HR strategy - which one is worth implementing?

Strategia personalna to plan zarządzania ludźmi w firmie: jak ich pozyskiwać, rozwijać, oceniać i zatrzymywać, żeby wspierali cele biznesowe organizacji. Nie ma jednej uniwersalnej strategii personalnej – dobiera się ją do wielkości firmy, branży i tempa jej wzrostu. Firma, która jej nie ma, zwykle zauważa to dopiero wtedy, gdy chaos kadrowy zaczyna hamować rozwój.

What are personnel strategies?

Strategia personalna to pojęcie odnoszące się do polityki kadrowej firmy. Określa sposoby pozyskiwania nowych pracowników oraz cele, które stoją za przyjętym modelem rekrutacji. W ramach strategii personalnej mieści się tempo rozrastania się kadr, wymagane kompetencje, źródła pozyskiwania pracowników i wszystkie inne zagadnienia z obszaru HR związane z planowaniem zatrudnienia.

Wielu właścicielom firm wydaje się, że strategia personalna przyda się dopiero na dalszym etapie działania firmy, a na start trzeba skupić się wyłącznie na zarabianiu pieniędzy. Rzeczywiście, gdy przedsiębiorstwo składa się z kilku osób, formalna strategia personalna może wydawać się przedwczesna. Może się jednak okazać, że to właśnie jej brak – a nie brak klientów czy kapitału – powstrzymuje dalszy rozwój firmy, bo zespół rośnie przypadkowo, bez planu na to, kogo i kiedy zatrudnić.

Strategia personalna a polityka personalna firmy

Te dwa terminy bywają używane zamiennie, ale warto rozróżnić poziom, na którym działają. Strategia personalna to długofalowy kierunek – odpowiedź na pytanie, jakich ludzi firma chce mieć za 2–3 lata i jak chce ich pozyskiwać. Polityka personalna firmy to zbiór konkretnych zasad realizujących tę strategię na co dzień: jak wygląda proces rekrutacji, jakie są zasady oceny pracowników, jak firma podchodzi do awansów i podwyżek. Przykładem polityki personalnej firmy jest wdrożenie programów równowagi między pracą a życiem prywatnym albo działania wspierające różnorodność zespołu – oba wpisują się w szerszą strategię, ale są jej konkretnym, codziennym wyrazem.

Types of personnel strategies

Strategie personalne dzieli się na ogólne i szczegółowe. Te drugie służą realizacji konkretnych celów albo skupiają się na wybranych aspektach zarządzania zespołem. W literaturze zarządzania opisano wiele podziałów strategii personalnych – poniższa tabela porządkuje najczęściej przywoływane typologie.

Wybór typologii to nie akademickie ćwiczenie – pomaga nazwać, co firma faktycznie robi. Firma, która zatrudnia wyłącznie z polecenia i awansuje z wnętrza struktury, realizuje w praktyce strategię defensywną wg Fishera, nawet jeśli nikt tego tak nie nazwał. Świadomość tego pozwala ocenić, czy taki kierunek nadal pasuje do tempa wzrostu firmy.

W codziennej pracy rzadko stosuje się jeden model w czystej postaci – większość firm miesza podejścia w zależności od stanowiska. Kluczowe role zarządcze obsadza się często z wnętrza organizacji (strategia defensywna), a stanowiska wymagające specjalistycznej, trudno dostępnej wiedzy – z szerokiego rynku zewnętrznego (strategia ofensywna). Świadome mieszanie modeli, zamiast przypadkowego stosowania to raz jednego, raz drugiego podejścia, jest cechą dojrzałej strategii personalnej.

If it is already implemented in your company communication strategy, development, business plan or sales goals, HR strategies are to support the achievement of these predefined goals. The most important thing you should know about this is that you don't need to hire an HR department to implement HR strategies. Initially, you may have a loose plan in your head. Later, just save it. It is worth using it when defining and implementing other goals, e.g. sales goals.  

Jak opracować strategię personalną krok po kroku?

1. Zanalizuj obecną sytuację kadrową. Oceń mocne i słabe strony zespołu – braki kompetencyjne, rotację, obciążenie poszczególnych osób.
2. Określ cele strategiczne. Powinny być zgodne z ogólną strategią firmy – jeśli firma planuje wejście na nowy rynek, strategia personalna musi to uwzględniać z wyprzedzeniem, nie po fakcie.
3. Zaplanuj procesy personalne. Od metod pozyskiwania nowych pracowników po systemy ich rozwoju, oceny i motywacji.
4. Skorzystaj z analizy SWOT. Pomaga sformułować konkretną strategię (np. ofensywną) i precyzyjnie określić działania personalne, zamiast działać po omacku.
5. Monitoruj efekty regularnie. Pozwala szybko reagować na zmiany w otoczeniu firmy – nowego gracza na rynku pracy, zmianę oczekiwań kandydatów, wzrost kosztów rekrutacji.

Przykłady strategii personalnych w praktyce

Nie da się podać jednej formuły na udaną strategię personalną, którą można zastosować w każdej firmie. To jeden z tych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, który trzeba dopasować indywidualnie – kopiując strategię pozornie podobnej firmy o tej samej wielkości, można popełnić poważny błąd, bo różnice w kulturze organizacyjnej i etapie rozwoju mają większe znaczenie niż sama branża.

Jednym z powszechnie opisywanych przykładów jest podejście dużych firm technologicznych, które przez lata stosowały zasadę: kolejną osobę zatrudnia się dopiero wtedy, gdy dotychczasowa struktura przestaje udźwignąć obciążenie. To strategia zachowawcza pod względem tempa wzrostu zespołu, ale ofensywna pod względem selekcji – firma stara się przyciągnąć jak najszersze grono kandydatów, żeby wybrać z niego niewielką liczbę najlepiej dopasowanych osób. Inny, równie znany przykład to podejście oparte na rozwoju kompetencji obecnego zespołu – regularne szkolenia i programy mentoringowe zamiast ciągłego poszukiwania nowych ludzi na rynku. Wybór między tymi kierunkami zależy od tego, czy firmie bardziej opłaca się inwestować w rekrutację, czy w rozwój już zatrudnionych osób – a to z kolei wynika z kosztu jednego i drugiego podejścia, opisanego w tekście o koszcie rekrutacji pracownika.

The owner of the company Pani Swojego Czasu started from a sole proprietorship. Soon she started working with a proofreader, virtual assistant and IT specialist, so that she could devote her own time to developing the company, and not to mundane technical or accounting matters. Today, after several years of activity, her team also includes the head of the on-line department, physical products manager, customer service department, technical support department, graphic department, copywriter, Instagram coordinator, photographer, editor, manager, head of marketing, assistant and e-product manager. All this ensures the stable operation of the on-line store and the development of the company, which only 7 years ago consisted of one person. 

Strategia personalna a employer branding

Efektywna strategia personalna wpływa znacząco na budowanie wizerunku pracodawcy. Firmy, które wdrażają dobrze zaplanowane działania personalne, skuteczniej przyciągają kandydatów i zwiększają zaangażowanie osób już zatrudnionych. Odpowiednio zaprojektowana strategia personalna prowadzi też do ograniczenia rotacji kadry, co dodatkowo umacnia markę pracodawcy na rynku – dlaczego pracownicy faktycznie odchodzą z firm, opisujemy szerzej w artykule o employee rotation in the company.

Effective employer branding pozwala przyciągać i zatrzymywać najlepsze talenty. Współpraca z agencją employer branding umożliwia opracowanie działań komunikacyjnych, które wzmacniają postrzeganie organizacji jako atrakcyjnego pracodawcy – to działanie, które wspiera długofalową strategię personalną, poprawiając pozycję firmy na rynku pracy, a nie tylko liczbę aplikacji pod pojedynczym ogłoszeniem.

Zależność działa też w drugą stronę: strategia personalna, która nie uwzględnia tego, jak firma jest postrzegana na zewnątrz, prędzej czy później napotka barierę w rekrutacji. Kandydaci coraz częściej sprawdzają opinie o pracodawcy, zanim wyślą CV – jeśli firma ma dobrą strategię personalną, ale nikt na rynku o tym nie wie, jej przewaga zostaje niewykorzystana. Dlatego oba obszary warto planować równolegle, a nie kolejno: najpierw strategię, a dopiero potem, osobno, komunikację.

The importance of personnel strategies in modern organisations

Współczesne przedsiębiorstwa, aby osiągnąć sukces, muszą traktować strategię personalną na równi ze strategią sprzedaży czy strategią marketingową, a nie jako temat drugorzędny, którym zajmuje się „przy okazji” dział kadr. Dobrze zaplanowana strategia personalna umożliwia efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, wspierając realizację zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych celów biznesowych. Bez niej firma może osiągać dobre wyniki sprzedażowe przez jakiś czas, ale prędzej czy później natrafi na barierę – brak rąk do pracy, wypalenie kluczowych osób albo odejście doświadczonego zespołu do konkurencji.

Funkcje strategii personalnej w firmie wykraczają poza samą rekrutację. Dzięki niej można trafnie określić potrzeby kadrowe, optymalizując procesy naboru, adaptacji nowych osób i rozwoju kompetencji już zatrudnionego zespołu. Precyzyjne określenie celów personalnych umożliwia dopasowanie zasobów ludzkich do strategicznych planów całego przedsiębiorstwa, a jasno zdefiniowane zadania personalne wspierają budowanie motywacji i zaangażowania zespołu na co dzień, nie tylko w momencie rekrutacji.

Kiedy nadszedł czas na wdrożenie strategii personalnej?

Najczęstszym nieporozumieniem dotyczącym strategii personalnej jest przekonanie, że dotyczy ona tylko firm zatrudniających kilkadziesiąt osób i więcej. W rzeczywistości może się przydać nawet osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. W życiu aktywnych właścicieli takich firm przychodzi zwykle moment, w którym przestają wyrabiać się z pracą – z ich czasu nie da się już „wydusić” ani minuty więcej. Mają wrażenie, że poświęcają czas na obowiązki, które ktoś inny mógłby wykonać szybciej i taniej.

W skrócie chodzi o sytuację, w której dotychczasowi pracownicy są przeciążeni pracą, a firma na tym traci – klienci czekają dłużej na odpowiedź, jakość obsługi spada, a właściciel nie ma już czasu myśleć o rozwoju, bo cały dzień gasi bieżące pożary. Gdy na tym etapie firma zatrudni 1–2 osoby do pomocy, nawet początkowo dorywczo, może się okazać, że zaczyna się rozwijać szybciej niż wcześniej. Sygnałem, że czas na strategię personalną, jest też sytuacja odwrotna: pogarszające się wyniki finansowe, w których większość pieniędzy pochłaniają wynagrodzenia mało efektywnego zespołu. Problemy najczęściej pojawiają się tam, gdzie w firmie spotyka się grupa przypadkowych osób, którym nie zależy na wspólnym celu – a to zwykle skutek braku jasnych zasad rekrutacji, nie pecha. W obu przypadkach zaplanowanie strategii personalnej – zamiast dalszego działania na wyczucie – jest zwykle początkiem zmian na lepsze. Pierwszym krokiem bywa uporządkowanie samego recruitment process, bo to na tym etapie najczęściej gubi się dobrych kandydatów.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu strategii personalnej

• Kopiowanie strategii innej firmy. To, co zadziałało przy innej kulturze organizacyjnej i innym etapie rozwoju, nie musi pasować do Twojej sytuacji.
• Traktowanie strategii personalnej jako jednorazowego dokumentu. Bez regularnego przeglądu szybko traci aktualność wobec zmian na rynku pracy.
• Rozjazd między strategią a polityką personalną. Zapisany plan nic nie znaczy, jeśli codzienne decyzje kadrowe są z nim sprzeczne.
• Brak strategii w małej firmie. Odkładanie tematu „na później” prowadzi do przypadkowego wzrostu zespołu, trudnego do uporządkowania po fakcie.
• Pomijanie employer brandingu. Nawet najlepiej zaplanowana strategia rekrutacji nie zadziała, jeśli firma nie ma żadnego wizerunku na rynku pracy.

Przemyślane strategie personalne i dobrze opracowana polityka personalna firmy przynoszą wymierne korzyści: lepszą motywację, efektywność i rozwój pracowników. Integracja tych działań z podejściem opartym na employer brandingu pozwala budować wizerunek pracodawcy, który przyciąga talenty i sprzyja realizacji celów biznesowych. Jeśli potrzebujesz pomocy w ułożeniu strategii personalnej dopasowanej do Twojej firmy, zobacz zakres wsparcia w ofercie HR PR i employer branding Commplace.

Postęp we wdrażaniu strategii personalnej – liczbę zamkniętych rekrutacji, zaplanowane szkolenia, terminy przeglądów – można śledzić w jednym miejscu w kokpicie Commwork®AI, obok innych zadań zespołu.

Sources: opracowanie redakcji bloga Commplace na podstawie typologii strategii personalnych opisanych w literaturze zarządzania zasobami ludzkimi (podziały C. Fishera, I. Brunsteina, T. Listwana i M. Kostery, przywoływane powszechnie w polskiej literaturze HR).