Interner Kommunikationsplan – ein Element beim Aufbau eines starken Unternehmens

Effektive Kommunikation beginnt mit einem Plan. Dabei geht es wiederum darum, Ziele zu formulieren und strategische und taktische Maßnahmen zu ergreifen, um diese Ziele zu erreichen. Eine effektiv geplante interne Kommunikation hilft dabei, die richtigen Informationen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit und in der richtigen Form zu senden und zu empfangen. Klar definierte Richtlinien helfen, Zeit und Energie bei der Umsetzung wichtiger Aufgaben im Rahmen der Zuständigkeiten zu sparen. Wie ist das möglich? Ein Kommunikationsplan macht den Kommunikationsprozess selbst nahezu automatisch und problemlos. Was wiederum dazu beiträgt, die Geschäftsziele des Unternehmens effektiver zu erreichen.

Was lernen Sie aus dem Artikel?

In einer Welt, in der die Dynamik des Wandels im Geschäftsumfeld schneller denn je ist, ist effektive Kommunikation innerhalb des Unternehmens nicht mehr nur eine Option – sie wird zu einer absoluten Notwendigkeit. Eine richtig geplante und umgesetzte interne Kommunikation ermöglicht nicht nur eine effizientere Teamführung, sondern führt auch zu einer stärkeren Einbindung der Mitarbeiter und vor allem zu höheren Umsätzen. In diesem Beitrag stellen wir dar, warum interne Kommunikation so wichtig ist, was ein Kommunikationsplan ist und wie er aufgebaut sein sollte, um die Geschäftsziele Ihres Unternehmens wirklich zu unterstützen. Wir besprechen auch häufige Fehler, auf die Sie bei der Gestaltung Ihres Kommunikationsplans achten sollten. Wir betrachten die praktischen Schritte, die erforderlich sind, um eine effektive interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg am Markt verhilft.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Eine organisierte interne Kommunikation ist ein Schlüsselelement für jede Organisation, da sie einen effizienten Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern ermöglicht. Effektive interne Kommunikation erfordert jedoch nicht nur die richtigen Tools, sondern auch die Entwicklung der richtigen Organisationskultur. Um eine effektive interne Kommunikation zu erreichen, lohnt es sich, in die Schulung der zwischenmenschlichen Fähigkeiten, den Aufbau einer authentischen Beziehung zu den Mitarbeitern und den Aufbau einer offenen und transparenten Feedbackkultur zu investieren. All dies wird dazu beitragen, das Engagement des Teams und die Effektivität der gesamten Organisation zu erhöhen.

Der Planungsphase geht eine eingehende Analyse der Ausgangssituation und der Wirksamkeit der bisher eingesetzten Kommunikationsinstrumente voraus. Dies geschieht im Rahmen des internen Kommunikationsaudits. Dann werden die Ziele und die Richtung definiert, in die wir gehen. Um das Richtige auszuwählen interne Kommunikationsmittel, müssen wir die Adressaten charakterisieren und bestimmen, welche Art von Informationen wir ihnen übermitteln und empfangen möchten. Ein wichtiger Bestandteil des Plans ist auch die Angabe der Formen der Überwachung der Kommunikationseffekte und der Wirksamkeit der eingesetzten Instrumente. Planen Sie daher Ihre Kommunikationsmittel so, dass Sie diese Wirksamkeit messen können.

Geben Sie an, was Ihnen gehört Kommunikationsstrategiewo und wie Mitglieder Ihres Teams kommunizieren sollen, schränken Sie die Möglichkeit ein, im Informationsrauschen und -chaos zu arbeiten. Dadurch inspirieren Sie auch Ihre Mitarbeiter zum Aufbau wertvoller Beziehungen. Effizient interne Kommunikation Schließlich ist es für die Erreichung strategischer und taktischer Ziele unerlässlich. Ihr Zur Strategie gehört auch ein Krisenkommunikationsplan.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist Teil des Managements jedes Projekts. Es bestimmt, wie Sie die nächsten Schritte kommunizieren. Es kann auf eine Gruppe ausgerichtet sein, z.B. Medien oder Aktionäre. Es kann aber auch für alle Gruppen gelten, d.h.:

• Aktionäre,
• Medien,
• Einwohner,
• Angestellte (interne Kommunikation)
• Geschäftspartner,
• etc.

Viele Leute machen einfache Kommunikationspläne, ohne es überhaupt zu merken! Unternehmenskommunikation stößt oft immer wieder auf die gleichen Probleme. Daher erstellen Arbeitgeber Richtlinien für Mitarbeiter, in denen sie festlegen, über welche Kanäle mit jedem Teammitglied kommuniziert werden kann. Dank dessen wird es besser Unternehmenskultur und Ihr Image in den Augen der Mitarbeiter sowie das Arbeitsklima.

Auch Vertriebsabteilungen erstellen solche Pläne für Kunden, weil man lieber wann Marketingkommunikation findet per E-Mail statt, andere freuen sich über persönliche Treffen oder lange Gespräche. Durch die Wahl des richtigen Informationskanals verhindern Sie, dass beispielsweise wichtige Informationen an eine Firmen-E-Mail übertragen werden, die niemand nutzt.

Benötigen Sie einen Kommunikationsplan?

Laut Workforce 60 Prozent. der Unternehmen verfügen nicht über eine langfristige Kommunikationsstrategie. Wenn es ein Problem gibt, reagieren sie kontinuierlich, indem sie zufällige E-Mails an Kunden oder Mitarbeiter senden. Das mag für Sie ausreichen, aber es wird wahrscheinlich viel Stress erzeugen. Die Kommunikation wird sich verzögern, da Sie fortlaufend planen müssen, was und wie Sie erzählen möchten. Wenn Sie über einen Kommunikationsplan verfügen, ist die Notwendigkeit, die Situation in den nächsten Phasen des Projekts zu erklären, für Sie keine Überraschung. Sie können sogar im Voraus die richtigen Leute einstellen oder delegieren, um im entscheidenden Moment vorgefertigte Vorlagen fertigzustellen.

Ihre PR-Abteilung wird es zu schätzen wissen, dass sie im Voraus genau weiß, woran sie arbeiten muss. Wenn Sie ein Unternehmen an der Schnittstelle zwischen privatem und öffentlichem Sektor betreiben und Ihre Projekte beispielsweise Auswirkungen auf die lokale Gemeinschaft haben, müssen Sie einen Kommunikationsplan erstellen. Journalisten und Aktivisten können die Einsicht in dieses Dokument anfordern, um immer auf dem Laufenden zu bleiben. Bei großen Projekten muss alles formal sein und Spuren in den Dokumenten hinterlassen. Sie können nicht „nebenbei“ einen befreundeten Bewohner der Gegend benachrichtigen und hoffen, dass die anderen irgendwie von dem Projekt erfahren. Sie müssen festlegen, wie Sie mit ihnen kommunizieren, wann Sie beginnen und wie sie sein werden Marketing-Kommunikationskanäle. Bei Problemen müssen Sie eine Bestätigung haben, dass die Sitzungen stattgefunden haben und dass Informationsplakate ausgehängt wurden.

Es werden nicht immer alle diese Elemente sein, aber es handelt sich um einen Rahmen, ein bewährtes Muster des Plans. Die zur Erstellung eines Kommunikationsplans erforderlichen Tools sind sehr einfach. Dabei handelt es sich häufig um ein gewöhnliches Dokument in Word oder Excel, das Ihr Grafikdesigner später grafisch überarbeiten kann, wodurch es eine etwas interessantere Form erhält. Sie können auch in Tools wie Asana, Wrike oder Trello einen Kommunikationsplan erstellen, in dem Sie einzelne Aufgaben festlegen und diese bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Anschließend können Sie Ihren Fortschritt verfolgen und eine Erinnerung erhalten, wenn es Zeit zum Handeln ist. Natürlich können Sie einen Kommunikationsplan auch auf einem Blatt Papier, einem Whiteboard oder einem Wandblatt erstellen.

Was sind die Elemente eines internen Kommunikationsplans?

Zu den Schlüsselelementen eines internen Kommunikationsplans gehören: 

1. Ziele, betrachtet auf der Informations-, Motivations- und Aktivierungsebene, die auf Basis einer Bedarfsanalyse definiert werden sollten. 

2. Adressaten, das können sowohl Mitarbeiter aller Ebenen als auch Subunternehmer, Vertriebsnetz- und Geschäftspartner, Vorstände und Aufsichtsräte sein. 

3. Ressourcen, die wir haben oder brauchen, um bestimmte Kommunikationsziele zu erreichen (Menschen, Tools, Ideen), 

4. Das Budget, das wir für die Stärkung des internen Kommunikationsprozesses und die Implementierung einzelner Tools bereitstellen können. 

5. Kommunikationsinstrumente, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sein sollten. Dies können beispielsweise eine Website, ansprechende Inhalte in sozialen Medien (Fotos, Videos, Texte, Infografiken, Berichte), Schulungen, Meetings sein. 

6. Ein Zeitplan, in dem wir einzelnen Aktivitäten bestimmte Zeitrahmen zuweisen, während wir die Notwendigkeit beibehalten, einige davon zu wiederholen und über einen längeren oder kürzeren Zeitraum umzusetzen. 

7. Ergebnisse, also die Angabe der Erwartungen an die Kommunikation und die angestrebten Wirkungen. Nur wenn wir genau wissen, was wir erreichen wollen, können wir es erreichen. 

8. Bewertung der Umsetzung des Plans und der Wirksamkeit der verwendeten Instrumente, deren Schlussfolgerungen bei der Erstellung weiterer Kommunikationspläne hilfreich sein werden. 

Wie entwickelt man einen effektiven internen Kommunikationsplan? 

Ein interner Kommunikationsplan kann in wenigen einfachen Schritten entwickelt werden. Unter Berücksichtigung der angestrebten Ziele, der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie der Bedürfnisse und Präferenzen der Zielgruppe. Wählen Sie nach diesen Kriterien die Tools aus, die Sie beim Aufbau eines internen Kommunikationssystems in Ihrem Unternehmen einsetzen werden. Nicht alle Elemente der Kommunikation kann notwendig sein.  

Machen Sie sich dann sorgfältig mit den Möglichkeiten der einzelnen Tools vertraut und schulen Sie alle Mitarbeiter in der richtigen Verwendung. Definieren Sie auch die Regeln für die Verwendung jedes Tools – wann Instant Messaging und verschiedene Arten von Anwendungen verwendet werden sollen, wann E-Mail, wie oft persönliche Meetings und Telefonkonferenzen abgehalten werden, was an schwarzen Brettern angebracht werden soll und welche Formen des Feedbacks zu erwarten. 

Beschreiben Sie alle Annahmen und teilen Sie den Kommunikationsplan mit allen Mitarbeitern und besprechen Sie alle darin enthaltenen Richtlinien im Detail. Erklären Sie, dass das vorgelegte Dokument ein flexibles Werkzeug ist und dass jeder einen echten Einfluss auf seine Änderung hat. Richten Sie einen Pfad zum Einreichen von Kommentaren zum umgesetzten Plan ein. Aktualisieren Sie diese auf der Grundlage der erhaltenen Informationen und informieren Sie die Mitarbeiter über jede vorgenommene Änderung.

Phasen des Aufbaus einer internen Kommunikationsstrategie

Als Erstes benötigen Sie das Ziel Ihres Kommunikationsplans. Es geht darum, ob Sie im Geschäftsumfeld eine positive Einstellung zum Projekt haben müssen, ob Sie die Aktionäre zuverlässig über die nächsten Schritte informieren oder den Fluss praktischer Informationen ermöglichen müssen. Dies erleichtert Ihnen später die Auswahl von Ressourcen und Tools. Auf diese Weise wird es konsistent sein Kommunikationsstrategie.  Zusätzlich zu den offensichtlichen Schritten wie der Auswahl von Zielgruppe, Medien und Botschaft müssen Sie auch die Ressourcen und Quellen definieren, die Sie verwenden möchten.

Vielleicht steht auf dem Firmengelände eine ungenutzte Werbetafel oder es kann eine großformatige Werbung an der Gebäudewand angebracht werden. Oder vielleicht haben Sie gute Kontakte zu den lokalen Medien. All dies können Sie nutzen, wenn Sie Ihre Strategie vorausschauend planen. Manche erstellen hier ihren Kommunikationsplan. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, unterteilen Sie den Kommunikationsplan in konkrete Schritte, die Sie sofort planen und den Mitarbeitern zuweisen können. „Kontakt mit den Medien“ ist beispielsweise ein weit gefasster Begriff. Sie können diesen Punkt jedoch in Phasen aufteilen: die Medien definieren, die an diesen Informationen interessiert sind, Telefonnummern und Adressen für die richtigen Personen finden, ein Informationspaket erstellen, Informationspakete versenden, Fragen von Journalisten beantworten ...

Wie sieht der Kommunikationsplan in der Praxis aus?

Ein umfangreicher Kommunikationsplan hat normalerweise die Form einer Tabelle, in der Sie Felder finden wie:

• Empfänger;
• Kommunikationsweg;
• Kommunikationskanäle;
• Abhilfemaßnahmen bei Kommunikationsproblemen;
• Kommunikationsziele.

Sie werden nicht immer all diese Elemente sein, aber es ist ein Rahmen, ein bewährtes Muster des Plans. Wenn es darum geht Werkzeuge, die zum Erstellen eines Kommunikationsplans benötigt werdendann sind sie ganz einfach. Oftmals handelt es sich um ein gewöhnliches Dokument in Word oder Excel, das Ihr Grafiker später grafisch aufbauen kann, wodurch es eine etwas interessantere Form erhält. Sie können auch in Tools wie Asana, Wrike oder Trello einen Kommunikationsplan erstellen, in dem Sie einzelne Aufgaben definieren und bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Sie können dann den Fortschritt verfolgen und werden erinnert, wenn es Zeit zum Handeln ist. Natürlich können Sie einen Kommunikationsplan auch auf einem Blatt Papier, einem Whiteboard oder einer Wandfolie erstellen.

Warum ist die Erstellung von Inhalten so wichtig?

Die Erstellung von Inhalten wird zu einem Schlüsselelement effektiver interner Kommunikation. Es ist klar, dass der Zweck eines Kommunikationsplans nicht nur darin besteht, die Mitarbeiter zu informieren, sondern sie auch einzubinden und eine starke Unternehmenskultur aufzubauen. Eine klare Kommunikation im Unternehmen führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und damit zu einer Steigerung der Effizienz der gesamten Organisation.

Die Vorteile eines Kommunikationsplans können nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dadurch lässt sich nicht nur der Informationsfluss verbessern, sondern auch Inhalte erstellen, die den Erwartungen und Bedürfnissen des Teams entsprechen. Daher sollte jedes Unternehmen wirksame interne Kommunikationsstrategien entwickeln und umsetzen, um Transparenz, Klarheit der Botschaft und letztendlich den Erfolg am Markt sicherzustellen.

Musterplan der internen Kommunikation 

Der interne Kommunikationsplan stellt spezifische Informationen und Werbeaktivitäten in Bezug auf ein bestimmtes Projekt dar, das wir den Empfängern präsentieren möchten, in diesem Fall dem internen Umfeld (Mitarbeiter, Management, Investoren, Subunternehmer). Am besten verdeutlicht man es an einem konkreten Beispiel, das eine Art Matrix sein kann: 

Frist: erstes Quartal 2022 

Kommunikationsziele: Verbesserung der Kommunikation des Personals, das für den direkten Kontakt mit dem Kunden verantwortlich ist, Steigerung des Interesses an einzelnen Werbekanälen - Facebook, Instagram, LinkedIn, Website. 

Adressaten: Vorstand, Vertriebsmitarbeiter, Kundendienstmitarbeiter 

Tools: Teambuilding-Schulung, Schulung zum Aufbau einer persönlichen Marke in sozialen Medien, Aktualisierung der auf der Website veröffentlichten Informationen, Durchführung ansprechender Aktivitäten in sozialen Medien, Organisation regelmäßiger Informations- und Beratungstreffen. 

Detaillierter Terminplan für Sitzungen und Veröffentlichungen (Aufteilung des gesamten Quartals in einzelne Tage und Zuordnung einzelner Aufgaben zu bestimmten Terminen unter Berücksichtigung ihrer Regelmäßigkeit und Zyklizität). 

Angenommene Indikatoren zur Wirksamkeitsbewertung: Zahl der Teilnehmer an Informations- und Beratungsgesprächen, Zahl der geschulten Mitarbeiter, Zahl der Empfänger von Inhalten auf der Website und in den sozialen Medien, Reichweite in den sozialen Medien. 

Schlussfolgerungen, d.h. eine Diskussion über die Auswirkungen der Anwendung einzelner Aktivitäten zusammen mit Kommentaren, die dazu beitragen, individuelle Prozesse in der Zukunft zu verbessern, z.B. Treffen weniger zahlreicher Gruppen bringen bessere Kommunikationsergebnisse. 

Wenn die Kommunikationsaktivitäten in Ihrem Unternehmen bisher nicht so funktionieren, wie sie sollten, lohnt es sich, sie durchzuführen Marketing-Audit. Darauf aufbauend werden Sie die notwendigen Modifikationen umsetzen und mit der Verwirklichung Ihrer Ziele beginnen. 

Achten Sie bei der Erstellung eines Kommunikationsplans auf diese Fehler

Der erste häufige Fehler ist das Fehlen eines definierten Ziels für die Kommunikationskampagne. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter wissen genau, was sie kommunizieren sollen und warum es wichtig ist. Dies begünstigt eine Situation, in der der Kommunikationsplan zu einem toten Dokument wird. Vermeiden Sie Klischees darin, es sei denn, Sie erstellen einen Kommunikationsplan, nur um diese Aufgabe von Ihrer Liste zu streichen. Bei der Durchsicht späterer Pläne kann man immer noch auf die gleichen Slogans stoßen, insbesondere im Abschnitt, der beschreibt, wie Kommunikation aussehen sollte. Einfach, ehrlich und klar – es liegt auf der Hand! Gehen Sie einen Schritt weiter.

Legen Sie Kommunikationsstandards fest. Werfen Sie einen Blick auf die bisher in der Organisation eingesetzten Kommunikationsinstrumente – tragen diese tatsächlich zur Umsetzung der Geschäftsstrategie bei? Was würde zu einer effizienten Kommunikation beitragen? Wie können unterschiedliche Mitarbeitergruppen dazu beitragen? Beziehen Sie sie in Ihre Strategie ein? Denn interne Kommunikationsstandards gelten nicht nur für das Management. Vielleicht sollte die Verbesserung der internen Kommunikation jetzt eine Priorität in der Geschäftsstrategie des Unternehmens sein. Eine angemessene interne Kommunikation führt direkt zur Erreichung der Geschäftsziele der gesamten Organisation.

Überlegen Sie, wie Sie eigentlich mit anderen Gruppen kommunizieren sollten. Definieren Sie die Unterschiede und Erwartungen und beschreiben Sie anschließend detailliert die Form der Kommunikation. Das mag auf den ersten Blick so schwierig erscheinen, dass Ihnen möglicherweise die Adjektive ausgehen! Dank dieser Übung werden Sie jedoch schon bald in der Lage sein, maßgeschneiderte Kommunikationspläne zu erstellen und daraus später Inspiration und neue Daten zu ziehen. Wenn Sie beim Aufbau einer solchen Strategie Probleme haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.