Plan naprawczy przedsiębiorstwa w 5 punktach

Plany i okoliczności się zmieniają, a gdy w grę wchodzą dziesiątki czynników, zmiana tylko jednego elementu może pociągnąć za sobą kryzys czy awarię. Wówczas trzeba przygotować plan naprawczy przedsiębiorstwa. Tu dowiesz się, jak to się robi, kiedy się przydaje i dlaczego warto go mieć.

Analiza ryzyka zapobiega późniejszym problemom 

Gdy mowa o tworzeniu dokumentu oceniającego ryzyko problemów, wiele osób podchodzi do tego jak do nic nie znaczącej formalności. Nie zdają sobie sprawę, że analiza ryzyka może rzeczywiście zapobiec problemom. W porę udaje się je zdefiniować, a następnie im zaradzić. Wystarczy porównać sytuację, gdy plan naprawczy przedsiębiorstwa trzeba opracowywać i wdrażać nagle, z taką, kiedy ryzyko od dawna jest znane i rozpoznane.

W dużych korporacjach istnieją gotowe scenariusze na wypadek różnych nieprzewidzianych zdarzeń na poziomie firmy, ale też globalnych. Co jakiś czas media są poruszone informacją o planie na wypadek kataklizmu czy śmierci ważnej osoby w państwie. Tymczasem posiadanie tego typu planów świadczy jedynie o przezorności i zabezpiecza w dużym stopniu na wypadek problemów. Zobacz, jak napisać plan naprawczy w firmie.

W polskim prawie istnieje pojęcie postępowania naprawczego. Ta formuła jest jednak rzadko wykorzystywana. „Zarządzający przedsiębiorstwami, nie chcąc ujawniać kontrahentom faktu występujących trudności finansowych, często zbyt długo wstrzymują podjęcie działań naprawczych, czego konsekwencją jest brak możliwości skutecznego złożenia oświadczenia o wszczęciu postępowania naprawczego.„ – pisze Katarzyna Boratyńska w artykule na ten temat, który w 2011 roku został opublikowany na łamach biuletynu prac naukowych Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.

Może wydawać się to mało intuicyjne, ale rzeczywiście tak jest: w zetknięciu z pogorszoną sytuacją wielu właścicieli tym bardziej boi się stworzyć plan naprawczy, obawiając się, że otworzą „puszkę Pandory” i będą musieli zmierzyć się ze zbyt bolesną prawdą o rzeczywistości. Tymczasem tworząc plan naprawczy, przedsiębiorstwa torują sobie drogę do wyjścia z kłopotów.

Z czego składa się plan naprawczy przedsiębiorstwa?

Plan naprawczy przedsiębiorstwa to „streszczony opis bieżącej sytuacji Spółki, jej aktualnych problemów wraz z propozycjami ich rozwiązania, a także kierunek działalności Spółki na najbliższe (…) lata.” – czytamy w planie naprawczym grupy Mostostal sprzed kilku lat.

W książce duetu Janowska i Strzelec „Kiedy można zastosować plan naprawczy dla pracownika?” znaleźć można prosty opis składowych dobrego planu naprawczego. Dotyczy on sytuacji, gdy to droga zawodowa pracownika wymaga korekty. Można go jednak potraktować również jako szkic w przypadku, gdy to mała firma wymaga planu naprawczego przedsiębiorstwa:

• opis aktualnej sytuacji – Janowska i Strzelec piszą o aktualnych wynikach w pracy, ale może chodzić również o bieżącą sytuację finansową firmy, problemy, otoczenie biznesowe.
• Sposób realizacji planu – w tym harmonogram i opis narzędzi niezbędnych do tego, by osiągnąć cel.
• Pożądany rezultat – tu warto zastosować znaną formułę, według której cele powinny być realistyczne, możliwe do osiągnięcia i wymierne, czyli rozpisane na umocowane w czasie etapy i dające się zmierzyć.

Do czego może przydać się plan naprawczy przedsiębiorstwa?

Takiego planu możesz użyć zarówno na własne potrzeby, jak i w komunikacji z otoczeniem biznesowym czy pracownikami firmy. Dzięki temu możesz w trudnych rozmowach podeprzeć się konkretnymi planami i wskazać na zapisy, co daje lepsze ugruntowanie w rzeczywistości w trakcie rozmów. Plan naprawczy może zwiększyć wiarygodność firmy, która straciła dobre imię.

Przykładowo gminy często wdrażają plan naprawczy, by zapanować nad finansami, a jednocześnie zapewnić wyborców, że panują nad sytuacją i dążą do jej polepszenia. Można to porównać do losu osoby, która popadła w długi. Jest bardzo trudno spłacić kredyty bez konkretnego planu. Ogólniki, takie jak „będę mniej wydawał”, to nie jest plan naprawczy. Bardzo trudno wówczas osiągnąć trwałe efekty i poprawę sytuacji. Dopiero spisanie nowych zasad, ustalenie limitów i celów, pozwala szybko posuwać się do przodu w swoich zamierzeniach.

Case study

W sieci można znaleźć plan naprawczy przedsiębiorstwa Qumak, napisany po tym, gdy w 2017 roku ujawniono w firmie straty na poziomie kilkudziesięciu mln zł. Poza opisanymi już wyżej elementami zawiera on też spis działań już podjętych przez zarząd. To pokazuje proaktywną postawę i daje wrażenie, że firma ma kontrolę nad swoją sytuacją. Znalazły się tam również działania naprawcze rozbite na szczegółowe kroki, a te z kolei na mniejsze segmenty. Praca kończy się podsumowaniem, a zaczyna od prezentacji profilu i struktury firmy. To dobry pomysł, by zamieścić je w planie naprawczym firmy.

Taki dokument może przechodzić z rąk do rąk i ważne, by czytający mieli cały czas przed oczami najważniejsze fakty, takie jak ilość pracowników, historię czy kapitał firmy. Plan naprawczy przedsiębiorstwa Qumak ma 11 stron. Mniej więcej tyle wystarczy, by wyczerpująco streścić najważniejsze fakty i rozwiązania. Nieco inaczej może być w przypadku planu naprawczego przedsiębiorstwa, które jest w trakcie pobierania dofinansowania.

Dofinansowania unijne – specjalny plan naprawczy przedsiębiorstwa

W najtrudniejszej sytuacji są te podmioty, które nierozważnie wydały pieniądze, które powierzył im ktoś inny. Szczególnie, jeśli dofinansowanie było obarczone licznymi klauzulami i wymagało drobiazgowych rozliczeń, jak w przypadku projektów unijnych. Na rządowej stronie Centralnego Ośrodka Informatyki można znaleźć szablon planu naprawczego przedsiębiorstwa w takiej sytuacji, na który składa się:

• wstęp,
• opis stanu zaawansowania projektu zgodny ze stanem faktycznym,
• opis założeń – jak powinno być,
• przyczyny opóźnień,
• podjęte dotychczas działania naprawcze,
• plan naprawczy przedsiębiorstwa,
• podsumowanie.

W takiej sytuacji bardzo dobrym pomysłem będzie solidne udokumentowanie realności i zasadności każdego z proponowanych kroków wraz z harmonogramem prac.

Wizerunkowy plan naprawczy przedsiębiorstwa

Specyficzną sytuacją jest ta, w której wyniki finansowe przedsiębiorstwa są dobre, ale coś mocno zaszkodziło jej wizerunkowi. Wtedy konieczne jest w pierwszej kolejności wdrożenie wizerunkowego planu naprawczego przedsiębiorstwa. Jeśli uda się to zrobić szybko, być może zapobiegniesz eskalacji problemu i stratom. W skład takiego planu powinny wchodzić:

• strategia komunikacji w mediach społecznościowych,
• ocena planów i bieżących działań firmy pod kątem ryzyka,
• komunikacja wewnętrzna z elementami employer brandingu,
• a także zarządzanie kryzysowe.

Wszystko to musi odbywać się po odpowiednim przeszkoleniu pracowników. Warto tu zaznaczyć, że plan naprawczy przedsiębiorstwa mierzącego się z wizerunkowymi problemami to chyba najważniejszy element działań. Inicjatywy wdrażane bez niego (np. pisane na gorąco oświadczenia) mogą narobić tylko więcej dodatkowych szkód. Jeśli mierzysz się w swojej firmie z którymś z wymienionych tu problemów, zgłoś się do nas w celu omówienia planu naprawczego przedsiębiorstwa i dalszych kroków.

Kryzys może dotknąć każdą firmę. W przypadku pojawienia się sytuacji kryzysowej trzeba jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki, które pozwolą zminimalizować negatywne skutki sytuacji i uratują firmę, w niektórych przypadkach nawet przed upadkiem. Postępowanie naprawcze powinno opierać się na porządnym, starannie przygotowanym planie. Im lepiej zostaną zaplanowane działania, tym większe szanse na to, że całe przedsięwzięcie zakończy się sukcesem.

Plan naprawczy przedsiębiorstwa to dokument określający działania podejmowane przez przedsiębiorcę i wdrażane procedury, które mają doprowadzić do poprawy sytuacji jego firmy znajdującej się w kryzysie. Plan naprawczy może pomóc np. w przypadku utraty płynności finansowej czy w innych problemach związanych z finansami firmy. Z kolei plan naprawczy sprzedaży może pomóc wdrożyć odpowiednie rozwiązania właśnie w tym obszarze.

Przygotowanie planu naprawczego to złożony proces, który wymaga odpowiednich umiejętności, szerokiej wiedzy z zakresu procedur naprawczych i doskonałej znajomości rynku. Jakie dane należy zawrzeć w dokumencie?

Plan naprawczy – podsumowanie

Pierwsze strony planu naprawczego przedsiębiorstwa powinny zawierać opis bieżącej sytuacji firmy. Następnie opisuje się strategię naprawczą z wyszczególnieniem wszystkich problemów, z którymi zmaga się firma, wraz z propozycjami ich rozwiązania. W planie należy zawrzeć również:

• informacje o ryzyku, jakie niosą za sobą działania naprawcze,
• koszty związane ze wdrożeniem działań naprawczych, a także opis metod i źródeł finansowania,
• harmonogram i ostateczny termin wdrożenia środków naprawczych,
• pożądane rezultaty, czyli jakie efekty ma przynieść ów plan.

Plan naprawczy należy przygotować w formie pisemnej. Kluczem do sukcesu jest nieustanne monitorowanie sytuacji i analiza wszystkich działań. Wyciągnięcie wniosków z sytuacji i wdrożenie odpowiednich rozwiązań pozwoli uchronić przedsiębiorstwo przed ewentualnym kryzysem w przyszłości.