Eventagentur - alles, was Sie darüber wissen müssen

Wie plant man eine unvergessliche und voll professionelle Veranstaltung, die die erwarteten Ergebnisse bringt? Eine erfahrene Eventagentur hilft Ihnen bei der Vorbereitung eines einzigartigen Events! Welchen Umfang hat ihr Aufgabenbereich? Warum lohnt es sich, mit einem solchen Unternehmen zusammenzuarbeiten? Und wie wählt man die beste aus? Wir beraten!

Was lernen Sie aus dem Artikel?

In der dynamischen Marktwelt ist die Organisation von Veranstaltungen zu einem Schlüsselelement einer effektiven Marketingstrategie geworden. Eine wichtige Rolle spielen hierbei Eventagenturen, die umfassende Dienstleistungen bei der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen unterschiedlicher Art anbieten. Aber cWas genau macht eine Eventagentur und welche Events organisiert sie??

In dem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Aktivitäten von Eventagenturen und diskutieren ihre Rolle bei der Organisation verschiedener Veranstaltungen, von Konferenzen und Messen bis hin zu Kultur- und Firmenveranstaltungen. Außerdem vergleichen wir Eventagenturen mit Werbeagenturen und fragen uns, ob es sich lohnt, mit einer Eventagentur zusammenzuarbeiten, um bei der Werbung für das Unternehmen erfolgreich zu sein. Außerdem schauen wir uns an, welche modernen Technologien Eventagenturen nutzen, um eine Veranstaltung zu gestalten, die für das 21. Jahrhundert geeignet ist. Abschließend besprechen wir, wie Sie die richtige Eventagentur auswählen, um die Wirkung einer Zusammenarbeit zu genießen!

Was sind Firmenevents?

Firmenveranstaltungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Funktionierens vieler Unternehmen. Manche Leute halten sie für ein wirksames Werbe- und Imageinstrument. Andere organisieren sie anlässlich von Jubiläen oder anderen wichtigen Ereignissen im Unternehmensleben. Firmenveranstaltungen helfen dabei, neue Geschäftskontakte zu knüpfen, Mitarbeiter einzubeziehen und zu integrieren. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, dass das Unternehmen in den Köpfen der Empfänger erscheint und so ein positives Image entsteht.

Wer ein Unternehmen führt, verfügt nicht immer über das Wissen und die Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen. Daher lohnt es sich, die Vorbereitung einer solchen Veranstaltung Spezialisten anzuvertrauen. Ein professionelles Eventunternehmen hat Hunderte organisiert Firmenveranstaltungen. Er arbeitet mit Dutzenden hervorragender Subunternehmer zusammen und ist in der Lage, Menschen zu erreichen, die schwer zu erreichen sind. Zusamenfassend - Eventorganisationsagenturen wissen, wie sie eine Veranstaltung planen, die Ihren Erwartungen entspricht die anspruchsvollsten Menschen. Mit einem Eventveranstalter ist jede Veranstaltung eine Quelle des Erfolgs und der Zufriedenheit!

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Eventagentur ist ein professionelles, spezialisiertes Unternehmen, das sich mit der umfassenden Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen und Veranstaltungen beschäftigt. Sowohl von der technischen Seite (Bereitstellung der audiovisuellen Ausrüstung usw.) als auch von der inhaltlichen Seite (Festlegung des Themas oder Erstellung eines Plans, der auf den Zweck der Veranstaltung und das, was die Veranstalter den Teilnehmern vermitteln möchten, zugeschnitten ist). Es ist Teil der Veranstaltungsbranche, die in Polen und auf der ganzen Welt sehr wichtig ist. Was genau ist die Eventbranche?? Hierbei handelt es sich um einen Zusammenschluss von Unternehmen aller Art, die im Bereich Massenveranstaltungen tätig sind und verschiedene Arten von Veranstaltungen organisieren. Vor der Pandemie soll die Veranstaltungsbranche im Durchschnitt bis zu 1,51 TP3T des polnischen BIP erwirtschaftet haben. 

Was macht eine Eventagentur?

Der Tätigkeitsbereich einer Eventagentur kann je nach Kundentyp, durchgeführtem Projekt, Umständen und vielen anderen Faktoren variieren. Unabhängig von allen Eventualitäten erstellen Veranstaltungsunternehmen jedoch zunächst einen Plan für die Organisation der Veranstaltung und berücksichtigen dabei alle im Briefing dargelegten Anforderungen und Erwartungen des Kunden. Bei der Planung von Firmenevents kann man sich Improvisation selten leisten. Der Veranstaltungsplan ist eine konkrete Grundlage für die Organisation der Veranstaltung, die absolute Grundlage und der Schlüssel für eine erfolgreiche Firmenveranstaltung. Veranstalter wissen genau, wie sie einen solchen Plan erstellen müssen, um auf verschiedene, ungeplante Komplikationen vorbereitet zu sein, die während der Veranstaltung auftreten können.

Wie funktioniert ein Eventunternehmen?

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem Veranstalter Die gesamte Veranstaltung wird mit dem Kunden definiert (Ziele, Szenario, Budget und Design) und ein geeigneter Termin ausgewählt (damit die Firmenveranstaltung nicht mit anderen Veranstaltungen kollidiert, die mit ihr konkurrieren könnten). Vor allem, wenn wir Veranstaltungen für Unternehmen organisieren. In einer solchen Situation sollte berücksichtigt werden, ob konkurrierende Unternehmen oder andere Unternehmen der Branche zu einem bestimmten Zeitpunkt eine andere Veranstaltung organisieren. Dann Die Eventagentur unterstützt den Kunden dabei, eine Räumlichkeiten zu finden, die zum gesamten Veranstaltungskonzept passt.

Die Eventagentur ist verantwortlich für die auf die Art der Veranstaltung abgestimmte Planung von Attraktionen, die audiovisuelle Produktion sowie die Kontaktaufnahme und Verhandlung mit allen Auftragnehmern, darunter:

• Dekorateure,
• Fotografen,
• Manager von Veranstaltungsräumen,
• Produktionsagenturen,
• Sprecher,
• Sicherheitsunternehmen,
• Catering-Unternehmen,
• Druckereien,
• Animateure,
• Marketingberater,
• usw.

Logistik und mehr

Das Veranstaltungsteam kümmert sich auch um die gesamte Logistik der Veranstaltung, einschließlich der Organisation von Attraktionen, der Organisation eines möglichen Transports der Gäste zu einer Firmenfeier und der Bereitstellung von Unterkünften für alle oder eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern. So umfassend organisiert Veranstaltungen müssen weg!

Die Arbeit einer Eventagentur endet nicht mit der Planung des Events. Seine Aufgabe ist es auch, die Veranstaltung zu koordinieren. Das Unternehmen wacht über den ordnungsgemäßen Ablauf und die Sicherheit der Veranstaltung, reagiert auf etwaige Unregelmäßigkeiten im Ablauf und kümmert sich um die Qualität der gesamten Veranstaltung. Darüber hinaus kümmert sich die Agentur um Marketingfragen – sie erstellt eine Marketing- und Kommunikationsstrategie, bereitet das Branding vor, informiert die Medien und kümmert sich um die Promotion der Veranstaltung.

Laut Julie Rutherford Silvers, zertifizierter Eventorganisationsexpertin und Mitgestalterin des Events Management Body of Knowledge, ist die Berichterstattung die letzte Phase der Arbeit einer Eventagentur. Der Umfang umfasst: Kommunikation nach der Veranstaltung, Dokumentation der Veranstaltung, quantitative und qualitative Zusammenfassung sowie Budgetzusammenfassung. Wie Sie sehen, ist das Aufgabengebiet von Eventagenturen äußerst breit gefächert, weshalb es so wichtig ist, sich für die richtige Agentur zu entscheiden. Dabei sollte man vor allem auf die Erfahrungswerte achten, aber auch auf die im Internet dazu geposteten Meinungen.

Welche Events organisiert die Eventagentur?

Fachleuten aus Eventunternehmen wird ein breites Tätigkeitsspektrum und ein recht umfangreiches Angebot unterstellt. Je nach Spezialisierung dieser Unternehmen, Das Leistungsangebot kann leicht variieren. Ein guter Veranstaltungsplaner sollte in der Lage sein, eine Veranstaltung jeder Größe zu planen – von der kleinen Mitarbeiterfeier bis zur großen Gala für mehrere tausend Personen. Eine erfahrene Agentur sollte mit der Organisation einer Veranstaltung – egal welcher Art – keine Probleme haben.

Die Arbeit von Eventfirmen basiert auf der Organisation von Events. Zunächst sollte jedoch die Definition dieses Begriffs betont werden. Was sind also Ereignisse? Vorfall im Englischen ist es ein für einen bestimmten Zweck geplantes "Event", das die Art der Veranstaltung, den Ort, die Zeit oder die Anzahl der Teilnehmer bestimmt. Julia Rutherford Silvers, die bereits erwähnt wurde, klassifizierte verschiedene Arten von Veranstaltungen, die von Eventagenturen organisiert wurden. Ihr zufolge spezialisieren sich diese Einrichtungen auf die Vorbereitung von:

1. Geschäfts- und Firmenveranstaltungen – Veranstaltungen zur Unterstützung der Geschäftsziele, einschließlich Managementfunktionen, Unternehmenskommunikation, Mitarbeiterbeziehungen und Kundenbeziehungen,
2. Ausstellungen und Messen - Veranstaltungen, die Käufer, Verkäufer und andere interessierte Personen zusammenbringen; Der Zweck solcher Veranstaltungen besteht darin, Produkte oder andere Ressourcen an eine bestimmte Branche oder die breite Öffentlichkeit zu verkaufen.
3. Marketingveranstaltungen – auf den Handel ausgerichtet und auf die Bedürfnisse der Empfänger zugeschnitten; eine Art Erleichterung des Treffens zwischen Verkäufer und Käufer; eine Form der Sensibilisierung für die von einem bestimmten Unternehmen angebotenen Produkte / Dienstleistungen,
4. Konferenzen – Menschen zusammenbringen, um Informationen auszutauschen, zu debattieren, zu diskutieren, zu erziehen oder Beziehungen aufzubauen.

Einige Eventagenturen organisieren auch Integrationsreisen für Mitarbeiter, Konzerte und Firmenschulungen. Andere, wie die Live-Event-Agentur, sind z.B. auf die Veranstaltung spezialisiert. bei der Organisation von Musikveranstaltungen.

Eventagentur und Werbeagentur

Manche setzen die Tätigkeit von Eventagenturen mit der Tätigkeit von Werbeagenturen gleich. Das ist leider ein Fehler. Die Aufgaben eines Veranstaltungsunternehmens umfassen ein breites Spektrum Event Organisation. Eine Werbeagentur ist auf die Erstellung von Werbekampagnen und Einzelanzeigen für Produkte oder Marken in verschiedenen Medienkanälen – z. B. in der Presse, im Fernsehen oder im Internet – spezialisiert. Werbeagenturen werden in Unternehmen unterteilt, die Tätigkeiten im BTL- oder ATL-Bereich anbieten. Es werden Einheiten genannt, die beide Kompetenzniveaus vereinen 360°-Agenturen.

Der Definition zufolge unterscheidet sich der Tätigkeitsbereich einer Eventagentur deutlich von dem einer Werbeagentur. Warum setzen manche sie gleich? Was verbindet eine Eventagentur mit einer Werbeagentur? Firmenevents sind oft ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenswerbung. Richtig organisiert tragen sie zum Aufbau der Markenbekanntheit auf dem Markt bei, prägen das Image des Unternehmens und können auch Teil einer Werbekampagne für ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung sein. Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen wir jedoch die erheblichen Unterschiede berücksichtigen, die zwischen Event- und Werbeagenturen bestehen.

Die Tätigkeit einer Eventagentur kann mit der Tätigkeit einer Werbeagentur verflochten sein. Nicht vergessen werden darf auch, dass es zu den Aufgaben einer Eventagentur gehört, für die Veranstaltung (z. B. in den Medien) zu werben, was teilweise in den Aufgabenbereich einer Werbeagentur fallen kann. Allerdings ist Werbe- und Eventagentur im Allgemeinen nicht gleich Werbe- und Eventagentur – und bleiben wir dabei.

Lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur?

Die Planung eines Firmenevents ist eine anspruchsvolle, zeitraubende Aufgabe, die nicht jeder Unternehmer bewältigen kann. Die Hilfe eines erfahrenen Eventunternehmens kann sich als unschätzbar erweisen. Über die Schwierigkeiten des Organisierens Integrationsveranstaltung, insbesondere große Unternehmen, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren. Deshalb nehmen sie gerne die Unterstützung der Veranstalter in Anspruch. Dann schöpfen sie die Gewissheit, dass die Firmenveranstaltung ein voller Erfolg wird.

Eventagenturen beschäftigen Profis, die die Branche bestens kennen Und dank dessen wissen sie, wie man Veranstaltungen organisiert, die erfolgreich sind und es dem Unternehmen ermöglichen, sein Ziel zu erreichen. Die besten Eventagenturen ziehen die besten Talente an. Ein Team hochqualifizierter Spezialisten kann von Grund auf eine einzigartige Firmenveranstaltung gestalten, die auf die Erwartungen des Kunden zugeschnitten ist. Mit ihrer Kreativität und ihrem umfassenden Wissen schlagen die Mitarbeiter unkonventionelle Lösungen vor, die die organisierte Veranstaltung von anderen Wettbewerbsveranstaltungen unterscheiden können. Sie können fast jede Idee zum Leben erwecken und daraus eine tolle Party machen! Ein Veranstaltungsbüro ist ein Ort, an dem nichts unmöglich ist.

Die Eventagentur betreut die Veranstaltung ganzheitlich – sie kümmert sich um alle technischen und inhaltlichen Belange, kümmert sich um die Promotion und berät Sie in jeder Phase professionell. Die Beauftragung einer Agentur spart dem Kunden viel Zeit, die er sonst für die Organisation der Veranstaltung selbst aufwenden müsste. Die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur ist ein Erfolgsgarant! Die größten Eventagenturen verfügen in der Regel über ein umfangreiches Portfolio. Das bedeutet jedoch nicht, dass nur mit solchen Menschen eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Die kleineren Unternehmen haben beispielsweise den Vorteil, den lokalen Markt perfekt zu kennen. Die von ihnen organisierten Firmenintegrationsveranstaltungen schöpfen aus dem Reichtum der Region – und jeder Winkel Polens hat etwas Interessantes zu bieten.

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Event im 21. Jahrhundert – welche Technologien nutzen Eventagenturen?

Der heutige Empfänger ist sehr anspruchsvoll. Daher sollten die Organisatoren von Firmenevents darauf achten, dass jedes Element bis ins kleinste Detail ausgefeilt ist und dass die Veranstaltung selbst attraktiv ist – dass sie Emotionen weckt, die Fantasie anregt, für erstaunliche Abenteuer sorgt und das Unternehmen in ein gutes Licht rückt.

Ein untrennbarer Bestandteil von Firmenveranstaltungen sind heutzutage neue Technologien, die in jeder Phase der Arbeit an der Veranstaltung nützlich sind – von der Organisation über die Veranstaltung selbst bis hin zum Service nach der Veranstaltung. Welche Technologien nutzen Eventagenturen am häufigsten? ? Für welche modernen Veranstaltungstechniken lohnt es sich, sich zu interessieren?

1. Moderne Multimedia

Ein perfektes Beispiel für den Einsatz neuer Technologien in der Eventbranche sind LED-Bildschirme, die sich z.B. hervorragend für Veranstaltungen eignen. auf Konferenzen und Messen. Die Bildschirme sind in der Lage, ein Bild in hervorragender Qualität darzustellen, das aus vielen Blickwinkeln betrachtet werden kann.

2. Live-Streaming

Innovation in der Eventbranche ist auch das Live-Streaming, also die Übertragung der Veranstaltung in Echtzeit auf einem beliebigen Übertragungskanal. Heutzutage werden zu diesem Zweck zunehmend Internet-Tools genutzt, darunter soziale Medien und YouTube. Live-Streaming ist eine tolle Möglichkeit, die Reichweite der organisierten Veranstaltung zu erhöhen und so das Unternehmen bekannter zu machen. Durch die Live-Übertragung können Menschen aus den entlegensten Winkeln der Welt an der Veranstaltung „teilnehmen“. Live-Streaming hat während der Pandemie an Popularität gewonnen.

3. Anwendungen

Auch verschiedene Anwendungen, die die Organisation der gesamten Veranstaltung erleichtern, können als neue Technologien in der Veranstaltungsbranche gelten. Eventagenturen nutzen gerne Anwendungen, die die Gästeregistrierung, den Ticketverkauf, die Kommunikation mit Empfängern oder die Führung von Statistiken verbessern. Darüber hinaus nutzen sie Planungssysteme (z. B. Gantt- und PERT-Diagramme) sowie Software zur Erstellung von Visualisierungen der Szene, des Raums, der Marktstände usw.

Bei fortschrittlichen Veranstaltungsunternehmen sollte die Einführung moderner Technologien kein Problem darstellen. Suchen Sie also immer nach Eventagenturen, die dafür offen sind.

Wie wählt man eine Eventagentur aus?

Eine Firmenveranstaltung kann viele Vorteile mit sich bringen. Abhängig von der Art und Form der Veranstaltung kann es sich um Folgendes handeln:

• Aufwärmen des Firmenimages,
• Werbung für ein neues Produkt oder eine ganze Reihe von Produkten,
• neue Branchenkontakte gewinnen,
• Steigerung des Absatzes bestimmter Waren oder Dienstleistungen.

Doch damit ein Event Wirkung zeigt, muss es bis ins letzte Detail geplant werden. Es ist nur natürlich, dass Sie jedes Element Ihrer Firmenveranstaltung wollen zeichnete sich durch hervorragende Qualität und Professionalität aus. Kümmern Sie sich deshalb gleich zu Beginn der Vorbereitungen für eine Firmenveranstaltung darum und investieren Sie viel Mühe in die Suche nach einer geeigneten Eventagentur. Recherchieren Sie gründlich und analysieren Sie sorgfältig die Angebote und Leistungsumfänge mehrerer Unternehmen. Mit einem Wort: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen. Erinnere dich daran Ein ganzes Team von Fachleuten unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung. der nicht nur für den Erfolg Ihrer Veranstaltung sorgt, sondern Ihnen auch die Arbeit und Verantwortung abnimmt, die mit der Organisation von Firmenevents einhergeht.

Um eine Firmenveranstaltung effektiv zu planen, sind zahlreiche Fachkompetenzen und umfassende Kenntnisse der Veranstaltungsbranche erforderlich. Achten Sie bei der Suche nach der perfekten Eventagentur zunächst auf deren Erfahrung.

Schauen Sie sich die bisherigen Projekte des Unternehmens an, fragen Sie nach Referenzen, lesen Sie Meinungen dazu im Internet, in thematischen Foren und in sozialen Medien. Suchen Sie nach einer Agentur, die mit Leidenschaft arbeitet und mit Herzblut bei der Sache ist. Ein professionelles Unternehmen kümmert sich voll und ganz um die Organisation Ihrer Veranstaltung!

Berücksichtigen Sie Ihr Budget

Stellen Sie sicher, dass der Veranstalter Ihre Erwartungen versteht. Hören Sie den Ideen, die sie anbietet, aufmerksam zu und achten Sie auf ihren Kommunikationsstil. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie und die Eventagentur in einem Team arbeiten. Deshalb ist es wichtig, dass man miteinander auskommt, sich problemlos versteht und nicht in unnötige Konflikte gerät. Besonders wichtig sind auch die Häufigkeit und Form der Kommunikation mit dem Veranstaltungsunternehmen. Achten Sie darauf, ob Sie selbst um Kontaktaufnahme bitten müssen, ob Sie eine bestimmte Person – einen Spezialisten – haben, der Ihr Projekt betreut, und ob Sie vom Veranstalter konkrete Kontaktdaten erhalten haben, z.B. E-Mail oder Mobiltelefon.

Der letzte, aber nicht weniger wichtige Punkt bei der Auswahl einer Eventagentur ist das Budget, das Sie für die Organisation der Veranstaltung bereitstellen können – das Budget sollte sowohl die Vergütung der Agentur, die die Veranstaltung organisiert, als auch die Kosten für alle mit der Vorbereitung der Veranstaltung verbundenen Angelegenheiten umfassen Ereignis. Wenn Sie das Budget nicht berücksichtigen, verschwenden Sie nur wertvolle Zeit – Ihre und die des Veranstaltungsunternehmens. Wenn Sie eine Firmenveranstaltung nicht selbst organisieren möchten, denken Sie daran, dass Sie über ein entsprechendes Budget verfügen müssen. Wenn Sie erfolgreich sein wollen, lohnt es sich nicht, sich für die günstigste Eventagentur zu entscheiden. Die besten Events entstehen in Zusammenarbeit mit namhaften Veranstaltern. Bei einem solchen Partner können Sie sicher sein, dass Ihre Firmenintegrationsveranstaltung bis ins kleinste Detail betreut wird.

Was kostet eine Zusammenarbeit?

Die Arbeitskosten für Veranstaltungsunternehmen können je nach Umfang der zu organisierenden Veranstaltung erheblich variieren. Grundlage für die Bewertung sind die Daten, die der Kunde dem Unternehmen im Briefing zur Verfügung stellt. Daher liegt es in der Verantwortung des Auftraggebers, eine entsprechende Anfrage zu formulieren, die alle notwendigen Informationen zur geplanten Veranstaltung enthält – von der Teilnehmerzahl über die allgemeinen Merkmale der Zielgruppe bis hin zur Art der Veranstaltung, dem Budget und dem vom Auftraggeber gewünschten Ziel durch die Organisation der Veranstaltung zu erreichen.

Die Antwort auf den Auftrag ist ein Angebot, das einen vollständigen Kostenvoranschlag, alle Punkte der Veranstaltung, einen vorläufigen Zeitplan der Aktivitäten im Zusammenhang mit der Organisation der Veranstaltung, ein Szenario, eine Beschreibung der Szenografie, Vorschläge des Ansagers, des Künstlers usw. enthält Gadgets usw. Je präziser und präziser das Briefing ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Angebot die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden vollständig erfüllt.

Eine Eventagentur nur für Unternehmen?

Eventagenturen befassen sich hauptsächlich mit der Organisation von Firmenveranstaltungen – darunter Integrationsveranstaltungen, Jubiläen, Tagungen und Messen. Die B2B-Zusammenarbeit mit Unternehmen ist eine Art Grundlage der Tätigkeit eines jeden Veranstaltungsunternehmens. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Agenturen keine anderen Projekte durchführen.

Ein großer Kundenkreis von Veranstaltungsunternehmen sind Kommunen. Den Kommunalverwaltungen ist bewusst, dass es heutzutage äußerst schwierig ist, die Bewohner für eine Veranstaltung zu interessieren. Sie haben die Wahl zwischen vielen verschiedenen Formen der Unterhaltung, daher muss eine öffentliche Veranstaltung durch etwas Einzigartiges hervorstechen, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Die Hilfe einer Eventagentur kann in dieser Angelegenheit von unschätzbarem Wert sein. Tatsächlich ist für gute Veranstalter nichts unmöglich. Jede Art von Veranstaltung, nicht nur die Organisation von Veranstaltungen für Unternehmen, sollte von Agenturen vorbereitet werden.

Ein Veranstaltungsunternehmen kann mit seinem Wissen und seiner Erfahrung eine Veranstaltung organisieren, die auf die Erwartungen der Bewohner zugeschnitten ist und ihnen lange in Erinnerung bleibt. Agenturen organisieren öffentliche Veranstaltungen verschiedener Art im kleineren und größeren Rahmen – darunter Stadttage, Familienfeste, Jubiläumsfeiern usw. Für die Organisation gesellschaftlicher Veranstaltungen sind sowohl große als auch lokale Veranstaltungsunternehmen zuständig. Kirchenbehörden nutzen die Dienste von Veranstaltungsagenturen. Gerade bei Veranstaltungen, die das Interesse junger Menschen wecken sollen, ist die Hilfe einer professionellen Agentur sinnvoll.

Die Medien werden auch von Veranstaltungsfirmen engagiert

Die Organisation von Medienveranstaltungen ist nicht die einfachste Aufgabe. Dabei handelt es sich in der Regel um nationale Veranstaltungen, die eine lange und sehr sorgfältige Vorbereitung erfordern. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Eventfirmen häufig an Fernsehgalas, Wohltätigkeitsveranstaltungen und anderen Sonder- und Großaktionen beteiligt sind. Interessieren Sie sich für Firmenveranstaltungen in Niederschlesien? Oder vielleicht Teambuilding-Events in den Bergen oder Outdoor-Events? Jede dieser Optionen kann organisiert werden, wenn wir die richtige Eventagentur auswählen.

Obwohl Unternehmen und öffentliche Einrichtungen den Großteil der Kunden von Eventagenturen ausmachen, kommt es auch vor, dass Privatpersonen deren Dienste in Anspruch nehmen. In der Regel handelt es sich dabei um Personen mit einem großen Budget, die eine spektakuläre Gelegenheitsveranstaltung organisieren möchten. Ein Beispiel ist das Brautpaar, das von einer rauschenden Hochzeit bereichert mit außergewöhnlichen Sonderattraktionen – etwa einem Starkonzert oder einer professionellen Tanzshow – träumt. Wenn sich jemand für einen Hochzeitssaal in Niederschlesien interessiert, findet die Agentur einen, der alle Erwartungen erfüllt. Der Kunde möchte eine unvergessliche Hochzeit in den Bergen planen? Auch hier kann er auf Unterstützung zählen.

Die Hilfe einer Eventagentur bei der Organisation einer Firmenveranstaltung kann von unschätzbarem Wert sein. Die in der Agentur tätigen Spezialisten verfügen über umfassendes Wissen, große Erfahrung und unglaubliche Kreativität, die es ihnen ermöglichen, einzigartige Veranstaltungen zu planen, die auf die Erwartungen selbst der anspruchsvollsten Kunden zugeschnitten sind. Eine von einer professionellen Agentur organisierte Veranstaltung wird mit Sicherheit ein Erfolg!

Wen beschäftigt die Eventagentur?

Wir erwähnten, dass die Eventagentur über Profis verfügt, die sich in der Branche bestens auskennen und wissen, wie man erfolgreiche Firmenveranstaltungen organisiert. Was bedeutet das in der Praxis? Wer genau arbeitet in einem solchen Unternehmen und was machen die einzelnen Personen?

Die wichtigste Gruppe der Leiharbeiter sind Eventmanager. Eventmanager oder Spezialist für Veranstaltungsorganisation ist eine Person, die sich mit der breit verstandenen Organisation von Veranstaltungen und Veranstaltungen aller Art befasst. Zu den Hauptaufgaben eines Eventmanagers gehören:

• Suchen und Buchen von Plätzen für eine Firmenveranstaltung,
• Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden,
• Überwachung von Logistikproblemen,
• Organisation von Akkreditierungen, Genehmigungen und anderen Dokumenten,
• Management des Risikos im Zusammenhang mit der Organisation der Veranstaltung.

Die Eventagentur ist ein Team von Spezialisten!

Eventspezialisten zeichnen sich durch herausragende Kreativität aus. Sie finden leicht ungewöhnliche Lösungen, die auf die Kundenerwartungen zugeschnitten sind, setzen ihre Ideen schnell um und organisieren schnell die erforderlichen Materialien und Elemente. Eventmanager sind in der Lage, Zeit effektiv zu verwalten, Aufträge effizient zu erteilen und einfach mit anderen zu kommunizieren.

Die zweite wichtige Position in der Eventagentur ist New Business Manager. Der New Business Manager ist für die Erweiterung des Kundenstamms, also die Akquise von Neukunden zuständig. Seine zweite Aufgabe ist es, eine positive Beziehung zu bestehenden Kunden zu pflegen. Was bedeutet das in der Praxis? Der New Business Manager kontaktiert potenzielle Kunden, bereitet Präsentationen vor und führt diese bei Geschäftstreffen durch. Darüber hinaus soll ein Vertrag zum beiderseitigen Vorteil abgeschlossen werden, d. h. für die Eventagentur und für den Auftraggeber.

Kreativverantwortliche arbeiten auch in Eventagenturen. Basierend auf dem Briefing erstellen kreative Mitarbeiter Konzepte und Angebote. Ihre Aufgabe ist es, das Projekt so weit wie möglich an die Erwartungen eines bestimmten Kunden anzupassen und Lösungen vorzuschlagen, die ihn interessieren und ihn zur Zusammenarbeit mit der Agentur ermutigen. Hinter der Effektivität und Attraktivität von Events stehen die kreativen Mitarbeiter! Dank ihrer Ideen und ihres Engagements werden Firmenevents von professionellen Eventveranstaltern organisiert sie sind ungewöhnlich, einzigartig und daher voll wirksam!

Ein Veranstaltungsunternehmen kann auch Folgendes beschäftigen:

• Marketingspezialisten, die sich mit der Förderung von organisierten Veranstaltungen befassen,
• PR-Spezialisten, deren Aufgabe es ist, ein positives Image der Veranstaltung aufzubauen,
• technisches Personal, das für alle technischen Belange zuständig ist.

Bei einem Veranstaltungsorganisator hat jeder Mitarbeiter seine eigenen, spezifischen Aufgaben. Wenn Sie eine große Veranstaltung organisieren, lohnt es sich, eine Eventagentur zu kontaktieren, die verschiedene Spezialisten beschäftigt. Dadurch kümmert sich jeder Mitarbeiter um einen anderen Teil Ihrer Veranstaltung und Sie können mit dem vollen Erfolg der Veranstaltung rechnen!

Die Eventagentur unterstützt Sie bei der Organisation einer Integrationsveranstaltung

Sie beschäftigen hervorragende Mitarbeiter, bieten ihnen hervorragende Arbeitsbedingungen und sorgen für eine logische und faire Aufgabenteilung, sehen aber nicht die erwarteten Ergebnisse? Das Problem können schlechte Beziehungen zwischen einzelnen Mitarbeitern des Unternehmens sein. Es ist nicht schwer, ein paar hervorragende Mitarbeiter nebeneinander zu stellen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass diese Mitarbeiter ihr Potenzial als Gruppe optimal ausschöpfen und mit voller Effizienz arbeiten. Der Schlüssel ist Teamintegration! Daher lohnt es sich, über die Organisation von Veranstaltungen für Unternehmen nachzudenken. Es ist gut, die Umgebung zu verändern. Ein Firmenevent in den Bergen kann ein voller Erfolg werden. Eine Integrationsveranstaltung für das Unternehmen kann neben Aktivitäten zur Verbesserung der Beziehungen im Team auch eine Gelegenheit sein, interessante Ecken Polens zu erkunden.

Mitarbeiterintegration sollte ein integraler Bestandteil Ihres Unternehmens sein. Regelmäßige Integrationstreffen sind der beste Weg, um bei der Arbeit ein gut koordiniertes Team zu bilden, das alle beruflichen Aufgaben problemlos erledigt, Hindernisse schnell überwindet und Probleme löst, gesetzte Ziele erreicht und erfolgreich ist. Indem Sie in die Gruppenintegration investieren, investieren Sie in die Entwicklung Ihres Unternehmens! Die Idee für eine Teambuilding-Veranstaltung kann von den Mitarbeitern selbst kommen. Sie können z.B. in einer anonymen Umfrage nachfragen, wohin sie gerne gehen würden und welche Attraktionen sie erwarten. Dann wird die Integrationsveranstaltung für Mitarbeiter gewissermaßen zu einem Joint Venture des gesamten Unternehmens.

Die beliebteste Form der Integration sind Parteien. Die Organisation einer solchen Veranstaltung ist ein großes Unterfangen. Es erfordert Engagement, Zeit, entsprechendes Wissen und ein gewisses Maß an Kreativität. Wenn Sie möchten, dass jedes Element der Veranstaltung perfekt ist, vertrauen Sie das Projekt Profis an. Eine umfassende Eventagentur organisiert eine maßgeschneiderte Veranstaltung die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter.

Organisation einer Integrationsveranstaltung – wie macht das eine Eventagentur?

Wie bei anderen Arten von Veranstaltungen wird zunächst ein Briefing erstellt. Das Briefing definiert die Erwartungen und das Budget des Kunden – es ist eine Art Leitfaden, der die Verwaltung des gesamten Projekts erleichtert. Zu Beginn tritt die Kreativabteilung ins Geschehen ein, die auf Basis der Anforderungen des Kunden das Konzept der Veranstaltung erstellt, also ein Leitmotiv erarbeitet, ein Drehbuch erstellt und Ausführungsrichtlinien für Eventmanager definiert.

Dann geht es an die Umsetzung des Projekts. Ein wichtiges Element ist die Wahl des Ortes, an dem die Veranstaltung stattfinden wird. Platz für Die Integrationsveranstaltung sollte dem Konzept und der Form der Veranstaltung entsprechen. Darüber hinaus sollte es attraktiv, auf die Bedürfnisse der geladenen Gäste zugeschnitten und auf seine Weise einzigartig sein. Bei der Wahl der Location achtet die Eventagentur auch auf Sehenswürdigkeiten vor Ort oder auf Attraktionen, die die jeweilige Einrichtung bietet und die Veranstaltung aufpeppen könnte. Die Wahl eines einzigartigen Ortes ist die halbe Miete!

Wie eine Party, es sind Attraktionen!

Veranstaltungsunternehmen aus Schlesien und jeder anderen Region befassen sich mit der umfassenden Planung aller Attraktionen. Abhängig von der Art der Veranstaltung, dem Budget des Kunden und dem Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden wird, können dies sein:

• Auftritte von Musikern oder Kabarettisten,
• künstlerische Darbietungen, z.B. Tanzen,
• Live-Cooking, Bartending und andere Shows,
• Sportattraktionen, z.B. ein Minigolfturnier, ein Fußballspiel, Paintball, Feldspiele (Stalking usw.),
• Szenario-Spiele, z.B. Krimi-Rätsel,
• Integrationsspiele, z.B. Tanzen um Stühle, Schwebetanz, Wortspiele, Wettbewerbe und Turniere etc.

Darüber hinaus bestellt das Veranstaltungsunternehmen das Catering, vermittelt alle Subunternehmer und – wenn die Veranstaltung außerhalb der Stadt stattfinden soll – organisiert die Unterkunft für alle Teilnehmer des Spaßes.

Und wie machen wir das bei Commplace? Wir sind ein erfahrener Eventveranstalter und die einzige Agentur in Polen mit einem eigenen Veranstaltungszentrum. Dwór Korona Karkonoszy ist ein elegantes Boutique-Hotel am Fuße des malerischen Riesengebirges. Wir organisieren Veranstaltungen für Unternehmen in der Einrichtung, darunter unvergessliche Teambuilding-Events und thematische Veranstaltungen. Wir bieten eine Auswahl von 100 Veranstaltungsszenarien und planen auch interessante Integrationsspiele, die jede Mitarbeiterversammlung abwechslungsreich gestalten. Das beste Veranstaltungsunternehmen ist eines, das auf die Bedürfnisse des Kunden hört und diese erfüllt. Eine Integrationsveranstaltung im Dwór Korona Karkonoszy ist ein Garant für großen Spaß und unvergessliche Abenteuer.

Organisation von Firmenveranstaltungen mit einer Eventagentur

Die Organisation von Firmenveranstaltungen ist ein sehr wichtiger Aspekt des Geschäftslebens. Solche Veranstaltungen ermöglichen den Mitarbeitern, sich zu integrieren, neue Kontakte zu knüpfen und den Zusammenhalt im Team zu stärken. Allerdings kann die Organisation einer solchen Veranstaltung kompliziert sein und erfordert viel Zeit und Mühe. Daher lohnt es sich, die Dienste von Spezialisten auf diesem Gebiet in Anspruch zu nehmen. Eine professionelle Eventagentur bietet alles, was nötig ist, um eine solche Veranstaltung nicht nur erfolgreich, sondern auch maßgeschneidert auf die Natur des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu gestalten. Experten kümmern sich um jedes Detail, von der Dekoration über Attraktionen bis hin zu Catering und Musik. Dadurch haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in einer angemessenen und unaufdringlichen Umgebung zu treffen, und das Unternehmen gewinnt an Reputation und positivem Image.

Daher lohnt es sich, das Portfolio einer Eventagentur zu prüfen und die Organisation von Firmenevents der besten Agentur anzuvertrauen. Dwór Korona Karkonoszy organisiert seit Jahren Firmenveranstaltungen. Die Eventagentur Sosnówka beschäftigt sich mit der umfassenden Organisation von Veranstaltungen. Er bereitet für Sie die Art der Veranstaltung und den auf die Bedürfnisse der Teilnehmer der Firmenveranstaltung zugeschnittenen Plan der Firmenveranstaltung vor.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur einer Organisation, die eine erfolgreiche und effektive Veranstaltung organisieren möchte, viele Vorteile bringen kann. Dank ihrer professionellen Vorgehensweise, Erfahrung und Kreativität können Sie Ihre Geschäftsziele erreichen und das Image des Unternehmens stärken. Erwähnenswert ist auch, dass Eventagenturen nicht nur Events organisieren, sondern auch moderne Technologien nutzen, um einzigartige und ansprechende Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen. Daher kann die Wahl der richtigen Eventagentur entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung sein. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Optionen sorgfältig zu analysieren und den Partner auszuwählen, der den Bedürfnissen und Erwartungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Erfahren Sie, wie Sie eine Party organisieren – Event-Konfigurator