Interner Kommunikationsplan – ein Element beim Aufbau eines starken Unternehmens

Skuteczna komunikacja zaczyna się od planu. Ten z kolei sprowadza się do sformułowania celów oraz strategicznych i taktycznych działań, pomagających te cele zrealizować. Efektywnie zaplanowana komunikacja wewnętrzna hilft dabei, die richtigen Informationen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit und in der richtigen Form zu senden und zu empfangen. Klar definierte Richtlinien helfen, Zeit und Energie bei der Umsetzung wichtiger Aufgaben im Rahmen der ausgeübten Aufgaben zu sparen. Wie ist das möglich? Kommunikationsplan macht den Kommunikationsprozess selbst nahezu automatisch und nahtlos. Was wiederum dazu beiträgt, die Geschäftsziele des Unternehmens effektiver zu erreichen.

Was lernen Sie aus dem Artikel?

W świecie, gdzie dynamika zmian w otoczeniu biznesowym jest szybsza niż kiedykolwiek, efektywna komunikacja wewnątrz firmy przestaje być tylko opcją – staje się bezwzględną koniecznością. Odpowiednio zaplanowana i realizowana komunikacja wewnętrzna pozwala nie tylko na sprawniejsze zarządzanie zespołem, ale również przekłada się na zwiększenie zaangażowania pracowników i, co najważniejsze, na wzrost sprzedaży. W tym poście przedstawimy, dlaczego interne Kommunikation ma tak istotne znaczenie, czym jest Kommunikationsplan i jak powinien być skonstruowany, aby realnie wspierać cele biznesowe Twojej organizacji. Omówimy również typowe błędy, na które należy uważać, projektując Kommunikationsplan. Przyjrzymy się praktycznym krokom potrzebnym do opracowania skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej, która pomoże Twojej firmie osiągnąć sukces na rynku.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Zorganizowana interne Kommunikation jest kluczowym elementem dla wszelkich organizacji, ponieważ pozwala na sprawną wymianę informacji między pracownikami. Skuteczna interne Kommunikation wymaga jednak nie tylko odpowiednich narzędzi, ale także wypracowania właściwej kultury organizacyjnej. W celu osiągnięcia efektywnej komunikacji wewnętrznej warto zainwestować w szkolenia z zakresu umiejętności interpersonalnych, rozwijać autentyczną relację z pracownikami oraz budować otwartą i przejrzystą kulturę feedbacku. To wszystko przyczyni się do zwiększenia zaangażowania zespołu oraz skuteczności pracy całej organizacji.

Etap planowania poprzedza pogłębiona analiza sytuacji wyjściowej oraz skuteczności dotychczas stosowanych narzędzi komunikacyjnych. Dokonuje się tego podczas audytu interne Kommunikation. Następnie określone zostają cele oraz kierunek, w którym zmierzamy. Aby dobrać właściwe interne Kommunikationsmittel, müssen wir die Empfänger charakterisieren und bestimmen, welche Art von Informationen wir an sie senden und empfangen möchten. Ein wichtiger Bestandteil des Plans ist auch die Angabe der Formen der Überwachung der Kommunikationseffekte und der Wirksamkeit der eingesetzten Instrumente. Planen Sie daher Ihre Kommunikationsmittel so, dass Sie diese Wirksamkeit messen können.

Geben Sie an, was Ihnen gehört Kommunikationsstrategiewo und wie Mitglieder Ihres Teams kommunizieren sollen, schränken Sie die Möglichkeit ein, im Informationsrauschen und -chaos zu arbeiten. Dadurch inspirieren Sie auch Ihre Mitarbeiter zum Aufbau wertvoller Beziehungen. Effizient interne Kommunikation Schließlich ist es für die Erreichung strategischer und taktischer Ziele unerlässlich. Ihr strategia uwzględnia także Kommunikationsplan Krise.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Kommunikationsplan to element zarządzania każdym projektem. Określa on, jak będziesz komunikować kolejne etapy. Może być skierowany do jednej grupy np. mediów lub udziałowców. Może jednak dotyczyć też wszystkich grup, tzn.:

• Aktionäre,
• Medien,
• Einwohner,
• Angestellte (interne Kommunikation)
• Geschäftspartner,
• etc.

Wiele osób tworzy proste plany komunikacji, choć nawet nie zdają sobie z tego sprawy! Unternehmenskommunikation stößt oft immer wieder auf die gleichen Probleme. Daher erstellen Arbeitgeber Richtlinien für Mitarbeiter, in denen sie festlegen, über welche Kanäle mit jedem Teammitglied kommuniziert werden kann. Dank dessen wird es besser Unternehmenskultur und Ihr Image in den Augen der Mitarbeiter sowie das Arbeitsklima.

Auch Vertriebsabteilungen erstellen solche Pläne für Kunden, weil man lieber wann Marketingkommunikation findet per E-Mail statt, andere freuen sich über persönliche Treffen oder lange Gespräche. Durch die Wahl des richtigen Informationskanals verhindern Sie, dass beispielsweise wichtige Informationen an eine Firmen-E-Mail übertragen werden, die niemand nutzt.

Benötigen Sie einen Kommunikationsplan?

Według Workforce 60 proc. firm nie ma długoterminowej Kommunikationsstrategie. Gdy pojawia się problem, reagują na bieżąco, wysyłając przypadkowe maile do klientów lub pracowników. To może Ci wystarczać, ale prawdopodobnie będzie generować sporo stresu. Komunikacja przebiegnie z opóźnieniem, bo na bieżąco musisz planować, co i jak opowiesz. Mając Kommunikationsplan, konieczność wyjaśniania sytuacji na kolejnych etapach projektu nie jest dla Ciebie zaskoczeniem. Możesz nawet z wyprzedzeniem zatrudnić lub oddelegować do tego odpowiednie osoby, by w kluczowej chwili tylko uzupełnić gotowe szablony.

Twój dział PR doceni, jeśli będzie wiedział konkretnie i z wyprzedzeniem, nad czym ma pracować. Jeśli prowadzisz działalność na styku sektora prywatnego i państwowego, a Twoje projekty wpływają np. na lokalną społeczność, to musisz przygotować Kommunikationsplan. Dziennikarze i działacze mogą żądać wglądu w ten dokument, by trzymać rękę na pulsie wydarzeń. Przy dużych projektach wszystko musi być formalne i pozostawić ślad w dokumentach. Nie można „przy okazji” powiadomić znajomego mieszkańca okolicy, licząc, że pozostali jakoś się dowiedzą o projekcie. Musisz wyznaczyć, jak będziesz się z nimi komunikował, kiedy rozpoczniesz i jakie będą Marketing-Kommunikationskanäle. Bei Problemen müssen Sie eine Bestätigung haben, dass die Sitzungen stattgefunden haben und dass Informationsplakate ausgehängt wurden.

Nie zawsze będą to wszystkie te elementy, ale to ramowy, sprawdzony wzór planu. Jeśli chodzi o narzędzia potrzebne do stworzenia planu komunikacji, to są one bardzo proste. Często jest to zwykły dokument w Wordzie czy Excelu, który później Twój grafik może obudować graficznie, nadając mu nieco ciekawszą formę. Kommunikationsplan możesz tworzyć też w narzędziach takich jak Asana, Wrike czy Trello, gdzie określasz poszczególne zadania i przypisujesz je konkretnym pracownikom. Następnie możesz śledzić progres, a gdy nadejdzie czas na działanie, otrzymasz przypomnienie. Oczywiście Kommunikationsplan możesz stworzyć też na kartce, białej tablicy lub arkuszu ściennym.

Was sind die Elemente eines internen Kommunikationsplans?

Do kluczowych elementów planu komunikacji wewnętrznej należą: 

1. Ziele, betrachtet auf der Informations-, Motivations- und Aktivierungsebene, die auf Basis einer Bedarfsanalyse definiert werden sollten. 

2. Adressaten, das können sowohl Mitarbeiter aller Ebenen als auch Subunternehmer, Vertriebsnetz- und Geschäftspartner, Vorstände und Aufsichtsräte sein. 

3. Ressourcen, die wir haben oder brauchen, um bestimmte Kommunikationsziele zu erreichen (Menschen, Tools, Ideen), 

4. Das Budget, das wir für die Stärkung des internen Kommunikationsprozesses und die Implementierung einzelner Tools bereitstellen können. 

5. Kommunikationsinstrumente, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sein sollten. Dies können beispielsweise eine Website, ansprechende Inhalte in sozialen Medien (Fotos, Videos, Texte, Infografiken, Berichte), Schulungen, Meetings sein. 

6. Ein Zeitplan, in dem wir einzelnen Aktivitäten bestimmte Zeitrahmen zuweisen, während wir die Notwendigkeit beibehalten, einige davon zu wiederholen und über einen längeren oder kürzeren Zeitraum umzusetzen. 

7. Ergebnisse, also die Angabe der Erwartungen an die Kommunikation und die angestrebten Wirkungen. Nur wenn wir genau wissen, was wir erreichen wollen, können wir es erreichen. 

8. Ocena realizacji planu i skuteczności wykorzystywanych narzędzi, której wnioski pomogą w tworzeniu kolejnych planów komunikacji. 

Wie entwickelt man einen effektiven internen Kommunikationsplan? 

Kommunikationsplan wewnętrznej można opracować w kilku prostych krokach. Biorąc pod uwagę cele, jakie planujesz osiągnąć, zasoby, którymi dysponujesz oraz potrzeby i preferencje grupy docelowej. Zgodnie z tymi kryteriami wybierz narzędzia, których użyjesz w budowaniu systemu interne Kommunikation w Twojej firmie. Nie wszystkie Elemente der Kommunikation kann notwendig sein.  

Machen Sie sich dann sorgfältig mit den Möglichkeiten der einzelnen Tools vertraut und schulen Sie alle Mitarbeiter in der richtigen Verwendung. Definieren Sie auch die Regeln für die Verwendung jedes Tools – wann Instant Messaging und verschiedene Arten von Anwendungen verwendet werden sollen, wann E-Mail, wie oft persönliche Meetings und Telefonkonferenzen abgehalten werden, was an schwarzen Brettern angebracht werden soll und welche Formen des Feedbacks zu erwarten. 

Opisz wszystkie założenia i udostępnij Kommunikationsplan wszystkim pracownikom, omawiając szczegółowo wszystkie zawarte w nim wytyczne. Zadeklaruj, że przedstawiony dokument jest narzędziem elastycznym i każdy ma realny wpływ na jego modyfikację. Ustal ścieżkę przesyłania uwag dotyczących wdrażanego planu. Na bazie otrzymanych informacji aktualizuj go i informuj pracowników o każdej dokonanej modyfikacji.

Phasen des Aufbaus einer internen Kommunikationsstrategie

Pierwszym, co będzie Ci potrzebne, jest cel planu komunikacyjnego.  Chodzi o to, czy musisz nastawić pozytywnie do projektu otoczenie biznesowe, czy raczej rzetelnie informować udziałowców o kolejnych krokach lub umożliwić przepływ praktycznych informacji. To ułatwi Ci później dobór środków i narzędzi. W ten sposób powstanie spójna Kommunikationsstrategie.  Zusätzlich zu den offensichtlichen Schritten wie der Auswahl von Zielgruppe, Medien und Botschaft müssen Sie auch die Ressourcen und Quellen definieren, die Sie verwenden möchten.

Być może na firmowym terenie stoi nieużywany billboard lub na ścianie budynku da się umieścić wielkoformatową reklamę. A może masz dobre kontakty w lokalnych mediach. Wszystko to możesz wykorzystać, jeśli zawczasu zaplanujesz to w swojej strategii. Niektórzy na tym kończą tworzenie swojego planu komunikacji. Jeśli chcesz pójść o krok dalej, rozbij plan komunikacyjny na konkretne kroki, które możesz od razu zaplanować i przydzielić pracownikom. Np. „kontakt z mediami” to szerokie pojęcie. Możesz jednak podzielić ten podpunkt na etapy: zdefiniowanie mediów zainteresowanych tą informacją, znalezienie telefonów i adresów do odpowiednich osób, stworzenie pakietu informacyjnego, wysłanie pakietów informacyjnych, odpowiadanie na pytania dziennikarzy…

Wie sieht der Kommunikationsplan in der Praxis aus?

Rozbudowany Kommunikationsplan ma zazwyczaj formę tabelki, w której znajdziesz pola takie, jak:

• Empfänger;
• Kommunikationsweg;
• Kommunikationskanäle;
• Abhilfemaßnahmen bei Kommunikationsproblemen;
• Kommunikationsziele.

Sie werden nicht immer all diese Elemente sein, aber es ist ein Rahmen, ein bewährtes Muster des Plans. Wenn es darum geht Werkzeuge, die zum Erstellen eines Kommunikationsplans benötigt werden, to są one bardzo proste. Często jest to zwykły dokument w Wordzie czy Excelu, który później Twój grafik może obudować graficznie, nadając mu nieco ciekawszą formę. Kommunikationsplan możesz tworzyć też w narzędziach takich jak Asana, Wrike czy Trello, gdzie określasz poszczególne zadania i przypisujesz je konkretnym pracownikom. Następnie możesz śledzić progres, a gdy nadejdzie czas na działanie, otrzymasz przypomnienie. Oczywiście Kommunikationsplan możesz stworzyć też na kartce, białej tablicy lub arkuszu ściennym.

Warum ist die Erstellung von Inhalten so wichtig?

Tworzenie treści staje się kluczowym elementem skutecznej komunikacji wewnętrznej. Jasne jest, że celem planu komunikacji jest nie tylko informowanie pracowników, ale również angażowanie ich i budowanie silnej kultury organizacyjnej. Czytelna komunikacja w firmie przekłada się na lepszą współpracę między działami, a co za tym idzie, na wzrost efektywności całej organizacji.

Zalety planu komunikacji są nie do przecenienia. Pozwala on nie tylko na usprawnienie przepływu informacji, ale także na tworzenie treści zgodnych z oczekiwaniami i potrzebami zespołu. W związku z tym, każda firma powinna opracować i wdrożyć skuteczne strategie komunikacji wewnętrznej, aby zapewnić transparentność, jasność przekazu i ostatecznie, sukces na rynku.

Musterplan der internen Kommunikation 

Im planie komunikacji wewnętrznej przedstawiane są konkretne działania informacyjne i promocyjne, odnoszące się do konkretnego projektu, który zamierzamy przedstawić odbiorcom, w tym wypadku otoczeniu wewnętrznemu (pracownikom, zarządowi, inwestorom, podwykonawcom). Najlepiej zobrazować go na konkretnym przykładzie, który może stanowić swoistego rodzaju matrycę: 

Frist: erstes Quartal 2022 

Kommunikationsziele: Verbesserung der Kommunikation des Personals, das für den direkten Kontakt mit dem Kunden verantwortlich ist, Steigerung des Interesses an einzelnen Werbekanälen - Facebook, Instagram, LinkedIn, Website. 

Adressaten: Vorstand, Vertriebsmitarbeiter, Kundendienstmitarbeiter 

Tools: Teambuilding-Schulung, Schulung zum Aufbau einer persönlichen Marke in sozialen Medien, Aktualisierung der auf der Website veröffentlichten Informationen, Durchführung ansprechender Aktivitäten in sozialen Medien, Organisation regelmäßiger Informations- und Beratungstreffen. 

Detaillierter Terminplan für Sitzungen und Veröffentlichungen (Aufteilung des gesamten Quartals in einzelne Tage und Zuordnung einzelner Aufgaben zu bestimmten Terminen unter Berücksichtigung ihrer Regelmäßigkeit und Zyklizität). 

Angenommene Indikatoren zur Wirksamkeitsbewertung: Zahl der Teilnehmer an Informations- und Beratungsgesprächen, Zahl der geschulten Mitarbeiter, Zahl der Empfänger von Inhalten auf der Website und in den sozialen Medien, Reichweite in den sozialen Medien. 

Schlussfolgerungen, d.h. eine Diskussion über die Auswirkungen der Anwendung einzelner Aktivitäten zusammen mit Kommentaren, die dazu beitragen, individuelle Prozesse in der Zukunft zu verbessern, z.B. Treffen weniger zahlreicher Gruppen bringen bessere Kommunikationsergebnisse. 

Wenn die Kommunikationsaktivitäten in Ihrem Unternehmen bisher nicht so funktionieren, wie sie sollten, lohnt es sich, sie durchzuführen Marketing-Audit. Darauf aufbauend werden Sie die notwendigen Modifikationen umsetzen und mit der Verwirklichung Ihrer Ziele beginnen. 

Kultura organizacyjna a plan komunikacji

Kultura organizacyjna stanowi fundament, na którym opiera się Kommunikationsplan w firmie. To właśnie wartości, normy i przekonania dominujące w organizacji determinują sposób, w jaki informacje są przekazywane i odbierane. Aby Kommunikationsplan był skuteczny, musi być spójny z kulturą organizacyjną, co zapewnia autentyczność i akceptację wśród pracowników. Warto korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak szablony planów komunikacji, które ułatwiają dostosowanie strategii do specyfiki firmy.

Rola liderów w komunikacji wewnętrznej

Liderzy odgrywają kluczową rolę w realizacji strategii komunikacji wewnętrznej. Ich zaangażowanie i sposób przekazywania informacji wpływają na efektywność całego planu komunikacji. Stosując odpowiednie szablony planów komunikacji, liderzy mogą zapewnić spójność i klarowność przekazów, co minimalizuje ryzyko nieporozumień. Ponadto liderzy mogą inspirować i motywować zespół do aktywnego udziału w procesie komunikacyjnym, co przekłada się na lepsze wyniki organizacji.

Achten Sie bei der Erstellung eines Kommunikationsplans auf diese Fehler

Pierwszy powszechny błąd to brak wyznaczonego celu kampanii komunikacyjnej. Ani Ty, ani pracownicy, nie wiecie właściwie, co komunikować, ani dlaczego to ważne. To sprzyja sytuacji, w której plan komunikacyjny staje się tylko martwym dokumentem. Jeśli nie tworzysz planu komunikacji tylko po to, by odhaczyć to zadanie na liście, unikaj w nim banału. Przeglądając kolejne plany można trafić wciąż na te same slogany, szczególnie w dziale opisującym, jaka powinna być komunikacja. Prosta, szczera i jasna – to  oczywistość! Pójdź o krok dalej.

Ustal standardy komunikacji. Przyjrzyj się narzędziom komunikacji stosowanym do tej pory w organizacji – czy faktycznie przyczyniają się do realizacji strategii biznesowej? Co pomogłoby w sprawnej komunikacji? Jak mogą się do tego przyczynić poszczególne grupy pracowników? Czy włączasz ich do tworzenia strategii? Standardy komunikacji wewnętrznej obowiązują przecież nie tylko management. Być może usprawnienie komunikacji wewnętrznej obecnie powinno siać się priorytetem w strategii biznesowej firmy. Odpowiednia wewnętrzna komunikacja przekłada się bowiem bezpośrednio na realizację celów biznesowych całej organizacji.

Zastanów się, jak faktycznie powinieneś się komunikować z kolejnymi grupami. Zdefiniuj różnice i oczekiwania, a następnie dokładnie opisz formę komunikacji. Początkowo to może wydawać się trudne, tak bardzo, że być może zabraknie Ci przymiotników! Wkrótce jednak dzięki temu ćwiczeniu będziesz mógł szybko tworzyć skrojone na miarę plany komunikacji, a później czerpać z nich inspiracje i nowe dane. Jeśli masz problem z budowaniem takiej strategii, z przyjemnością Ci w tym pomożemy.