Gala jubileuszowa – jak świętować z sukcesem?

Okrągła rocznica istnienia firmy to powód do dumy, który trzeba odpowiednio uczcić. Warto zorganizować imprezę nie tylko dla pracowników, ale również kontrahentów czy stałych klientów. Gala jubileuszowa wymaga odpowiedniego przygotowania i planowania, aby okazała się sukcesem. Jak się do tego zabrać i o czym należy pamiętać przy organizacji imprezy firmowej?

Czego się dowiesz z artykułu?

Organizacja gali jubileuszowej to wyjątkowe wydarzenie, które pozwala firmom celebrować swoje osiągnięcia i budować relacje z partnerami biznesowymi. Z tekstu dowiesz się, czym jest gala jubileuszowa i jak zaplanować ten wyjątkowy event krok po kroku. Odpowiemy na pytania dotyczące odpowiedniego ubioru, wyboru miejsca, menu oraz atrakcji, które uczynią Twoją galę niezapomnianą. Ponadto, podpowiemy, jak wybrać najlepszą agencję eventową, która pomoże Ci w organizacji tego prestiżowego wydarzenia. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem dużej korporacji czy małej firmy, nasz przewodnik pomoże Ci zorganizować galę, która zachwyci wszystkich gości.

Czym jest gala jubileuszowa?

Z jakiej okazji organizuje się gale jubileuszowe? Co to za wydarzenie? Uroczysta gala jubileuszowa to elegancki, dość formalny event. Najczęściej organizowany jest z okazji jakiejś okrągłej rocznicy, na przykład istnienia firmy, zmiany nazwy czy objęcia sterów przez nowych szefów.

KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

Podczas urządzania gali jubileuszowej trzeba koniecznie zadbać, by wszystko było na najwyższym poziomie. Obsługa, catering, dodatkowe atrakcje, no i samo miejsce uroczystości. To musi być impreza z klasą! Jej poziom świadczy o firmie – pokazuje jej kondycję na rynku. Na gali jubileuszowej gościmy przecież klientów, kontrahentów, nierzadko media. A imprezę uświetniają swoją obecnością politycy, gwiazdy telewizyjne czy znani youtuberzy albo influencerzy. Obecność znamienitych gości zobowiązuje!  

Imprezy firmowe Sosnówka – bajeczne miejsce w sercu Karkonoszy

Sosnówka to urocza miejscowość letniskowa z dużym potencjałem eventowym. Położona zaraz obok Karpacza i bardzo blisko Jeleniej Góry, u podnóża Karkonoszy, pochwalić się może pięknym zalewem i magicznymi lasami. A także wieloma ośrodkami, które oferują profesjonalne usługi w przemyśle spotkań. Nie jest jeszcze tak zatłoczona jak pobliski Karpacz czy niedaleka Szklarska Poręba. Zachowała swój niepowtarzalny klimat, jaki znamy z zachodnich górskich kurortów.

Czym jest event firmowy?

Czym jest event? Pojęcie to pochodzi oczywiście z języka angielskiego. Dosłownie oznacza wydarzenie; wszelkiego typu wydarzenie zaplanowane i zorganizowane w konkretnym celu i skierowane do określonej grupy odbiorców. A więc imprezy firmowe, rodzinne, konferencje, targi, wystawy, pokazy. Właściwie nie ma ustalonej definicji, co branży MICE czasem przysparza trochę problemów podczas prób ustalenia z klientami, jakie właściwie wydarzenie mają na myśli. W języku polskim utarło się, że event jest synonimem imprezy firmowej, każdego właściwie rodzaju. Zwykle łączy elementy rekreacji, nauki i zabawy oraz świętowania. A więc gala jubileuszowa to także event, choć szczególny. Wyróżnia go specjalna, uroczysta oprawa.

Jak się ubrać na galę jubileuszową?

W momencie otrzymania zaproszenia na galę większość gości zadaje sobie od razu pytanie – jak się ubrać? Na ile oficjalne i eleganckie powinny być stroje podczas takiego eventu? Przyznajmy, że pytania te frapują przede wszystkim żeńską część zespołu. Panom jest łatwiej, bo zwykle wkładają garnitur, mniej lub bardziej formalny. A w co powinny ubrać się panie?

Zawsze sprawdzi się sukienka, tak zwana koktajlowa na popołudnie albo wieczorowa, jeśli na koniec dnia zapowiedziany jest elegancki bal firmowy. Jeśli przed południem także przewidziane są oficjalne uroczystości, konferencja albo spotkanie z mediami, można włożyć biurowy kostium z elegancką biżuterią do kompletu.

Jeśli wyjazd z okazji gali jubileuszowej potrwa dłużej, może odbędą się też inne typu eventu. Na przykład ognisko integracyjne, wyprawa w góry czy inne gry integracyjne albo zabawy team buildingowe. Trzeba też wtedy przygotować odpowiednie stroje innego rodzaju, mniej formalne. Ubiory sportowe czy trekkingowe, zwłaszcza buty odpowiednie do wędrówek czy szaleństw w parku linowym albo podczas raftingu.

Skorzystaj z pomocy specjalistów

Gala jubileuszowa to ogromne i niezwykle ważne wydarzenie, dlatego trzeba dopieścić każdy, nawet najmniejszy szczegół w trakcie organizacji. Jest to impreza, która nie odbywa się co roku, a więc warto z tej okazji rozważyć opcję wynajęcia profesjonalnej agencji eventowej. Taka firma nie tylko zaproponuje najlepsze rozwiązania dopasowane do konkretnego budżetu i potrzeb, ale także zajmie się organizacją gali od A do Z. Ponadto, doświadczenie pracowników agencji pozwoli nam uniknąć pułapek, a dzięki temu zaoszczędzić niepotrzebnych nerwów i stresu.

Bo przecież gala jubileuszowa powinna wzbudzać w nas tylko pozytywne emocje. Dwór Korona Karkonoszy jest nie tylko idealnym miejscem, w którym można zorganizować jubileusz firmy oraz przenocować gości w pięknych pokojach. Jest również obiektem, który w swojej ofercie ma specjalistów eventowych, którzy sprawią, że Twój event z pewnością zostanie zapamiętany na długie lata. Warto w to zainwestować, bo event marketing to teraz ważny element promowania działalności w każdej firmie.  

Gdzie na galę jubileuszową?

Gdzie zorganizować galę jubileuszową? Odradzamy siedzibę firmy, choćby najbardziej elegancką. Dlaczego? Wybierając inną lokalizację, podkreślimy wagę tego wydarzenia. Impreza zewnętrzna, a już zwłaszcza wyjazdowa zostanie lepiej i dłużej zapamiętana. Oczywiście można wybrać jakiś miejscowy obiekt eventowy, jednak wyjazd poza miasto każdemu gościowi pozwoli wprawić się w odpowiedni, odświętny nastrój. Nikt nie będzie się spieszył do domu, bo każdy nastawi się na co najmniej dwudniową zabawę, zostawiając za sobą domowe i firmowe, codzienne troski.

Gdzie się więc wybrać? Miejsce powinno być atrakcyjne turystycznie. Morze, góry, jeziora, puszcze? W Polsce mamy do wyboru tyle pięknych miejsc, że na pewno każda firma znajdzie coś dla siebie. Na przykład Karkonosze, a zwłaszcza leżąca u jego stóp Dolina Pałaców i Ogrodów ma wiele do zaoferowania, jeśli chodzi o organizację imprez firmowych. Urokliwe dworki, bogate pałace, majestatyczne zamki prowadzą działalność w zakresie organizacji eventów każdego właściwie typu. W dodatku zwykle otoczone są zabytkowymi parkami czy wypielęgnowanymi ogrodami, w których można zorganizować niezapomniany plenerowy event firmowy.

Czy należy przygotować upominki dla gości?

Czy warto przygotować jakieś pamiątkowe upominki dla gości naszej jubileuszowej gali? Oczywiście! Tego typu gesty pozostają w pamięci i budują pozytywny obraz naszej firmy. W roli drobnych prezentów dla kontrahentów i pracowników sprawdzą się na przykład wyroby rzemieślnicze. Jakie? Wyjątkowej jakości kawy z Kostaryki, kraftowe piwa, dżemy, soki albo przetwory wytrawne – wszystko to zostanie na pewno miło przyjęte przez uczestników.   

Branding a gala jubileuszowa

W przypadku organizacji tak uroczystego eventu, jakim jest gala firmowa, warto zadbać także o branding. A więc zlecić zaprojektowanie i wykonanie imiennych identyfikatorów dla wszystkich gości, a także wizytówek, gadżetów reklamowych czy zestawów upominkowych. Również program gali jubileuszowej, menu bankietu i ewentualnie scenariusze dodatkowych atrakcji powinny dostać odpowiednią oprawę. Tego typu produkty i gadżety pomogą także w rozpropagowaniu naszego eventu w lokalnych mediach. Rozpoznawalność to bardzo ważny element firmowych działań, zwłaszcza w przypadku szczególnych okazji, jaką jest na pewno jubileusz firmy.

Każdy event powinien być starannie przygotowany. Nieważne, czy mamy do zorganizowania skromną galę dla pracowników na kilkanaście osób, czy wielką imprezę eventową dla kilkuset gości z zewnątrz. Każda impreza, bez względu na swój zasięg i rozmach, świadczy o naszej firmie. I jest ważnym elementem strategii employer brandingu.  

Gala jubileuszowa – zaplanuj ją krok po kroku

Planując jubileuszowe party musimy zacząć odpowiednio wcześniej, najlepiej z rocznym wyprzedzeniem. Dlaczego? Ponieważ dzięki takiemu działaniu jesteśmy w stanie dopiąć wszystko na ostatni guzik. Czyli odpowiednio wcześniej zarezerwować najlepszy obiekt i rozesłać zaproszenia, aby goście mogli dopasować termin do własnych zobowiązań. Ponadto gala jubileuszowa to nie jest zwykła impreza integracyjna dla pracowników, a więc wymaga wyjątkowego dopracowania. Podstawą organizacji gali jest analiza dostępnego budżetu, który będzie stanowił punkt wyjścia do jakichkolwiek działań w tym kierunku. Od niego zależy liczba zaproszonych gości, wybór lokalizacji czy rozmach dodatkowych atrakcji.

Poniżej przedstawiamy podstawowe elementy, które należy uwzględnić podczas organizacji imprezy eventowej.

1. Liczba uczestników. Im więcej gości i bardziej zróżnicowane środowisko, tym głośniej będzie o naszym wydarzeniu.
2. Termin, który będzie determinował charakter eventu. Latem mamy więcej możliwości, możemy na przykład urządzić galę jubileuszową w plenerze.
3. Miejsce, w którym zorganizujemy planowane atrakcje. Powinno być naprawdę interesujące dla uczestników imprezy.
4. Catering. Tylko wyśmienite menu, najlepiej inspirowane kuchnią slow food, sprawdzi się podczas eleganckiej gali.
5. Aranżacja sali, która zbuduje określony klimat. Kwiaty, dekoracje różnego typu, motyw przewodni – to ważne elementy gali.
6. Oprawa muzyczna oraz konferansjerska. Doświadczona agencja eventowa współpracuje ze sprawdzonymi podwykonawcami.
7. Zaplecze techniczne, oświetlenie, nagłośnienie. Prowizorka w tej dziedzinie grozi katastrofą! I eventem, który zapamiętają wszyscy zaproszeni goście, choć z innych powodów, niż byśmy sobie życzyli…
8. Baza noclegową dla zaproszonych gości. Najlepiej wybrać butikowy obiekt z ciekawymi pokojami i apartamentami urządzonymi w niepowtarzalnym stylu.
9. Forma utrwalenia wieczoru w postaci zdjęć i filmów. Postawmy na profesjonalizm – nie da się powtórzyć takiej imprezy!

Jakie menu na galę jubileuszową wybrać?

Co podać zgromadzonym gościom podczas świętowania jubileuszu firmowego? Czym ich poczęstować? Zawsze sprawdzi się kuchnia regionalna i sezonowa. Warto zaskoczyć gości jakimiś ciekawymi potrawami, których nie próbowali nigdy wcześniej. Najlepiej, by kuchnia oferowała dania w stylu slow food. Potrawy z naturalnych składników i produkty od lokalnych dostawców dostarczą załodze i kontrahentom nowych doznań kulinarnych.

KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

KLIKNIJ powyżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych

Na przykład kuchnia karkonoska może stanowić ciekawą odmianę dań podawanych zwykle podczas imprez firmowych. W regionie tym, także w kulinariach, widać wielokulturowe wpływy. To mieszanka kuchni śląskiej, polskiej i czeskiej, ale też wiedeńskiej, bawarskiej czy rosyjskiej, bo wraz ze zmianami przynależności państwowej Śląska na przestrzeni wieków zmieniały się też smaki.

Kuchnia karkonoska – niebanalny akcent imprezy firmowej

A więc czego spróbować w Karkonoszach, na przykład w czasie gali jubileuszowej? Polecamy:

• kyselo
• karkonoski ukrop
• karkonoskie sejkory
• izerskie kluski
• hubnik
• smażone lub pieczone ryby z karkonoskich potoków
• karkonoskie sery i twarogi
• piernik z Karkonoszy – na deser.

Na pewno warto przetestować regionalną kuchnię podczas firmowych bankietów. Choć oczywiście zawsze można postawić na klasyczne menu imprezowe. Pyszne przekąski, orzeźwiające drinki, wykwintne dania na ciepło, wyrafinowane słodycze zawsze znajdą swoich amatorów.

Gala jubileuszowa – atrakcje

Gala jubileuszowa składa się z wielu elementów, z których każdy jest nad wyraz istotny. Powinna składać się z dwóch części: oficjalnej oraz nieoficjalnej. Podczas oficjalnej prezes bądź inna wysoko postawiona osoba powinna wygłosić przemówienie na jubileusz firmy, które również musi zostać wcześniej przygotowane. Na część nieoficjalną składają się nie tylko wspólna zabawa, nieformalne rozmowy i przyjemne spędzenie czasu, ale także atrakcje, które sprawią, że ten wieczór będzie wyjątkowy.

Jednym z pomysłów na atrakcję może być prywatny koncert popularnej gwiazdy bądź oryginalny występ artystyczny. Dobrym pomysłem jest także zapewnienie prowadzenia całej gali jubileuszowej przez znanego aktora, prezentera telewizyjnego lub kabareciarza. Na koniec nie można zapomnieć o pamiątce ze spotkania w postaci prezentu. Może to być funkcjonalny gadżet firmowy albo zdjęcia z pozostałymi członkami zespołu z fotobudki, co zapewni przyjemne wspomnienia na długie lata.

O czym jeszcze pamiętać?

Istnieje szereg niuansów, które sprawią, że Twoja gala jubileuszowa pozytywnie zaskoczy gości i zapewni mnóstwo emocji. Sposobów na wspólne świętowanie jest wiele. Gala jubileuszowa może przybrać mniej lub bardziej oficjalną formę. Najważniejsze, by była dopasowana do preferencji i poczucia estetyki zaproszonych gości. Nigdy nie zadowolimy wszystkich, ale możemy wszystkich pozytywnie zaskoczyć i wywołać emocje, które pozostaną z nimi na dłużej. Wystarczy odważny i nieszablonowy pomysł, który dopracujemy w każdym najdrobniejszym szczególe.

Gala jubileuszowa w plenerze

Przy organizacji takiego eventu w okresie letnim warto rozważyć zorganizowanie gali jubileuszowej na świeżym powietrzu. Pozwoli to zaprosić znacznie większą liczbę uczestników. Co jeszcze jest ważne? Gala jubileuszowa powinna być spójna z wizerunkiem firmy, czego wyrazem jest odpowiednia aranżacja przestrzeni z wykorzystaniem logo oraz charakterystycznej kolorystyki marki.

Agencja eventowa – jak wybrać najlepszą?

Czym się zajmuje agencja eventowa? Agencje eventowe nastawione są na obsługę sektora MICE, czyli meetings, incentives, conferences, events. Najprościej rzecz ujmując, agencje eventowe zajmują się kompleksową obsługą klientów w zakresie organizowania różnego rodzaju wydarzeń. Zarówno firmowych, jak i tych prywatnych, choć tych ostatnich w dużo mniejszym zakresie. A więc w agencji możemy zlecić profesjonalne przygotowanie wigilii firmowej, wyjazdu motywacyjnego, imprezy integracyjnej z elementami team buildingu, szkoleń dla pracowników, bankietu lub konferencji czy targów.

Jakie kompetencje powinni mieć jej pracownicy? Po czym poznać dobrą agencję eventową? Specjaliści z przemysłu spotkań powinni nam zaoferować kompleksową obsługę i pomoc na wszystkich etapach firmowego eventu. Poczynając od pomysłu imprezy, poprzez jej szczegółowe zaplanowanie, organizację, realizację i koordynację na każdym etapie, aż po końcowe rozliczenia.

Sala na galę firmową

Gdzie zorganizować galę jubileuszową? Powinno to być miejsce, które zapadnie uczestnikom w pamięć. Zaproszeni goście – klienci, kontrahenci, pracownicy, media, władze – powinni poczuć się oczarowani atmosferą i urodą wybranego przez nas obiektu na imprezy firmowe. Hotel czy obiekt konferencyjny w dobrej lokalizacji, z ciekawie zaaranżowanymi pokojami dla gości, piękną salą balową na event to niezbędny element udanej gali firmowej.

Odświętne wnętrze podkreśli wagę naszej imprezy i jej uroczysty charakter. Dlatego nie należy urządzać eventu firmowego tego typu w pierwszej lepszej restauracji. Należy starannie wybrać lokal, w którym uczcimy wyjątkową okazję – okrągły jubileusz istnienia naszej firmy.      

Zobacz jak zorganizować imprezę – konfigurator imprez