Der Einsatz von Teamarbeit gibt einer Organisation die Möglichkeit, bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Fähigkeit, Ziele zu setzen und zu planen, ist wirklich eine Reihe von Gewohnheiten, die entwickelt werden können. Die Planung der Arbeit des Teams zur Erfüllung einer zugewiesenen Aufgabe sollte als Prozess verstanden werden, der darin besteht, Aufgaben zu definieren, sie geeigneten Personen zuzuweisen und die Reihenfolge und Fristen für die Erledigung von Teilaufgaben festzulegen.
Ein effektives Team sollte klar definierte Ziele, eine klar definierte Struktur, definierte Verantwortlichkeiten der Teammitglieder und definierte Kommunikationsregeln und -verfahren haben. Die Verbesserung der Aufteilung und die Planung der Arbeit des Teams sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens. Nur so wissen die Mitarbeiter, wofür sie verantwortlich sind und welches strategische Ziel sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit verfolgen. Darüber hinaus ist das Maß für die Leistung des Teams seine Fähigkeit, das Projekt innerhalb der zugewiesenen Zeit und des Budgets abzuschließen.
Die Stärke des Teams liegt in den vielfältigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Sichtweisen seiner Mitglieder. Es ist auch wichtig Unternehmenskultur. Die effektivsten Teams zeichnen sich durch bestimmte gemeinsame Merkmale aus, darunter: Übereinstimmung der Fähigkeiten und psychologischen Eigenschaften der Teammitglieder, ein klares und konsistentes Ziel, Verständnis für die laufenden Prozesse und Verfahren sowie zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
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Planungsphasen der Teamarbeit
Die Planung der Teamarbeit erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten:
- Analyse der Ist-Situation der Organisation.
- Festlegen von Zielen, die umgesetzt werden sollen, oder Änderungen, die wir einzuführen planen.
- Definition aller Aufgaben, die es uns ermöglichen, unsere Ziele zu erreichen.
- Analyse des Zustands der besessenen und notwendigen Ressourcen (materielle, immaterielle, menschliche und finanzielle).
- Auswahl von Teammitgliedern und Zuweisung bestimmter Personen, die für die Ausführung bestimmter Teilaufgaben verantwortlich sind.
- Ermittlung der Methoden, Kosten und Ressourcen, die zur Umsetzung der einzelnen Aktivitäten erforderlich sind, und der Beziehungen zwischen ihnen.
- Risikoanalyse für potenzielle Bedrohungen und Hindernisse für die Umsetzung des Plans, zusammen mit Ideen zur Lösung spezifischer Probleme.
- Vervollständigen und Präsentieren des Plans zusammen mit dem Zeitplan der einzelnen Aktivitäten.
- Beobachtung des Umfelds, um ggf. notwendige Plananpassungen vornehmen zu können.
- Festlegung der Methoden zur Kontrolle und Überwachung der Auswirkungen der Umsetzung des Plans.
Bei der Planung selbst geht es hauptsächlich darum, Ziele und Maßnahmen darauf abzustimmen. Dieses Konzept kann als Zukunftsprojekt und die Auswahl geeigneter Maßnahmen zu dessen Gestaltung verstanden werden. Planung kann auch als Handeln in der Zukunft verstanden werden, basierend auf der Vorhersage späterer Ereignisse in einer begrenzten Zeit und der Auswahl der geeigneten und vorteilhaftesten Mittel, Ziele, Aufgaben und Methoden. All dies gilt auch für die unter ausgeführten Tätigkeiten Employer-Branding.
Rechtzeitig planen
Die Teamarbeitsplanung kann nach dem Zeithorizont gegliedert werden. Dann unterscheiden wir Planung:
- strategisch (inkl Marketingplanung), deren Entwicklung schätzungsweise länger als 5 Jahre dauern wird,
- langfristig, von 2 bis 5 Jahren (hauptsächlich sind dies Aufgaben, die einem oben gesetzten Ziel förderlich sind),
- mittelfristig, deren Dauer in der Regel auf mehrere Monate bis zu einem Jahr geschätzt wird (dies sind Hilfsaufgaben bei der Erreichung langfristiger Ziele),
- kurzfristig (betrieblich), geschätzt für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten,
- aktuell, einschließlich täglicher Aufgaben oder Aufgaben, die bis zu einer Woche dauern.
Die Rolle des Leiters bei der Planung der Arbeit des Teams
Wirksam Mitarbeiterteam sollte einen Leiter haben, der in der Lage ist, das Verhalten anderer Teammitglieder zu beeinflussen. In jedem Team sollte es jemanden geben, der Verantwortung für die darin arbeitenden Menschen übernimmt. Jemanden, der sie um das Unternehmensziel herum eint und einen Weg auf dem Weg zum Ziel plant.
Bei Führung als Prozess geht es darum, Einfluss zu nehmen, um die Ziele der Organisation zu gestalten und das Verhalten einzelner Teammitglieder zu motivieren, diese Ziele zu erreichen. Führen ist mehr als nur die Verwaltung von Menschen. Es ist die Fähigkeit zu motivieren, Sinn zu zeigen und zur Weiterentwicklung anzuregen.
Der Leiter ist dafür verantwortlich, die Vision zu skizzieren und richtig zu kommunizieren, die das Team während der täglichen Arbeit leitet, was eine effektive Arbeit ermöglicht interne Kommunikation. Der Leiter übernimmt Kontakte zur Umwelt, verteidigt die Interessen des Teams und beseitigt aufkommende Hindernisse. Seine Einstellung und sein Verhalten beeinflussen maßgeblich, ob das Team überdurchschnittliche Ergebnisse erzielen wird.
Der Leiter kann als eines der Teammitglieder Vorschläge machen, aber er sollte sich nicht zu sehr in den Aktionsprozess einmischen, da dies zu einer Verringerung der Beteiligung der Teammitglieder führen kann. Führungskräfte sollten sich um das Wohl aller Mitglieder kümmern, die Bedeutung der Eigenverantwortung für die Zielerreichung betonen und den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, selbstständig zu handeln. Konstruktive Bemerkungen und positive Motivation der Führungskraft sind förderlich für den Aufbau von Verantwortung und Vertrauen. Und diese sind für die Planung der Arbeit des Teams unerlässlich.
Planung der Arbeit des Teams – gute Praktiken
Wenn Sie mit der Planung von Teilaufgaben beginnen, die einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden, sollten Sie alle Aktivitäten auflisten, die Ihnen in den Sinn kommen, als diejenigen, die erledigt werden müssen, um die Aufgabe zu erledigen. Dieser Schritt ist entscheidend für die Planung der Arbeit des Teams. Das Unterlassen jeglicher Aktion in diesem Stadium kann zu ernsthaften Problemen bei der Implementierung der gesamten Aufgabe führen.
Die Organisation sollte ein kohärentes Regelwerk aufstellen, um die einheitliche Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Es sollte auch eine Hierarchie von Positionen etablieren, indem es eine Unterordnungslinie von der Spitze zur Unterseite der Organisation schafft.
Generell gilt: Je erfahrener der Planer ist, desto geringer ist das Risiko, eine Aktion zu verpassen. Daher ist es gut, bei der Planung der Umsetzung der anvertrauten Aufgabe die Erfahrung des gesamten Teams zu nutzen.
Teammitglieder spielen bestimmte Rollen. Je größer die Vielfalt der Menschen, desto größer die Chance auf innovative Lösungen. Ein gutes Team stärkt seine Stärken, wenn sich seine Mitglieder fachlich ergänzen.