Wie steigert ein Kommunikationsaudit den Unternehmenswert?

Kommunikationsaudit ist der sicherste Weg, eine klare Antwort auf zwei strategische Fragen zu finden. Die erste Frage lautet: Ist die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen effektiv? Der zweite betrifft die Effektivität der Kommunikation mit Kunden. Prüfen und entwickeln Sie seine Stärken. Entdecken Sie mögliche Schwachstellen. Wie? Dank einer effektiven Überprüfung und Analyse der tatsächlichen Kommunikationssituation in Ihrem Unternehmen. 

Kommunikationsprüfung - Definition

Wenn wir in die 1970er Jahre zurückreisen könnten, könnten wir wieder in einer Welt leben, in der der durchschnittliche Verbraucher zwischen 500 und 1.600 Werbebotschaften pro Tag ausgesetzt ist. Scheint viel zu sein? Nicht verglichen mit dem Wert von 6.000-10.000 Anzeigen. Dies sind die Statistiken für den Durchschnittsverbraucher im Jahr 2020. 

Seit der Weiterentwicklung der Kommunikationstechnologie und der Explosion der Internetwerbung sehen wir mit den 86.400 Sekunden, die wir jeden Tag erleben, alle 0,06 bis 0,11 Sekunden eine Werbung. Selbst wenn es Ihrem Unternehmen gelingt, sich abzuheben, besteht die Herausforderung darin, die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu gewinnen.

Können Sie sich an die letzten drei Werbespots erinnern, die Sie gehört oder gesehen haben, und an die Firma, zu der sie gehören? Ich wette, Ihre Antwort ist höchstwahrscheinlich nein. Mittlerweile spielt die Nutzung der Macht der Kommunikation heute eine Schlüsselrolle bei der Kundenansprache. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Kommunikationsstrategie ist perfekt auf Ihr Publikum zugeschnitten. Was bedeutet das und wie können Sie sicher sein? Zielgruppe war gut definiert? So überprüfen Sie, ob das Unternehmen wirklich wertvolle Beziehungen zu Kunden aufbaut, die sich in Vertriebsunterstützung? Haben Sie sich jemals gefragt, ob jemand Ihre Nachricht aufnimmt und Ihnen wirklich zugehört wird? Ohne Feedback ist es praktisch unmöglich, die Effektivität der Kommunikation zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten zu überwachen.  

Ist das Kommunikationsaudit wirksam?

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Zahl seiner internen und externen Kunden. Wenn Sie feststellen, welche Kommunikationstools effektiv funktionieren, können Sie feststellen, wohin Ihr Unternehmen gehen kann. Andernfalls sind Sie sich der Chancen, die vor Ihnen liegen, nicht bewusst.

Das Kommunikationsaudit ist eine wertvolle Sache im Prozess der strategischen Kommunikation. Es vermittelt ein klares Bild der Wirkung der Unternehmenskommunikation auf die Empfänger – sowohl aus interner als auch externer Sicht. Es wird ermittelt, ob Ihre Kommunikation die Bedürfnisse Ihres Unternehmens unterstützt oder eine Bedarfsanpassung erfordert. Identifiziert Informationslücken, unklare Nachrichten und Kommunikationskanäledie nicht wie beabsichtigt Werte liefern. Darüber hinaus hilft ein Kommunikationsaudit dabei, einen Benchmark für die gesamte laufende Kommunikation zu erstellen, damit Sie deren Leistung messen und Ihre Ressourcen sinnvoll zuweisen können. 

Was wird die Prüfung ergeben?

Die Schlussfolgerungen aus dem Kommunikationsaudit helfen Ihnen, Ihre Bemühungen auf die richtigen Aspekte Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Als Ergebnis erzielen Sie höhere Einnahmen und bessere Ergebnisse. Ein Kommunikationsaudit dient nicht dazu, Unvollkommenheiten „aufzudecken“. Dieser Prozess soll helfen, sie zu identifizieren, damit das, was verbessert werden muss, verbessert werden kann.

Das sind die Fragen, die unter anderem das Kommunikationsaudit beantwortet.  

• Was sind die aktuellen Kommunikationsziele der Mitarbeiter? 
• Erhalten Mitarbeiter an sie adressierte Informationen und Nachrichten und ergreifen sie entsprechende Maßnahmen? 
• Welche Kommunikationsstrategien und -taktiken im Unternehmen waren am effektivsten? 
• Was denken Mitarbeiter über interne Inhalte, die das Unternehmen an sie richtet? 
• Unterstützen die generierten Inhalte die Geschäftsstrategien und -ziele des Unternehmens? 
• Ihre wichtigsten Adressaten – was wissen sie aktuell über Ihr Unternehmen, welche Meinungen haben sie dazu zu äußern, was sollten sie wissen und welche Kanäle bevorzugen sie? 

Effiziente Kommunikation bedeutet echten Nutzen. Eine Studie aus dem Jahr 2017 ergab, dass die allgemeine Zufriedenheit mit interne Kommunikation, sowie die einzelnen Dimensionen der Kommunikation, standen in positivem Zusammenhang mit dem Mitarbeiterengagement. Eine Studie von Verčič und Vokić hat gezeigt, dass die Kommunikation mit Mitarbeitern ein wichtiger Faktor für das Engagement ist, insbesondere in drei Dimensionen:  

1) Zufriedenheit mit Feedback,  

2) informelle Kommunikation, 

3) Kommunikation während Meetings. 

Darüber hinaus erzielten Unternehmen, die in puncto Kommunikation sehr effektiv sind, über einen Zeitraum von fünf Jahren eine um 47% höhere Gesamtrendite für ihre Aktionäre im Vergleich zu Unternehmen, die weniger effektive Kommunikationspraktiken verwendeten. 

Prüfung der internen Kommunikation

Ein Kommunikationsaudit zwischen Mitarbeitern kann die Unternehmenskultur und die Gesamtleistung verbessern. Darüber hinaus liefert es wertvolle Einblicke in das Engagement und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Menschen, die sich klar ausdrücken und gehört fühlen, sind engagierter bei ihrer Arbeit.

Teammitglieder, die Schwierigkeiten haben, mit Kollegen zu kommunizieren, können ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen. Infolgedessen werden sie nicht in der Lage sein, die an sie gestellten Erwartungen zu erfüllen und zum Wohle des Unternehmens in dem Umfang zu handeln, den Sie erwarten.

Von Performance-Management-Apps bis hin zu Umfragen zur Herzfrequenz von Mitarbeitern. Es gibt verschiedene Tools, mit denen die Kommunikationsfähigkeiten im Unternehmen bewertet werden können. Eine speziell für Mitarbeiter entwickelte App kann die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtern und es den Benutzern ermöglichen, ihre Meinung zu teilen. So erreichen Sie Mitarbeiter nicht nur besser zugänglich, sondern erleichtern auch die Einschätzung ihrer Kommunikationsfähigkeit. Schließlich sind sie die „Stimme“ Ihres Unternehmens. Da sie für die Kommunikations- und Verbreitungswege von Informationen über das Unternehmen und sein Angebot verantwortlich sind, lohnt es sich, darauf zu achten Kommunikationsstrategie es ist definitiv effektiv. Zu diesem Zweck sind Maßnahmen wie ein Kommunikationsaudit unerlässlich. Grundsätzlich gilt: Wenn man es nicht messen kann, kann man es auch nicht verbessern. 

Testmethoden, die bei der Durchführung eines Kommunikationsaudits verwendet werden

Das Audit der internen und externen Kommunikation ist ein Instrument, das sowohl die Struktur des Unternehmens und seiner Kultur, laufende Kommunikationsprozesse als auch den Grad der Erreichung kommunikationsbezogener Ziele messen soll. Es ermöglicht Ihnen, die Stärken und Schwächen der Kommunikation einzuschätzen und die Ergebnisse zu präsentieren, um die Prozesse im Unternehmen zu verbessern.

In der ersten Phase des Audits werden Informationen zu quantitativen und qualitativen Aspekten der Kommunikation erhoben. Als Ergebnis wird ein Bild des bestehenden Netzwerks von Kommunikationskanälen sowohl zwischen den Unternehmenszellen als auch nach außen präsentiert, sowie Rückschlüsse auf die Wirksamkeit der Nutzung dieser Kanäle durch Mitarbeiter und PR-verantwortliche Einheiten gezogen.

Die Befragten werden gebeten, Antworten auf Fragen zum Organigramm des Unternehmens, zu Kommunikationsstrategien, zur Kommunikationsinfrastruktur und zu etwaigen Kommunikationsschwierigkeiten zu geben.

Auditoren stehen Werkzeuge wie Fragebögen, Umfragen, Interviews, Protokolle, Mapping, Fokusgruppen, Netzwerkanalysen und Critical-Event-Analysen zur Verfügung. Fragebögen und Umfragen sind eine bequeme Forschungsmethode, da ihre Ergebnisse leicht in Form quantitativer Daten dargestellt werden können. Die Methode, die es wiederum ermöglicht, qualitative Daten zu erhalten, ist unter anderem ausführliches Interviewwas einen tieferen Einblick in die Art und Weise ermöglicht, wie Kommunikation wahrgenommen wird. Eine immer beliebtere Forschungsmethode ist auch die Arbeit in der sogenannten Fokusgruppen, die zusätzlich die Diskussion und Gegenüberstellung von Meinungen zu einem bestimmten Thema ermöglichen.

Lohnt es sich, ein Kommunikationsaudit an ein externes Unternehmen auszulagern?

Es lohnt sich auf jeden Fall, ein Kommunikationsaudit an ein externes Unternehmen auszulagern. Denn während das Unternehmen selbst in der Lage ist, Informationen zu sammeln, kann es eine ziemliche Herausforderung sein, Schlussfolgerungen zu ziehen, die zur Entwicklung neuer Verfahren führen. Die meisten Unternehmen basieren auf Annahmen oder Richtlinien von Managern, die nicht immer die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Marktumfelds berücksichtigen.

Externe Agenturen sind mit bewährten Audit-Tools und -Techniken ausgestattet, um nur relevante Informationen zu extrahieren. Ihre Erfahrung bei der Analyse der gesammelten Daten ermöglicht es Ihnen, Zeit und Energie zu sparen und sicher zu sein, dass die durchgeführte Forschung in einen spezifischen Plan für die Kommunikationspolitik umgesetzt wird, der das Erreichen anderer Geschäftsziele unterstützt.

Unternehmen, die Kommunikationsaudits durchführen, verfügen über viel umfangreichere Instrumente zur Überwachung der Umgebung, der Medien und des Internets, wodurch wir ein viel breiteres Bild erhalten und leichter Lücken oder Fehler finden können, auf die wir reagieren müssen. Darüber hinaus bieten sie ein breites Spektrum an Lösungen, mit deren Umsetzung Sie Ihre Ziele schneller und effektiver erreichen.

Aktuell beobachten wir die steigenden Erwartungen der Mitarbeiter an die Kommunikation innerhalb der Organisation. Interne Kommunikation es ist auch eines der wichtigsten Motivationsinstrumente. Der universelle Zugang zu modernen Technologien ermöglicht den Einsatz immer neuer Tools und das Erreichen immer vielfältigerer Empfängergruppen.

Durch die Beauftragung eines Kommunikationsaudits bei einem externen Unternehmen können wir sicher sein, dass alle Forschungsarbeiten von einer Gruppe wirklich unabhängiger Spezialisten durchgeführt werden. Menschen, die eine angemessene Distanz zum Forschungsgegenstand haben und die analysierte Struktur schaffen.

Vorteile der Durchführung eines Kommunikationsaudits

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Durchführung eines Kommunikationsaudits? Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, wenn sie sich in einer Phase des Wandels befinden, etwa bei Fusionen, Übernahmen oder Umstrukturierungen. In solchen Fällen hilft ein Kommunikationsaudit, Schwachstellen zu identifizieren und entsprechende Kommunikationsstrategien umzusetzen. Dadurch werden alle Mitarbeiter stark engagiert, u. a interne Kommunikation es wird reibungslos laufen. Allerdings lohnt es sich nicht, mit dem Audit zu warten, bis es zu Kommunikationsproblemen kommt. Besser vorbeugen als heilen. Und das ist der Zweck eines Kommunikationsaudits, das Ihnen dabei hilft, die Kommunikationsziele Ihres Unternehmens zu bestimmen. Dies wiederum wird sich positiv auf die Erreichung der Geschäftsziele des Unternehmens auswirken.

Ein Kommunikationsaudit ist entscheidend für einen nachhaltigen und langfristigen Kommunikationserfolg. Natürlich können Sie davon ausgehen, dass Sie auch ohne gut zurechtkommen, aber ein Kommunikationsaudit hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial Ihres Unternehmens auszuschöpfen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Die Analyse der Ergebnisse des Audits der Kommunikationsaktivitäten Ihres Unternehmens ermöglicht es Ihnen, Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation umzusetzen. Außerdem können Sie damit die Kommunikationskanäle identifizieren, die zur Erreichung der Geschäftsziele der Organisation verwendet werden.

Fazit: Ist ein Kommunikationsaudit wirklich notwendig? Am besten kehren Sie die Frage um – woher wissen Sie, ob Ihre Kommunikation Geschäfts-, Marketing- und Kommunikationszielen dient? Wenn Sie nicht zeigen können, dass Ihr Publikum Ihre Kommunikation in der gewünschten Weise versteht und darauf reagiert, können Sie viel verlieren. Einschließlich erheblicher Einnahmen und ungenutzter Möglichkeiten. Wenn Ihre Marketingkommunikation schlechter ist, weil sie zum Beispiel das falsche Publikum, auf den falschen Plattformen, auf die falsche Weise anspricht, werden Sie es schwer haben, positive Ergebnisse zu erzielen. Und wenn Ihre Mitarbeiter Ihre interne Kommunikation missverstehen, verschwendet Ihr Unternehmen möglicherweise Geld für Inhalte, die nicht dem entsprechen, was sie repräsentieren.

Es ist wichtig zu bedenken, dass externe Kommunikation nicht nur Marketing ist. Es geht auch darum, echte, wertvolle Gespräche mit Menschen außerhalb Ihres Unternehmens zu führen. Dank ihnen können Sie nützliche Erkenntnisse gewinnen, die dazu beitragen, Ihr Unternehmen so profitabel wie möglich zu machen. Kommunikation ist der Schlüssel zu jeder guten Beziehung. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Marke die richtige Strategie verfolgt. Wenn Unternehmen sich darauf konzentrieren, „nach vorne zu kommen“, vergessen sie oft, zurückzublicken. Wozu? Um ihre Fortschritte und den Weg zu erkunden, der sie dorthin gebracht hat, wo sie jetzt sind. 

Und Sie, wann haben Sie das letzte Mal ein Kommunikationsaudit in Ihrem Unternehmen durchgeführt?