Organizując event firmowy należy dobrze do tego się przygotować, poświęcić sporo czasu na planowanie i pozałatwiać sprawy odpowiednio wcześniej. Jednym z kluczowych kwestii organizowania imprezy firmowej jest wybór lokalu i podpisanie umowy z nim. Dlaczego umowa jest potrzebna? Jak powinna wyglądać umowa na organizację eventu firmowego?
W dzisiejszych czasach prawie każda firma organizuje eventy firmowe, ponieważ przynosi ona znacznie korzyści dla pracodawcy, pracowników i firmy samej w sobie. Pracownicy podczas imprezy firmowej mogą odpocząć od codziennej pracy i zacieśnić relacje z kadra menadżerską. Jest to również okazja do porozmawiania na luźne i przyjemne tematy. Takie imprezy poprawiają atmosferę w zespole i skutecznie motywują do działania. Impreza firmowa to również świetny wybór w przypadku sukcesu firmy, podpisania współpracy z ważnym kontrahentem, wprowadzenia nowego produktu, zakończenia ważnego projektu, czy podsumowania rocznej pracy.
Chcesz zorganizować imprezę firmową z prawdziwego zdarzenia?
Jesteś w dobrym miejscu.
Wszystkim się zajmiemy.
Umowa na organizację eventu firmowego – podstawowe kwestie
Przede wszystkim należy pamiętać, aby umowa została zawarta na piśmie. Przy organizacji tak dużego wydarzenia jakim jest impreza firmowa nie należy bazować na umowie ustnej, ponieważ jest to zbyt duże przedsięwzięcie. Może być ona powodem niepotrzebnych spięć czy nieporozumień. Umowa pisemna zabezpieczy interesy obydwóch stron w sytuacji jakichkolwiek komplikacji. Jeśli po zawarciu umowy, chcemy coś dopisać lub doprecyzować, należy przygotować odpowiedni aneks.
Pamiętaj o dwóch ważnych kwestiach:
– umowa musi być czytelna i zrozumiała dla każdej ze stron. Jeśli jakiś podpunkt jest dla nas niezrozumiały warto skonsultować się z radcą prawnym bądź inną osobą kompetentną,
– umowę należy sporządzić w dwóch kopiach – po jednej dla każdej ze stron. Osoby decyzyjne składają podpisy na obu egzemplarzach. Warto postawić parafki na wszystkich stronach dokumentu.
Co powinno znaleźć się na umowie z lokalem?
Podpisując umowę z obiektem najważniejszymi punktami są:
- Miejsce oraz termin obowiązywania umowy
- Obowiązki obu stron
- Koszty najmu
- Klauzula dotycząca zachowania w poufności wszelkich danych dotyczących eventu i warunków umowy
- Informacje dotyczące ewentualnego odwołania czy zmiany terminu imprezy (co jest szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, przy pandemii koronawirusa)
- Informacje i zasady dotyczące np. zagwarantowania zwrotu wypłaconego wynagrodzenia w przypadku anulowania wydarzenia
To są najważniejsze kwestie, które absolutnie musza się znaleźć w każdej umowie. Pamiętajmy, że umowę na organizację eventu należy zawrzeć z każdym podwykonawcą – nie tylko z lokalem, w którym odbędzie się przyjęcie. Jest to znakomite zabezpieczenie w razie ewentualnych problemów z realizacją współpracy.
Impreza firmowa to zwykle duży event, wymagający sporych nakładów. Umowa jest podstawowym zabezpieczeniem dla przedsiębiorstwa oraz potwierdzeniem dokonania rezerwacji obiektu w danym terminie. Pozwala uniknąć ewentualnych nieprzyjemności związanych z niewywiązaniem się jednej ze stron z obowiązków zawartych w dokumencie. Chroni przed niespodziewanymi kosztami czy wykonaniem dodatkowej pracy. Wskazuje postępowanie w razie ewentualnych szkód czy niedociągnięć. Organizując event firmowy pamiętaj, że umowa to jedna z najważniejszych kwestii, która może Cię uchronić przed różnymi nieprzyjemnościami. Zawsze także możesz powierzyć organizację imprezy agencji eventowej, która zadba o wszelkie aspekty, łącznie z odpowiednimi zapisami w umowie.
Impreza firmowa – wybór idealnego obiektu
Aby event firmowy był sukcesem należy wybrać odpowiednie miejsce, którego wybór będzie zależał w dużej mierze od charakteru imprezy. Jeśli chcemy wystawne przyjęcie – idealnie nada się elegancka sala balowa. Z kolei w przypadku szalonej imprezy integracyjnej można wybrać bardziej kameralną restaurację, czy ogród przynależący do obiektu wypoczynkowego.
W przypadku szukania idealnego obiektu warto zwrócić uwagę na salę, zaplecze sanitarne oraz gastronomiczne. Dodatkowo warto wybrać obiekt, który oferuje zakwaterowanie w komfortowych pokojach gościnnych. Takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu, który trzeba by było poświęcić na poszukiwania odpowiedniej firmy cateringowej oraz miejsc noclegowych dla gości. Sala powinna być odpowiednio duża, aby pomieściła w komfortowy sposób wszystkich gości. Należy zwrócić uwagę na ilość miejsca przy stolikach, na parkiecie do tańca, tak aby pracownicy mogli swobodnie się przemieszczać.
Zobacz jak zorganizować imprezę – konfigurator imprez