Większość komunikatów wysyłanych przez firmy nie wzbudza w dziennikarzach większego zainteresowania. Niemal 90% wszystkich informacji prasowych trafia do puli tekstów, które nigdy nie ujrzą światła dziennego. Jak napisać informację prasową, którą media będą chciały przeczytać i opublikować? Sprawdź najcenniejsze zasady tworzenia takich komunikatów!
Co to jest informacja prasowa?
Na początek powinniśmy wyjaśnić, czym dokładnie jest informacja prasowa. Posłużmy się przykładem. Załóżmy, że masz coś ważnego do przekazania swoim odbiorcom – obecnym i potencjalnym klientom. Chcesz powiadomić ich o wyjątkowym evencie, który mógłby ich zainteresować, a Tobie przynieść satysfakcjonujące zyski. Chciałbyś, żeby informacja o evencie dotarła do najszerszego grona osób. Postanawiasz zatem skontaktować się z mediami, które upowszechnią ją w odpowiednich źródłach przekazu. Treść, którą wysyłasz do dziennikarzy, nosi miano informacji prasowej.
W literaturze branżowej możemy przeczytać, że informacja prasowa to dystrybuowany do mediów materiał, poświęcony bieżącym wydarzeniom z życia danej firmy. Notatka może dotyczyć organizowanego eventu, launchu produktu, innowacji wprowadzonych do firmy, rebarndingu marki itp. Zwykle jest to plik tekstowy, niejednokrotnie opatrzony stosownymi grafikami, zdjęciami, tabelami lub nagraniami audio/wideo. Informacja prasowa zwykle ma nie więcej niż 2 strony. Czasem zdarzają się krótsze (maksymalnie do 1 strony) lub dłuższe teksty (liczące nawet 4 czy 5 stron). Co ciekawe, informacja prasowa to jedno z najstarszych narzędzi wykorzystywanych w działaniach public relations. Tylko jak napisać informację prasową, by zainteresowała dziennikarzy?
Dziennikarze każdego dnia otrzymują dziesiątki informacji prasowych od rozmaitych firm. Spośród nich muszą wybrać najciekawsze, które według nich wzbudzą zainteresowanie czytelników. Przedstawiciele mediów za każdym razem muszą dokonywać stosownej selekcji, odrzucając treści, które nie odpowiadają sztywnym wymaganiom dziennikarskim. Jak napisać informację prasową, która odniesie sukces?
Na jakie pytania odpowiada informacja prasowa?
Dziennikarz, czytając informację prasową, chce uzyskać odpowiedzi na 6 kluczowych pytań:
- Kto?
Pytanie o nadawcę komunikatu, czyli o firmę, która przygotowała informację prasową. Już w pierwszym akapicie należy zawrzeć nazwę przedsiębiorstwa oraz określenie definiujące jego działalność, np. Firma X – producent wegańskich batonów proteinowych.
- Co?
Pytanie odnosi się do charakteru wydarzenia. W tym punkcie należy szczegółowo wyjaśnić, czego dotyczy informacja – np. wprowadzenie produktu na rynek zagraniczny.
- Gdzie?
Jest to pytanie o lokalizację wydarzenia. Zwykle jest to główna siedziba firmy.
- Kiedy?
Pytanie o czas rozgrywania wydarzenia. W pierwszej kolejności podaje się datę wysłania komunikatu, by dziennikarz, który go otrzyma, wiedział, z jakiego dnia pochodzi. Jeśli informacja prasowa zapowiada jakieś wydarzenie, należy koniecznie zawrzeć szczegółowe wskazówki dotyczące terminu.
Czy wiesz, że content liczy się dziś bardziej niż kiedykolwiek?
O tworzeniu informacji prasowych wiemy wszystko!
- Dlaczego?
Opis kontekstu wydarzenia. Odpowiedź na pytanie „dlaczego?” pozwala czytającemu dziennikarzowi zrozumieć, dlaczego firma podjęła się opisywanych działań.
- Jak?
Informacje dotyczące wszelkich kwestii technicznych, czyli jak firma zamierza wprowadzić nowy produkt na rynek, jak dokona połączenia dwóch firm itd. Jest to swoiste wyjaśnienie kontekstu opisywanego tematu.
Jak napisać dobry tekst – najważniejsze zasady
Jak napisać informację prasową, którą dziennikarze będą chcieli przeczytać? Przede wszystkim trzeba zacząć od atrakcyjnego tytułu. Tytuł jest zwykle pierwszą rzeczą, na którą zwraca uwagę czytelnik. To swoista wizytówka całego tekstu. Dlatego musi być ciekawy.
Pod tytułem umieszcza się lead, czyli krótki, a jednocześnie wartościowy fragment tekstu, który jest zapowiedzią tego, co nastąpi dalej. Lead powinien zachęcać do dalszego czytania.
Najbardziej rozbudowanym fragmentem komunikatu prasowego jest rozwinięcie tego, co znalazło się w leadzie. Treść powinna być przekonująca, urozmaicona i merytoryczna.
Na końcu informacji prasowej musi znaleźć się krótkie podsumowanie. Zwykle wystarczą 2-3 zdania zbierające to, co najważniejsze i powinno zostać zapamiętane.
W informacji prasowej nie może zabraknąć:
- daty,
- danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za wysyłkę komunikatu,
- logo firmy.
Informacje prasowe pisze się według zasady odwróconej piramidy, czyli na początku (w tytule i leadzie) umieszcza się najważniejsze informacje, a te mniej istotne – w dalszych częściach tekstu. Tworzenie notek w ten sposób to najlepszy sposób na to, by skutecznie zainteresować dziennikarzy.
Jak napisać informację prasową – złote zasady w pigułce
Teksty będące nachalną promocją zamiast informacji, skonstruowane w nieodpowiedni sposób, nieciekawe i mało wartościowe praktycznie od razu trafiają do kosza. Jak napisać informację prasową, która zostanie przeczytana i odniesie sukces? Warto zastosować się do kilku prostych zasad.
- Im krócej, tym lepiej
Informacje prasowe powinny być zwięzłe. Jedna strona A4 w zupełności wystarczy. Pisząc notkę, pamiętaj o podziale na akapity koncentrujące się na konkretnych aspektach czy zjawiskach.
- Postaw na konkrety
Nie lej wody, nie opowiadaj historii. Postaw na prostotę! Tekst informacji prasowej musi być zwięzły i konkretny. Powinien przekazywać wiedzę na dany temat, a nie snuć opowieści czy odwoływać się do emocji.
- Fakty zamiast opinii
Dziennikarze lubią fakty, liczby i sensowne treści. Unikaj finezyjnych określeń i przysłówków, których jedyną funkcją jest ozdobienie tekstu. Nie stosuj specjalistycznego słownictwa, które mogłoby być trudne do zrozumienia. I w drugą stronę – staraj się unikać potocznych, kolokwialnych zwrotów.
- Pamiętaj o konstrukcji odwróconej piramidy
Treść informacji prasowej musi odpowiadać na podstawowe pytania (o których pisaliśmy wyżej), by w pełni prezentowała ważne wydarzenie z życia firmy, a dziennikarz mógł ją doskonale zrozumieć. Nie można zapomnieć również o konstrukcji odwróconej piramidy. Jest to bowiem jeden z najskuteczniejszych sposobów na to, by zaciekawić czytelnika.
O czym jeszcze powinieneś pamiętać?
Informacja prasowa musi być świeża, aktualna i ciekawa. Dziennikarze oczekują newsów, wyróżniających się treści, które przyciągną uwagę czytelników. Informacje prasowe najlepiej wysyłać rano. Preferowane formaty pliku to .doc lub .rtf. Pisząc notatkę, najlepiej skupić się na treści merytorycznej, a nie ja formie. Żadne ciekawe grafiki czy inne urozmaicenia nie wystarczą, jeśli treść nie będzie wystarczająco dobra. Zamiast tego warto wykorzystać inspirujące cytaty, istotne dla tematu, czy też wartościowe statystyki.
Jak napisać informację prasową? Z pełnym zaangażowaniem, profesjonalnie i rzetelnie! Wykorzystaj fakty, stosuj się do podstawowych zasad konstruowania takich treści i postaw na aktualność. Tak przygotowana notatka z pewnością odniesie sukces!