Speed recruitment – niezbędne narzędzie HR w 2021 roku?

Speed recruitment to tylko jeden z wielu przykładów na rosnącą elastyczność rynku pracy. Dotyczy to zarówno form zatrudnienia, wyglądu biur, jak i rozmów rekrutacyjnych. Coraz częściej firmy chcą je przeprowadzać przy optymalizacji czasu i kosztów. Kandydaci też cenią sobie rozwiązania spoza starego, nudnego kanonu. 

Czym jest speed recruitment?

Z badania eRecruiter „Rekrutacja pod lupą” wynika, że najwięcej czasu w procesie zatrudniania upływa na spotkaniach z kandydatami. Nowoczesne narzędzia i koncepcje z branży HR pozwalają skrócić ten proces w stopniu, jaki wcześniej trudno było sobie nawet wyobrazić. Speed recruitment – nazwa mówi wszystko.

Chodzi o usprawnienie procesu rekrutacji, a konkretnie etapu rozmów kwalifikacyjnych. Nawiązuje do speed datingu – zamiast zobowiązujących randek kilkanaście czy kilkadziesiąt osób obywa ze sobą nawzajem pojedynczo kilkuminutowe rozmowy i na miejscu decyduje, czy chcą się lepiej poznać.

Najważniejsze zasady, jakimi rządzi się speed recruitment: 

• spotkanie trwa najwyżej 15 minut; 
• atmosfera jest mniej formalna pod względem stroju czy zadawanych pytań; 
• to okazja, by na luzie poznać firmę, porozmawiać z kimś, kto już tam pracuje; 
• „próg wejścia” jest niższy niż w przypadku tradycyjnego interview. W niektórych firmach speed recruitment jest otwarty dla każdego kandydata, w innych wymagania są minimalne. Dopiero jeśli kandydat się spodoba, zostaje poproszony o formalne CV. 

Jeśli do takiej formuły szybkich spotkań dodać wszechobecną dziś pracę zdalną i środowisko cyfrowe, otrzymujemy rewolucyjny sposób na rekrutację pracownika i znalezienie nowej pracy. 

Rekrutacja on-line – narzędzie nie tylko na czas pandemii

Speed recruitment on-line rozkwitł bardzo szybko dzięki temu, że dynamicznie zmieniła się sytuacja na świecie (komunikacja wewnętrzna wielu firm w dużej mierze odbywa się zdalnie). Rozmowa rekrutacyjna w przeszłości to formalny strój, spotkanie w biurze i sztywny zestaw pytań.

W czasie pandemii rekrutacje siłą rzeczy musiała przenieść się on-line. Dyrektor firmy, szef działu HR i kandydat często łączyli się ze swoich prywatnych mieszkań i domów. To sprawiło, że cała konwencja stała się siłą rzeczy o wiele luźniejsza.

Speed recruitment on-line pozwala w niesamowity sposób zmniejszyć koszty i skrócić czas rekrutacji. Również sam pracownik może w ten sposób odbyć kilka-kilkanaście rozmów dziennie i to bez wydatków na dojazdy.

Firma oszczędza na kosztach infrastruktury, bo nie jest potrzebny pokój konferencyjny ani gabinet. Początkowo nowością był speed recruitment poprzez Skype. Arsenał narzędzi jednak szybko się rozszerzył i teraz obejmuje również Google Meet, Zoom, Microsoft Teams. Jednak z naturą szybkich, umawianych ad-hoc spotkań jeszcze lepiej koresponduje Whatsapp czy Telegram. Również w ten sposób coraz częściej komunikują się potencjalni pracodawcy z pracownikami. 

Jak przygotować się do speed recruitment?

Mimo, że speed recruitment to mniej barier i luźniejsza atmosfera, wciąż warto korzystać z gotowych schematów w procesie rekrutacji. Dzięki temu mimo nowatorskiej formuły każde spotkanie będzie w pewnym stopniu podobne.

Przykładowych pytań może być nawet kilkanaście, co wprowadzi do każdego interview element personalizacji i świeżości. Wiele firm przyjmuje ramy czasowe, w których pierwsze 5 minut jest poświęcone na zadawanie pytań kandydatowi a kolejne 5 minut to czas na to, kandydat lepiej poznał firmę. Ostatnie 5 minut to czas na ewentualne pytania.

Warto speed recruitment traktować jako część procesu employer branding. Każdy kandydat po spotkaniu będzie opowiadał znajomym o swoich wrażeniach, więc może to być darmowe narzędzie marketingowe z punktu widzenia firmy. Dobrym przykładem takiego myślenia są duże firmy technologiczne. Facebook czy TikTok na swoich stronach szeroko opisują każdy etap procesu rekrutacji na przykładach. To nie tylko informacja dla kandydatów, ale też świadoma strategia komunikacji, która pokazuje transparentność i przyjazną twarz technologicznych gigantów. 

Speed recruitment – wady i zalety

Łatwiej będzie wymienić wady tego typu rozmów z kandydatami, bo tych jest zdecydowanie mniej. Speed recruitment nie sprawdzi się w przypadku każdej branży i stanowiska. Tam, gdzie liczą się tylko sztywne kompetencje, a pula kandydatów jest stosunkowo niewielka, trudno znaleźć pozytywy otwierania się na dziesiątki przypadkowych kandydatów. Z drugiej strony są branże, w których kompetencje są bardziej płynne. A świeże spojrzenie z zewnątrz może być odkrywcze (marketing, copywriting, sprzedaż). Wówczas takie interview mogą być inspirujące dla obydwu stron.

Speed recruitment ma zdecydowanie więcej zalet, do których trzeba zaliczyć oszczędność czasu i pieniędzy. To istotne szczególnie w obecnej, dynamicznie rozwijającej się rzeczywistości, w której każda godzina może być na wagę złota. Z badania Deloitte z 2015 roku wynika, że rekrutacja na specjalistyczne stanowiska techniczne zajmuje średnio 94 dni. Jeśli firmie udaloby się skrócić ten proces o choćby kilka dni, to mogłoby się to przełożyć na spore dodatkowe fundusze.

Speed recruitment może być świetnym rozwiązaniem wspierającym employer branding, PR i HR. Profesjonalne badanie rynku dotyczące postrzegania firmy czy preferencji kandydatów mogłoby kosztować tysiące złotych, a tego samego można dowiedzieć się podczas jednego dnia szybkich spotkań z chętnymi do pracy. Może to być również element wewnętrznych szkoleń – dopuszczenie mało doświadczonego pracownika do takich szybkich i mało formalnych spotkań niesie ze sobą mniejsze ryzyko niż powierzenie mu faktycznego interview. Duża firma dzięki formule speed recruitment nabierze życia i porzuci skostniałe schematy, a mała niskim kosztem pozna wielu potencjalnych kandydatów do pracy. 

Czy speed recruitment są popularne w Polsce?

Szacuje się, że nawet 50% rekrutacji w Polsce trwa około miesiąca, a 1/4 z nich przeciąga się nawet do kilku miesięcy. Według danych najbardziej czasochłonne są spotkania z kandydatami – gdzie jedno zajmuje około godziny, więc przy 50 czy 70 kandydatach… może wydawać się, że trwa to w nieskończoność. Długi proces rekrutacyjny to minus nie tylko dla pracodawcy (który musi poświęcić na niego mnóstwo czasu), ale również dla kandydatów. Potencjalni pracownicy, którzy szybko nie otrzymają feedbacku po spotkaniu, poczują frustrację i zniechęcenie, a nawet mogą zrezygnować z dalszej rekrutacji i przyjąć ofertę konkurencyjnej firmy.

Speed recruitment skraca proces rekrutacyjny. I chociaż podczas takiego spotkania nie da się tak dobrze poznać kandydata (jego wiedzy i kompetencji) jak np. przy zastosowaniu metody grywalizacji w rekrutacji, to można zauważyć wyraźny trend randek kwalifikacyjnych w Polsce. Wszystko spowodowane jest stale rozwijającym się rynkiem i poszukiwaniem nowych, niestandardowych form dotarcia do kandydatów.

Firmą, która jako jedna z pierwszych, wprowadziła speed recruitment, jest Nokia. Marka już w 2016 roku deklarowała, że od wielu miesięcy wykorzystuje randki kwalifikacyjne. Jej pomysłem było organizowanie spotkań na polskich uczelniach, podczas których sprawdzano podstawową wiedzę kandydatów. Osoby, które pozytywnie przeszły pierwszy etap, były zapraszane na 90-minutową rozmowę kwalifikacyjną.

Czy Nokia dalej praktykuje speed recruitment? Owszem. W 2021 roku postawiła na rekrutację on-line (kilkunastominutowe rozmowy techniczne z inżynierami z Nokii, które dawały szansę na to, żeby otrzymać zaproszenie na regularny interview). Przykładem są spotkania z lutego i kwietnia dotyczące pracy w Bydgoszczy oraz rozmowy z maja, których podmiotem były stanowiska we Wrocławiu.

Plusem procesu rekrutacyjnego Nokii jest informacja zwrotna, nawet w przypadku ostatecznego odrzucenia aplikacji danego kandydata. Feedback określa obszary, w których uczestnik poradził sobie najgorszej i wymagają doszkolenia, a tym samym daje mu szansę na lepsze przygotowanie do przyszłych rekrutacji.

Marka Home.pl po raz pierwszy przeprowadziła rekrutację na zasadach szybkich randek w 2015 roku. Dodatkowym celem speed recruitment było pokazanie kandydatom, jak wygląda codzienność w firmie, czym zajmują się pracownicy, co ich pasjonuje, a czego nie lubią. Firma Capgemini, która również uważa speed recruitment za dobrą metodę rekrutacji, przygotowała m.in. program „Taste your career with Capgemini” – spotkania, podczas których pracownicy opowiadają o projektach realizowanych przez przedsiębiorstwo oraz o tym, jak wygląda ich praca na co dzień.

Model speed recruitment wdrożyły też takie przedsiębiorstwa jak GoldenLine (projekt „Rekrutacja24”), czy też EY (program „Rekrutacja 24 godziny”).

Speed recruitment – najczęściej popełniane błędy

Przyjemna rozmowa, bez stresu typowego dla tradycyjnych spotkań rekrutacyjnych, wygoda, możliwość ubiegania się o różne stanowiska, poznanie firmy od „ludzkiej strony” – to tylko jedne z wielu zalet speed recruitment. Formuła randki łamie bariery, pozwala poznać się lepiej na neutralnym, luźnym gruncie. Jedyne, czego potrzeba do osiągnięcia sukcesu, to „chemia” między rekruterem a kandydatem. Wydawać by się mogło, że speed recruitment to prosta forma rekrutacji, która może przynieść spektakularne efekty. Umożliwia bowiem zdobycie znakomitych, kompetentnych pracowników w krótkim czasie. Jednak czy na pewno tak jest? Niestety jak się człowiek spieszy… to coś może pójść nie tak.

Aby szybka rozmowa kwalifikacyjna była efektywna, musi zostać przeprowadzona w odpowiedni sposób. Jednym z najważniejszych elementów jest porządne przygotowanie rekrutera. Duże znaczenie ma wybrany zestaw pytań. Niepoprawnie skonstruowane pytania nie pozwolą dobrze poznać potencjalnego pracownika, sprawdzić, czy wpisze się w wizję i charakter firmy, czy będzie pasował do zespołu. Zbyt pobieżna selekcja pracowników może prowadzić do tego, że wybierzemy nieodpowiednie osoby.

W speed recruitment liczy się pierwsze wrażenie. Kandydaci muszą szybko przedstawić swoje zalety, wiedzę i umiejętności. W speed recruitment nie ma czasu na błędy. Niestety każdemu może podwinąć się noga. Nawet najlepszy, najbardziej utalentowany kandydat, może nie poradzić sobie z rozmową. W konsekwencji nie zostanie zaproszony do kolejnych etapów rekrutacji, a firma straci szansę na zatrudnienie wybitnej osoby, która mogłaby wyraźnie przyczynić się do jej rozwoju.

Błędem organizatorów eventów speed recruitment jest również niezadbanie o pozytywną, luźną atmosferę spotkań. Niechęć, negatywne nastawienie rekruterów i zbyt napięty, formalny charakter rozmów to czynniki, które mogą zniechęcać kandydatów do współpracy z firmą. Minusem jest również brak odpowiedniego feedbacku po spotkaniu – też w przypadku odrzucenia kandydatury. Każdy uczestnik powinien dostać informację zwrotną. Ma ona dotyczyć tego, jak wypadł na rozmowie, co ewentualnie poszło nie tak i nad czym mógłby popracować.

Rekrutacja – a co potem?

Speed recruitment to doskonałe narzędzie, które pozwala wyłonić najlepszych spośród wielu potencjalnych pracowników. I to bez poświęcania długich godzin na tradycyjne spotkania rekrutacyjne – gdzie jedno może trwać nawet około godziny, co przy 100 kandydatach daje aż 75 zaoszczędzonych godzin! Dzięki idei szybkich randek kwalifikacyjnych rekrutacja trwa kilka dni, a nie kilka tygodni.

Jednak speed recruitment to nie koniec. Następnym etapem po wyłonieniu kilku kandydatów (najlepszych z najlepszych) powinny być dłuższe spotkania. Wówczas obie strony będą mogły poznać się jeszcze lepiej. Warto w pełni zaangażować się w selekcję potencjalnych pracowników. Pozwoli to wybrać idealnego kandydata. Takiego, który doskonale wpisze się w charakter i wizję przedsiębiorstwa, będzie miał odpowiednią wiedzę i wysokie kwalifikacje oraz predyspozycje do tego, żeby odnaleźć się w firmowej codzienności. Jak przygotować się do takiego spotkania?

Zadowoleni pracownicy to jeden z elementów, które budują markę pracodawcy. Pozytywny, przemyślany employer branding powinien obejmować procesy rekrutacyjne. Przede wszystkim należy zadbać o profesjonalizm spotkań. Rekruter powinien porządnie przygotować się do rozmowy. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizował z CV kandydata, sprawdził, jak poradził sobie na speed recruitment oraz poznał najważniejsze fakty z jego kariery zawodowej. Pomocna może okazać się lista pytań, które pozwolą poznać kandydata bliżej, a przy tym usprawnią przebieg spotkania. Rekruter powinien szczegółowo opisać stanowisko pracy oraz dokładnie przedstawić warunki zatrudnienia w firmie.

Spotkanie rekrutacyjne można wzbogacić o zadanie testowe. Ciekawym rozwiązaniem jest zastosowanie Assessment Center, czyli zadań, które są podobne do potencjalnych obowiązków służbowych w nowej pracy – sprawdzenie wiedzy i kwalifikacji kandydata. Jest to etap rekrutacji, w którym spotykają się najlepsi uczestnicy i wykonują 2-4 starannie przygotowane zadania (indywidualnie i w grupach). Zachowania kandydatów obserwuje zespół obiektywnych sędziów, który ocenia ich kompetencje i potencjał zawodowy.

Bez znaczenia, na jaką formę rekrutacji się zdecydujemy, dobra, przyjacielska atmosfera spotkań to podstawa. Rekruter zobowiązany jest to tego, żeby przywitać się z kandydatem, podziękować za zainteresowanie ofertą, zaproponować coś do picia. Spotkanie powinno odbywać się w spokojnym miejscu. Należy poinformować kandydata o tym, kiedy otrzyma informację zwrotną o przebiegu rekrutacji. Termin nie powinien być zbyt odległy. Feedback należy uwzględnić zarówno w przypadku pozytywnego, jak i negatywnego rozpatrzenia kandydatury.

Profesjonalne podejście do rekrutacji postawi firmę w dobrym świetle. Kandydaci przychylnie spojrzą na potencjalnego pracodawcę i będą chcieli nawiązać z nim współpracę.

Agencja PR