Event marketing – korzyści z organizowania eventów firmowych

Event marketing to doskonały sposób na promowanie swojej marki oraz realizowanie innych założonych celów biznesowych. Wiele firm korzysta właśnie z tego kanału komunikacji, aby docierać do dużych grup odbiorców. Sprawdź, czym dokładnie są eventy firmowe i jakie są korzyści z ich organizowania. 

Event marketing – definicja

Event marketing to wykorzystywanie różnego rodzaju wydarzeń w celu realizacji określonych celów biznesowych lub wizerunkowych – zwiększenia zainteresowania firmą lub jej produktami, zwiększenie zaangażowania dotychczasowych i potencjalnych klientów, czy dotarcie do konkretnej grupy klientów. To bardzo silne narzędzie komunikacji, którego celem jest zwiększenie lojalności klientów oraz budowa silnej społeczności skupionej wokół marki. Jest idealnym sposobem na budowanie lepszych relacji ze swoją społecznością oraz obecnymi i potencjalnymi klientami, a także umożliwiają spotkanie z ludźmi w ich własnym środowisku.

Event marketing służy budowaniu relacji z klientami, bo kreuje lojalność, która wykracza poza satysfakcję klienta. Eventem może być zarówno wielka impreza masowa, jak i małe, kameralne spotkanie dla wybranych gości. Najważniejsze, by dane wydarzenie było zorganizowane w oparciu o potrzeby i preferencje uczestników, a nie organizatorów. Każdy event jest inny i uczy nas czegoś nowego. Wyróżniamy eventy:

• wewnętrzne i zewnętrzne,
• zamknięte i otwarte,
• darmowe i biletowane,
• jednodniowe i kilkudniowe,
• stacjonarne, hybrydowe i online.

Event marketing realizujemy zarówno w świecie wirtualnym, jak i  rzeczywistym, z użyciem różnego rodzaju narzędzi marketingowych. Poza samym wydarzeniem, kluczem do sukcesu w event marketingi jest mądrze przemyślana strategia promocji wydarzenia oraz komunikacji z potencjalnymi uczestnikami.

Event marketing to jedna z form bezpośredniego dotarcia do reprezentantów konkretnej grupy docelowej. Przykładami eventów mogą być: konferencje, targi, warsztaty, jubileusze firmy, specjalne akcje promocyjne lub dni otwarte firmy.

Event marketing – cytaty

Dwoje duńskich badaczy, – Dorothe Gerritsen i Ronald van Olderen, podkreśla, że „event marketing skupia w sobie trzy obszary: marketing, eventy i komunikację, i jest to koncepcja, która ma za zadanie wspieranie możliwości budzenia zainteresowania publiczności przez biznes, organizacje i media.”

Donald Getz i J.J. Goldblatt we wczesnych latach 90. XX wieku określili event jako coś „specjalnego”, „wyjątkowego”, „unikatowego”, „wykraczającego poza codzienne doświadczenia”, coś odróżniającego dany czas od innych bardziej rutynowych czynności, takich jak np. praca. Goldblatt określił event jako „wyjątkowy moment w czasie, określony poprzez ceremonię i rytuał, zaspokajający czyjeś potrzeby”. Getz natomiast uznał, że jest to „rekreacyjne, kulturalne lub społeczne doświadczenie, wykraczające poza normalny zakres wyboru lub codzienność”.

W event marketingu Twoja sieć kontaktów jest jednym z najbardziej wartościowych zasobów. Twoja umiejętność budowania sieci, a przez to pozyskiwania klientów, to jedna z kluczowych umiejętności, które powinieneś rozwijać. Zdaniem Donalda Getza „Dla uczestnika event jest okazją do przeżycia doświadczenia społecznego, kulturalnego czy rekreacyjnego, które normalne leży poza zasięgiem jego wyboru lub wykracza poza codzienne doświadczenia.”

Czym jest event marketing?

Event marketing to narzędzie komunikacji marketingowej, które służy do promowania marki, zwiększania sprzedaży czy pozyskiwania kontaktów biznesowych. Organizacja eventów firmowych stanowi obecnie ważny element reklamowania marki i wykorzystywana jest przez wiele przedsiębiorstw na całym świecie. Dlaczego tak się dzieje? Dlatego, że działanie to jest niezwykle skuteczne i pozwala realizować cele biznesowe na różnych płaszczyznach. 

Event marketing, to narzędzie, które ma wiele zalet i może służyć przedsiębiorcom w przeróżnych celach, w zależności od oczekiwanych efektów. Poniżej 6 największych korzyści, jakie przynosi organizacja eventów firmowych. 

Zwiększenie świadomości marki 

Panująca obecnie na rynku sytuacja sprawia, że przedsiębiorcy zmuszani są do wdrażania coraz to nowych rozwiązań marketingowych. Każdego roku powstają setki, a nawet tysiące nowych przedsiębiorstw. Dlatego tak ważne jest odpowiednie zarządzanie wizerunkiem firmy. Dobry produkt nie wystarczy, aby przyciągnąć do siebie klientów. Najpierw trzeba dać o sobie znać i wyróżnić się na tle innych firm.

Organizacja eventów firmowych pozwala skutecznie zwiększyć świadomość marki wśród odbiorców. Obecnie wszyscy każdego dnia jesteśmy zasypywani reklamami i innymi informacjami, na które w większości przypadków nie zwracamy uwagi. Dlatego znacznie łatwiej będzie dotrzeć do świadomości potencjalnych klientów, organizując ciekawe wydarzenie. 

Budowanie pozytywnego wizerunku marki

Budowanie lub ocieplanie wizerunku marki to rzecz niezbędna do skutecznego prowadzenia sprzedaży. Pamiętaj, że konkurencja na rynku jest ogromna. Jeśli chcesz, aby klienci skorzystali z Twoich usług, musisz sprawić, by Ci zaufali. Event marketing to doskonały sposób na pokazanie swojej marki z jak najlepszej strony. Na wydarzeniach branżowych możesz zbudować dobre relacje z potencjalnymi klientami i sprawić, że zaufają właśnie Tobie, a także przedstawiać wartości wyznawane przez Twoją firmę. 

Zwiększenie sprzedaży

Event marketing nie służy wyłącznie promowaniu marki i budowaniu relacji. Na wydarzeniach branżowych można też bezpośrednio prowadzić sprzedaż i oferować uczestnikom swoje produkty czy usługi. Takie działanie doskonale się sprawdza, ponieważ uczestnicy eventów branżowych to zazwyczaj osoby zainteresowane danym tematem. Przykładowo: ktoś, kogo nie interesuje zakup paneli fotowoltaicznych, raczej nie pojawi się na wydarzeniu związanym z tym tematem. Uczestnicy eventów firmowych to najczęściej osoby, które znajdują się na końcu lejka sprzedażowego.

Dzięki temu, że docierasz w sposób bezpośredni do swoich potencjalnych klientów, Twoja sprzedaż znacznie rośnie. Nie musisz skupiać się na tak zwanym low touch, który polega na krótkim kontakcie z odbiorcami. Możesz wysłuchać, jakie potrzeby mają Twoi klienci oraz dopasować swoją ofertę bezpośrednio do nich.

Dzięki lepiej dopasowanemu mixowi produktowemu z pewnością w krótkim czasie możesz zauważyć wzrost sprzedaży. Dodatkowo już podczas trwania samego wydarzenia mogą pojawiać się nowe okazje do sprzedaży twoich produktów oraz usług.

Event marketing a generowanie leadów sprzedażowych 

Organizacja eventów firmowych pozwala również skutecznie pozyskiwać leady sprzedażowe, czyli dane kontaktowe do osób, które wyraziły zainteresowanie produktem lub usługą. Tutaj znów wraca temat lejka sprzedażowego. Planując kampanię reklamową, trzeba wiedzieć do kogo ją kierować. Oferowanie produktu komuś, kto na pewno nie będzie nim zainteresowany, jest stratą czasu. Event marketing pozwala na poszerzenie bazy potencjalnych klientów, czyli stworzenie grupy, do której warto kierować działania marketingowe. 

Poznanie grupy odbiorców

Sukces działań marketingowych zależy przede wszystkim od tego, czy będą one dopasowane do grupy odbiorców. Niektóre rozwiązania nie trafiają do wszystkich i mogą jedynie odstraszyć potencjalnych klientów. Dlatego przed wdrożeniem jakiejkolwiek kampanii reklamowej warto poznać grupę swoich odbiorców i zastanowić się, jak możesz odpowiedzieć na ich potrzeby.

Doskonałą okazją do zdobycia takiej wiedzy są właśnie eventy branżowe. Poznanie zainteresowań, potrzeb i preferencji potencjalnych klientów może być też pomocne przy tworzeniu kampanii edukacyjnej, która w ostatnim czasie również staje się skutecznym narzędziem marketingowym. 

Porozmawiaj ze swoimi odbiorcami. Daj im szansę na poznanie Ciebie oraz Twojej marki. Jeżeli wiesz, że nie uda Ci się dotrzeć do wszystkich swoich potencjalnych klientów, możesz skorzystać z dwóch sposobów na poznanie ich opinii oraz potrzeb.

1.    Zatrudnij ludzi, którzy będą zbierali informacje dla Ciebie

Jeżeli chcesz prowadzić skuteczny biznes, który przynosi zyski, konieczne jest, abyś nauczył się delegować poszczególne zadania. Pamiętaj, że samodzielnie nie dasz rady zrobić wszystkiego w swoim przedsiębiorstwie. Szczególnie w sytuacji, kiedy decydujesz się na organizację eventów.

Dlatego warto jest zatrudnić ludzi, którzy będą rozmawiali z Twoimi potencjalnymi klientami. Mogą oni dla Ciebie przeprowadzić badanie rynku oraz dowiedzieć się, czego najbardziej brakuje odbiorcom. W ten sposób możesz dotrzeć do znacznie większej ilości ludzi podczas eventu oraz poznać ich zdanie na konkretny temat.

Pamiętaj również, że osoby, które będą rozmawiały z Twoimi potencjalnymi klientami oraz zbierały dla Ciebie informacje na ich temat również pomogą Ci zwiększyć rozpoznawalność Twojej marki podczas targów lub innych wydarzeń. Będą oni widoczni w tłumie, przyciągną uwagę oraz pokażą, że Twojej firmie zależy na odpowiadaniu na potrzeby użytkowników.

2.    Zaproponuj nagrody za wypełnienie ankiety

Nic tak doskonale nie działa na ludzi jak darmowe materiały lub nagrody za poświęcony czas. Podczas eventu możesz przygotować ulotki lub kod QR z linkiem do specjalnej ankiety. Dzięki jej wypełnieniu możesz uzyskać dodatkowe informacje na temat swoich odbiorców oraz sprawdzić, jakie oni mają potrzeby.

Pamiętaj, żeby docenić te osoby, które poświęcają swój czas na odpowiedzi na Twoje pytania. Zaproponuj im darmowe materiały, próbkę swojej pracy lub nagrodę za wypełnienie ankiety. W ten sposób zyskasz również szacunek odbiorców, których czas zostanie doceniony przez przedsiębiorcę. Pamiętaj, że obecnie najcenniejszą walutą jest właśnie czas. Pokaż swoim klientom, że wiesz o tym.

Zwiększenie widoczności w sieci

W dzisiejszych czasach ludzie chętnie dzielą się swoim życiem w social mediach. Jeśli uczestnicy eventu będą zadowoleni, istnieje bardzo duża szansa na to, że pochwalą się udziałem w wydarzeniu na swoich profilach w internecie. Dla marki będzie to doskonała reklama o szerokim zasięgu. Oprócz tego warto stworzyć w sieci wydarzenie na portalach społecznościowych, gdzie użytkownicy będą mogli dołączać i udostępniać informacje znajomym.

Nie jesteś pewien, czy to przyniesie spodziewany skutek? Sprawdź, jak wyglądają statystyki na Twojej stronie w portalach społecznościowych. Czy posiadasz tam aktywnych, zaangażowanych obserwatorów?

Daj im szansę na to, żeby pokazali swoje zaangażowanie w jak najlepszy sposób. Daj im przestrzeń, gdzie będą mogli podzielić się nim z innymi. W ten sposób nie tylko zbliżysz się do swoich odbiorców, ale również zyskasz nowych obserwatorów, którzy mogą stać się Twoimi potencjalnymi klientami.

Jak widzisz, organizacja eventów firmowych może przynieść wiele korzyści Twojej firmie. Dobrze zaplanowanie wydarzenie pomoże Ci zbudować pozytywny wizerunek marki, pozyskać wiele kontaktów biznesowych, zareklamować, a nawet sprzedać swoje produkty, a także zrealizować wiele innych celów biznesowych. Pomimo stale rozwijającej się cyfryzacji i dużej skuteczności internetowych narzędzi do promowania marki, event marketing wciąż ma swoich zwolenników i sprawdza się w wielu branżach. 

Jeżeli połączysz działania w sieci oraz marketing internetowy z organizacją eventów przez swoje przedsiębiorstwo, będziesz mógł dotrzeć do znacznie szerszego grona odbiorców. W ten sposób zwiększasz swoją widoczność nie tylko w sieci, ale również w świecie rzeczywistym.

Skuteczny event marketing

Skuteczność eventu należy rozpatrywać przede wszystkim z punktu widzenia realizacji stawianych mu celów marketingowych. Ocenę skuteczności event marketingu umożliwia także analiza takich parametrów, jak liczba:

• uczestników,
• materiałów promocyjnych rozdanych podczas wydarzenia,
• publikacji, jakie ukazały się w mediach po wydarzeniu,
• plus opinie uczestników spotkania.

Spektakularne wydarzenia od dawna realizowały cele, które dziś nazywamy marketingowymi – służyły budowaniu wizerunku i kształtowaniu opinii społeczności. Aby skutecznie zrealizować cele biznesowe i wizerunkowe za pomocą narzędzi event marketingu, musimy postarać się o spełnienie następujących wytycznych:

• ciekawa tematyka,
• rozpoznawalność marki organizatora lub zaproszonych gości,
• wytworzenie wokół wydarzenia pozytywnej aury za pomocą wzbudzających zainteresowanie działań promocyjnych,
• właściwy dobór gości specjalnych,
• atrakcje, które rzeczywiście zainteresują uczestników.

Jeżeli skupisz się na spełnieniu tych wytycznych, jednocześnie chcąc, żeby Twoje wydarzenie było możliwie najmocniej skierowane na odbiorców, jesteś skazany na sukces. Pamiętaj jednak, że skuteczny event marketing jest nakierowany przede wszystkim na uczestników.

Musisz odpowiedzieć na ich oczekiwania oraz potrzeby. Dlatego badaj rynek oraz sprawdzaj, jakie wydarzenia są najbardziej popularne w Twojej branży. Obserwuj także inne dziedziny. Może okazać się, że znajdziesz tam inspirację na tworzenie rzeczy, których nie ma jeszcze w Twojej niszy. W ten sposób zyskasz kolejnych klientów, którzy chętnie skorzystają z Twoich usług.

Event marketing bez eventu?

Jednym ze sposobów na wykorzystanie event marketingu bez brania odpowiedzialności za całość organizacji eventu jest sponsoring wydarzeń specjalnych. Za sprawą takich działań można zrealizować swoje cele biznesowe bez ponoszenia odpowiedzialności i związanych z nią wysokich kosztów.

Szukając właściwego wydarzenia do sponsorowania, zapytaj o nie swoich klientów. Możesz uruchomić formularz w mediach społecznościowych lub na stronie www lub wysłać dedykowany e-mail. Jeśli prowadzisz lokalny biznes, zapytaj klientów wprost, czy nie planują wziąć udziału w jakimś konkretnym wydarzeniu w okolicy, a następnie skontaktuj się z organizatorami, by omówić warunki współpracy.

Decydując się na sponsoring wydarzenia, szukaj eventów mających związek z twoim produktem i odnoszących się do wartości, z których ma być znana twoja marka. Znajdź wydarzenie, które jest oczywistym odnośnikiem dla twojego produktu lub usługi. Sponsoring jest wspaniałym sposobem, aby połączyć osobiste wartości z interesem firmy. Na przykład sponsorowanie wydarzeń i akcji charytatywnych mających uczynić biznes bardziej ekologicznym może cię ekscytować — a także przyciągnąć podobnie myślących ludzi.

Jeżeli będziesz sponsorować odpowiednio dobrane wydarzenia po pewnym czasie może okazać się, że ich klienci stają się również Twoimi odbiorcami. Dla przykładu – mając firmę, która zajmuje się rozprowadzaniem przekąsek, sprawdź wydarzenia związane z filmem w Twojej okolicy. Osoby, które uwielbiają wieczorne seanse w domu lub w plenerze czy kinie, z chęcią sięgają po drobne przekąski, które mogą podjadać podczas oglądania.

Przyszłość event marketingu – event hybrydowy

Niewątpliwie pandemia COVID-19 odcisnęła piętno zwłaszcza na branży eventowej. Odwołane wydarzenia, konferencje, festiwale wymusiły konieczność szukania rozwiązań na miarę możliwości. Skoro potencjalni uczestnicy eventów zostali zmuszeni do pozostania w swoich domach, eventy również musiały przekroczyć prywatne progi.

Event hybrydowy określa wydarzenie, które odbywa się równocześnie – w konkretnym miejscu na Ziemi oraz w świecie online. To skuteczne rozwiązanie dla osób które chcą aktywnie uczestniczyć w danym spotkaniu, ale z przyczyn niezależnych lub z własnego wyboru postanowiły zostać w domu. Jest komfortowy zarówno dla organizatorów, jak i dla uczestników.

Event hybrydowy to efektywny sposób, by w organizowanym spotkaniu wzięło udział znacznie więcej osób. Nie ogranicza nas metraż wynajmowanego pomieszczenia ani koszty udziału poszczególnych uczestników. Relacje online generują zerowe, bądź niewielkie koszty, a mogą przełożyć się na szereg nowych relacji. Są też najlepszym narzędziem budowania społeczności skupionej wokół maki.

Dzięki eventom hybrydowym możesz wychodzić poza swój obszar działania. Jeżeli zazwyczaj zdobywasz klientów tylko w swoim mieście, w ten sposób możesz dotrzeć do osób, które mieszkają znacznie dalej, ale interesuje ich podobna tematyka. Zwiększasz tym samym swoją sprzedaż oraz możesz otworzyć się na nowe rynki. Pamiętaj, że w przypadku organizowania wydarzeń nawet zagraniczni klienci chętnie skorzystają z proponowanych im rozwiązań.

Event hybrydowy

Event hybrydowy to połączenie wydarzenia stacjonarnego z profesjonalną transmisją online, które umożliwia dywersyfikację działań promocyjnych oraz dotarcie do bardzo szerokiej grupy odbiorców – w kraju i za granicą. Może przybrać różne formy, dopasowane do danej grupy docelowej oraz tematu spotkania. Najważniejsze, by uczestnicy, zarówno ci stacjonarni, jak i obecni online, byli traktowani jednakowo, a organizator zapewniał atrakcje dla każdej z tych grup.

Event hybrydowy jest bardzo wygodną formą spotkań. Łączy tradycję z nowoczesnością, przyzwyczajenie z innowacyjnością. Pozwala integrować ludzi w różnym wieku oraz z różnymi preferencjami, którzy nie mieliby szans spotkać się podczas typowego eventu. Choć powoli wracamy do normalności, uczestnicy polubili hybrydową formę spotkań, warto zatem event hybrydowy na stałe wpisać w swoje strategie marketingowe.

Według Global Virtual Events Market Report 2021-2025, rynek wydarzeń wirtualnych ma wzrosnąć o 33 procent. Różnice między spotkaniami na żywo i online widać podczas największych wydarzeń o randze międzynarodowej. The European Geosciences Union General Assembly organizowane w Wiedniu w 2019 roku zgromadziło 16 200 uczestników, a organizowane wirtualnie rok później już ponad 26 000 osób.

Czy warto organizować zamknięte eventy?

Event marketing z założenia ma docierać do możliwie największej grupy odbiorców. W ten sposób tworzysz grono swoich nowych klientów oraz doceniasz tych, którzy zaufali Ci już pewien czas temu. Jednak część przedsiębiorców decyduje się na organizację zamkniętych wydarzeń.

Niezależnie od ich formy, sposób działania jest podobny. Wstęp na event ma tylko ograniczona ilość uczestników. W zależności od założeń, może to wynikać z ograniczeń przestrzeni lub z preferencji konkretnej marki. Czy organizacja takiego wydarzenia jest opłacalna?

Jeżeli dopiero wchodzisz na rynek ze sowim produktem lub usługą oraz chcesz zdobyć nowych klientów, zdecydowanie warto postawić na otwarte eventy. Wówczas masz większą pewność, że pojawi się na nich odpowiednio dużo potencjalnych odbiorców.

Jednak, jeżeli Twoja firma jest już na rynku od pewnego czasu, a Ty wiesz dokładnie, jaki jest profil Twojego potencjalnego klienta, wydarzenie zamknięte może okazać się bardzo dobrym pomysłem, który przyniesie realne zyski.

W przypadku zamkniętych wydarzeń niemałe znaczenie ma to, że miejsca są w znacznym stopniu limitowane. To wpływa na świadomość odbiorców, którzy chcą znaleźć się pośród tych, którym udało się zdobyć bilet uprawniający do uczestnictwa. Część przedsiębiorców decyduje się na taką formę marketingową, ponieważ liczą na większe zainteresowanie wydarzeniem.

Wydarzenia kilkudniowe

Eventy, szczególnie te, które są przeznaczone dla uczestników, których wiek oscyluje w granicach od 18 do 30 lat najczęściej są kilkudniowe. Wynika to z możliwości zorganizowania większej ilości atrakcji, które będą ciekawe oraz interesujące dla uczestników.

Pamiętaj, że chcąc zorganizować event kilkudniowy konieczne jest zadbanie o odpowiednią organizację miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie. Powinno być ono zabezpieczone oraz dostosowane dla osób, które chcą spędzić noc w pobliżu.

Eventy nie powinny odbywać się w mocno odizolowanych miejscach, gdzie jest znacznie utrudniony dojazd. Lepiej, jeżeli zdecydujesz się na stadion lub plac, gdzie możliwe jest zorganizowanie komunikacji lub sprawnie działają połączenia miastowe.

W przypadku eventów kilkudniowych możliwe jest również lepsze rozpoznanie wymagań uczestników oraz potencjalnych klientów. W ten sposób możesz nawiązać z nimi kontakt, który przerodzi się w sprzedaż. Wpływa to w znacznym stopniu pozytywnie na odczucia uczestników oraz przyczynia się do poprawy wizerunku Twojej firmy w branży.

Event marketing to niezwykle wymagająca forma reklamy. Wymaga dokładnej organizacji nie tylko samego czasu wydarzenia, ale również wszystkich aspektów związanych z bezpieczeństwem uczestników. Jednak w dalszym ciągu jest jednym z najskuteczniejszych sposobów docierania do swoich potencjalnych klientów.