Sprawne zarządzanie wydatkami to jeden z filarów kierowania przedsiębiorstwem. Jest to czynnik, który ma ogromny wpływ na to, czy firma odniesie ostateczny sukces na rynku. W procesie zarządzania finansami kluczowe znaczenie ma optymalizacja kosztów, która daje szansę na to, by pozyskać dodatkowe środki na rozwój firmy, a także pozwala zbudować przewagę konkurencyjną.
Wydatki, które wymykają się spod kontroli, mogą stanowić duże zagrożenie dla funkcjonowania firmy. Każdy przedsiębiorca powinien dążyć do tego, aby utrzymać kontrolę nad kosztami, jakie generuje jego przedsiębiorstwo. Rozwiązaniem jest optymalizacja kosztów. Czym jest optymalizacja? I jak ją przeprowadzić? Podpowiadamy.
Czym jest optymalizacja kosztów?
Zarządzanie wydatkami to ważny obszar funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa – bez względu na wielkość, branżę, w której działa, czy grupę docelową. Nawet ta firma, która radzi sobie doskonale i osiąga wysokie zyski, może zostać bankrutem, jeśli jej wydatki wymkną się spod kontroli. Optymalizacja kosztów to czynnik, który ma ogromny wpływ na to, czy firma ostatecznie odniesie sukces na rynku. Mądre zarządzanie wydatkami powinno stanowić fundament działania każdego przedsiębiorstwa.
Optymalizacja kosztów to nieustanne dążenie do obniżania kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich wyników i odpowiedniego poziomu świadczonych usług – utrzymanie zadowolenia klientów i pracowników, jakości produktów/usług itd. Innymi słowy – jest to poszukiwanie takich rozwiązań, które pozwolą firmie generować jak największe zyski, jak najmniejszym kosztem. Mądra, odpowiednio prowadzona optymalizacja, generuje nadwyżki finansowe, które można wykorzystać do strategii rozwojowej na wielu płaszczyznach rozwój firmy na różnych płaszczyznach – np. poprzez zatrudnienie nowych pracowników, czy też wsparcie reklamy.
Redukcja kosztów, a optymalizacja
Optymalizacja kosztów często błędnie utożsamiana jest z redukcją kosztów. Optymalizacja jest bowiem pewnego rodzaju inwestycją w rozwój firmy, redukcja zaś jest obniżeniem wydatków ponoszonych przez firmę, kosztem pewnych projektów czy funkcji przedsiębiorstwa. W dużym skrócie redukcją można nazwać rezygnację z niektórych działań w celu obniżenia wydatków. Redukcja kosztów może być jednym z narzędzi optymalizacji. Zwykle sięgają po nią firmy będące w bardzo złej sytuacji finansowej. Redukcja to jeden z ostatnich sposobów na obniżenie wydatków i utrzymanie ciągłości finansowej.
Optymalizacja kosztów w firmie – po co optymalizować koszty?
Wdrażając procesy optymalizacyjne, przedsiębiorca przede wszystkim otrzymuje pełną wiedzę dotyczącą kosztów firmy, co stanowi podstawę do sprawnego zarządzania wydatkami, a w konsekwencji osiągania wyznaczonych celów biznesowych i odnoszenia spektakularnych sukcesów.
Optymalizacja kosztów to obniżenie wydatków związanych z funkcjonowaniem firmy, a w konsekwencji generowanie oszczędności, które mogą stanowić skuteczne zabezpieczenie przed kryzysem finansowym w przyszłości. Jest to swoista budowa finansowej poduszki bezpieczeństwa – im niższe koszty prowadzenia działalności, tym niższe ryzyko rynkowe i większe możliwości rozwoju.
Firma może wykorzystać dodatkowe środki na inwestycję w rozwój. Pieniądze uzyskane z optymalizacji kosztów można ulokować np. w marketingu, sprzedaży czy employer brandingu. Takie działanie może ułatwić pozyskiwanie nowych klientów czy wysoce wykwalifikowanych pracowników.
Optymalizacja kosztów w firmie to sposób na zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku. Przedsiębiorca, któremu uda się zmniejszyć wydatki na procesy produkcyjne przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu produkcji, może obniżyć finalną cenę oferowanych artykułów, a dzięki temu wybić się na tle konkurencji i dotrzeć do nowych klientów.
Optymalizacja kosztów to także szansa dla tych firm, które znajdują się na krawędzi rentowności. Sprawnie przeprowadzone procesy optymalizacyjne mogą uratować przedsiębiorstwo przed bankructwem. Firma, która logicznie obniży koszty funkcjonowania, a jednocześnie zachowa wysoki poziom usług, staje się rentowna i zaczyna generować zyski, a dzięki temu utrzymuje stabilną pozycję na rynku.
Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie to klucz do sprawnego funkcjonowania.
Sprawdź, w jakich obszarach możemy Ci pomóc.
Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie – od czego zacząć?
Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie to złożony proces, który wymaga odpowiedniej wiedzy (m.in. z zakresu finansów i ekonomii), kompetencji i zaangażowania. Aby proces przyniósł oczekiwane efekty, musi opierać się na racjonalnym, starannie przygotowanym planie. Tylko przemyślana działania pozwolą obniżyć wydatki związane z funkcjonowaniem firmy, jednocześnie nie obniżając jakości świadczonych usług czy oferowanych produktów. Źle przeprowadzona optymalizacja może doprowadzić do utraty klientów i spadku sprzedaży, a także do powstania chaosu, zmniejszenia zadowolenia pracowników i w konsekwencji – zwiększenia rotacji pracowników w firmie.
Prawidłowa optymalizacja kosztów powinna zawierać wielopłaszczyznowy, dogłębny audyt przedsiębiorstwa oraz jego wszystkich struktur. Duże znaczenie ma rzetelna analiza finansowa. Przedsiębiorca, który chce sprawnie optymalizować koszty, najpierw musi zrozumieć obecną sytuację finansową firmy. Przede wszystkim powinien sprawdzić, jakie filary przedsiębiorstwa generują nieproporcjonalnie wysokie zyski – np. produkcja, administracja czy marketing. Warto przyjrzeć się również umowom z dostawcami/kontrahentami i wynegocjowanymi stawkami, poziomom marży pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia oraz wielkości i wartości zapasów.
W analizie finansowej należy uwzględnić koszty stałe i zmienne. Kosztami stałymi nazywamy wydatki, które firma ponosi co miesiąc, zmiennymi zaś te, które pojawiają się w konkretnych sytuacjach (np. koszt zakupu nowego towaru). Analizę warto zacząć od największych wydatków, ponieważ procesy optymalizacji w tych sektorach mogą przynieść najlepsze efekty.
Optymalizacja kosztów przykłady
Optymalizacja kosztów w firmie powinna być ciągłym procesem przedsiębiorstwa – stałym celem, do którego firma powinna dążyć bez względu na obecną sytuację finansową. Jest ona bowiem jednym z kluczowych narzędzi służących do osiągania wyznaczonych celów biznesowych, ponieważ pozwala utrzymać płynność finansową i umożliwia generowanie wysokich zysków.
Jak skutecznie optymalizować koszty? Możliwości jest wiele. Wszystko zależy od przeprowadzonej analizy finansowej, sektora, w którym działa firma, jej profilu czy wielkości.
Przykłady skutecznej optymalizacji kosztów to m.in.:
- Outsourcing.
Delegowanie zadań „na zewnątrz”. Powierzenie pewnych obowiązków firmom zewnętrznym, które specjalizują się w danych obszarach. Outsourcing to sposób na to, by uniknąć kosztów zatrudnienia specjalistów, a także zaoszczędzić na zakupie odpowiedniego sprzętu, licencji czy prowadzeniu dedykowanych szkoleń na pracowników. Outsourcingować można takie obszary działalności jak:
- marketing,
- IT,
- księgowość,
- rekrutacja i sprawy kadrowe,
- audyty,
- zarządzanie finansami,
- tworzenie grafik i szablonów.
2. Właściwe zarządzanie dostawcami/kontrahentami
W ramach optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie można negocjować warunki umów zawartych z kontrahentami czy dostawcami. Warto cyklicznie przeglądać bazę umów i sprawdzać stawki, porównując je do stawek rynkowych. Może okazać się bowiem, że stawki rynkowe spadły, a przedsiębiorca przepłaca.
3. Dopasowanie modelu biznesowego do profilu działania firmy i uwarunkowań rynkowych
Dopasowanie modelu biznesowego to m.in. zmiana pracy na hybrydową lub całkowicie zdalną, przeniesienie pewnych obszarów funkcjonowania firmy do internetu, czy też dobór odpowiedniej strategii sprzedażowej (w zależności od potrzeb – stacjonarna, terenowa, online, mieszana).
4. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Rozwiązanie szczególnie pomocne, jeśli w firmie administruje się dużo dokumentów. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to sposób na skrócenie czasu wykonywania poszczególnych czynności, eliminację błędów, czy zniwelowanie ryzyka zgubienia ważnych papierów.
Optymalizacja kosztów w firmie to inwestycja, która może przynieść długofalowe korzyści. Każdy przedsiębiorca powinien dążyć do optymalizacji kosztów – bez względu czy prowadzi jednoosobową działalność, czy dużą firmę, zatrudniającą setki osób. Racjonalne zarządzanie finansami to szansa na usprawnienie funkcjonowania firmy, obniżenie ryzyka strat, poprawę sytuacji finansowej, a nawet podniesienie zysków. Warto pamiętać jednak, że optymalizacja to proces ciągły, który powinien być systematycznie monitorowany i udoskonalany w razie potrzeby. Tylko wtedy przyniesie efekty.