Organizując event firmowy należy dobrze do tego się przygotować, poświęcić sporo czasu na planowanie i pozałatwiać sprawy odpowiednio wcześniej. Jednym z kluczowych kwestii organizowania imprezy firmowej jest wybór lokalu i podpisanie umowy z nim. Dlaczego umowa jest potrzebna? Jak powinna wyglądać umowa na organizację eventu firmowego?
CLICK below in the Corporate Events Configurator banner
Nowadays, almost every company organizes corporate eventsbecause it brings great benefits to the employer, employees and the company itself. During a corporate event, employees can take a break from everyday work and strengthen relationships with the managerial staff. It is also an opportunity to talk about casual and enjoyable topics. Such events improve the atmosphere in the team and effectively motivate to action. A corporate event is also a great choice in the event of a company's success, signing a cooperation with an important contractor, introducing a new product, completing an important project or summing up the annual work.
Do you want to organize a real corporate event?
You're in the right place.
We'll take care of everything.
Agreement for the organization of a company event - basic issues
Przede wszystkim należy pamiętać, aby umowy na corporate events zawierać na piśmie. Przy organizacji tak dużego wydarzenia jakim jest impreza firmowa nie należy bazować na umowie ustnej, ponieważ jest to zbyt duże przedsięwzięcie. Może być ona powodem niepotrzebnych spięć czy nieporozumień. Umowa pisemna zabezpieczy interesy obydwóch stron w sytuacji jakichkolwiek komplikacji. Jeśli po zawarciu umowy, chcemy coś dopisać lub doprecyzować, należy przygotować odpowiedni aneks.
Remember two important points:
- the contract must be legible and understandable for each party. If any point is incomprehensible to us, it is worth consulting a legal advisor or other competent person,
- the contract should be made in two copies - one for each party. Decision-makers put their signatures on both copies. It is worth putting parcels on all pages of the document.
What should be included in the contract with the premises?
When signing a contract with a facility, the most important points are:
- Place and term of the contract
- Obligations of both parties
- Lease costs
- Clause regarding the confidentiality of all data regarding the event and terms of the contract
- Information on possible cancellation or rescheduling of the event (which is especially important nowadays, with the coronavirus pandemic)
- Information and rules regarding e.g. how to guarantee the return of paid wages in the event of cancellation of an event
These are the most important issues that absolutely must be in every contract. Remember that the contract for the organization of the event should be concluded with each subcontractor - not only with the premises where the party will take place. It is an excellent protection in the event of any problems with the implementation of cooperation.
Impreza firmowa to zwykle duży event, wymagający sporych nakładów. Company meeting, pikniki firmowe, integration bonfire – bez względu na rodzaj eventu, umowa jest podstawowym zabezpieczeniem dla przedsiębiorstwa oraz potwierdzeniem dokonania rezerwacji obiektu w danym terminie. Pozwala uniknąć ewentualnych nieprzyjemności związanych z niewywiązaniem się jednej ze stron z obowiązków zawartych w dokumencie. Chroni przed niespodziewanymi kosztami czy wykonaniem dodatkowej pracy. Wskazuje postępowanie w razie ewentualnych szkód czy niedociągnięć. Organizując event firmowy pamiętaj, że umowa to jedna z najważniejszych kwestii, która może Cię uchronić przed różnymi nieprzyjemnościami. Zawsze także możesz powierzyć organizację imprezy event agencythat will take care of all aspects, including relevant provisions in the contract.
Corporate event - choosing the perfect venue
For a company event to be a success, you need to choose the right place, the choice of which will largely depend on the nature of the event. If we want a sumptuous party - an elegant ballroom will be perfect. In turn, in the case of a crazy integration event, you can choose a more intimate restaurant or a garden belonging to the recreation facility.
When looking for the perfect facility, it is worth paying attention to the room, sanitary and gastronomic facilities. Additionally, it is worth choosing a facility that offers accommodation in comfortable guest rooms. This solution will save a lot of time that would have to be spent on looking for a suitable catering company and accommodation for guests. The room should be large enough to comfortably accommodate all guests. Pay attention to the amount of space at the tables, on the dance floor, so that employees can move freely.
CLICK below in the Corporate Events Configurator banner
CLICK above in the Corporate Events Configurator banner