Czy Twój zespół pracowniczy jest szczęśliwy?

Teoretycznie atmosfera w pracy nie jest najważniejsza, a zarobki liczą się bardziej niż sympatie czy antypatie wewnątrz działu. W praktyce to jeden z najważniejszych czynników, wpływający na każdy aspekt codziennego funkcjonowania firmy. Czy jesteś pewien, że Twój zespół pracowniczy jest szczęśliwy?

Każdy, kto był kiedyś częścią zgranego zespołu, doskonale zna to uczucie. Wsparcie i życzliwość płynąca od kolegów z pracy i rozmowy, które nie ograniczają się tylko do pracy – niejedna osoba tylko dlatego spędziła w jednej firmie całe życie. Czy można w jakiś sposób zaplanować pozytywną atmosferę w pracy? Do pewnego stopnia jest to nieuchwytna sztuka, ale szczęściu możesz oczywiście pomóc, korzystając z wypróbowanych narzędzi do tworzenia zgranego zespołu pracowniczego. 

Co powinno charakteryzować zgrany zespół pracowniczy? 

Zgrany zespół pracowniczy to przede wszystkim taki, którego członkowie umieją się ze sobą komunikować. Na temat komunikacji w pracy napisano całe tomy, ale w skrócie warto wymienić chociaż kilka czynników: 

• szacunek – członkowie zespołu nie boją się ośmieszenia czy poniżenia, gdy wyrażają zdanie; 
• wpływ na rzeczywistość – komunikacja ma sens, bo czasem szef bierze pod uwagę zdanie pracowników; 
• swoboda – zespół pracowniczy nie boi się wyrażać pewnych poglądów przy szefie; nie musi stosować autocenzury. 

Wszystkie te zasady dotyczą zarówno relacji z szefem, jak i tego, jak komunikuje się zespół pracowniczy między sobą. Dosyć ważna jest też postać lidera, który stoi na czele grupy. Choć może być tak, że zespół zjednoczy się przeciwko trudnemu szefowi i w ten sposób zbuduje pozytywne relacje, raczej poleca się model, w którym to szef daje przykład tego, jak można pozytywnie się komunikować czy wyznaczać sobie cele. Komunikacja wewnętrzna do pewnego stopnia wpływa też na wizerunek firmy na zewnątrz, a to przecież przekłada się też na wyniki. 

Tworzenie zgranego zespołu pracowniczego 

Marcus McNiell to copywriter, który stworzył od zera agencję Magic, a następnie w ciągu zaledwie kilku lat powiększył swój zespół do kilkudziesięciu osób. Będąc gościem w jednym z podcastów, stwierdził, że gdyby zaczynał jeszcze raz, to zacząłby od zatrudnienia najlepszych specjalistów od HR. To pozwoliłoby mu skoncentrować się na budowaniu jak najlepszego zespołu, a to jego zdaniem największa wartość dla firmy. Pandemiczne czasy pokazały słuszność takiego podejścia. Okazało się, że oddany firmie zespół pracowniczy może zagwarantować jej przetrwanie nawet w bardzo trudnych czasach. Jeśli firma wejdzie w gorszy okres z przypadkowymi ludźmi na pokładzie, to zespół pracowniczy zacznie się wykruszać lub wykorzystywać trudną sytuację.  

Przed rozpoczęciem procesu rekrutacji warto zadać sobie pytania: 

• co jest dla mnie najważniejsze w pracy? – wartości, które nie podlegają negocjacjom 
• jakie relacje chciałbym stworzyć w zespole? – liczą się wartości rodzinne, a może ciągła rywalizacja? 
• Jakie wartości nie są dla mnie istotne? – warto zakomunikować to potencjalnym pracownikom w formie atutów danej firmy (np. swobodne godziny pracy, brak dress-code’u itp.) 
• jakich kompetencji szukam u ludzi? – to nie muszą być cechy, które posiadasz, a wręcz przeciwnie – możesz dobrać ludzi, którzy Cię uzupełnią. 

Niezależnie, czy dysponujesz działem HR, czy sam prowadzisz rekrutację, dzięki tym pytaniom i odpowiedziom możesz świadomie kształtować zespół. Możesz też dobrać odpowiednie metody selekcji pracowników, które pomogą Ci w uzyskaniu odpowiedniego celu. 

Rodzaje relacji w zespole a kultura organizacyjna firmy 

Niektórzy szefowie nawet nie wiedzą, że mogą przyjąć określony model i na jego podstawie kształtować relacje w zespole. Podstawą powinna być świadomie zaplanowana kultura organizacyjna. Pisaliśmy już o tym pojęciu ukutym w latach powojennych przez Elliotta Jaques’a.  

W skrócie chodziło o równą i sprawiedliwą płacę, odpowiednie relacje, jasny podział obowiązków, możliwość wpływania na kształt firmy i prawidłowo sformułowane cele. W takim modelu relacje w zespole powinny kształtować się harmonijnie. Możliwe jednak, że w Twojej firmie przyjąłeś jeden z bardziej bezwzględnych modeli zatrudniania i selekcji pracowników, np. model SITA. Osoby, które cały czas czują presję i zdają sobie sprawę z możliwości zwolnienia, nie skupią się ani na życzliwym podejściu do kolegów z pracy, ani na tym, by proponować nowe rozwiązania w firmie.

Czasem marketingowcy przyjmują w kulturze organizacyjnej firmy założenia z kursów biznesowych i nie zdają sobie sprawy z ich wpływu na relacje w zespole. Jedną z takich ślepych uliczek może być właśnie model SITA (chyba, że zależy Ci na ciągłym napięciu i rywalizacji w pracy). 

Najczęstsze problemy w zespole pracowniczym 

Problemy, z jakimi zmaga się zespół pracowniczy, można zidentyfikować dzięki ankietom. Oczywiście pod warunkiem, że będą anonimowe i przeprowadzane w atmosferze sprzyjającej zwierzeniom. Szef, który jest w stanie przyjąć szczerą krytykę, może dowiedzieć się bardzo dużo tylko dzięki takim prostym narzędziom. Czasem sytuacja jest tak napięta, że potrzebny jest już audyt wewnętrzny prowadzony przez firmę z zewnątrz. Ktoś, kto jest zbyt blisko problemu, nie jest w stanie go dostrzec i rozwiązać. 

Problemy w zespole pracowniczym mogą dotyczyć jednostek lub ogółu. Ogólne to takie związane z wymaganiami, jakie szef nakłada na wszystkich, zbyt niskimi zarobkami, brakiem możliwości realizacji swoich pomysłów. Jednostkowe problemy to rzadsza sytuacja, w której jeden z elementów pracowniczej układanki nie pasuje do pozostałych. Może się zdarzyć, że świetny pracownik nie nadaje się do firmy danego typu. Bywa, że nieszczęśliwa osoba podburza cały zespół i psuje atmosferę. Zdarza się, że za pomocą odpowiedniej motywacji i innych umiejętnych narzędzi atmosferę udaje się naprawić. Sytuacje, gdy jedynym wyjściem jest zwolnienie takiej osoby, są stosunkowo rzadkie i stosuje się je raczej, gdy inne mechanizmy zawodzą. 

Te problemy w dużej mierze da się wyeliminować dzięki szkoleniom. Głównie chodzi o kształtowanie kompetencji miękkich w zespole, a także szkolenie siebie pod kątem jasnego formułowania celów czy zarządzania. Nie wiesz, jakich szkoleń potrzebujesz? A może obce Ci jest pojęcie employer branding i chciałbyś to zmienić, zanim zaczniesz tworzyć zgrany zespół pracowniczy? Odezwij się do nas, a wspólnie to zmienimy! 

Jak radzić sobie z problemami w zespole pracowniczym?

Problemy zawsze były i, niestety, będą się pojawiać. Nie unikniesz ich, nawet jeśli myślisz, że udało Ci się stworzyć najlepszy zespół na świecie. Zamiast skupiać się nad tym, w jaki sposób można im zapobiegać, lepiej nauczyć się je rozwiązywać. Specjaliści z działów HR mają kilka sprawdzonych metod, którymi posługują się na co dzień i warto je poznać, aby móc wdrożyć w firmie.

Pierwszym krokiem jest stworzenie środowiska, które sprzyja współpracy. Każda osoba w zespole powinna mieć świadomość, że indywidualnych oczekiwań nie można przedkładać nad potrzeby pozostałych pracowników. Musisz też pamiętać, że zespół tworzy grupa ludzi, więc wyznaczając granice i określając zasady weź pod uwagę opinię pracowników. To przede wszystkim oni muszą dobrze czuć się we własnym towarzystwie, a z całą pewnością łatwiej przyjdzie im dostosować się do panujących zasad, jeśli mogli uczestniczyć w ich współtworzeniu.

Kiedy jeden z Twoich pracowników popełni błąd, nie skupiaj się na znalezieniu winnego. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest zlokalizowanie źródła problemu. Wszyscy popełniamy błędy i nikt nie jest nieomylny, ale wyciąganie konsekwencji względem osoby, która go popełniła, nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem, bo często nie jest to wynik niedbalstwa pracownika. Być może zabrakło mu wiedzy do wykonania zadania? Albo nie zrozumiał wytycznych, a jednocześnie bał się dopytać o szczegóły? Lokalizując przyczynę będziesz w stanie zdusić problem w zarodku, a karząc pracownika tylko powodujesz, że dokładnie ta sama sytuacja powtórzy się za jakiś czas raz jeszcze, tylko błąd popełni inna osoba.

O problemach możesz też myśleć w kontekście możliwości rozwoju, zwłaszcza jeśli spojrzeć na to od strony konfliktów. Różne stanowiska mogą prowadzić do dyskusji, a ta z kolei często stwarza okazję do znalezienie nowych rozwiązań. Konflikty w zespole pracowniczym dla świadomego pracodawcy nie stanowią źródła problemu, a dają nowe możliwości rozwoju. Oczywiście będzie to możliwe tylko wtedy, kiedy każda ze stron jest w stanie prowadzić merytoryczną dyskusję i wyciągać wnioski z przedstawianych argumentów.

Jak zintegrować zespół pracowniczy?

Efektywna współpraca w grupie wymaga wysiłku – tak samo po stronie pracodawcy, jak i pracowników. Zespół powinien działać jak jeden organizm, a im lepsze relacje panują pomiędzy członkami grupy, tym większa szansa, że uda się stworzyć fantastycznie zgrany team. Integracja pracowników w dalszym ciągu bywa kontrowersyjnym tematem. Wiele firm nie chce inwestować w team building, bo panuje przekonanie, że nie ma to realnego przełożenia na wydajność zespołu. Rzeczywistość wygląda zgoła inaczej. Dobre relacje między pracownikami, wzajemne zrozumienie swoich wad i zalet oraz umiejętność pracy w grupie są podstawą sukcesu firmy.

Wyjazdy integracyjne są świetną okazją do bliższego poznania pracowników. Jeśli dobrze zaplanujesz ten czas, z łatwością znajdziesz osobę, która sprawdzi się na stanowisku team leadera i zrozumiesz, jak poszczególni ludzie radzą sobie z presją. Już po pierwszej integracji zobaczysz efekty. Twój zespół będzie miał więcej zapału i chęci do pracy, a nowy podział zadań i obowiązków zaowocuje efektywnym wykonywaniem kolejnych projektów. To także świetna okazja, aby dać pracowników chwilę wytchnienia od codziennych obowiązków, a dla Ciebie – możliwość poznania indywidualnych cech każdej osoby, które trudno dostrzec w normalnych warunkach pracy.

Integracja zespołu może odbywać się na wiele różnych sposobów, zanim jednak zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, zastanów się dobrze nad tym, jakich ludzi zatrudniasz. Chodzi przede wszystkim o to, aby wszyscy przyjemnie spędzili ten czas. Twój zespół nie będzie czerpał radości z wyjazdu, podczas którego zostaną zmuszeni do zabawy. Jeśli nie masz pomysłu, możesz porozmawiać z pracownikami i wspólnie ustalić, jaka forma rozrywki będzie dla Was najlepsza. Dużą popularnością cieszą się między innymi:

• wszelkiego rodzaju warsztaty,
• aktywne wyjazdy (kajaki, górskie szlaki),
• spotkania integracyjne, na które pracownicy mogą przyjść wraz z rodziną – pikniki, grillowanie czy ognisko,
• uczestnictwo w różnych akcjach społecznych.

Kierowanie zespołem pracowniczym

Zbudowanie zespołu jest pierwszym krokiem do osiągnięcia sukcesu, ale na tym praca się nie kończy. Pracowników nie wystarczy wybrać, trzeba jeszcze umiejętnie nimi kierować. Czym tak naprawdę charakteryzuje się zespół pracowniczy?

• Wzajemnym zaufaniem, którym darzy się zarówno lidera, jak i pozostałych członków zespołu.
• Dążenie do wspólnego celu, który przyświeca wszystkim członkom zespołu.
• Sprawna komunikacja grupowa, umiejętność prowadzenia merytorycznej dyskusji i wymiany pomysłów.
• Zaangażowanie w wykonywanie powierzonych obowiązków.
• Stworzenie struktur wraz z wyznaczeniem przywództwa.
• Umiejętność wykorzystania wiedzy i doświadczenia każdej osoby z zespołu.

Łatwo zauważyć, że zespół pracowniczy nie jest grupą przypadkowo zebranych ludzi. I chociaż osoby, które go tworzę, są niezmierne ważne dla firmy, to tak naprawdę sposób funkcjonowania pracowników jest efektem działań lidera. W ten sposób dochodzimy do miejsca, w którym trzeba wspomnieć o cechach dobrego przywódcy. Pierwszą, a zarazem jedną z najważniejszych, wartości lidera jest kontrola. Słowo, chociaż kojarzy się źle, pozwala efektywnie kierować zespołem pracowniczym. Nie chodzi tu o ciągłe zaglądanie przez ramię, a upewnienie się, że każdy pracownik wie, co należy do jego obowiązków i jak powinien wykonać powierzone mu zadania.

Druga, nie mniej ważna, cecha to partnerstwo. Dobry lider nie tylko wydaje polecenia, ale i sam angażuje się w obowiązki, służy radą i pomocą oraz słucha swojego zespołu. Trzeba też wspomnieć o motywowaniu pracowników. Stałe utrzymanie zaangażowania można osiągnąć na dwa sposoby: chwaląc poszczególnych pracowników albo cały zespół. Warto korzystać z tych dwóch metod jednocześnie, a dzięki temu każdy z pracowników poczuje się doceniony, co pozytywnie wpłynie na jego dalsze zaangażowanie. Dobry lider musi także wiedzieć, jak ważne jest wyznaczanie zadań. Pracownik, który wie, co należy do jego obowiązków, będzie w stanie wykonywać je dokładnie, a w zespole nie zajdą nieporozumienia. Pomimo tego, że określony cel ma osiągnąć cała grupa, to każdy musi zdawać sobie sprawę z tego, co należy do jego zadań jako jednostki.