Audyt komunikacyjny to najbezpieczniejsza droga do znalezienia jasnej odpowiedzi na dwa strategiczne pytania. Pierwsze z nich brzmi: czy w Twojej firmie komunikacja z pracownikami i między pracownikami jest skuteczna? Drugie dotyczy efektywności komunikacji z klientami. Sprawdź i rozwijaj jej mocne strony. Odkryj ewentualne słabości. Jak? Dzięki efektywnemu przeglądowi i analizie rzeczywistej sytuacji komunikacyjnej w Twojej firmie.
Audyt komunikacyjny – definicja
Gdybyśmy mogli cofnąć się w czasie do lat 70. ubiegłego wieku, moglibyśmy ponownie żyć w świecie, w którym przeciętny konsument był narażony na od 500 do 1600 komunikatów reklamowych dziennie. Wydaje się dużo? Nie w porównaniu do wartości rzędu od 6 000 do 10 000 reklam. Tak wyglądają statystyki dla przeciętnego konsumenta w 2020 r.
Od czasu rozwoju technologii komunikacyjnej i eksplozji reklamy internetowej, z 86 400 sekund, które przeżywamy każdego dnia, co 0,06-0,11 sekundy widzimy reklamę. Dlatego nawet jeśli firmie uda się wyróżnić, wyzwaniem jest to, jak zatrzymać uwagę potencjalnych klientów.
Czy pamiętasz ostatnie 3 reklamy, które słyszałeś lub widziałeś i do jakiej firmy należą? Założę się, że najprawdopodobniej Twoja odpowiedź brzmi: nie. Tymczasem wykorzystanie siły komunikacji odgrywa dziś kluczową rolę w docieraniu do klientów. Musisz się upewnić, że Twoja strategia komunikacji jest idealnie dopasowana do Twoich odbiorców. Co o tym świadczy i jak mieć pewność, czy grupa docelowa została dobrze określona? Jak sprawdzić, czy firma buduje z klientami naprawdę wartościowe relacje, które przekładają się na wsparcie sprzedaży? Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy ktoś odbiera Twoje wiadomość i czy naprawdę jesteś słuchany? Mierzenie skuteczności komunikacji i monitorowanie możliwości ulepszeń bez informacji zwrotnej jest praktycznie niemożliwe.
Czy audyt komunikacyjny jest skuteczny?
Wraz z rozwojem Twojej firmy rośnie zarówno liczba jej odbiorców wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Określenie, które narzędzia komunikacyjne działają skutecznie, może pomóc w określeniu, w jakich kierunkach Twoja firma może się rozwijać. W przeciwnym razie nie będziesz świadomy szans, jakie przed nią stoją.
Audyt komunikacyjny to cenna rzecz w procesie komunikacji strategicznej. Przedstawi jasny obraz wpływu komunikacji firmy na odbiorców – zarówno z perspektywy wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Określi, czy Twoja komunikacja obsługuje potrzeby Twojej firmy, czy też wymaga korekty. Zidentyfikuje luki informacyjne, niejasne komunikaty i kanały komunikacji, które nie dostarczają wartości zgodnych z zamierzeniami. Ponadto audyt komunikacyjny pomoże ustalić punkt odniesienia dla całej bieżącej komunikacji, abyś mógł mierzyć jej wydajność i mądrze alokować swoje zasoby.
Co ujawni audyt?
Wnioski uzyskane dzięki audytowi komunikacyjnemu pomogą Ci skoncentrować wysiłek na właściwych aspektach działalności biznesowej. W efekcie zyskasz zwiększone przychody i lepsze wyniki. Audyt komunikacyjny nie ma na celu „obnażenia” niedoskonałości. Ten proces ma pomóc je zidentyfikować po to, by móc poprawić to, co jest do poprawienia.
Oto pytania, na które między innymi odpowie audyt komunikacyjny.
- Jakie są aktualne cele komunikacyjne pracowników?
- Czy pracownicy otrzymują kierowane do nich informacje i wiadomości oraz czy podejmują odpowiednie działania?
- Które strategie i taktyki komunikacyjne stosowane w firmie były najbardziej skuteczne?
- Co myślą pracownicy o treściach wewnętrznych kierowanych do nich przez firmę?
- Czy generowane treści wspierają strategie i cele biznesowe firmy?
- Twoi kluczowi odbiorcy – co obecnie wiedzą o Twojej firmie, jakie opinie na jej temat mają do przekazania, co powinni wiedzieć i jakie kanały dotarcia preferują?
Sprawna komunikacja oznacza realne korzyści. W badaniu przeprowadzonym w 2017 r. stwierdzono, że ogólna satysfakcja z komunikacji wewnętrznej, a także indywidualne wymiary komunikacji, były pozytywnie powiązane z zaangażowaniem pracowników. Badanie przeprowadzone przez Verčič i Vokić wykazało, że komunikacja z pracownikami jest kluczowym motorem zaangażowania, zwłaszcza w trzech wymiarach:
1) satysfakcja z informacji zwrotnej,
2) nieformalna komunikacja,
3) komunikacja podczas spotkań.
Co więcej, firmy, które są wysoce skuteczne, jeśli chodzi o komunikację, miały o 47% wyższe całkowite stopy zwrotu dla akcjonariuszy w okresie 5 lat w porównaniu z firmami, które stosowały mniej efektywne praktyki komunikacyjne.
Audyt komunikacyjny wewnątrz firmy
Audyt komunikacyjny wśród pracowników może poprawić kulturę firmy i ogólną wydajność. Ponadto zapewnia cenny wgląd w zaangażowanie pracowników i etykę pracy. Osoby, które wyrażają się jasno i czują się wysłuchane, bardziej angażują się w swoją pracę.
Członkowie zespołu, którzy mają trudności z komunikacją ze współpracownikami, nie będą w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału. Co za tym idzie – nie będą mogli spełnić stawianych im oczekiwań i działać na rzecz firmy w takim stopniu, jak oczekujesz.
Od aplikacji do zarządzania wydajnością po ankiety dotyczące tętna pracowników. Istnieje kilka narzędzi, które mogą posłużyć do oceny umiejętności komunikacyjnych wewnątrz firmy. Aplikacja stworzona specjalnie dla pracowników może ułatwić komunikację między działami i pozwolić użytkownikom na dzielenie się opiniami. W ten sposób nie tylko dotrzesz do pracowników w bardziej przystępny sposób, ale także łatwiej ocenisz ich umiejętności komunikacyjne. To ostatecznie oni są „głosem” Twojej firmy. Ponieważ są odpowiedzialni za przekaz i kanały rozpowszechniania informacji o firmie i jej ofercie, warto się upewnić, że strategia komunikacji jest z całą pewnością skuteczna. W tym celu dokonywanie pomiarów takich jak audyt komunikacyjny jest niezbędne. Na zasadzie: jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tego usprawnić.
Czy komunikacja Twojej firmy jest maksymalnie skuteczna?
Zmierzymy to i dobierzemy odpowiednie narzędzia, by ja usprawnić.
Metody badań wykorzystywane przy przeprowadzaniu audytu komunikacyjnego
Audyt komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej jest narzędziem, które powinno mierzyć zarówno strukturę firmy, jak i jej kulturę, zachodzące procesy komunikacyjne oraz stopień realizacji celów związanych z komunikacją. Pozwala ocenić mocne i słabe strony komunikacji oraz przedstawić wyniki, w celu usprawnienia procesów, zachodzących w przedsiębiorstwie.
W pierwszej fazie audytu zbierane są informacje dotyczące ilościowych i jakościowych aspektów komunikacji. W efekcie przedstawiany jest obraz sieci kanałów komunikacyjnych występujących zarówno między komórkami przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz, a także wnioski dotyczące skuteczności wykorzystywania tych kanałów przez pracowników i komórki odpowiedzialne za PR.
Respondenci proszeni są o podanie odpowiedzi na pytania dotyczące funkcjonującego w firmie schematu organizacyjnego, strategii komunikacyjnych, infrastruktury komunikacyjnej oraz zauważonych trudności w komunikacji.
Audytorzy mają do dyspozycji takie narzędzia, jak kwestionariusze, ankiety, wywiady, dzienniki, mapowanie, grupy fokusowe, analizy sieciowe oraz analizy zdarzeń krytycznych. Kwestionariusze i ankiety są o tyle wygodną metoda badań, że ich wyniki można w prosty sposób przedstawić w formie danych ilościowych. Z kolei metodą pozwalającą na uzyskanie danych jakościowych jest m.in. wywiad pogłębiony, który pozwala na głębszy wgląd w sposób postrzegania komunikacji. Coraz popularniejszą metodą badań jest także praca w tzw. grupach fokusowych, która dodatkowo pozwala na prowadzenie dyskusji i konfrontację opinii na dany temat.
Czy audyt komunikacyjny warto zlecić zewnętrznej firmie?
Audyt komunikacji zdecydowanie warto zlecić firmie zewnętrznej. Ponieważ o ile samo zbieranie informacji przedsiębiorstwo jest w stanie przeprowadzić samo, to wyciąganie wniosków, prowadzące do wypracowania nowych procedur, może być nie lada wyzwaniem. Większość przedsiębiorstw bazuje na przypuszczeniach lub wytycznych narzuconych przez osoby zarządzające, które nie zawsze uwzględniają realne potrzeby pracowników i otoczenia rynkowego.
Agencje zewnętrzne wyposażone są w sprawdzone narzędzia audytowe oraz techniki pozwalające wydobywać tylko istotne informacje. Ich doświadczenie w analizowaniu zebranych danych pozwoli Ci zaoszczędzić czas i energię, a także zyskać pewność, że przeprowadzone badania przełożą się na konkretny plan polityki komunikacyjnej, wspierający realizację pozostałych celów biznesowych.
Firmy prowadzące audyty komunikacji dysponują znacznie bardziej rozbudowanymi narzędziami monitorującymi otoczenie, media i internet, dzięki czemu zyskujemy znacznie szerszy obraz i łatwiej możemy znaleźć luki lub błędy wymagające naszej reakcji. Ponadto oferują bogatą gamę rozwiązań, których wdrożenie pozwoli szybciej i efektywniej osiągnąć wyznaczone cele.
Obecnie zauważamy coraz większe oczekiwania pracowników względem komunikacji wewnątrz organizacji. Komunikacja wewnętrzna to także jedno z ważnych narzędzi motywacyjnych. Powszechny dostęp do nowoczesnych technologii pozwala stosować coraz to nowe narzędzia oraz docierać do coraz bardziej zróżnicowanych grup odbiorczych.
Zlecając audyt komunikacji firmie zewnętrznej mamy pewność, że wszystkie prace badawcze zrealizuje grupa naprawdę niezależnych specjalistów. Osób posiadających odpowiedni dystans do przedmiotu badań oraz tworzących analizowaną strukturę.
Korzyści z przeprowadzenia audytu komunikacyjnego
Kiedy najlepiej przeprowadzić audyt komunikacji? Część firm decyduje się na niego w momencie, gdy przechodzą przez okres zmian, takich jak fuzje, przejęcia lub restrukturyzacje. W takich przypadkach audyt komunikacyjny pomoże zidentyfikować słabe punkty i wdrożyć odpowiednie strategie komunikacyjne. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą mocno zaangażowani, a komunikacja wewnętrzna będzie działała sprawnie. Nie warto jednak czekać z audytem aż pojawią się problemy w komunikacji. Lepiej zapobiegać niż leczyć. I to jest właśnie celem audytu komunikacji, który pomoże w ustaleniu celów komunikacji organizacji. To z kolei wpłynie pozytywnie na realizację celów biznesowych firmy.
Audyt komunikacyjny ma kluczowe znaczenie dla trwałego, długoterminowego sukcesu komunikacyjnego. Oczywiście, możesz wychodzić z założenia, że dobrze sobie radzisz bez niego, ale audyt komunikacyjny pomoże Ci wykorzystać w pełni potencjał, który tkwi w Twojej firmie i wznieść się ponad konkurencję.
Analiza wyników audytu działań komunikacyjnych swojej firmy pozwala na wdrożenie działań usprawniających komunikację. Pozwala także na zidentyfikowanie kanałów komunikacji wykorzystywanych do osiągania celów biznesowych organizacji.
Podsumowując – czy audyt komunikacyjny naprawdę jest konieczny? Najlepiej odwrócić to pytanie – skąd wiesz, że czy Twoja komunikacja służy osiągnięciu celów biznesowych, marketingowych i komunikacyjnych? Jeśli nie jesteś w stanie pokazać, że Twoi odbiorcy rozumieją Twoją komunikację i reagują na nią w pożądany sposób, możesz tracić naprawdę wiele. W tym znaczne przychody i niewykorzystane możliwości. Jeśli Twoja komunikacja marketingowa jest gorsza, ponieważ na przykład przemawia do niewłaściwych odbiorców, na niewłaściwych platformach, w niewłaściwy sposób, trudno będzie Ci osiągnąć pozytywne rezultaty. A jeśli Twoi pracownicy źle zrozumieją Twoją komunikację wewnętrzną, Twoja firma może marnować pieniądze na treści, które nie są zgodne z tym, co reprezentuje.
Ważne jest, aby pamiętać, że komunikacja zewnętrzna to nie tylko marketing. To także prowadzenie prawdziwych, wartościowych dyskusji z osobami spoza Twojej firmy. Dzięki nim możesz uzyskać przydatne spostrzeżenia, które pomogą uczynić Twój biznes tak dochodowym, jak to tylko możliwe. Komunikacja jest kluczem do każdego dobrego związku, upewnij się więc, że Twoja marka objęła odpowiednią strategię. Koncentrując się na działaniu nastawionym na „pójście do przodu”, firmy często zapominają spojrzeć wstecz. Po co? Aby zbadać postępy i drogę, która zaprowadziła je tu, gdzie są teraz.
Podsumowanie
Audyt komunikacyjny jest kluczowym narzędziem, które pozwala organizacjom ocenić efektywność ich strategii komunikacyjnych. Skupiając się na audycie komunikacji, można zidentyfikować zarówno mocne strony, jak i obszary wymagające poprawy w procesach komunikacyjnych. Audyt komunikacji wewnętrznej, jako część szerszego audytu komunikacyjnego, koncentruje się na analizie przepływu informacji wewnątrz firmy, co ma bezpośredni wpływ na zaangażowanie pracowników i efektywność operacyjną. Przeprowadzenie audytu komunikacyjnego pomaga firmom lepiej zrozumieć, jak ich komunikacja wpływa na osiąganie celów biznesowych, a także jakie kroki należy podjąć, aby ją optymalizować.
A Ty, kiedy ostatnio przeprowadzałeś audyt komunikacyjny w swojej firmie?
Warto wiedzieć:
Co to jest audyt komunikacyjny?
Audyt komunikacyjny to proces, w którym analizuje się i ocenia skuteczność komunikacji w danym przedsiębiorstwie lub organizacji. Podczas audytu eksperci badają:jakie narzędzia i metody są wykorzystywane w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, jakie są cele komunikacyjne, jakie przeszkody utrudniają skuteczną komunikację, jakie są preferencje odbiorców i jak możemy je lepiej zaspokoić, jaki jest poziomy zadowolenia i zaangażowania pracowników. Audyt komunikacyjny pomaga poprawić skuteczność i efektywność komunikacji, co w konsekwencji przyczynia się do poprawy funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.
Przykłady audytu komunikacyjnego - co wchodzi w jego zakres?
Audyt komunikacyjny to proces, który ma na celu zbadanie skuteczności działań komunikacyjnych w firmie. W jego zakres wchodzi wiele działań, takich jak:analiza strategii komunikacyjnej, badanie sposobów komunikacji z klientami i pracownikami, sprawdzanie efektywności narzędzi reklamowych, ocena wizerunku marki. Jednym z ważnych elementów audytu komunikacyjnego jest również identyfikacja problemów i błędów w komunikacji oraz proponowanie rozwiązań. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest skuteczne poprawianie jakości komunikacji w firmie, co może mieć pozytywne skutki zarówno dla wizerunku jak i dla wyników finansowych.
Kiedy wykonać audyt komunikacyjny?
Audyt komunikacyjny to proces, który powinien być przeprowadzany przez każdą firmę. Wykonuje się go po to, by upewnić się, że dana strategia komunikacyjna jest skuteczna i przystosowana do zmieniających się potrzeb rynku. Dobry czas na przeprowadzenie audytu jest m.in wtedy, gdy firma przechodzi zmiany lub ma problemy w zakresie komunikacji z klientami, partnerami biznesowymi lub pracownikami. Audyt komunikacyjny nie tylko pozwala na zidentyfikowanie trudnych obszarów, ale także oferuje szereg konkretnych rozwiązań, które pomogą w poprawie efektywności działań oraz zwiększą skuteczność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Dla kogo jest audyt komunikacyjny?
Audyt komunikacyjny jest narzędziem przeznaczonym dla różnych podmiotów, takich jak korporacje, przedsiębiorstwa, instytucje czy organizacje non-profit. Celem takiej diagnozy jest zbadanie sposobu, w jaki dana organizacja przekazuje swoje przesłanie do swoich odbiorców, w tym również do klientów lub partnerów biznesowych. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą poprawić swoją komunikację i zwiększyć swoją skuteczność. Audyt komunikacyjny przykład pozwala także na poznanie potrzeb klientów i ich preferencji, a tym samym dostosowanie strategii marketingowej do ich oczekiwań. Dzięki temu narzędziu, firmy mogą zwiększyć swoją skuteczność i osiągnąć swoje cele biznesowe.
Jak długo trwa audyt komunikacyjny?
Audyt komunikacyjny to proces, który ma na celu przeanalizowanie sposobu, w jaki firma komunikuje się z klientami, pracownikami i innymi zainteresowanymi podmiotami. Czas trwania takiego audytu zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, liczba kanałów komunikacyjnych i poziom zaawansowania w dziedzinie komunikacji. Wiele firm decyduje się na przeprowadzenie audytu co kilka lat lub co roku, aby zapewnić, że ich strategia komunikacyjna jest aktualna i skuteczna. Dążenie do doskonałości w dziedzinie komunikacji jest ważne, ponieważ pozwala to firmom na osiąganie lepszych wyników i budowanie trwałych relacji z klientami.