniknąć fluktuacji kadr i związanych z nią wydatków. Mówi się, że o wiele taniej jest utrzymać posiadanego już klienta niż szukać nowego i przekonywać go do swoich usług. Ta sama zasada obowiązuje w świecie HR w odniesieniu do pracowników. 

Minusy fluktuacji kadr da się odczuć na wielu płaszczyznach. Zacznijmy od employer brandingu. Wizerunek firmy cierpi, gdy co chwilę pojawiają się te same ogłoszenia o pracę, a kandydaci zaczynają podejrzewać, że na tym stanowisku czekają ich problemy. Zamieszanie działa też demotywująco na tych, którzy pozostali w firmie. Nawet najlepsza komunikacja wewnętrzna nie sprawi, że poczują się pewnie, gdy co kilka tygodni muszą witać nowych kolegów na miejsce osób, które odeszły.  

Duża fluktuacja kadr to też zły PR. Zdarzało się już, że firma musiała wydawać komunikaty PR, by poradzić sobie z negatywnymi skutkami wizerunkowymi dużej rotacji pracowników. Czasem wystarczy zmienić nieco strategię komunikacji problemu. Innym razem reorganizacji podlega cała firmowa struktura, by upewnić się, że pracownicy będą bardziej zadowoleni. Niezależnie od tego, która sytuacja dotyczy Twojego przedsiębiorstwa, chętnie pomożemy Ci uporać się z problemem.