Recruiting and training an employee is so expensive that his sudden departure can be a blow. And yet you have to be prepared for them, because staff turnover is a natural process. It's best if you can predict it and be one step ahead of your team.
Two definitions are most important in the context of this topic:
- staff turnover – to przemieszczanie się pracowników w ramach firmy i poza nią: ich wymiana, zatrudnianie i zwalnianie.
- employee retention - is the company's ability to retain employees.
Retention is measured by dividing the number of employees at the beginning of the period under review by the number of employees who are still working and then multiplying the result by one hundred. So if out of 100 employed people "stayed" 70, we are talking about retention at the level of 70 percent. We do not consider new employees. Retention can be measured at any time - after the trial period, quarter to quarter, year to year etc.
Your employees are leaving?
Check the possibilities of employer branding!
Staff turnover - definition
Staff turnover, rozumiana jako proces zastępowania pracowników na danym stanowisku pracy w przedsiębiorstwie jest częścią składową procesu przemieszczania już zatrudnionej i nowo zatrudnianej siły roboczej. Rotacja pracowników może być:
- forced or voluntary,
- desired or undesirable,
- influencing the organization positively (supporting its development) or negatively (reducing the value of human capital).
Dobrowolna staff turnover jest jednym z kluczowych wskaźników dla sprawnego funkcjonowania firmy. Może niekorzystnie wpływać na rozwój przedsiębiorstwa. Może też przejawiać się w:
- high costs of acquiring and implementing new employees,
- decrease in the work efficiency of individual teams,
- lower ability to create innovation.
Staff turnover is also associated with numerous costs of lost value related to:
- loss of knowledge of departing employees,
- downtime in performing certain tasks,
- overload and negative moods among other employees,
- a decline in efficiency, and thus the company's competitiveness.
Staff turnover pociąga zatem za sobą znaczne koszty, zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie. Wyraźna staff turnover jest obecnie jedną z podstawowych cech opisujących polski rynek pracy. Na rosnącą rotację ma wpływ głównie malejące bezrobocie, dające pracownikom większą siłę na rynku pracy. Większa liczba miejsc pracy powoduje, że pracownik dostrzega więcej możliwości na znalezienie pracy. Nie tylko lepiej płatnej, ale także bardziej dopasowanej do jego oczekiwań.
Staff turnover - quotes
O wartości pracowników, jako podstawowego zasoby firmy, przekonany jest m.in. Richard Branson, który często podkreśla, że „Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zatroszczą się o klientów”. Wszystkie działania, jakie podejmuje organizacja, skierowane do obecnych oraz potencjalnych pracowników, mające na celu budowanie jej wizerunku jako atrakcyjnego pracodawcy, a także wspierające jej strategiczne cele biznesowe to obecnie „must have” każdej organizacji.
Competition on the labor market for the best employees is increasing. That is why more and more organizations pay more attention to the image of the company as an employer. Companies consciously invest in activities building this image. In addition to the declared increase in wages, they pay more and more attention to the non-financial aspects of employment. These are employment stability, participation in interesting projects, career development opportunities or a friendly work environment. As Richard Branson notes: “Train people well enough to let them go. Treat them well enough that they won't want to do it.
Staff turnover nie bierze się znikąd. Dowodzi tego inny znany cytat Richarda Bransona – „Bycie dobrym słuchaczem jest kluczowe do bycia dobrym liderem”. Zanim podejmiesz konkretne decyzje wdrożenia określonych modeli motywacyjnych, przeanalizuj bieżącą sytuacje swojej firmy. Słuchanie jest kluczowe w utrzymywaniu najlepszych pracowników. By móc dokonać niezbędnych zmian w kreowaniu swojej firmy, jako pracodawcy godnego uwagi, odpowiedz sobie szczerze na następujące pytania:
- Do the current image and recruitment materials show the truth about your company?
- What about salaries and other non-wage benefits for your organization in relation to the competition?
- What are your employees complaining about the most?
According to research on the reasons for changing jobs among employees, the main reason for resignation from the current job is the higher salary of the new employer. The next places are: the employee's willingness to develop professionally, changing jobs due to a more favorable form of employment and dissatisfaction with the previous employer, or interpersonal conflicts. As early as the beginning of the 20th century, Henry Ford noted that "the ambition of the employer as a leader should be to pay better wages than in any other similar enterprise, and the ambition of the worker should be to make it possible."
As Bill Gates emphasized - "If it is not believed that all employees can contribute to the company's success, all the technology in the world will not help to increase their competences." For years, organizations have been looking for a sustainable way to achieve success. The answer may be to place greater emphasis on the intangible resources of the organization, which are its employees. It's high time to take responsibility for your employees and potential candidates. Specific people are always responsible for the employer's brand, both inside and outside the company.
Main causes of staff fluctuation
Staff turnover to naturalne zjawisko – o ile nie zaburza codziennego funkcjonowania Twojej firmy. Musisz liczyć się z tym, że część osób odejdzie z pracy. Inni zamarzą o nowych perspektywach. W ramach fluktuacji mówi się też o przechodzeniu pracowników z działu do działu, jednego biura do innego itp. Jeśli nie umożliwiasz pracownikom zmiany miejsca pracy czy awansu w ramach struktury firmy, to prawdopodobnie zaczną szukać możliwości poza firmą.
Employees may leave the enterprise for a variety of reasons. Both due to low wages, lack of promotion opportunities, poor working conditions, lack or low social benefits, etc., and many other, less rational reasons. From the observations of the contemporary market it is clear that traditional methods of motivating employees are not enough. It is not enough to meet the expectations of employees and significantly increase their job satisfaction. Additionally, the high degree of social diversity makes it impossible to use uniform tools for influencing employees.
Fluktuacji kadr sprzyja dzisiejszy model pracy, jeszcze wzmocniony w czasie pandemii. Rzadko kto pracuje dziś w jednym miejscu przez 30 lat. Normą stała się praca w wielu miejscach jednocześnie, nomadyczny sposób zatrudnienia i luźne związki z pracodawcą. W skrócie – staff turnover jest wpisana w obecny rynek pracy i to raczej nie zmieni się w najbliższych latach.
Employees are the most loyal to companies that have a clear and attractive vision or mission. If your company has not developed such standards, employees may be confused and move away to the competition that sends out more readable messages.
Staff turnover najczęściej nie jest postrzegana pozytywnie. Wyjątkiem są niektóre modele rekrutacyjne, jak np. model sita. W nim w ramach zażartej konkurencji pracownicy mają się „wykruszać”. Na końcu zostają ci, którzy mają najwyższe kompetencje i są najbardziej odporni. Jednak nawet tu musisz monitorować poziom staff turnover i dostosowywać poziom obciążeń. W przeciwnym razie możesz zostać bez żadnego pracownika…
Interestingly, most employees change their employer for non-financial reasons, including disappointment with the scope of duties, lack of feedback on own work, lack of development prospects, unfair and ineffective organizational management system, excessive stress at work, imbalance between work and private life. It is therefore not easy to prevent employee turnover. Will high remuneration be a sufficient motivator for employees if they perceive the organizational culture as damaging their professional or personal development?
How has your staff fluctuation progress over the years?
At the turn of the 19th and 20th centuries, when the society was highly industrialized, employees avoided changing jobs, so enterprises did not take into account the needs of employees, which, in turn, employees did not manifest for fear of layoffs. As the economy developed, new workplaces were established and employees adapted better to changes, the market focused on employers was transforming into a market focused on employees, which resulted in changes in the approach of the organization to employees. Currently, enterprises are forced to fight for employees and compete with each other for their attention and meeting expectations. Employer branding came to the rescue - brand building strategy as an employer.
How to measure staff turnover?
Fluktuację kadr mierzy się w dwóch etapach. Pierwszy to rozpoznanie skali zjawiska. Posłużyć tu może wskaźnik wyprowadzony z opisywanego wyżej poziomu retencji. Jego odwrotność pozwala określić, ile osób odeszło z firmy. Niestety nie da się powiedzieć, jaki poziom staff turnover jest prawidłowy. Inaczej wygląda to zależnie od specyfiki branży, lokalizacji, długości kontraktu i wielu innych czynników. Jeśli jednak regularnie mierzysz poziom fluktuacji w swojej firmie, to możesz zauważyć, gdy zacznie on gwałtownie rosnąć, a wówczas będziesz mógł podjąć działania zaradcze.
Drugim etapem mierzenia staff turnover jest badanie przyczyn zjawiska. Sprawdzaj, jak różni się staff turnover pomiędzy działami. Być może to pozwoli wyciągnąć pierwsze wnioski? Poza tym zastanów się, które przyczyny fluktuacji były do uniknięcia, a których nie dało się uniknąć. Odejścia na emeryturę czy po okresie próbnym powinny być brane pod uwagę, gdy planujesz funkcjonowanie firmy. Do tej kategorii zaliczają się czynniki, na które nie masz dużego wpływu, jak założenie rodziny przez pracownika lub jego wyprowadzka.
How can I prevent staff turnover?
Fluktuację kadr trzeba brać pod uwagę jeszcze zanim zakończy się proces rekrutacji. Wówczas możesz zatrudnić pracowników, którzy najlepiej wpisują się w wizję i charakter firmy. Wtedy będą oni lepiej pasowali do zespołu i istnieje mniejsza szansa, że szybko odejdą. To również dlatego tak ważne jest badanie nie tylko umiejętności, ale też kompetencji miękkich, które zapewnią harmonijne koegzystowanie danej osoby z szefostwem i kolegami z działu. Oczywiście liczy się też docenienie członków załogi. Ważne, by czuli, że mają realny wpływ na działanie firmy.
Research shows that millennials and younger age groups are mostly determined to leave the workplace if they feel that another company is more diverse and pro-social. Openness to cultures, various degrees of disability, employment models and stages in the life of subordinates is slowly becoming the norm that employees expect.
Unnecessary staff turnover - how to prevent it?
Preventing unnecessary employee rotation is closely related to both the implemented incentive systems within the organization and the general situation on the labor market and the structure of society. An employee satisfied with their duties and remuneration for their performance, performs their work more efficiently and develops their skills more willingly, thus becoming an even more valuable team member.
Skutecznym sposobem zapobiegania niepotrzebnej staff turnover oraz czerpania jak największej korzyści z rotacji, której nie jesteśmy w stanie uniknąć jest właściwie wdrożony employer branding – całokształt działań wewnętrznych i zewnętrznych firmy związany z zarządzaniem społecznym potencjałem organizacji, kształtowaniem jego wielkości i struktury oraz doskonaleniem dzięki tworzeniu korzystnych warunków dla angażowania się pracowników w działalność przedsiębiorstwa i podnoszenie jego efektywności rynkowej oraz pozyskiwaniu właściwych pracowników z rynku pracy.
By running employer branding, companies create their own personality profile based on the uniqueness of employees, their values, habits, norms, habits, as well as abilities and skills. The resources contributed by employees, appropriately shaped and developed by the organization, can be the basis for building an original and unique organizational culture, thanks to which it will be possible to combine all employees into a well-coordinated team, implementing the organization's goals together.
Negative effects of personnel changes
Rekrutacja pracownika kosztuje średnio 3-4 tys. zł. Przeciętnie, aby zapełnić stanowisko potrzeba 42 dni. Do tego dochodzą koszty szkoleń, jakie odbyła osoba w nowym miejscu pracy. Nic dziwnego, że wolisz uniknąć staff turnover i związanych z nią wydatków. Mówi się, że o wiele taniej jest utrzymać posiadanego już klienta niż szukać nowego i przekonywać go do swoich usług. Ta sama zasada obowiązuje w świecie HR w odniesieniu do pracowników.
Minusy staff turnover da się odczuć na wielu płaszczyznach. Wizerunek firmy cierpi, gdy co chwilę pojawiają się te same ogłoszenia o pracę, a kandydaci zaczynają podejrzewać, że na tym stanowisku czekają ich problemy. Zamieszanie działa też demotywująco na tych, którzy pozostali w firmie. Nawet najlepsza internal communication it will not make them feel confident when they have to greet new colleagues every few weeks in the place of the departed.
Duża staff turnover to też zły PR. Zdarzało się już, że firma musiała wydawać komunikaty PR, by poradzić sobie z negatywnymi skutkami wizerunkowymi dużej rotacji pracowników. Czasem wystarczy zmienić nieco communication strategy problem. Other times, the entire company structure is reorganized to make sure that employees are happier. Regardless of which situation applies to your company, we will be happy to help you deal with the problem.
Znaczenie monitorowania fluktuacji kadr
Staff turnover, czyli przepływ pracowników wewnątrz organizacji i poza nią, to nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy. Jednak nadmierna fluktuacja pracowników może prowadzić do nieprzewidzianych kosztów, destabilizacji zespołu i obniżenia efektywności działania. Dlatego tak istotne jest regularne śledzenie wskaźników fluktuacji zatrudnienia i szybkie reagowanie na pojawiające się problemy.
Fluktuacja a rotacja – czy to to samo?
Terminy fluktuacja pracowników a rotacja często bywają mylone, choć ich znaczenie jest różne. Fluktuacja obejmuje zarówno odejścia pracowników z firmy, jak i przyjmowanie nowych osób. Natomiast rotacja dotyczy głównie zmian stanowisk w ramach organizacji. Te subtelne różnice są kluczowe dla precyzyjnej analizy sytuacji kadrowej. Rozważając temat rotacja a fluktuacja, warto pamiętać, że obie te miary dostarczają istotnych informacji o kondycji zespołu.
Jak liczyć rotację pracowników?
Podstawowy wzór na rotację pracowników opiera się na liczbie osób opuszczających firmę w określonym czasie, podzielonej przez średnią liczbę zatrudnionych, a następnie pomnożonej przez 100%. Dzięki temu można oszacować procentowy poziom zmian w zespole. Rotacja pracowników – jak liczyć? To pytanie często pojawia się w kontekście działań HR, gdyż regularne obliczenia wskaźnika pozwalają identyfikować trendy i zapobiegać problemom z utrzymaniem personelu.
Dlaczego fluktuacja kadr jest wyzwaniem dla firm?
Nadmierna fluktuacja zatrudnienia generuje wysokie koszty związane z rekrutacją, onboardingiem i szkoleniami nowych pracowników. Wpływa również na morale zespołu i spójność procesów. Aby zminimalizować te negatywne skutki, warto skupić się na budowaniu atrakcyjnego środowiska pracy, które odpowiada na potrzeby pracowników. Kluczem jest zapewnienie jasnej ścieżki rozwoju i otwartej komunikacji.
Budowanie zaangażowania dzięki employer brandingowi
Działania związane z employer branding mają istotny wpływ na ograniczenie fluktuacji. Spójny wizerunek pracodawcy, oparty na realnych wartościach, przyciąga i zatrzymuje pracowników. Współpraca z agencją employer branding pomaga zaplanować strategię, która wyróżni firmę na tle konkurencji. Komunikowanie atutów miejsca pracy staje się jednym z najważniejszych elementów w budowaniu zaangażowanego zespołu.
Summary
Świadome zarządzanie fluktuacją pracowników to inwestycja w stabilność i rozwój firmy. Odpowiednie strategie, takie jak poprawa warunków pracy czy budowanie spójnego wizerunku, pozwalają zmniejszyć poziom fluktuacji i zapewnić długoterminową lojalność pracowników. Niezależnie od wyzwań, analiza różnic między fluktuacją a rotacją oraz regularne monitorowanie wskaźników to podstawa skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi.