Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w bardzo dynamicznie zmieniającym się otoczeniu. Ponadto stale towarzyszy im presja ciągłego rozwoju oraz osiągania przewagi konkurencyjnej. Nie bez znaczenia są także ciągle rosnące i coraz bardziej zindywidualizowane wymagania klientów. Zmianą w organizacji, rozumianą jako przeobrażenie, dostosowanie, transformacja, przemiana, przebudowa, ewolucja lub rewolucja, jest tak naprawdę każda istotna modyfikacja jakiegokolwiek elementu działalności przedsiębiorstwa. Taka, która może być wywołana siłami działającymi wewnątrz organizacji lub czynnikami zewnętrznymi. Przy czym siły wewnętrzne mogą być również odbiciem sił zewnętrznych.
Zdolność organizacji do zmian obejmuje skuteczne zarządzanie pojedynczymi działaniami podejmowanymi w ramach prowadzenia działalności. Wyzwaniem jest takie wprowadzanie zmian, by zachować spójność organizacyjną i wizerunkową, przy jednoczesnej dynamice działań zmierzających do rozwoju i poprawy aktualnej sytuacji. Organizacje muszą zatem stale rozwijać swoje zdolności do szybkiej adaptacji, innowacyjność oraz elastyczność. Inaczej zmianę mogą traktować jako kryzys i zamiast nią zarządzać, wprowadzić zarządzanie kryzysowe.
Dlaczego zmiana w organizacji jest koniecznością?
Złożoność procesów zachodzących w otoczeniu i ich nieprzewidywalność sprawiają, że organizacje stale poszukują nowej perspektywy dla swojej obecności na rynku. Zmiana jest naturalną drogą rozwoju każdej organizacji. Aby osiągać wyznaczone cele w ciągle zmieniającym się środowisku, firma musi modyfikować swoje posunięcia. Zmiana jest zatem niejako ceną, którą firma ponosi w zamian za możliwość trwania na rynku.
Zmiany różnią się zakresem i skalą działania, a także miejscem, którego dotyczą. Celem dużych i radykalnych zmian, o charakterze strategicznym, jest wzrost konkurencyjności organizacji poprzez zmianę sposobu jej działania oraz zmianę oferty, technologii lub rynków zbytu. Z kolei mniejsze zmiany, zachodzące na poziomie operacyjnym, dotyczą zwykle jednego aspektu działalności przedsiębiorstwa i wynikają głównie z bieżących potrzeb.
Jak przebiega proces zmiany?
Zmiany mogą przebiegać w sposób planowany lub nieplanowany. Mogą mieć charakter techniczno-technologiczny, ekonomiczny, organizacyjny, personalny i informacyjny. Mogą dotyczyć struktury zarządzania przedsiębiorstwem, procesów produkcyjnych, logistycznych lub organizacyjnych. Zmiany mogą nastąpić także na innym polu. W obszarze zasobów rzeczowych i osobowych, czyli ludzi, zadań im przydzielonych, komunikacji, kompetencji i relacji między nimi.
Wprowadzenie określonej zmiany w jednym obszarze wywołuje z reguły określone skutki i potrzebę wprowadzenia kolejnych zmian w innych obszarach funkcjonowania organizacji. Fazy rozwoju organizacji także wiążą się ze zmianami. Mamy więc do czynienia z niekończącym się procesem, na stałe wpisanym w działalność przedsiębiorstwa.
Czy Twoja firma jest gotowa na zmiany?
Nie daj się zaskoczyć – wykorzystuj je na swoją korzyść!
Etapy procesu zmian w organizacji
Działalność organizacji opiera się na ciągłej zmianie. Obejmuje skuteczne zarządzanie pojedynczymi przedsięwzięciami o jasno określonym początku i końcu. Jednocześnie te przedsięwzięcia mogą być powiązane ze sobą lub też przebiegać niezależnie. Jeżeli chodzi o samą zmianę, traktujemy ją jako trzyetapowy proces, na który składają się:
- Równowaga
- Gwałtowna zmiana
- Stabilizacja
Zmiana jest wydarzeniem naruszającym panujący stan równowagi, który podważa dotychczasowe status quo, czyli wzorce i sposoby funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zdolność organizacji do zmian pomaga rozwiązać konflikt pomiędzy zmianą a stabilizacją, ponieważ zakłada dokonywanie zmian i skuteczne utrzymywanie codziennych czynności w tym samym czasie.
Strategia rozwojowa wymaga przemyślanych i skutecznych działań. Z kolei wprowadzanie zmian w organizacji wymaga łączenia przeciwieństw oraz rozstrzygania wielu dylematów. Dotyczących chociażby zakresu zmian i tempa wprowadzanych modyfikacji, a także twórczego wykorzystania napięcia wynikającego z różnorodności, niepewności oraz konfliktu określonych wartości i celów.
Aby skutecznie rozpoznać potrzebę wprowadzenia zmiany, niezbędne jest wykorzystywanie systemu wczesnego ostrzegania. Czym się charakteryzuje? Jest ukierunkowany na wychwytywanie bodźców płynących z otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego oraz ich właściwą interpretację odnośnie przyczyn i celów. Równowagę pomiędzy stabilnością a zmianą, pomaga osiągnąć wprowadzenie swego rodzaju „rutyny organizacyjnej”, czyli określonych procedur działania.
Jak skutecznie wprowadzać zmiany w organizacji?
Skuteczne wprowadzanie zmian jest kluczowym czynnikiem funkcjonowania wszystkich organizacji, które chcą przetrwać i odnieść sukces w konkurencyjnym i zmiennym otoczeniu biznesowym. Znaczenie zdolności organizacji do zmian rośnie w branżach wysoce konkurencyjnych, gdzie przewaga może zostać szybko naruszona w wyniku typowego naśladownictwa.
Kluczem do sukcesu jest traktowanie zmian jako możliwość i szans rozwoju. Strategia marki powinna to uwzględniać. Organizacje o pozytywnej orientacji na zmiany są bardziej skuteczne we wdrażaniu zmian niż organizacje, które postrzegają zmianę jako zjawisko negatywne i ryzykowne. Zmiany mogą być przeprowadzone w formie prostych usprawnień, zespołowo, a nawet jednoosobowo, a jednym z najlepszych narzędzi do planowania i wdrażania zmian jest zarządzanie projektami.
Efekty zarządzania zmianą w firmie
Czynnikami koniecznymi do efektywnego wdrażania zmian w przedsiębiorstwie są m.in. wiarygodne przywództwo, zaufanie do zmian pozostałych pracowników, świadomość realizacji konkretnego celu, kultura organizacyjna oparta na innowacyjności i odpowiedzialności, chęć podejmowania innowacyjnych aktywności, zdolność do starannego zarządzania zasobami oraz efektywna komunikacja. Na rozpoznanie potrzeby zmian w przedsiębiorstwie ma wpływ przede wszystkim świadomość silnych i słabych stron organizacji. Konieczne jest także ustalenie celów przedsiębiorstwa, jak również tworzenie warunków do oddolnej inicjatywy pracowników w obszarze usprawniania i doskonalenia realizowanych procesów oraz zadań.
W zarządzaniu zmianą w szczególny sposób daje o sobie znać umiejętność integrowania działań o różnym charakterze. Z udziałem różnych narzędzi oraz dzięki zastosowaniu różnych umiejętności. Nie mniej ważna jest także strategia komunikacji. Jako narzędzie nie tylko informowania, ale też włączania zainteresowanych w różne aktywności związane z wprowadzaniem zmian.