Interner Kommunikationsplan – ein Element beim Aufbau eines starken Unternehmens

Wirksame Kommunikation beginnt mit einem Plan. Dieser wiederum besteht aus der Formulierung von Zielen und strategischen und taktischen Maßnahmen, die zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Wirksam geplante interne Kommunikation hilft dabei, die richtigen Informationen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit und in der richtigen Form zu senden und zu empfangen. Klar definierte Richtlinien helfen, Zeit und Energie bei der Umsetzung wichtiger Aufgaben im Rahmen der ausgeübten Aufgaben zu sparen. Wie ist das möglich? Kommunikationsplan macht den Kommunikationsprozess selbst nahezu automatisch und nahtlos. Was wiederum dazu beiträgt, die Geschäftsziele des Unternehmens effektiver zu erreichen.

Was lernen Sie aus dem Artikel?

In einer Welt, in der sich die Dynamik des Wandels im Unternehmensumfeld schneller denn je vollzieht, ist eine effektive interne Kommunikation ist nicht mehr nur eine Option - sie wird zu einer absoluten Notwendigkeit. Richtig geplante und durchgeführte interne Kommunikation ermöglicht nicht nur ein effizienteres Teammanagement, sondern führt auch zu einem stärkeren Engagement der Mitarbeiter und, was am wichtigsten ist, zu höheren Umsätzen. In diesem Beitrag werden wir erläutern, warum interne Kommunikation so wichtig ist, was ist Kommunikationsplan und wie es strukturiert sein sollte, um die Geschäftsziele Ihrer Organisation realistisch zu unterstützen. Wir werden auch häufige Fehler erörtern, auf die man bei der Gestaltung eines Kommunikationsplan. Wir werden uns mit den praktischen Schritten befassen, die für die Entwicklung einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie erforderlich sind, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg auf dem Markt verhelfen wird.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Organisiert interne Kommunikation ist ein Schlüsselelement für jede Organisation, da es einen effizienten Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern ermöglicht. Wirksame interne Kommunikation Sie erfordert jedoch nicht nur die richtigen Instrumente, sondern auch die Entwicklung der richtigen Organisationskultur. Um eine wirksame interne Kommunikation zu erreichen, lohnt es sich, in die Ausbildung zwischenmenschlicher Fähigkeiten zu investieren, eine authentische Beziehung zu den Mitarbeitern aufzubauen und eine offene und transparente Feedback-Kultur zu schaffen. All dies wird dazu beitragen, das Engagement des Teams und die Effektivität der Organisation als Ganzes zu steigern.

Der Planungsphase geht eine eingehende Analyse der Ausgangssituation und der Wirksamkeit der bisher eingesetzten Kommunikationsinstrumente voraus. Dies geschieht im Rahmen eines Audits interne Kommunikation. Dann werden die Ziele und die Richtung, in die wir uns bewegen, festgelegt. Um das Richtige zu wählen interne Kommunikationsmittel, müssen wir die Empfänger charakterisieren und bestimmen, welche Art von Informationen wir an sie senden und empfangen möchten. Ein wichtiger Bestandteil des Plans ist auch die Angabe der Formen der Überwachung der Kommunikationseffekte und der Wirksamkeit der eingesetzten Instrumente. Planen Sie daher Ihre Kommunikationsmittel so, dass Sie diese Wirksamkeit messen können.

Geben Sie an, was Ihnen gehört Kommunikationsstrategiewo und wie Mitglieder Ihres Teams kommunizieren sollen, schränken Sie die Möglichkeit ein, im Informationsrauschen und -chaos zu arbeiten. Dadurch inspirieren Sie auch Ihre Mitarbeiter zum Aufbau wertvoller Beziehungen. Effizient interne Kommunikation Schließlich ist es für die Erreichung strategischer und taktischer Ziele unerlässlich. Ihr die Strategie berücksichtigt auch Kommunikationsplan Krise.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Kommunikationsplan ist Teil des Managements eines jeden Projekts. Sie legt fest, wie Sie die nächsten Schritte kommunizieren werden. Sie kann sich an eine bestimmte Gruppe richten, z. B. an die Medien oder die Stakeholder. Sie kann aber auch für alle Gruppen gelten, z. B:

• Aktionäre,
• Medien,
• Einwohner,
• Angestellte (interne Kommunikation)
• Geschäftspartner,
• etc.

Viele Menschen machen einfache Kommunikationspläneobwohl sie es nicht einmal merken! Unternehmenskommunikation stößt oft immer wieder auf die gleichen Probleme. Daher erstellen Arbeitgeber Richtlinien für Mitarbeiter, in denen sie festlegen, über welche Kanäle mit jedem Teammitglied kommuniziert werden kann. Dank dessen wird es besser Unternehmenskultur und Ihr Image in den Augen der Mitarbeiter sowie das Arbeitsklima.

Auch Vertriebsabteilungen erstellen solche Pläne für Kunden, weil man lieber wann Marketingkommunikation findet per E-Mail statt, andere freuen sich über persönliche Treffen oder lange Gespräche. Durch die Wahl des richtigen Informationskanals verhindern Sie, dass beispielsweise wichtige Informationen an eine Firmen-E-Mail übertragen werden, die niemand nutzt.

Benötigen Sie einen Kommunikationsplan?

Nach Angaben von Workforce haben 60 Prozent der Unternehmen kein langfristiges Kommunikationsstrategie. Wenn ein Problem auftritt, reagieren sie in Echtzeit, indem sie wahllos E-Mails an Kunden oder Mitarbeiter schicken. Das mag für Sie ausreichend sein, wird aber wahrscheinlich eine Menge Stress verursachen. Die Kommunikation wird sich verzögern, weil Sie planen müssen, was Sie sagen und wie Sie es spontan sagen werden. Unter KommunikationsplanWenn Sie die Situation in späteren Phasen des Projekts klären müssen, überrascht Sie das nicht. Sie können sogar im Voraus die richtigen Leute dafür einstellen oder delegieren, so dass Sie im entscheidenden Moment nur noch die vorgefertigten Vorlagen ausfüllen müssen.

Ihre PR-Abteilung wird es zu schätzen wissen, wenn sie im Voraus genau weiß, was sie zu tun hat. Wenn Sie zum Beispiel an der Schnittstelle zwischen privatem und öffentlichem Sektor tätig sind und Ihre Projekte Auswirkungen auf die lokale Gemeinschaft haben, müssen Sie eine Kommunikationsplan. Journalisten und Aktivisten können Einsicht in dieses Dokument verlangen, um am Puls der Ereignisse zu bleiben. Bei Großprojekten muss alles formell sein und in den Unterlagen Spuren hinterlassen. Man kann nicht "beiläufig" einen Freund aus dem Gebiet informieren und hoffen, dass die anderen schon irgendwie von dem Projekt erfahren werden. Sie müssen festlegen, wie Sie mit ihnen kommunizieren werden, wann Sie beginnen und was die Marketing-Kommunikationskanäle. Bei Problemen müssen Sie eine Bestätigung haben, dass die Sitzungen stattgefunden haben und dass Informationsplakate ausgehängt wurden.

Es werden nicht immer alle diese Elemente enthalten sein, aber dies ist ein Rahmen, eine bewährte Vorlage für einen Plan. Was die für die Erstellung eines Plans erforderlichen Instrumente betrifft KommunikationsplanSie sind sehr einfach. Oft handelt es sich um ein einfaches Dokument in Word oder Excel, das Ihr Grafiker dann grafisch umsetzen kann, um ihm eine etwas interessantere Form zu geben. Kommunikationsplan können Sie auch in Tools wie Asana, Wrike oder Trello erstellen, wo Sie einzelne Aufgaben definieren und sie bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Sie können dann den Fortschritt verfolgen, und wenn es an der Zeit ist zu handeln, erhalten Sie eine Erinnerung. Natürlich Kommunikationsplan Sie können auch auf einem Stück Papier, einer weißen Tafel oder einer Wandtafel schreiben.

Was sind die Elemente eines internen Kommunikationsplans?

Die wichtigsten Elemente sind Kommunikationsplan intern enthalten: 

1. Ziele, betrachtet auf der Informations-, Motivations- und Aktivierungsebene, die auf Basis einer Bedarfsanalyse definiert werden sollten. 

2. Adressaten, das können sowohl Mitarbeiter aller Ebenen als auch Subunternehmer, Vertriebsnetz- und Geschäftspartner, Vorstände und Aufsichtsräte sein. 

3. Ressourcen, die wir haben oder brauchen, um bestimmte Kommunikationsziele zu erreichen (Menschen, Tools, Ideen), 

4. Das Budget, das wir für die Stärkung des internen Kommunikationsprozesses und die Implementierung einzelner Tools bereitstellen können. 

5. Kommunikationsinstrumente, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sein sollten. Dies können beispielsweise eine Website, ansprechende Inhalte in sozialen Medien (Fotos, Videos, Texte, Infografiken, Berichte), Schulungen, Meetings sein. 

6. Ein Zeitplan, in dem wir einzelnen Aktivitäten bestimmte Zeitrahmen zuweisen, während wir die Notwendigkeit beibehalten, einige davon zu wiederholen und über einen längeren oder kürzeren Zeitraum umzusetzen. 

7. Ergebnisse, also die Angabe der Erwartungen an die Kommunikation und die angestrebten Wirkungen. Nur wenn wir genau wissen, was wir erreichen wollen, können wir es erreichen. 

8. Bewertung der Umsetzung des Plans und der Wirksamkeit der eingesetzten Instrumente, deren Schlussfolgerungen bei der Ausarbeitung des nächsten Kommunikationspläne. 

Wie entwickelt man einen effektiven internen Kommunikationsplan? 

Kommunikationsplan Intern kann sie in wenigen einfachen Schritten entwickelt werden. Überlegen Sie, welche Ziele Sie erreichen wollen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und welche Bedürfnisse und Vorlieben Ihre Zielgruppe hat. Wählen Sie anhand dieser Kriterien die Instrumente aus, die Sie für den Aufbau des Systems verwenden werden interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Nicht alle Elemente der Kommunikation kann notwendig sein.  

Machen Sie sich dann sorgfältig mit den Möglichkeiten der einzelnen Tools vertraut und schulen Sie alle Mitarbeiter in der richtigen Verwendung. Definieren Sie auch die Regeln für die Verwendung jedes Tools – wann Instant Messaging und verschiedene Arten von Anwendungen verwendet werden sollen, wann E-Mail, wie oft persönliche Meetings und Telefonkonferenzen abgehalten werden, was an schwarzen Brettern angebracht werden soll und welche Formen des Feedbacks zu erwarten. 

Beschreiben Sie alle Annahmen und teilen Sie Kommunikationsplan an alle Mitarbeiter, in dem alle darin enthaltenen Leitlinien im Detail erläutert werden. Erklären Sie, dass es sich bei dem vorgelegten Dokument um ein flexibles Instrument handelt, bei dem jeder ein echtes Mitspracherecht bei der Änderung hat. Legen Sie einen Weg für die Übermittlung von Kommentaren zu dem umzusetzenden Plan fest. Aktualisieren Sie das Dokument auf der Grundlage der eingegangenen Informationen und informieren Sie die Mitarbeiter über alle Änderungen.

Phasen des Aufbaus einer internen Kommunikationsstrategie

Als erstes benötigen Sie ein Ziel von Kommunikationsplan. Es geht darum, ob Sie das Unternehmensumfeld positiv auf das Projekt einstimmen müssen, oder ob Sie die Beteiligten zuverlässig über die nächsten Schritte informieren oder den Fluss praktischer Informationen ermöglichen müssen. Dies erleichtert Ihnen später die Auswahl von Maßnahmen und Instrumenten. So entsteht ein kohärentes Kommunikationsstrategie.  Zusätzlich zu den offensichtlichen Schritten wie der Auswahl von Zielgruppe, Medien und Botschaft müssen Sie auch die Ressourcen und Quellen definieren, die Sie verwenden möchten.

Vielleicht gibt es eine ungenutzte Plakatwand auf Ihrem Firmengelände oder eine großformatige Werbung kann an einer Hauswand angebracht werden. Vielleicht haben Sie auch gute Kontakte zu den lokalen Medien. All das können Sie sich zunutze machen, wenn Sie Ihre Strategie vorausschauend planen. Manche Menschen schaffen ihre Kommunikationsplan. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen wollen, zerschlagen Sie Kommunikationsplan in konkrete Schritte, die Sie planen und Ihren Mitarbeitern sofort zuweisen können. So ist z. B. "Kontaktaufnahme mit den Medien" ein umfassendes Konzept. Sie können diesen Teilschritt jedoch in folgende Schritte untergliedern: Bestimmung der Medien, die an diesen Informationen interessiert sind, Ermittlung der Telefonnummern und Adressen der relevanten Personen, Erstellung eines Nachrichtenpakets, Versand von Nachrichtenpaketen, Beantwortung von Journalistenfragen....

Wie sieht der Kommunikationsplan in der Praxis aus?

Erweitert Kommunikationsplan erfolgt in der Regel in Form einer Tabelle, in der Sie Felder wie z. B:

• Empfänger;
• Kommunikationsweg;
• Kommunikationskanäle;
• Abhilfemaßnahmen bei Kommunikationsproblemen;
• Kommunikationsziele.

Sie werden nicht immer all diese Elemente sein, aber es ist ein Rahmen, ein bewährtes Muster des Plans. Wenn es darum geht Werkzeuge, die zum Erstellen eines Kommunikationsplans benötigt werdenSie sind sehr einfach. Oft handelt es sich um ein einfaches Dokument in Word oder Excel, das Ihr Grafiker dann grafisch umsetzen kann, um ihm eine etwas interessantere Form zu geben. Kommunikationsplan können Sie auch in Tools wie Asana, Wrike oder Trello erstellen, wo Sie einzelne Aufgaben definieren und sie bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Sie können dann den Fortschritt verfolgen, und wenn es an der Zeit ist zu handeln, erhalten Sie eine Erinnerung. Natürlich Kommunikationsplan Sie können auch auf einem Stück Papier, einer weißen Tafel oder einer Wandtafel schreiben.

Warum ist die Erstellung von Inhalten so wichtig?

Die Erstellung von Inhalten wird zu einem Schlüsselelement einer effektiven interne Kommunikation. Es ist klar, dass das Ziel Kommunikationsplan besteht nicht nur darin, die Mitarbeiter zu informieren, sondern auch darin, sie einzubinden und eine starke Organisationskultur aufzubauen. Eine klare Kommunikation innerhalb des Unternehmens führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und damit zu einer Steigerung der Effizienz der gesamten Organisation.

Vorteile Kommunikationsplan sind von unschätzbarem Wert. Sie ermöglichen nicht nur einen effizienteren Informationsfluss, sondern auch die Erstellung von Inhalten, die den Erwartungen und Bedürfnissen des Teams entsprechen. Daher sollte jedes Unternehmen wirksame Strategien für die interne Kommunikation entwickeln und umsetzen, um Transparenz, Klarheit der Botschaft und letztlich Erfolg auf dem Markt zu gewährleisten.

Musterplan der internen Kommunikation 

Im Kommunikationsplan Intern werden spezifische Informations- und Werbemaßnahmen vorgestellt, die sich auf das spezifische Projekt beziehen, das wir dem Publikum, in diesem Fall dem internen Umfeld (Mitarbeiter, Management, Investoren, Unterauftragnehmer), vorstellen wollen. Dies lässt sich am besten anhand eines konkreten Beispiels veranschaulichen, das als eine Art Matrix dienen kann: 

Frist: erstes Quartal 2022 

Kommunikationsziele: Verbesserung der Kommunikation des Personals, das für den direkten Kontakt mit dem Kunden verantwortlich ist, Steigerung des Interesses an einzelnen Werbekanälen - Facebook, Instagram, LinkedIn, Website. 

Adressaten: Vorstand, Vertriebsmitarbeiter, Kundendienstmitarbeiter 

Tools: Teambuilding-Schulung, Schulung zum Aufbau einer persönlichen Marke in sozialen Medien, Aktualisierung der auf der Website veröffentlichten Informationen, Durchführung ansprechender Aktivitäten in sozialen Medien, Organisation regelmäßiger Informations- und Beratungstreffen. 

Detaillierter Terminplan für Sitzungen und Veröffentlichungen (Aufteilung des gesamten Quartals in einzelne Tage und Zuordnung einzelner Aufgaben zu bestimmten Terminen unter Berücksichtigung ihrer Regelmäßigkeit und Zyklizität). 

Angenommene Indikatoren zur Wirksamkeitsbewertung: Zahl der Teilnehmer an Informations- und Beratungsgesprächen, Zahl der geschulten Mitarbeiter, Zahl der Empfänger von Inhalten auf der Website und in den sozialen Medien, Reichweite in den sozialen Medien. 

Schlussfolgerungen, d.h. eine Diskussion über die Auswirkungen der Anwendung einzelner Aktivitäten zusammen mit Kommentaren, die dazu beitragen, individuelle Prozesse in der Zukunft zu verbessern, z.B. Treffen weniger zahlreicher Gruppen bringen bessere Kommunikationsergebnisse. 

Wenn die Kommunikationsaktivitäten in Ihrem Unternehmen bisher nicht so funktionieren, wie sie sollten, lohnt es sich, sie durchzuführen Marketing-Audit. Darauf aufbauend werden Sie die notwendigen Modifikationen umsetzen und mit der Verwirklichung Ihrer Ziele beginnen. 

Organisationskultur und Kommunikationsplan

Die Organisationskultur ist das Fundament, auf dem die Kommunikationsplan im Unternehmen. Es sind die in der Organisation vorherrschenden Werte, Normen und Überzeugungen, die bestimmen, wie Informationen kommuniziert und empfangen werden. An Kommunikationsplan Um wirksam zu sein, muss sie mit der Organisationskultur übereinstimmen und Authentizität und Akzeptanz bei den Mitarbeitern gewährleisten. Es lohnt sich, die verfügbaren Instrumente zu nutzen, wie z. B. Vorlagen für Kommunikationsplänedie es erleichtern, die Strategie an die Besonderheiten des Unternehmens anzupassen.

Die Rolle der Führungskräfte in der internen Kommunikation

Führungspersönlichkeiten spielen eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung von interne Kommunikationsstrategie. Ihr Engagement und die Art und Weise, wie sie Informationen vermitteln, beeinflussen die Wirksamkeit des gesamten Systems. Kommunikationsplan. Durch geeignete Vorlagen für KommunikationspläneMit Hilfe einer solchen Kommunikation können die Führungskräfte die Konsistenz und Klarheit der Botschaften sicherstellen, wodurch das Risiko von Missverständnissen minimiert wird. Darüber hinaus können sie das Team inspirieren und motivieren, sich aktiv am Kommunikationsprozess zu beteiligen, was zu einer besseren organisatorischen Leistung führt.

Achten Sie bei der Erstellung eines Kommunikationsplans auf diese Fehler

Der erste häufige Fehler ist das Fehlen eines festen Ziels für die Kommunikationskampagne. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter wissen wirklich, was sie kommunizieren sollen oder warum es wichtig ist. Dies begünstigt eine Situation, in der Kommunikationsplan wird zu einem toten Dokument. Wenn Sie nicht erstellen Kommunikationsplan nur um diese Aufgabe auf der Liste abzuhaken, vermeiden Sie das Klischee. Wenn Sie einen Plan nach dem anderen durchgehen, stoßen Sie vielleicht immer wieder auf die gleichen Slogans, vor allem in dem Abschnitt, in dem beschrieben wird, wie die Kommunikation aussehen soll. Einfach, ehrlich und klar - das Offensichtliche! Gehen Sie noch einen Schritt weiter.

Legen Sie Kommunikationsstandards fest. Betrachten Sie die bisher in der Organisation eingesetzten Kommunikationsmittel - tragen sie tatsächlich zur Unternehmensstrategie bei? Was würde dazu beitragen, die Kommunikation effizienter zu gestalten? Welchen Beitrag können einzelne Mitarbeitergruppen leisten? Beziehen Sie sie in die Strategieentwicklung ein? Schließlich gelten interne Kommunikationsstandards nicht nur für das Management. Vielleicht Verbesserung der internen Kommunikation sollte jetzt eine Priorität in der Geschäftsstrategie eines Unternehmens sein. Angemessen interne Kommunikation Dies liegt daran, dass sie sich direkt auf die Erreichung der Geschäftsziele der gesamten Organisation auswirkt.

Überlegen Sie, wie Sie eigentlich mit den folgenden Gruppen kommunizieren sollten. Definieren Sie die Unterschiede und Erwartungen und beschreiben Sie dann die Form der Kommunikation im Detail. Dies mag anfangs schwierig erscheinen, so dass Ihnen vielleicht die Adjektive ausgehen! Mit dieser Übung werden Sie jedoch bald in der Lage sein, maßgeschneiderte Lösungen zu finden. Kommunikationspläneund lassen sich dann von ihnen inspirieren und mit neuen Daten versorgen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine solche Strategie zu entwickeln, helfen wir Ihnen gerne.