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Kaufprozess - Gestalten Sie den perfekten!

Kundengewinnung

Der Kaufprozess ist ein wichtiger Begriff im Geschäftsleben. Die richtige Organisation des Einkaufs gehört zu den Schlüsselelementen einer effizienten Unternehmensführung. Was genau ist der Kaufprozess? Wie kann man es optimieren? Wir beraten!

Der Kaufprozess im Überblick

Effektiver Verkauf ist das Hauptziel jedes Unternehmens. Seine Umsetzung ist ein langer und anspruchsvoller Prozess, der Aktivitäten auf verschiedenen Ebenen umfasst – von der rationalen Strategie bis zur Kundendienststandards. Der Einkaufsprozess, d. h. eine gut durchdachte Reihe von Aufgaben und Aktivitäten mit einem bestimmten Ziel, ist für die Unternehmensführung von besonderer Bedeutung - alle Dinge, die für das ordnungsgemäße Funktionieren des Unternehmens erforderlich sind, so günstig, so schnell und so gut wie möglich einzukaufen so gut wie möglich. Es sei jedoch daran erinnert, dass die "Einkaufsliste" des Unternehmens für jedes Unternehmen unterschiedlich sein wird. Es hängt alles vom Geschäftsprofil, der Nachfrage und vielen anderen Faktoren ab.

Im Einkaufsprozess können wir zwei Schlüsselrollen unterscheiden: den Käufer und den Versender. Der Einkäufer ist eine Person, die für Vertragsverhandlungen verantwortlich ist – seine Aufgabe ist es, die besten Angebote zu finden, d. h. diejenigen mit dem höchsten Wert für das Unternehmen. Der Disponent hingegen wickelt Bestellungen ab und verteilt abgeschlossene Einkäufe. 

Der Kaufprozess besteht aus mehreren Elementen. Diese sind:

  • Recherche und Erfassung des Bedarfs im Unternehmen,
  • Marktanalyse,
  • Sammeln verschiedener Angebote,
  • Verhandlungen und Auswahl der Besten,
  • Produktbestellung,
  • Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

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Sourcing im Einkaufsprozess

Sourcing ist definiert als die Suche nach Nachfragequellen und die Auswahl der besten davon. Der Prozess umfasst solche Aktivitäten wie: Erfassung und Analyse des Bedarfs, Standardisierung von Einkaufssortimenten, Angebotserhebung sowie die endgültige Auswahl des Lieferanten. 

Die Beschaffung ist im Einkaufsprozess von entscheidender Bedeutung. Die Analyse ermöglicht ein vertieftes Verständnis der Bedürfnisse des Unternehmens. Dadurch können Sie eine gut durchdachte „Einkaufsliste“ erstellen, die den gesamten Einkaufsprozess rationalisiert. Eine verlässliche Markt- und Lieferantenrecherche erleichtert die Ausarbeitung einer sinnvollen und angemessenen Ausschreibungsstrategie. Dies wiederum ist die Grundlage für die richtigen Kaufentscheidungen. 

Sourcing verleiht dem Einkaufsprozess einen strategischen Charakter. Ein rationales System von Handlungen mit langfristigem Charakter trägt zum Bau bei die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt erleichtert es deren Umsetzung Entwicklungsstrategie und reduziert das Einkaufsrisiko.

Kaufprozess – wie man ihn verwaltet

Die Einkaufsstrategie für jede Kategorie sollte Bestandteil der Einkaufsstrategie des Unternehmens sein. Eine Kategorie ist definiert als bestimmte Waren oder Dienstleistungen. In der Verwaltung der Kaufkategorie, der sog Strategische Beschaffung. 

Strategisches Sourcing ist ein umfassender Ansatz für den Prozess des Einkaufs von Produkten und Dienstleistungen, der darauf abzielt, die niedrigsten Gesamtkosten der Anschaffung (TCO) zu erreichen und gleichzeitig die Kundenanforderungen zu erfüllen, das Einkaufsrisiko zu minimieren und Marktchancen voll auszuschöpfen. Strategisches Sourcing generiert Mehrwert für das Unternehmen.

Der Prozess des strategischen Managements des Einkaufsprozesses ist in 3 Phasen unterteilt:

  • Kategorie Diagnose,
  • Strategieplanung,
  • Umsetzung entwickelter Lösungen.

Kategorie Diagnose

Die Kategoriediagnose analysiert die interne Situation des Unternehmens und sein Marktumfeld im Kontext der Einkaufskategorie. Das Ziel besteht darin, den Umfang des Projekts, die Gesamtkosten der Anschaffung (TCO) und den Kaufprozess zu definieren sowie Geschäftsziele, Bedürfnisse, Erwartungen und Bedenken in Bezug auf die Kategorie festzulegen. Die Marktanalyse sollte Folgendes berücksichtigen:

  • Lieferkettenabhängigkeiten,
  • Verteilung der Marktkräfte,
  • Markt-Trends,
  • Wettbewerb,
  • aktuelle und potenzielle Lieferanten,
  • Faktoren, die die Kosten von Produkten / Dienstleistungen beeinflussen.

Eine korrekt durchgeführte Kategoriendiagnose ermöglicht es Ihnen, die Geschäftsziele des Unternehmens, die Spezifität der Ausgaben, die Auswirkungen der Kosten auf den Gewinn sowie das aus dem Marktumfeld resultierende Risiko zu verstehen. 

Planungskategorien

Basierend auf den in der Kategoriediagnose gewonnenen Informationen wird eine maßgeschneiderte Strategie des Kaufprozesses basierend auf den Elementen des Wettbewerbsvorteils erstellt. Die Strategie definiert die nächsten Schritte des Verkaufsprozesses, einschließlich des vollständigen Zeitplans von Prozessen, Ressourcen, Verantwortlichen für einzelne Aktivitäten und der gewünschten Effekte. Darüber hinaus muss es die Methoden zur Aufrechterhaltung der Versorgungskontinuität und zur effizienten Verwaltung der Lieferantenbasis berücksichtigen.

Umsetzung der Strategie

Die Umsetzung der Strategie ist nichts anderes als die Einleitung geplanter Aktivitäten im Rahmen des Einkaufsprozesses. In dieser Phase werden Lieferanten identifiziert, die vorgegebene Anforderungen erfüllen, Verträge ausgehandelt und Einkäufe getätigt. 

Die Umsetzung des Kaufplans erfordert jedes Mal eine angemessene Vorbereitung. Entscheidend für die optimale Steuerung des Einkaufsprozesses sind: 

  • Entwicklung eines Interviewszenarios und einer Preisstrategie für ein konkretes Angebot,
  • Erstellen einer Liste mit Zielen, Argumenten und möglichen Zugeständnissen, 
  • Sammeln von Informationen über den zweiten potenziellen Lieferanten - einschließlich seiner Marktsituation, seines Angebots, seiner Kunden und seiner Preise.

Das Streben nach Optimierung des Einkaufsprozesses ist die Grundlage für eine effektive Steuerung des gesamten Unternehmens. Alle im Rahmen des Strategy Sourcing eingeleiteten Aktivitäten sollten laufend überprüft und gegebenenfalls die verabschiedete Strategie angepasst werden. Es ist auch wichtig, die Zusammenarbeit mit bestimmten Lieferanten zu überwachen. Die sogenannte Kennzahlen, also Key Performance Indicators. 

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