Design-Briefing

Was ist eine Projektbeschreibung? Diese Frage wird oft von Geschäftsinhabern gestellt, die vor ihrem ersten Gespräch mit einem Grafikdesigner oder Texter stehen. Es ist nicht immer notwendig, ein Briefing auszufüllen, aber es gibt Situationen, in denen es notwendig ist.

Ein Design-Briefing kann genauso gut aus mehreren Zeilen bestehen wie aus mehreren Seiten. Ohne sie ist es schwierig, mit einem komplizierten Projekt fortzufahren. Wie kann man ein ausreichend detailliertes Briefing mit den Bedürfnissen des Auftraggebers in Einklang bringen, der es selten ausfüllen möchte? 

Was ist eine Projektbeschreibung? 

Ein Design Briefing ist trotz seines seriösen Namens eigentlich ein einfaches Dokument, das normalerweise auf 1-2 A4-Seiten erstellt wird. Derzeit wird es häufiger online ausgefüllt, es gibt aber auch eine Papierversion. Der Urheber oder die Marketingagentur stellt grundlegende Fragen zur Form des Projekts (z. B. ansprechende Werbekampagne): 

• was ist das budget 
• Wie viel Zeit steht für das Projekt zur Verfügung? 
• Wer gehört zur Zielgruppe?  
• Was ist der Zweck des Projekts? 
• Was macht das Unternehmen? 

Dies ist ein exemplarischer Fragenkomplex, da dieser insbesondere bei unterschiedlichen Branchen und Auftragsarten unterschiedlich sein kann. All dies wird dann verwendet, um Vereinbarungen zwischen den Parteien zu treffen, und die Ersteller erleichtern die Erstellung der Bewertung und des Angebots. 

Wie erstelle ich eine Projektbeschreibung? 

Die Projektbeschreibung ist ein beliebtes Tool in Branchen wie: 

• Marketing, 
• B2B-Marketing 
• Grafik, 
• Werbetexten 
• und verwandten Feldern. 

Design-Briefing

Für Spezialisten aus diesen Branchen ist es eine Selbstverständlichkeit, ohne die eine Zusammenarbeit keinen Sinn macht. Oft ist den Bauherren aber gar nicht bewusst, was ein Projektbrief ist und er will ihn auch nicht ausfüllen. Manchmal tun sie es so nachlässig, dass die Aufgabe ihren Sinn verliert. Dann hat ein Freiberufler oder eine Agentur zwei beliebteste Szenarien vor sich.

Im ersten beschließt er, ohne Auftrag zu kooperieren. Die Auswirkungen sind in der Regel schlimm. Es gibt kein Framework, das beim Erstellen eines Projekts verwendet werden kann. Wenn der Kunde unzufrieden ist, ist es schwer zu wissen, was schief gelaufen ist. 

Ein alternativer Ansatz ist einer, bei dem die Projektbeschreibung nicht direkt vom Geschäftsinhaber ausgefüllt wird. Die einfachste Lösung ist, mit ihm zu sprechen und die Felder selbst auszufüllen. Sie können ihm dann das Dokument vorlegen und fragen, ob das der Punkt war. Es mag wie eine unnötige zusätzliche Verpflichtung erscheinen. Die Wahrheit ist jedoch, dass viele Unternehmer täglich in die Geschäftsentwicklung involviert sind und sich nicht gerne schriftlich äußern. Ein Werbetexter oder ein Grafikdesigner hingegen möchte, dass die gesamte Seite mit Gedanken und Tipps beschrieben wird. Einen Kunden telefonisch durch eine Projektbeschreibung zu führen, ist möglicherweise die einzige Möglichkeit, die benötigten Informationen zu erhalten. Diese Methode ist jedoch nicht immer verfügbar. Manchmal soll ein Briefing ausreichend detaillierte oder technische Informationen enthalten, die der Ersteller nicht für den Eigentümer des Unternehmens ausfüllen kann. Es kommt auch vor, dass der Spezialist keine Zeit hat, das Briefing selbst auszufüllen. Dann passend Kommunikationsstrategie wird wirklich entscheidend.  

Wie fülle ich eine Projektbeschreibung aus? 

Diejenigen, die gerade herausgefunden haben, was ein Projektbriefing ist, fragen sich vielleicht, wie man es ausfüllt. Auch hier gibt es keine allgemeingültige Antwort, da dies von der Branche und den Besonderheiten des Projekts abhängt. Vor allem aber sind ein paar Merkmale eines gut ausgefüllten Briefings wichtig: 

• Ehrlichkeit - Es ist besser, echte Ziele und Bedürfnisse einzugeben, wenn der Auftrag darauf abzielt, sie zu beantworten. 
• Umgang mit Beispielen – es ist für die Ersteller am einfachsten, die Keynote zu verstehen, wenn sie die Beispiele sehen. 
• Angabe des Empfängers – Der Kreis der Empfänger sollte möglichst eng sein, um die Umsetzung einfacher an deren Bedürfnisse anpassen zu können. 

Design Briefing – die häufigsten Fehler 

Seitens des Verfassers des Briefings besteht der häufigste Fehler darin, zu viele Fragen zu stellen. Dies gilt insbesondere für Texter und Redakteure. Sie drücken sich gerne schriftlich aus und berücksichtigen nicht, dass sie ihre Hilfe nicht brauchen würden, wenn ihr Klient effizient Gedanken zu Papier bringen könnte. Daher kann ein Designauftrag nicht „Kunst für Kunst“ sein. Ist die Aufgabenstellung einfach und kurz, können die meisten Felder weggelassen oder der Fragensatz vereinfacht werden. Dadurch können Sie spätere Eventualitäten eliminieren Fehler in der Marketingkommunikation und ihre Auswirkungen.

Design-Briefing

Auf Seiten der beschaffenden Stellen besteht der häufigste Fehler darin, den Auftrag zu ignorieren. Sie haben das Gefühl, dass die Vorkehrungen zu einem anderen Zeitpunkt getroffen wurden oder dass der Freiberufler herausfinden wird, was im Moment erforderlich ist. Wer das Projektbriefing als reine Formsache betrachtet und nachlässig ausfüllt, ist später oft unzufrieden mit den Ergebnissen der Zusammenarbeit. Als der Schöpfer nach den Gründen forscht, stellt sich heraus, dass die Ursache der Probleme in einem nonchalanten Umgang mit dem Auftrag liegt, der die Grundlage für die Zusammenarbeit bilden sollte.

Auftraggeber werden oft durch die Länge und Detailliertheit des Briefings abgeschreckt. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass ein kompliziertes Mandat nur die erste Zusammenarbeit mit einer bestimmten Agentur begleiten kann. Später, wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist und es um einen weiteren ähnlichen Auftrag geht, muss nicht alles erklärt werden.

Zusammenarbeit ohne Briefing – mögliche Szenarien 

Design-Briefing Für viele Menschen scheint es ein unnötiges Hindernis in der Beziehung zu einem Subunternehmer oder Kollegen zu sein. In der Zwischenzeit riskieren sie ohne sie zahlreiche Schwierigkeiten: 

• Verzögerungen durch nachträgliche Korrekturen und Rückfragen; 
• keine Vereinbarung, wenn Einzelheiten nicht schriftlich vorliegen; 
• längere Wartezeit oder Verweigerung der Umsetzung - der Ersteller wird sich zunächst um die genau beschriebene Bestellung kümmern; 
• völlig die Vision verfehlt. 

Der Project Brief ist ein Hilfsmittel, um solche Missverständnisse zu vermeiden. Es reicht aus, es korrekt auszufüllen, um eine harmonische Zusammenarbeit zu gewährleisten.