Czym są instrumenty public relations i jak z nich korzystać?

PR
Commplace agencja PR

Instrumenty public relations, jeśli są dobrze wykorzystane, niosą wiele korzyści. Mogą pomóc firmie nawiązać relacje z klientami, promować produkty i usługi, uzupełniać działania sprzedażowe. PR nadaje wiadomościom pozytywny charakter i jest często postrzegany jako bardziej neutralny i obiektywny niż inne formy informowania o działaniach firmy. Dlaczego? Ponieważ instrumenty public relations pozwalają tak dostosować przekaz, aby brzmiał jakby został stworzony przez podmiot niezależny od sprzedawcy.

Stworzenie i utrzymywanie dobrej reputacji wśród swoich odbiorców to złożony i ciągły proces. Bez skutecznego PR bardzo trudno jest dotrzeć do grupy docelowej, a tym bardziej wpłynąć na jej opinie i decyzje. Kiedy jednak relacja z grupą docelową jest już ostatecznie nawiązana, należy ją podtrzymywać, aby utrzymać ją na wysokim poziomie. To mechanizm, który działa podobnie do relacji międzyludzkich. Kiedy dwoje ludzi traci kontakt, znikają ze swojego życia, bez względu na to, jak blisko byli kiedyś. To samo dzieje się z odbiorcami docelowymi, jeśli ustalona relacja nie zostanie utrzymana. Jak do tego nie dopuścić? Stosując odpowiednie instrumenty public relations.

Typowe instrumenty public relations

Aby budować relację z klientami i utrzymywać ją na wysokim poziomie, specjaliści PR stosują różnorodne narzędzia i techniki. Oto część z tych, które stosujemy w Commplace:

informacje prasowe – ich treść jest przekazywana odbiorcom nieodpłatnie przez różnego rodzaju media. Niejednokrotnie potwierdzono, że mają przy tym znacznie większy wpływ na odbiorców niż reklamy. Wynika to z faktu, że większość ludzi po prostu uważa takie informacje za bardziej wiarygodne niż płatne reklamy. Informacja prasowa jest więc jednym z najstarszych, a jednocześnie najskuteczniejszych narzędzi PR.

prowadzenie bloga firmowego –  dzięki temu narzędziu PR firma może w prosty sposób wejść w interakcję z użytkownikami witryny. Jak to działa? Można na końcu wpisu zadać czytelnikom pytania, aby zachęcić ich do rozpoczęcia rozmowy. Innym sposobem jest zezwolenie na pozostawianie komentarzy i opinii. Przeglądając komentarze czytelników i odpowiadając na nie, firmy mogą stworzyć dobre relacje z odbiorcami, zbudować zaufanie i uzyskać cenny wgląd w to, czego szukają klienci. Instrumenty public relations takie jak blog pozwalają na tworzenie i utrzymywanie relacji z klientami oraz nawiązywanie dwustronnej komunikacji.

obecność w mediach społecznościowych. Trudno byłoby znaleźć dziś firmy, które zdając sobie sprawę, że instrumenty public relations są ich potężnym orężem, nie korzystają z dobrodziejstwa internetu. Social media stały się jednym z oczywistych sposobów na dotarcie do swojej grupy odbiorców i nawiązywanie bezpośredniej komunikacji z konsumentami, inwestorami i innymi grupami docelowymi.

Instrumenty public relations, jeśli są dobrze wykorzystane, niosą wiele korzyści.

Sprawdź, jak możemy Ci w tym pomóc.

CSR coraz popularniejszym narzędziem PR

Firmy muszą dziś nie tylko osiągać wyniki finansowe, ale także pokazywać, jak pozytywnie wpływają na społeczeństwo. Na szczęście mają do dyspozycji liczne instrumenty public relations. W obliczu zmieniających się oczekiwań konsumentów coraz częściej decydują się podejmować działania w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu. Corporate Social Responsiblity (CSR) może się znacznie przyczynić do zwiększania zaangażowania zarówno klientów, jak i zaangażowania pracowników. Włączenie CSR do modelu biznesowego oznacza docieranie do opinii publicznej w nowy sposób.  Sposób, który sprawia, że ludzie częściej myślą o firmie, mówią o niej innym i ostatecznie – więcej kupują.

Zwrócenie uwagi na etyczne praktyki, takie jak zrównoważone pozyskiwanie surowców, sprawiedliwe traktowanie pracowników i działalność charytatywna, może skierować uwagę odbiorców na godne pochwały zasady, a tym samym na firmę, która się nimi kieruje. Według niektórych badań 90% ankietowanych twierdzi, że przestaliby kupować produkt, gdyby dowiedzieli się o nieodpowiedzialnych praktykach biznesowych firmy. Z drugiej strony aż  92% kupiłoby produkt przynoszący korzyści społeczne i/lub środowiskowe, gdyby nadarzyła się taka możliwość. Te liczby wskazują na rosnącą świadomość społeczną. To oznacza, że  instrumenty public relations powinny uwzględniać działania na rzecz społecznej odpowiedzialności biznesu. Wdrażanie polityki CSR jest dziś nie tylko korzystne, ale wręcz staje się obowiązkowe.

Jakie instrumenty public relations wybrać?

Wybór instrumentów PR zależy od celu, jaki planujesz osiągnąć, preferencji Twojej grupy docelowej oraz budżetu, jakim dysponujesz. Jeśli planując działania PR’owe wskazałeś kilka grup docelowych, instrumenty, jakie zastosujesz powinny być pogrupowane w programy odpowiednie dla każdej z nich.

Instrumenty PR wewnętrznego skupiają się przede wszystkim na bieżącym przekazywaniu informacji, komunikowaniu o zmianach oraz przebiegu procesów zachodzących wewnątrz organizacji oraz budowaniu relacji między pracownikami. W tym celu, najczęściej stosuje się mailingi, komunikator wewnętrzny lub intranet, spotkania z pracownikami, wydarzenia firmowe oraz wszelkie działania związane z tzw. employer branding.

Z kolei aktywności ukierunkowane na zewnątrz przedsiębiorstwa, mają na celu poprawę wizerunku oraz zbudowanie świadomości istnienia marki. Zaliczamy do nich utrzymywanie kontaktu z mediami, organizowanie wydarzeń zewnętrznych oraz prowadzenie szeroko pojętej komunikacji z otoczeniem.

Intranet lub inny komunikator wewnętrzny pozwala na bezpośredni kontakt między pracownikami wszystkich szczebli organizacji. Mailing z kolei pozwala na utrzymywanie bezpośredniego kontaktu zarówno między pracownikami, jak i grupami stanowiącymi ważne otoczenie organizacji (media, lokalni przedsiębiorcy, mieszkańcy miasta). Spotkania bezpośrednie pozwalają budować bardziej trwałe relacje oraz reagować bezpośrednio na opinie i informacje zwrotne. Z kolei wydarzenia firmowe pozwalają zintegrować pracowników z firmą, a także są ważnym instrumentem pomagającym realizować konkretne cele wizerunkowe, informacyjne, edukacyjne i sprzedażowe. Social media i strona www, z uwagi na swoją powszechność i popularność, idealnie nadają się do budowania wizerunku i reputacji firmy.

Najczęstsze błędy w stosowaniu instrumentów public relations

Do najczęstszych błędów w stosowaniu różnego rodzaju instrumentów PR, zaliczamy:

1.         Brak informacji

Najgorszym błędem, jaki może popełnić organizacja jest brak komunikacji. I choć z roku na rok powstają coraz to nowocześniejsze narzędzia usprawniające przekazywanie informacji, nadal jest to obszar, który stanowi nie lada wyzwanie dla firm. Brak informacji rodzi chaos, podnosi stres, zmniejsza produktywność załogi, prowadzi do powstawania plotek i podejrzeń oraz zwiększa poczucie braku zaufania do organizacji.

2.         Jednostronna komunikacja

Prowadzenie skutecznej komunikacji nie polega na wydawaniu poleceń i publikowaniu stosownych komunikatów. To dialog, do którego zapraszamy zarówno pracowników, przedstawicieli otoczenia rynkowego, jak i potencjalnych klientów. Niezależnie, jakie narzędzia i instrumenty zastosujesz, zawsze musisz brać pod uwagę możliwość przesłania informacji zwrotnej. Zamknięcie się na dyskusję nie tylko wprowadzą złą atmosferę, ale także skutkuje brakiem zaufania do danej organizacji.

3.         Zamiatanie pod dywan

Wiele organizacji nie potrafi rozmawiać o problemach, a tym bardziej przyznawać się do błędów. Jednak właśnie tego oczekuje od nich otoczenie. Kryzysy rodzą się z niewiedzy. Dyskusje na tematy drażliwe nie tylko świadczą o autentyczności danej organizacji, ale także pozwalają wypracować mechanizmy pomagające unikać takich sytuacji w przyszłości.

4.         Zły dobór instrumentów

Komunikacja musi być dopasowana do potrzeb i preferencji grupy docelowej. Jeżeli niewłaściwie dobierzemy instrumenty PR, nasz przekaz może okazać się nieskuteczny. Dobór narzędzi PR powinna poprzedzać analiza, która jasno wskaże, za pomocą jakich narzędzi możemy efektywnie wpływać na zachowania poszczególnych grup zainteresowania.

5.         Brak kontroli

Aby móc skutecznie komunikować się z pracownikami, otoczeniem rynkowym lub klientami, nie wystarczy, że zapewnimy im dostęp do konkretnych narzędzi. Należy ich także przeszkolić z możliwości danego narzędzia oraz zasad, jakich przestrzegają ich użytkownicy. Nikt nie chce dostawać setek niepotrzebnych maili, brać udziału w niczego niewnoszących spotkaniach, czy odbierać informacji, które go nie interesują.

Instrumenty public relations wewnątrz firmy

Powiedzenie „szczęśliwsza siła robocza to bardziej produktywna siła robocza” jest tak samo prawdziwe jak zawsze i niejednokrotnie dowiodło korzyści w postaci większej kreatywności pracowników. Według badania przeprowadzonego przez Dale Carnegie i MSW Research, firmy zatrudniające pracowników, którzy czują się bardziej zaangażowani, osiągają lepsze wyniki niż firmy zatrudniające po prostu pracowników, o nawet 202%!

Jest takie powiedzenie: ryba psuje się od głowy. Dlatego zdecydowanie warto stosować instrumenty public relations także wewnątrz własnej firmy. W końcu to pracownicy są ambasadorami marki. Ich obraz firmy, jest ostatecznie odzwierciedleniem firmy w szerszej społeczności. Niezadowoleni pracownicy to zdecydowanie nie najlepsze świadectwo.

Każda firma znajduje się na innym etapie i realizuje w danym momencie różne cele. Które instrumenty public relations najskuteczniej pomogą osiągnąć Twoje? Skontaktuj się z nami. Chętnie podpowiemy.

Zadzwoń Zaloguj się Kontakt