Efektywna i skuteczna praca zespołowa wymaga współpracy i odpowiedniej komunikacji. Te dwa elementy mają największy wpływ na sukces zespołu oraz całego przedsiębiorstwa. Odpowiednia komunikacja w grupie polega na kształtowaniu relacji międzyludzkich podczas codziennego porozumiewania się na wielu płaszczyznach. Jak ją osiągnąć?
Od komunikacji w grupie zależy efektywność pracy zespołu.
Pomożemy Twojej załodze skutecznie osiągać cele!
Komunikacja w grupie powinna być przede wszystkim jasna i zrozumiała dla wszystkich pracowników, a jednocześnie przyjazna i życzliwa wobec rozmówcy. Musi występować spójność między przekazem werbalnym, a ekspresją niewerbalną. Komunikaty powinny być czytelne i zwięzłe, a sam proces dzielenia się informacjami powinien opierać się na empatii oraz wczuwaniu się w nastawienie i oczekiwania pozostałych rozmówców. Kompetencje, które składają się na odpowiednią komunikację to: aktywne słuchanie innych oraz respektowanie ich uczuć. Dzięki nim skuteczna komunikacja w grupie jest możliwa.
Zasady pracy zespołowej muszą uwzględniać strukturę przekazywania informacji. Komunikacja w grupie wymaga przejścia przez poszczególne etapy integracji oraz nauki zarówno teoretycznej jak i praktycznej. To sztuka, która nieustannie należy dopracowywać i dostosowywać do zmieniających się okoliczności.
Zachowanie pracowników a komunikacja w grupie
Grupę tworzą osoby o różnych temperamentach, osobowościach oraz zdolnościach komunikacyjnych. Taka mieszanka charakterów wymaga odpowiedniej integracji członków, która zostanie poprzedzona analizą jak przekazywane są informacje między członkami grupy. Pracownicy mogą napotykać różne problemy w pracy, mogą występować konflikty, spory i niezrozumienia, które wpływają na efekt całościowej pracy. Dlatego skład zespołu nie może być przypadkowy, wymuszony ani narzucony przez strukturę zatrudnienia.
Kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji. Lider zespołu musi rozwinąć w sobie wyczucie, kiedy coś mówić, a kiedy nie. Niewłaściwa krytyka jednej osoby, może zaburzyć komunikację całej grupy. Nietaktowne zachowanie może zwiększyć niepotrzebny dystans. Spotkania zespołowe budujące zażyłość, pomogą zwiększyć zaufanie i umocnić pozycję lidera, zwiększając jednocześnie szacunek do wszystkich członków grupy.
Komunikacja w grupie i jej najważniejsze elementy
Skuteczna komunikacja w grupie ma jasny cel: wymiana informacji, myśli i idei oraz dzielenie się wiedzą oraz pomysłami. Brzmi bardzo prosto, chociaż wcale proces ten nie należy do najłatwiejszych. Wszystko z powodu tego, iż każdy człowiek jest inny, każdy zespół jest inny, jak również każda firma inaczej kształtuje relacje między pracownikami. Komunikacja w grupie powinna być kształtowana przez różne dopasowane narzędzia prowadzące do skutków mających pozytywny wpływ na członków zespołu.
Najważniejsze części składowe efektywnej komunikacji to: aktywne słuchanie, troska o prawidłowy przepływ informacji, otwartość na potrzeby i opinie innych, zapewnienie konstruktywnej informacji zwrotnej oraz umiejętność gaszenia pożarów, wynikających z różnego rodzaju sytuacji kryzysowych. Aby elementy te zostały wdrożone używa się słów, gestów, dźwięków, liter, liczb, czy symboli, czyli znaków umownych. Systemy takich znaków nazywamy kodami. Komunikat jest przekazywany do odbiorcy za pomocą wybranej przez nadawcę drogi, którą nazywamy kanałem. Wyróżniamy komunikację jednokierunkową i dwukierunkową, symetryczną i niesymetryczną, formalną i nieformalną, pionową i poziomą oraz obronną i podtrzymującą.
Umiejętne rozwiązywanie konfliktów
Nie tylko efektywne przekazywanie informacji jest celem komunikacji w zespole. Polega ona również na umiejętnym rozwiązywaniu konfliktów i kryzysów, które pojawią się w grupie. Jak radzić sobie z sporami w zespole? Poniżej przedstawiono cztery skuteczne strategie:
- Współpraca jako najskuteczniejsza forma rozwiązywania konfliktów, której skutkiem jest zadowalający obie strony kompromis.
- Rywalizacja w przypadku grup nastawionych na walkę, stawiając przy tym twarde warunki, a często także wywierając presję. Strony konfliktu nie słuchają argumentów, ani nie wczuwają się w sytuację drugiej strony. Ewentualne ustępstwo traktują jako porażkę.
- Dostosowanie, jako odwrotność rywalizacji. Zespołowi zależy na utrzymaniu dobrych relacji z przeciwnikiem, dlatego zamiast walki woli ustąpić. Obie strony okazują sobie empatię i wsłuchują się w swoje potrzeby, co nie oznacza wcale że chcą przegrać.
- Unikanie, kiedy obie strony postanawiają uniknąć konfrontacji i niepotrzebnych dyskusji. Takie podejście prowadzi do braku jakichkolwiek ustaleń.
Do narzędzi zarządzania konfliktem zaliczamy różnego rodzaju spotkania konfrontacyjne, negocjacje, sesje wymiany zdań, mediacje, symulacje określonych sytuacji a także arbitraż.