Jakie metody rozwiązywania problemów w organizacji sprawdzą się najlepiej?

Dla niedoświadczonego szefa każde spięcie może być powodem do nerwów i stresu. Doświadczeni wiedzą, że trudności to naturalna część rozwoju przedsiębiorstwa i codziennego funkcjonowania firmy. Jakie metody rozwiązywania problemów w organizacji stosują? Uczmy się od najlepszych. 

Metody rozwiązywania problemów w organizacji 

Nie ma jednego sposobu, który pozwala rozwiązać wszystkie problemy w organizacji. Poniższe pomysły pozwalają jednak szybciej znaleźć rozwiązanie: 

• szukaj nowych rozwiązań – prawdopodobnie już wypróbowałeś niektóre metody rozwiązywania problemów w organizacji i nic z tego nie wyszło. Tym razem po prostu rozejrzyj się za nowymi sposobami. Być może coś Cię zainspiruje. To może być wykład, książka, ale też skrzynka na sugestie Twoich pracowników lub klientów – w końcu to oni są na co dzień „najbliżej” problemu. 
• Pobaw się – kto nie próbował nowatorskich metod coachingowo-szkoleniowych, jest wobec nic zwykle sceptyczny. Ci, którzy już brali udział, wiedzą, że to działa! Odgrywanie scenek, budowanie wspólnie maszyny, survival w terenie, podczas którego trzeba współpracować – po oderwaniu się od biura i problemów w skali 1:1 może się okazać, że szybko wpadniesz na metodę rozwiązania problemów w organizacji, o której nie pomyślał wcześniej nikt inny. Ważne tylko, by przynajmniej na początku takie działania odbywały się pod okiem coacha lub moderatora, który będzie czuwał nad procesem. 
• Oddeleguj zadanie – wielu szefów jest przyzwyczajonych do tego, że sami muszą podejmować dosłownie wszystkie decyzje w firmie. Jeśli do nich należysz, wypróbuj ćwiczenie: oddeleguj rozwiązanie trudnego problemu. Nic na tym nie tracisz, bo jeśli pracownik się nie sprawdzi, to sam się tym zajmiesz. Może jednak Cię pozytywnie zaskoczyć. Czasem pracownicy nie rozwijają się, bo nie mają poczucia sprawczości. Nikt nie docenia ich pomysłów, więc po co się wysilać? Jeśli od czasu do czasu dasz im się wykazać, możesz nie tylko znaleźć metodę na rozwiązanie problemu w organizacji, ale i ukryty diament wśród swojej załogi. 

Jak dobrać skuteczną metodę rozwiązywania problemów w organizacji? 

Metody rozwiązywania problemów to tylko rusztowanie, wokół którego rozwijają się skuteczne rozwiązania, które pozytywnie wpływają na kondycję firmy. Najważniejsze jest więc to, byś zaczął wypróbowywać kilka z nich. Jeśli się nie sprawdzą, możesz zmienić metodę i poszukać następnej.  

Metody rozwiązywania problemów

Jeśli słyszałeś o agile marketingu, to tu też możesz zastosować te same rozwiązania. Obserwuj postępy po zastosowaniu metod rozwiązywania problemów w organizacji. Jeśli nic się nie dzieje, modyfikuj założenia lub sposoby osiągnięcia celu. Jeśli metoda działa, możesz prowadzić dalej taki eksperyment. Z czasem wypracujesz najskuteczniejsze strategie. 

Czy popularne metody rozwiązywania problemów zawsze okażą się skuteczne w naszej firmie? 

Opisywane w podręcznikach metody rozwiązywania problemów sprawdziły się w wielu organizacjach na przestrzeni dziesiątek, a niekiedy i setek lat (w końcu natura ludzka i tajniki psychologii nie zmieniły się zbytnio w tym czasie). Dlatego zanim postanowisz „wynaleźć koło” na nowo, skorzystaj z proponowanych metod rozwiązywania problemów w organizacji. Możesz też poradzić się specjalisty: coacha, doświadczonego managera, doradcy biznesowego. Aby zyskać podstawową wiedzę na ten temat, warto też sięgnąć po książki. Jest ich na ten temat całkiem sporo, jak np.: 

• Rozwiązywanie problemów w organizacji – Gabriel Łasiński, 
• Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania – Art Smalley, 
• Pracować inaczej. Nowatorski model organizacji inspirowany kolejnym etapem rozwoju ludzkiej świadomości – Frederic Laloux. 

Możesz też skorzystać ze skrótu i zamówić gotowe strategie na podstawie analizy sytuacji firmy. Jak się to sprawdza? Przeprowadzając audyt marketingowy. 

Częste problemy w firmie – brak rentowności 

Najbardziej oczywistym problemem w firmie jest brak rentowności. Niektórzy zmagają się z nim od początku, a innych zaskakuje nagle na pewnym etapie funkcjonowania firmy. Jakie metody rozwiązywania tych problemów w organizacji są najskuteczniejsze? Aby przywrócić rentowność, trzeba budować na zdrowych fundamentach. Bardzo często niewielka firma zawdzięcza sukces łutowi szczęścia lub innym przypadkowym czynnikom. Na tym nie da się jednak budować rentowności w dłuższej perspektywie. Dodatkowo, gdy firma się rozrasta, pojawiają się nowe wyzwania i tu już nie możesz iść na żywioł – potrzebne są procedury, które pomogą Ci opanować zespół, proces zatrudnienia, zamawiania towarów i pozyskiwania klientów. Poniżej garść metod rozwiązywania problemów w organizacji nieprzynoszącej zysków, które opisywaliśmy już szerzej w osobnych artykułach: 

• Sprawdź, jak się kształtuje retencja klientów. Często biznesy działają w oparciu o biznesplany, których założenia są fałszywe. Np. nie bierzesz w obliczeniach pod uwagę analizy churn, a więc nie jesteś świadom, że pewna liczba klientów w naturalny sposób odchodzi od firmy z czasem. Nie zastępujesz ich nowymi, a tym samym zyski spadają, zamiast rosnąć. 
• Badaj satysfakcję klienta, czyli wskaźnik CSI. Jeśli tego nie robisz, to być może są niezadowoleni i od Ciebie odchodzą. Może nie podobać im się coś, co łatwo da się naprawić. Musisz jednak wiedzieć, co to jest! 

Według jakiego modelu działa Twoja firma? Dawne założenia mogą już się nie sprawdzać. Z czasem wizja i ambicje rozmywają się, a wtedy nawet dobre strategie tracą na skuteczności. Skuteczne narzędzia, które mogą Ci pomóc szybko skonkretyzować zagrożenia i szanse stojące przed firmą, to m.in. analiza PESTEL, analiza SWAT czy pięć sił Portera. Pomogą kreatywnie rozpracować trudność i znaleźć metody rozwiązywania problemów w organizacji, o jakich nie pomyślałbyś wcześniej. 

Częste problemy w firmie – błędy pracowników

Problemy z pracownikami to drugie najczęściej występujące trudności w firmie. Istnieją szefowie, którzy błędy pracowników traktują jako osobistą porażkę i bardzo trudno przychodzi im się z nimi pogodzić. Tymczasem w zdrowym środowisku pracy obowiązują znane zasady: lepsza jest najgorsza prawda niż najlepsze kłamstwo, a także: każdy ma prawo do jednego błędu, ważne tylko, by ten sam błąd nie powtórzył się po raz drugi.  

Metody rozwiązywania problemów

Takie wyświechtane komunikaty można uznać za banały, dopóki nie przekonasz się o ich skuteczności. Otwartość w kontaktach z pracownikami i partnerskie relacje to metody rozwiązywania konfliktów w organizacji, które sprawiają, że zespół nie boi się przyznać, gdyby coś poszło nie tak. W firmach, w których panuje terror, pracownicy wcale nie popełniają mniej pomyłek – po prostu się do nich nie przyznają… To właśnie ryzyko, które wiąże się z modelami odsiewania pracowników, takimi jak model sita. Jeśli błędów i pomyłek jest dużo, to możliwe, że winni nie są sami pracownicy, ale metody ich szkolenia, rekrutacji czy przydzielania obowiązków.

Aby dobrać odpowiednie procedury i metody komunikacji wewnętrznej do potrzeb swojej firmy i pracowników, skontaktuj się z nami.