Wydaje Ci się, że już samo otwarcie wiadomości ofertowej przez potencjalnego klienta czy partnera biznesowego to spory sukces? Myślisz, że uzyskanie odpowiedzi na maila z ofertą graniczy z cudem? Nic bardziej mylnego! Cała tajemnica tkwi w odpowiednim przygotowaniu takiej wiadomości. Jak napisać maila z ofertą, żeby zainteresować odbiorcę i zrealizować wyznaczony cel?
Cold mailing – szara, smutna rzeczywistość
Kontaktujesz się telefonicznie z potencjalnym klientem/partnerem biznesowym. Po krótkiej rozmowie słyszysz „Proszę przesłać mi ofertę mailem”. Wysyłasz więc wiadomość ofertową i czekasz. Dzień, dwa, trzy, tydzień… Cisza. Odpowiedzi jak nie było, tak nie ma.
Cold email, z angielskiego tzw. zimny email, to forma kontaktu z potencjalnym klientem. Jest to specjalna wiadomość skierowana do konkretnego odbiorcy, z którym wcześniej nadawca nie miał kontaktu mailowego. Celem cold mailingu jest sprzedaż, utrzymanie relacji biznesowych, uzyskanie pomocy w jakiejś sprawie bądź otrzymanie odpowiedzi na konkretny temat. Innymi słowy, jest to wiadomość zapraszająca odbiorcę do współpracy na określonych zasadach.
Żyjemy w czasach ogromnego przepływu informacji. Ludzie zalewani są dziesiątkami wiadomości zawierających oferty, newsy i inne. Wiele maili automatycznie trafia do spamu. W efekcie coraz ciężej skutecznie dotrzeć do odbiorcy ze swoim przekazem. Czy cold mailing nie sprawdza się już tak dobrze, jak wcześniej? Ta ponadczasowa forma komunikacji z klientami wciąż może przynosić efekty. Grunt to konstruować wiadomości ofertowe w odpowiedni sposób. Jak napisać maila z ofertą, którego odbiorca odczyta i – co najważniejsze – odpowie na niego?
Powierz cold mailing w ręce profesjonalistów.
Jesteśmy tu po to, by Ci pomóc.
Jak napisać maila z ofertą – atrakcyjny temat to podstawa
Najpierw jest temat, dopiero potem cała reszta! To od tematu w dużej mierze zależy to, czy odbiorca otworzy wiadomość. Temat to pierwsza rzecz, którą widzi odbiorca, a zatem jest to swoista wizytówka maila, zapowiedź tego, co znajduje się w środku. Dlatego musi być zachęcający, ciekawy, zwięzły i rzeczowo sformułowany. Powinien w nietypowy sposób odwoływać się do treści wiadomości. W tytule wykorzystaj słowa kluczowe, by odbiorca nie musiał zastanawiać się, czego dotyczy mail i w razie potrzeby mógł go łatwo i szybko odszukać.
Jak nie tworzyć tytułów? Wśród najczęstszych błędów w mailingu reklamowym możemy wymienić:
- brak personalizacji tematu, co skutkuje oznaczeniem wiadomości przez serwer jako spam,
- ogólnikowość i brak konkretów, np. „propozycja dotycząca współpracy”, „zapytanie współpraca”, „oferta handlowa”.
Jak napisać maila z ofertą – postaw na personalizację przekazu
Podobnie jak temat, cały mail powinien być maksymalnie spersonalizowany. Przekaz należy dopasować do działalności odbiorcy, stanowiska, które zajmuje, jego osiągnięć czy innych aspektów ważnych z perspektywy ewentualnej współpracy. Nie ma sensu pisać o zniżkach dla placówek edukacyjnych, jeśli odbiorca prowadzi działalność handlową. Pamiętaj, że mail z ofertą nie jest masową wiadomością przesyłaną do losowych osób. To coś przygotowanego indywidualnie dla jednego, konkretnego odbiorcy. Treść maila powinna być jak najbardziej osobowa. Im lepiej będzie dopracowana, tym większa szansa, że odbiorca zainteresuje się propozycją współpracy.
Jak napisać maila z ofertą – cenne porady
Jak napisać maila z ofertą? Prosto, zwięźle i na temat! Wiadomość powinna być krótka, przejrzysta i łatwa do zrozumienia. Staraj się unikać trudnego, branżowego słownictwa. Zamiast pytań otwartych stosuj proste pytania zamknięte, np. „czy mogę zadzwonić do Pana/Pani w następnym tygodniu?”.
W treści maila:
- przypomnij rozmowę telefoniczną,
- odwołaj się do konkretnej informacji uzyskanej podczas rozmowy – by odbiorca szybko zorientował się, o jaką sytuację i rozmowę chodzi,
- zaproponuj rozwiązanie problemu, o którym była mowa, bądź przedstaw korzyści, jakie wynikają z ewentualnej współpracy,
- na koniec wezwij do działania (np. poproś o odpowiedź).
Pamiętaj o wykorzystaniu odpowiednich zwrotów. Jeśli piszesz do osoby, z którą nie znasz się osobiście, stosuj język formalny. Natomiast w przypadku luźnego kontaktu ze znajomym, możesz postawić na zwroty nieformalne.
Koniecznie uzupełnij stopkę. Umieść w niej swoje dane personalne i preferowaną formę kontaktu. Treść możesz urozmaicić grafiką (np. logo czy innym elementem identyfikacji wizualnej firmy).
Pamiętaj, że wiadomość ofertowa powinna być poprawna pod względem językowym i stylistycznym. Błędy są przejawem braku profesjonalizmu, powodują zniesmaczenie i nie zachęcają odbiorcę do kontaktu zwrotnego. Dlatego zanim wyślesz wiadomość, dokładnie ją sprawdź. Możesz wykorzystać do tego bezpłatne narzędzia internetowe, takie jak ortograf.pl lub languagetool.org.
Nie bój się stosować follow upów. Jeśli odbiorca nie odpisał na wcześniejszą wiadomość, możesz wysłać mu kolejną – przypominającą. Jason Zook, założyciel firmy I Wear Your Skirt, podkreśla, że ponad 75% sprzedaży uzyskał właśnie dzięki metodzie follow up.
Cold mailing możesz powierzyć w ręce profesjonalistów. W Commplace wiemy, jak napisać maila z ofertą, który przyniesie oczekiwane efekty. Skontaktuj się z nami i rozwiń swój biznes już dziś!
Cold mailing w pigułce
Co to jest cold mailing?
Jest to wiadomość skierowana do konkretnego odbiorcy, z którym zazwyczaj nadawca nie miał wcześniejszego kontaktu mailowego. Cold mailing ma za zadanie utrzymać sprzedaż, relacje biznesowe lub zaprosić do współpracy.
Jak napisać maila z ofertą?
Mail z ofertą powinien być napisany prosto, zwięźle i na temat. Stosujemy proste komunikaty i pytania zamknięte. Mail powinien być maksymalnie spersonalizowany.
Co musi zawierać tytuł maila?
Temat przede wszystkim musi być rzeczowo napisany i zachęcać do otworzenia wiadomości. Powinien zawierać słowa klucze i w nietypowy sposób odwoływać się do treści wiadomości.