Ciekawy i profesjonalny komunikat prasowy – jak go stworzyć?

PR
Ciekawy i profesjonalny komunikat prasowy - jak go stworzyć?

Napisania komunikatu prasowego można nauczyć się z internetowych poradników w kilka minut. To jednak nie wystarczy, by zainteresować odpowiednich dziennikarzy, trafić do mediów i zbudować reputację swojej firmy, marki czy przedsięwzięcia. Co więcej należy zrobić? O tym w poniższym wpisie.

Komunikat prasowy wciąż pozostaje podstawowym źródłem informacji dla dziennikarzy. Mimo to trzymanie się formuł ze starych podręczników nie zawsze się sprawdzi. Współcześnie kreowane komunikaty muszą być fascynujące, pełne ciekawych danych i skierowane do właściwej osoby. Jak się za to zabrać? 

Czym jest komunikat prasowy? 

Komunikat prasowy uczą się pisać studenci wydziałów PR i dziennikarstwa. Może się wydawać, że to bardzo złożone zagadnienie, wymagające fachowej wiedzy. W rzeczywistości podstawowe zasady są proste. Dla kogoś, kto ma już zaplecze w dziennikarstwie, poszczególne elementy tego typu tekstu też będą oczywistością. Taki materiał składa się z tytułu, leadu i rozwinięcia. W dalszej kolejności rozwinięcie możemy podzielić według różnych kryteriów, wykorzystując model AIDA lub Call to Action. 

W skrócie: komunikat prasowy powinien po prostu odpowiadać na podstawowe pytania: 

  • co? – co się wydarzyło? Premiera, nowy produkt, zmiana… 
  • gdzie? – jakiej firmy, stanowiska, osoby dotyczy ta sytuacja? Gdzie odbyła się premiera, konferencja? 
  • Kiedy? – data wydarzenia. 
  • Dlaczego to ważne? – odpowiedź na to dodatkowe pytanie może pomóc dziennikarzom zrozumieć, dlaczego taka informacja może ich zainteresować.  
  • Dodatkowych pytań może być więcej: jak? Z kim? Po co? Itp. 

Informacje warto uszeregować pod względem istotności, wyszczególniając na początku te najważniejsze. Materiał musi zawsze być opatrzony datą i danymi kontaktowymi osoby, która udzieli więcej informacji. Komunikat prasowy to podstawowe narzędzie PR pozwalające komunikować ważne dla firmy informacje. Obok oświadczenia to też podstawowe narzędzie wykorzystywane w zarządzaniu kryzysowym. Jeśli w obliczu trudnej sytuacji firmy nie wydasz komunikatu do mediów, obowiązywać będzie narzucona przez kogoś innego narracja. 

Jak napisać komunikat prasowy? 

Znając te podstawowe zasady, można już napisać bezbłędny komunikat prasowy. Nie jest jednak tajemnicą, że niektórzy dziennikarze otrzymują dziennie setki takich informacji. Podstawowa znajomość rzemiosła może więc nie wystarczyć! Po pierwsze, bezbłędnie sformułowany powinien być tytuł. To na nim zatrzyma się wzrok redaktora, który w ułamku sekundy zadecyduje, czy otworzyć wiadomość. Początkowo można napisać sobie kilka, a nawet kilkanaście propozycji tytułów i dopiero spośród nich po namyśle wybrać ten najlepszy. Można też zapisać się do biur prasowych i na newslettery najlepszych firm z branży, by zobaczyć, jak oni to robią. W tytułach innych informacji prasowych szukaj reguł i elementów powtarzających się. 

Czy wiesz, że dobry komunikat prasowy pomaga budować wizerunek?

Sprawdź, co proponujemy.

Krótki i tajemniczy? Konkretny i pełen szczegółów? To od Ciebie zależy, jaką formułę przyjmiesz dla swojego tytułu. Komunikat prasowy musi zawierać przyciągający wzrok lead. Jest to „zajawka” tekstu znajdująca się pod tytułem i najczęściej wyróżniona pogrubieniem. To 2-3 zdania, w których zamieścisz esencję informacji. Na koniec trzeba wspomnieć też o wyglądzie tej formy wypowiedzi tekstowej. Uniwersalny format, niewielki rozmiar pliku i czytelne czcionki to podstawa. Zadbaj też o całe formatowanie tekstu, by łatwo było znaleźć to, co najważniejsze. 

Nowe ujęcie, czy tradycyjne formuły?

W obecnym zalewie informacji tradycyjny komunikat prasowy coraz rzadziej zwraca uwagę czytelników. Niektóre firmy jako kanał komunikacji wykorzystują np. Twitter, gdzie opisują to, co najważniejsze w 100-200 znakach i wydają oświadczenia w mediach społecznościowych.

Jeśli chodzi o formułę tradycyjnego komunikatu prasowego, to w ostatnich latach przechodzi ona przeobrażenie. Suche fakty mało kogo prowokują do wysiłku, by doczytać do końca i udostępnić dalej informację. Pojawiają się różnorodne eksperymenty, w których komunikat prasowy opowiada historię lub inspiruje. Chodzi o to, by osadzić wydarzenie firmowe w szerszym kontekście. Dziennikarz ma wówczas gotowy temat do opisania. Jeśli otrzyma od firmy ciekawe statystyki czy cytaty, to jeszcze chętniej wykorzysta komunikat prasowy. 

Czasem komunikat prasowy to element employer brandingu, realizujące cele takie jak zwiększona ilość kandydatów do pracy czy lepszy wizerunek. Nieprzypadkowo do mediów co i rusz wyciekają informacje o warunkach zatrudnienia w biurach Google czy innych firm technologicznych – to właśnie element ich employer brandingu. 

Najczęściej popełniane błędy 

Mimo prostych zasad dotyczących tego, jak napisać komunikat prasowy, większość z nich nie jest dziś czytana przez dziennikarzy. Często są one wykonane poprawnie, a mimo to nie zachęcają. Błędem może być zbyt częste wysyłanie komunikatów prasowych i budowanie ich wokół błahych tematów. Czasem temat z punktu widzenia dziennikarzy jest całkowicie nieistotny. Pomogłoby, gdyby autor umieścił wydarzenie w jakimś szerszym kontekście lub nawiązał do trendu. Wtedy treść takiego komunikatu można wykorzystać w raporcie biznesowym czy artykule lifestylowym, a nie tylko w branżowej notce. Oczywiście nie trzeba dodawać, że błędy merytoryczne, ortograficzne czy brak formatowania też zniechęcają do komunikatu prasowego. 

Gdzie wysłać komunikat prasowy? 

Świetny komunikat prasowy to nie wszystko! Początkujący PR-owcy kończą czasem na jego napisaniu i opublikowaniu na firmowej stronie. Rzeczywiście, własne biuro prasowe to dobry pomysł, bo pozwala udzielać świeżych informacji i kontrolować, co przedostaje się do mediów. Ale jeśli na tym poprzestaniesz, to w kwestii kanałów dotarcia do odbiorców zdajesz się na samych dziennikarzy.  

Lepiej docierać do zainteresowanych samemu, niż liczyć, że odwiedzą biuro prasowe na stronie. Podstawą powinna być odpowiednia baza osób zainteresowanych tematem: 

  • na stronie możesz stworzyć prosty formularz zapisu na newsletter lub dodania do bazy dziennikarzy zainteresowanych tematem. 
  • Zrób listę lub wykorzystaj już istniejące w sieci PR-owe listy branżowych mediów i najważniejszych kontaktów. 
  • Pomyśl, czy poza prasą nie przyda Ci się również kontakt do blogerów, Youtuberów czy influencerów. Możliwe, że część czytelników to od nich czerpie informacje. Niektóre blogi przerosły już profesjonalizmem i popularnością prasę tradycyjną. 

Komunikat prasowy możesz wysyłać ręcznie do każdego z osobna lub zautomatyzować ten proces. Programy do wysyłki newsletterów pozwalają na komunikację z tysiącami osób jednocześnie. Pewnie zauważyłeś, że w tym tekście skupiliśmy się na internetowych komunikatach prasowych. Oczywiście możesz także wysłać list do wybranych redakcji. To jednak wymaga planowania z dużym wyprzedzeniem i jest kosztowne. Szczególnie, że taka przesyłka powinna się mocno wyróżniać, by w ogóle została otwarta. 

Wiemy, jak powinny wyglądać dobre komunikaty prasowe i co zrobić, aby zostały opublikowane. Potrzebujesz wsparcia? Powiedz nam o tym.

Zadzwoń Zaloguj się Kontakt