Proces zakupowy to ważne pojęcie w biznesie. Odpowiednia organizacja zakupów jest bowiem jednym z kluczowych elementów sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Na czym dokładnie polega proces zakupowy? Jak go zoptymalizować? Podpowiadamy!
Proces zakupowy w pigułce
Efektywna sprzedaż to główny cel każdego przedsiębiorstwa. Jego realizacja to długi i wymagający proces, obejmujący działania na różnych płaszczyznach – od racjonalnej strategii, aż do standardów obsługi klienta. Szczególne znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem ma proces zakupowy, czyli pewien przemyślany zestaw zadań i działań, mający konkretny cel – kupić wszystkie rzeczy niezbędne firmie do prawidłowego funkcjonowania możliwie najtaniej, najszybciej i najlepiej. Warto jednak pamiętać, że firmowa „lista zakupów” będzie inna dla każdego przedsiębiorstwa. Wszystko zależy bowiem od profilu działalności, zapotrzebowania i wielu innych czynników.
W procesie zakupowym możemy wyróżnić dwie kluczowe role: kupca oraz dysponenta. Kupiec to osoba odpowiedzialna za negocjowanie kontraktów – jego zadaniem jest znajdowanie najlepszych ofert, czyli tych, które mają najwyższą wartość dla firmy. Natomiast dysponent zajmuje się obsługą zamówień oraz rozdysponowywaniem zrealizowanych zakupów.
Proces zakupowy składa się z kilku elementów. Są to:
- badania i zbieranie zapotrzebowania w firmie,
- analiza rynku,
- zbieranie różnych ofert,
- negocjacje i wybór najlepszej,
- zamówienie produktu,
- fakturowanie i rozliczenie płatności.
Klienci porzucają koszyk?
Pomożemy Ci uporać się z tym problemem!
Sourcing w procesie zakupowym
Sourcing określa się jako poszukiwanie źródeł zapotrzebowania i wybór najlepszych z nich. Proces obejmuje takie działania jak: zbieranie i analiza potrzeb, standaryzacja asortymentów do zakupu, zbieranie ofert, a także ostateczny wybór dostawcy.
Sourcing ma kluczowe znaczenie w procesie zakupowym. Analiza umożliwia dogłębne poznanie potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki temu można przygotować przemyślaną „listę zakupów”, co usprawnia cały proces zakupowy. Rzetelne badania rynku i dostawców ułatwiają przygotowanie racjonalnej, stosownej strategii dla ofertowania. To natomiast jest podstawą do dokonywania trafnych wyborów zakupowych.
Sourcing nadaje procesowi zakupowemu strategiczny charakter. Racjonalny system działań o długofalowym charakterze przyczynia się do budowy konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku, ułatwia mu realizację strategii rozwojowej i redukuje ryzyko zakupowe.
Proces zakupowy – jak nim zarządzać?
Elementem strategii zakupowej przedsiębiorstwa powinna być strategia zakupowa dla każdej kategorii. Kategorią nazywamy konkretne dobra lub usługi. W zarządzaniu kategorią zakupową wykorzystuje się tzw. strategic sourcing.
Strategic Sourcing to kompleksowe podejście do procesu zakupu produktów i usług, dążące do osiągnięcia najniższego całkowitego kosztu pozyskania (TCO), przy jednoczesnym spełnieniu wymagań odbiorców, minimalizacji ryzyka zakupowego oraz pełnym wykorzystaniu możliwości rynkowych. Strategic Sourcing generuje wartość dodaną dla przedsiębiorstwa.
Proces strategicznego zarządzania procesem zakupowym dzieli się na 3 etapy:
- diagnoza kategorii,
- planowanie strategii,
- wdrożenie wypracowanych rozwiązań.
Diagnoza kategorii
W diagnozie kategorii analizuje się sytuację wewnętrzną przedsiębiorstwa oraz jego otoczenie rynkowe w kontekście kategorii zakupowej. Celem jest określenie zakresu projektu, całkowitego kosztu pozyskania (TCO), procesu zakupowego, a także ustalenie celów biznesowych, potrzeb, oczekiwań i obaw względem kategorii. W analizie rynkowej pod uwagę należy wziąć:
- zależności w łańcuchu dostaw,
- rozkład sił rynkowych,
- trendy rynkowe,
- konkurencję,
- obecnych i potencjalnych dostawców,
- czynniki wpływające na koszt produktów/usług.
Poprawnie przeprowadzona diagnoza kategorii pozwala zrozumieć cele biznesowe przedsiębiorstwa, specyfikę wydatków, wpływ kosztów na zysk, a także ryzyko wynikające z otoczenia rynkowego.
Planowanie kategorii
Na podstawie informacji pozyskanych w diagnozie kategorii tworzy się dopasowaną strategię procesu zakupowego opartą o elementy przewagi konkurencyjnej. Strategia definiuje kolejne kroki procesu sprzedażowego, a w tym pełen harmonogram procesów, zasoby, osoby odpowiedzialne za poszczególne działania oraz pożądane efekty. Ponadto musi uwzględniać sposoby utrzymania ciągłości dostaw i sprawnego zarządzania bazą dostawców.
Wdrożenie strategii
Wdrożenie strategii to nic innego jak rozpoczęcie planowanych działań w ramach procesu zakupowego. Na tym etapie identyfikuje się dostawców spełniających określone wcześniej wymagania, negocjuje umowy i dokonuje zakupów.
Realizacja planu zakupowego każdorazowo wymaga właściwego przygotowania. W optymalnym zarządzaniu procesem zakupowym kluczowe są:
- opracowanie scenariusza rozmowy i strategii cenowej dotyczącej konkretnej oferty,
- stworzenie listy celów, argumentów oraz ewentualnych ustępstw,
- zebranie informacji o drugiej potencjalnym dostawcy – w tym o jego sytuacji rynkowej, ofercie, klientach i cenach.
Dążenie do optymalizacji procesu zakupowego to podstawa efektywnego zarządzania całym przedsiębiorstwem. Wszystkie działania wprowadzone w ramach strategy sourcing należy nieustannie weryfikować i w razie potrzeby modyfikować przyjętą strategię. Istotne jest również monitorowanie współpracy z konkretnymi dostawcami. Do analizy rezultatów poszczególnych współprac można wykorzystać tzw. wskaźniki KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności.