Rotacja pracowników w firmie – dlaczego odchodzą?

Rotacja pracowników i brak kompetentnej kadry oznaczają dla firmy gigantyczne problemy i stanowią jeden z najważniejszych czynników ryzyka biznesowego. Kapitał ludzki jest też istotnym elementem budującym przewagę konkurencyjną. Niedobory w tym zakresie oznaczają kłopoty z dostarczaniem klientom i partnerom odpowiedniej jakości produktów czy usług. Tymczasem okazuje się, że pracowników trudno pozyskać, jeszcze trudniej wyszkolić, a najtrudniej – utrzymać tych najlepszych. Co na to poradzić? Dowiedz się z poniższego artykułu. 

W Polsce od kilku lat wskaźniki fluktuacji pracowników są najwyższe na tle pozostałych państw Unii Europejskiej. W roku 2017 nasz kraj, z wynikiem 27%, zajmował pod tym względem pierwsze miejsce. Z danych Monitora Rynku Pracy z roku 2019 wynika, że poziom rotacji pracowników w Polsce wyniósł średnio 22%. Te wyniki sugerują, że czynnik ludzki nie jest traktowany w Polsce jako szczególnie istotny czy wyjątkowy. A przecież niezależnie od przyczyn, rotacja zawsze generuje pewne straty – finansowe, wizerunkowe itd.  

Czym jest rotacja pracowników? Definicja

Rotacja pracowników to termin odnoszący się do osób, które z różnych powodów odchodzą z firmy. Wskaźnik rotacji mówi więcej o firmie niż pracownik. Wysoka rotacja zwykle oznacza, że warunki pracy nie są optymalne, płaca jest poniżej oczekiwanej lub że pracownicy nie są dobrze wyszkoleni. Z kolei niski wskaźnik rotacji wskazuje na środowisko pracy, w którym pracownicy czują się docenieni, pracują zespołowo, widzą dla siebie możliwości rozwoju i awansu. Rotacja pracowników na niskim poziomie oznacza w uproszczeniu, że zatrudnienie w firmie ludzie są zadowoleni ze swojej pracy. 

Rotacja pracowników to z jednej strony bolesny proces utraty jednych z najlepszych talentów w firmie. Z drugiej strony, zastępowanie słabych pracowników może przynieść pozytywne rezultaty. Tak więc cały ten proces ma zarówno plusy, jak i minusy. Ma także spory wpływ na employer branding i postrzeganie firmy jako atrakcyjnego lub niepożądanego pracodawcę. 

Przedsiębiorstwo powinno dbać o utrzymanie swoich pracowników. Ich zadowolenie z pracy ma znaczący wpływ na wizerunek firmy jako pracodawcy. Jednakże nie da się uniknąć, szczególnie we współczesnym świecie, sytuacji jaką jest rotacja pracowników. Definicja wokół tego pojęcia skupia się na odsetku pracowników, którzy odchodzą z przedsiębiorstwa w określonym czasie, wyrażona jako procent całkowitej liczby pracowników. Wskaźnik zwykle mierzony jest w skali roku. Obejmuje to zarówno pracowników, którzy zostali zwolnieni, sami odeszli z firmy, przeszli na emeryturę, zostali przeniesieni w inne miejsce, czy nawet umarli.

W celu obliczenia wskaźnika nie ma to jednak żadnego znaczenia jaki jest powód utraty pracownika –  jego nieobecność wpływa na wydajność organizacji. Niekoniecznie jest to negatywne zjawisko – możemy uzyskać nowych, bardziej doświadczonych pracowników. Trzeba jednak pamiętać iż ma to znaczący wpływ na tempo wykonywania pracy. Duże korporacje jak i mniejsze przedsiębiorstwa powinny obliczać wskaźnik rotacji pracowników, aby móc przewidzieć jego wpływ na wydajność pracy jak również morale w zespołach.

Przyczyny rotacji pracowników 

Mówi się, że jedyną stałą rzeczą na świecie jest zmiana. Ciągłe zmiany mogą być jednak szkodliwe dla każdej firmy. Rotacja pracowników to zmiana, która bezpośrednio wpływa na wyniki finansowe – zwykle in minus.  We fluktuacji pracowników można zasadniczo wyróżnić cztery rodzaje ruchów. Pierwszym z nich jest dobrowolna rotacja pracowników (ang. attrition). Ten rodzaj rotacji ma miejsce, gdy pracownik decyduje się dobrowolnie opuścić firmę, bez żadnej ingerencji osób trzecich. Gdy pracownik zostaje zwolniony lub z różnych powodów poproszony o odejście z firmy, mamy do czynienia z rotacją mimowolną. 

Rotacja pracowników może być także pożądana. Ma miejsce wtedy, gdy firma zwalnia lub traci pracowników uzyskujących niższe wyniki i zastępuje ich nowymi, z potencjalnie lepszymi predyspozycjami. Odwrotnie dzieje się w przypadku rotacji niepożądanej. Ta występuje wtedy, gdy firma traci najlepszych pracowników. Tych, których trudno jest zastąpić. 

Powody odejść pracowników z firmy 

Tak jak różne są ludzkie motywacje, tak różne są przyczyny rotacji pracowników. Jedną z nich jest propozycja wyższego wynagrodzenia w innej firmie. Z badania przeprowadzonego w 2019 r. przez Antal wynika, że dla 68% ankietowanych ten powód przekonuje do zmiany pracy. Nawet ci pracownicy, którzy pracują w firmie przez długi czas i utożsamiają się z jej wartościami, jeśli otrzymają lepsze możliwości finansowe, mogą rozważyć przejście gdzie indziej.

Kolejny powód odejścia z pracy? Pracownicy odchodzą, ponieważ nie czują się wystarczająco zaangażowani w pracę. Być może szukają większych wyzwań, ich pomysły nie są doceniane lub brakuje im działań szkoleniowych i rozwojowych. Wysoko wydajni pracownicy muszą być stale zaangażowani w miejscu pracy i mieć szansę się rozwijać. Rotacja pracowników może zmaleć, jeśli poświęci się czas na spotkanie z pracownikami, aby zrozumieć ich ścieżkę kariery i to, co najbardziej cenią na swoich stanowiskach. Według raportu Antal bardziej atrakcyjne możliwości rozwoju kariery to dla 52% pracowników dobry argument, by zmienić pracodawcę.  

Pracownicy często dobrowolnie odchodzą z pracy z powodu złych relacji panujących wewnątrz firmy. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli relacje w pracy są pozytywne, pracownicy mają większy entuzjazm, aby lepiej wykonywać swoje obowiązki oraz pozostać zaangażowani. Złe zarządzanie w organizacji to powód 27% odejść pracowników. Organizacje, które mają pozytywną i silną kulturę pracy, przewyższają te, które jej nie mają. Kultura pracy to znacznie więcej niż ciekawe projekty, imprezy firmowe czy „owocowe czwartki”. Jest to kombinacja wielu rzeczy, dzięki którym pracownicy czują i wiedzą, że są doceniani i cenieni.

Organizacje o słabej kulturze mają zwykle dużą rotację siły roboczej. Kłopotów z odejściem pracowników mogą się także spodziewać firmy, w których problemem jest work-life balance. Osiągnięcie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym ma zasadnicze znaczenie dla wielu pracowników. Aż 1/6 decyduje się na zmianę pracy, jeśli w obecnej firmie nie jest to możliwe. 

Rotacja pracowników na stanowiskach – jak sobie z nią radzić? 

Wynagrodzenia to element kluczowy, ale nie jedyny. Firmy powinny zwracać baczną uwagę na to, co oferują konkurenci i jakie tendencje w zakresie zatrudniania widać na rynku. Aby pomóc pracownikom naprawdę docenić ich wynagrodzenie, na koniec roku warto im przedstawić pisemne podsumowanie, uwzględniające koszty wynagrodzenia i wszelkie dodatkowe opłaty, które firma im zapewnia. 

Jeśli duża rotacja pracowników wynika z braku zaangażowania firma może temu zaradzić na wiele sposobów. Ważne jest również, aby menedżerom i kierownictwu wyższego szczebla zależało na zapewnieniu pracownikom możliwości rozwoju osobistego i udziału w rozwoju firmy. Warto, by management był przeszkolony w zakresie zarządzania kryzysowego. Zbyt duża rotacja pracowników może przecież doprowadzić do konfliktu, który przerodzi się w sytuację, w której zarządzanie kryzysowe okaże się niezbędne.   

Procent rotacji pracowników można także zmniejszyć dzięki lepszemu zarządzaniu pracownikami. Zasady i procedury, komunikacja wewnętrzna, powinny odpowiadać nie tylko firmie jako organizacji nastawionej na zyski, ale i pracownikom. Wszyscy muszą znać możliwą ścieżkę rozwoju. Jasno wytyczoną i wskazującą ich cele, osiągnięcia i rozwój. Brak planu rozwoju może obniżyć morale pracowników i wzbudzać poczucie, że ich wysiłki nie zostaną docenione i wynagrodzone. Tacy pracownicy opuszczają firmy raczej wcześniej niż później. Na szczęście korzystając z rad powyżej, nawet dużej rotacji pracowników można zaradzić.  

Rotacja pracowników w Polsce

Od kilku lat Polska utrzymuje się w czołówce państw Unii Europejskiej z wysokim wskaźnikiem fluktuacji pracowników. Najwyższy współczynnik notuje się wśród ludzi młodych (18-29 lat). Dlaczego? Osoby, które stawiają pierwsze kroki na rynku pracy, marzą o własnych biznesach lub o takich stanowiskach, które dadzą im szansę na rozwój, a przy tym zapewnią odrobinę wolności. Ponadto ważne są dla nich takie czynniki jak przyjazna, luźna atmosfera w miejscu pracy, dobre stosunki w zespole oraz pozytywne relacje z szefostwem – młodzi ludzie chcą czuć się dobrze w swojej pracy.

Przyjrzyjmy się wynikom 38. edycji badania Monitor Rynku Pracy, które dotyczyło IV kwartału 2019 roku. Z badania, w którym wzięło udział ponad 1000 respondentów w wieku od 18 do 64 lat, wynika, że rotacja pracowników wyniosła 20% – gdzie najwięcej (bo aż 35%) dotyczyło ludzi młodych, co potwierdza wcześniejsze dane. Najwyższy współczynnik fluktuacji pracowników odnotowano w takich branżach jak: handel i naprawa pojazdów (po 29%), usługi (24%), transport i logistyka, budownictwo, hotelarstwo i gastronomia (po 22%), a także opieka zdrowotna i pomoc społeczna (20%).

Wśród najczęstszych powodów zmiany pracy wymieniono kolejno chęć rozwoju zawodowego, wyższe wynagrodzenie lub korzystniejsza forma zatrudnienia u nowego pracodawcy, niezadowolenie z poprzedniego pracodawcy. Czas poszukiwania pracy zwykle wynosił od 1 do 3 miesięcy – rzadziej dłużej lub krócej. Zdecydowana większość osób deklaruje, że rozgląda się za ofertami lub w ogóle nie szuka pracy (po 45%). 10% zaś aktywnie poszukuje nowej pracy.

A jak wygląda to w 2020 roku? Pandemia koronawirusa wyraźnie wpłynęła na rynek pracowniczy w Polsce. Firmy stanęły przed nowymi wyzwaniami, musiały przedefiniować employer branding tak, aby zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy dopasowane do panującej sytuacji.

Według danych badania Monitor Rynku Pracy w pierwszym kwartale 2020 roku wzrosły obawy pracowników o utratę pracy – 26%, co jest wynikiem aż o 17% wyższym od tego z poprzedniego pomiaru. Analiza podaje, że najbardziej obawiały się tego osoby pracujące na umowy na czas określony, umowy zlecenie, umowy o dzieło, a także te zatrudnione w handlu, hotelarstwie i gastronomii. Wskaźnik rotacji wyniósł aż 23% – najczęściej dotyczyło to inżynierów, robotników niewykwalifikowanych, kierowców oraz sprzedawców/kasjerów. W drugim kwartale 2020 roku współczynnik rotacji spadł do poziomu 18%.

Jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników?

Wysoka rotacja pracowników w firmie wiąże się z dużym ryzykiem dla poprawnego funkcjonowania, rozwoju i wizerunku przedsiębiorstwa. Może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji, których nie da się szybko naprawić. Dlatego warto stale kontrolować poziom fluktuacji i w razie potrzeby wprowadzać zmiany, które zatrzymają jej rozwój. Wysoka retencja pracowników jest zjawiskiem pożądanym dla każdego przedsiębiorstwa. Pracodawca nie musi przeprowadzać kolejnych, kosztownych rekrutacji (oszczędność czasu i pieniędzy). Firma ma gwarancję, że inwestowanie w aktualną kadrę się opłaci, a dzięki temu osiąga lepsze wyniki na rynku. Ponadto zyskuje prestiż – uznawana jest za atrakcyjnego pracodawcę, który dba o interesy swoich pracowników. Regularne badania i analiza rotacji to przepis na sukces.

Ogólny roczny współczynnik rotacji można obliczyć ze wzoru:

Wskaźnik rotacji = X : Y * 100

X oznacza liczbę osób, które odeszły z pracy, a Y oznacza średnią liczbę zatrudnionych.

Przykład:

Wskaźnik rotacji = 31 : 400 * 100 = 7,75

Otrzymany współczynnik można porównać ze wskaźnikiem rotacji w branży w danym okresie. Jeśli firmowy wynik jest wyższy, prawdopodobnie firma oferuje słabsze warunki zatrudnienia niż konkurencja lub zmaga się z jakimiś innymi problemami kadrowymi. Rotację pracowników warto mierzyć również w ujęciu kwartalnym. Pozwoli to na bieżąco rozwiązywać problemy.

A jakie wskaźniki definiują mierzalność współczynnika rotacji?

1. zatrudnienia – stosunek sumy wszystkich rozwiązanych umów w konkretnym przedziale czasowym do sumy wszystkich zatrudnionych w tym samym czasie.
2. rezygnacji – stosunek pracowników, którzy samodzielnie rozwiązali umowę do osób zatrudnionych.
3. awansów – stosunek liczby awansów do liczby zatrudnionych.
4. skuteczności rekrutacji – stosunek liczby zatrudnionych do sumy osób na wszystkich stanowiskach.
5. zwolnień – stosunek liczby zwolnionych osób do liczby zatrudnionych.
6. odsetek powrotów do pracy – stosunek liczby osób, które wróciły do pracy do liczby zatrudnionych.

Im więcej wskaźników wykorzystamy, tym dokładniejsze dane otrzymamy i wdrożymy skuteczniejsze rozwiązania.

Analiza zjawiska rotacji pracowników w firmie

Kluczem do zmniejszenia rotacji pracowników jest stworzenie silnej marki pracodawcy. Wzmocnienie employer brandingu przełoży się na wzrost zadowolenia obecnych pracowników z wykonywanej pracy, a dzięki temu sprawi, że firma będzie atrakcyjniejsza dla potencjalnych kandydatów – bo zadowoleni pracownicy to najlepsza wizytówka każdego przedsiębiorstwa. Takie działanie może ułatwić znalezienie wybitnych pracowników, którzy wniosą dużo dobrego do firmy, wyraźnie przyczynią się do jej rozwoju. Jednak zanim podejmiemy jakiekolwiek kroki, należy porządnie zbadać zjawisko rotacji pracowników w swojej firmie.

Pierwszym etapem jest obliczenie wskaźnika rotacji. Dane można uzupełnić wynikami pozostałych współczynników – np. współczynnika zatrudnienia, rezygnacji czy zwolnień. Pozwoli to szczegółowo nakreślić sytuację w firmie, co będzie podstawą do dalszych badań.

W analizie rotacji duże znaczenie ma określenie, kim są pracownicy, którzy się zwolnili, kiedy i dlaczego odeszli.

• Kto odszedł?

Kiedy firmę opuszczają pracownicy, którzy nie sprawdzili się na swoich stanowiskach lub wykazywali się słabą motywacją do pracy, możemy uznać sytuację za korzystną dla firmy. Nowo zatrudnione osoby mogą okazać się lepsze – bardziej zmotywowane, produktywne, lepiej wykwalifikowane. W tym punkcie należy zadbać o silny employer branding i zbudować pozytywny wizerunek pracodawcy, żeby zainteresować ofertą najlepszych kandydatów. Szczególnie ważne jest to w przypadku działalności na rynku pracownika (gdzie wakatów jest więcej niż kandydatów). Wysoka konkurencyjność wymaga lepszego, bardziej profesjonalnego podejścia do kwestii rekrutacji.

 

Dużym problemem dla firmy jest sytuacja, kiedy to z pracy rezygnują najlepsi pracownicy. Rozwiązaniem jest szczegółowa analiza wewnętrznego employer brandingu oraz błyskawiczne wdrożenie działań naprawczych, które obniżą wskaźnik rotacji.

• Kiedy odchodzą?

W tym punkcie należy sprawdzić, na jakim etapie pracownicy odchodzą z firmy. Jeśli dzieje się to chwilę po tym, jak dołączą do zespołu, przyczyny można szukać w procesach rekrutacyjnych. Problemem mogą być wysokie obietnice, które nie pokrywają się z rzeczywistością, wyższy zakres obowiązków niż deklarowano na początku itp. Warto przyjrzeć się całemu procesowi rekrutacyjnemu i zadbać o odpowiednie przygotowanie działu HR.

Jeśli z pracy rezygnują wieloletni pracownicy, może oznaczać to, że firma nie daje im szansy na dalszy rozwój. W takim przypadku należy zastanowić się, czy jesteśmy w stanie zaproponować pracownikom więcej.

• Dlaczego odchodzą?

Z każdym pracownikiem, który rezygnuje z pracy z własnej woli, warto przeprowadzić exit interview. Rozmowa pozwoli poznać przyczyny odejścia pracownika oraz jego sugestie dotyczące zapobiegania dalszym rezygnacjom.

Po poznaniu przyczyn rotacji należy wdrożyć odpowiednie działania naprawcze. Zaliczyć do nich można:

• poprawę warunków zatrudnienia,
• ulepszenie systemu motywacyjnego,
• zadbanie o atmosferę w pracy, relacje między pracownikami i na linii pracownicy-przełożeni,
• dostosowanie systemu benefitów do potrzeb zatrudnionych,
• zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju (budżet na szkolenia) i awansu.

Duża rotacja pracowników = duży problem dla firmy 

Dla większości ludzi zatrudnienie to nie tylko działalność przynosząca dochody. Praca to czynnik, który warunkuje ich tożsamość. Jest także czynnikiem określającym status społeczny. Wizja zmiany miejsca pracy, jak każda zmiana, zwykle wiąże się z wątpliwościami i obawami. Nawet jeśli dotychczasowe warunki pracy nie są doskonałe, to jednak mając niejako pewność zatrudnienia, pracownicy mają także poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. Jeżeli firma nie przykłada do tego większej uwagi, często prowadzi do dyskomfortu pracownika, który przejawia się w realizacji zadań bez większego zaangażowania. Tymczasem, jak pokazują badania, pracownik zaangażowany daje z siebie 57% wysiłku więcej niż niezaangażowany. Co więcej wzrost zaangażowania o 10% powoduje 6% przyrost wkładu pracy. Wszystko to ostatecznie przekłada się na 2% wzrost wyników.  

Warto mieć na uwadze, że o ile zadowolenie nie musi być bezpośrednio skorelowane z wydajnością, o tyle niezadowolenie stanowi już potencjalne zagrożenie dla funkcjonowania firmy.  Duża rotacja pracowników świadczy o niewielkich szansach na obopólne zadowolenie, co skutkuje słabszym zainteresowaniem firmą wśród potencjalnych nowych pracowników. Okazuje się, że w praktyce przedsiębiorcy najczęściej ograniczają dokonywane analizy do wyników finansowych. Nie wnikają głębiej w czynniki warunkujące uzyskane rezultaty. A przecież wyniki finansowe nie robią się same. Wdrożenie narzędzi, które umożliwiają sprawne zarządzanie własnym kapitałem ludzkim, powinno być dla wielu firm zadaniem priorytetowym. Tym bardziej, koszt rotacji na jednym stanowisku pracy wynosi przeciętnie od 93% do nawet 200% rocznego wynagrodzenia. 

Agencja PR