Poprawa komunikacji w firmie czyli jak komunikować, aby być zrozumianym? 

Szef komunikuje się z pracownikami, a pracownicy z szefem i pomiędzy sobą. Problem pojawia się, jeśli robimy to w niewłaściwy sposób i bez większego zastanowienia. W efekcie nasz komunikat może odbić się niczym przysłowiowy groch od ściany. Z taką sytuacją zderzają się duże przedsiębiorstwa i kilkuosobowe firmy. Czy poprawa komunikacji w firmie może przynieść wymierne korzyści w postaci lepiej wykonywanych zadań? Czy przekłada się na wyniki sprzedaży? I w końcu – jak skutecznie pracować nad komunikacją?  

Komunikacja niejedno ma imię. Jedni postrzegają ją jako przyjazną atmosferę w pracy, kiedy inni mówią o relacjach międzyludzkich. Każda ze stron ma rację, bo komunikacja opiera się na przekazywaniu informacji pomiędzy ludźmi. W firmie komunikować można się z zespołem i przełożonymi, za to komunikacja marketingowa odpowiada za kontakt z klientami. Każda z nich jest równie ważna, bo pozwala stworzyć firmę o solidnych podstawach.  

Dlaczego komunikacja jest tak ważna?

Poprawa komunikacji w firmie może być kluczem do sukcesu. Dobra i skuteczna komunikacja wewnętrzna przekłada się na sukces całej firmy. Z badań jasno wynika, że przedsiębiorstwa, które faktycznie starają się nad nią pracować, mają ponad trzykrotnie większe szanse zaistnieć na rynku i prześcignąć swoją konkurencję. Już to powinno być wystarczającym powodem, aby zastanowić się nad skuteczną komunikacją w przedsiębiorstwie. Nie jest to jednak jedyny profit, jaki zyskuje firma, bo z umiejętności porozumiewania się skorzysta cały zespół. Większość z nas zna zderzyła się z problemem określanym jako „pracownicy kontra szef”. To jeden z najlepszych przykładów na to, jak komunikacja – w tym przypadku jej brak – wpływa na pracowników.  

Poprawa komunikacji w firmie to większa efektywność i zaangażowanie 

Komunikować można wszystko, ale z różnym skutkiem. Łatwo przekazać informację, ale znacznie trudniej sprawić, aby była jasna dla odbiorcy. Do skutecznej komunikacji w firmie nie wystarczy określona strategia. Najpierw trzeba wypracować wzajemne zaufanie i postawić na szczerość. Dla pracowników równie ważne będzie zrozumienie celów organizacji, z kolei dla pracodawcy – potrzeb wszystkich zatrudnionych. Dopiero wtedy można zastanowić się, jak pracować nad komunikacją i które elementy wymagają poprawy. Skuteczna komunikacja grupowa musi być obustronna. Istotny jest nie tylko przekaz, ale też jego odbiór. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrza to podstawy, na których warto budować silną firmę.  

Jak pracować nad komunikacją? 

Poprawa komunikacji w firmie to proces długofalowy. Nie wystarczy dzień, tydzień czy miesiąc, aby wyeliminować błędy popełniane przez pracowników i pracodawców przez wiele lat. Co więcej, wymaga to pracy zarówno po stronie przełożonych, jak i samych zatrudnionych – i właśnie dlatego tak ważne jest zaufanie i szczerość, dzięki czemu skuteczne rozwiązywanie konfliktów w zespole czy efektywniejsza praca stają się możliwe. Zastanawiasz się, co można zrobić, aby pozytywnie wpłynąć na komunikację w firmie? Przestawiamy najlepsze praktyki i najczęściej popełniane błędy, których można uniknąć.  

Jasny przekaz to podstawa 

Na nic będzie nawet najlepsza strategia, jeśli nie opiera się na podstawach, a tym właśnie jest jasny przekaz. To sprawne komunikowanie potrzeb czy obowiązków przyczynia się do efektywnej pracy w grupie, w której nie ma miejsca na niedomówienia.

Na pozór może się wydawać, że zrozumiałe komunikaty to kwestia dotycząca tylko szefa czy wyżej postawionych członków zespołu. Nic bardziej mylnego, bo pracownicy, którzy wymieniają informację odnośnie zadań, nad którymi pracują, również powinny skupić się na jasnym przekazie informacji.

To po stronie osoby komunikującej leży upewnienie się, że adresat zrozumiał komunikat. Swego rodzaju dociekliwość jest cechą, którą powinien mieć przede wszystkim szef. Pracownicy często z różnych powodów nie próbują dopytać o kwestie, które wydały się im niezrozumiałe.

Poprawa komunikacji w firmie to proces

Jeśli ktoś uważa, że komunikacja kończy się w momencie, kiedy zbierze się zespół, przedstawi mu kierunek działania i wyznaczy obowiązki, jest w poważnym błędzie. Zainteresowanie pracownikami, sprawdzenie, czy dobrze się im pracuje i wiedzą, jak poradzić sobie z wyznaczonym zadaniem nie może odbywać się tylko raz w miesiącu. Oczywiście, warto też pamiętać, że komunikacja to nie kontrola pracownika – i tutaj potrzebne jest zaufanie. Jeśli zespół źle odbiera intencje przełożonego, takie działania w ogóle nie mają racji bytu.  

Komunikacja nie musi odbywać się twarzą w twarz – wykorzystaj to 

Poprawa komunikacji w firmie musi się odbywać z godnie z założonym planem. Krótkie spotkania ze wszystkimi pracownikami są nieefektywne. Po pierwsze odrywają ich od codziennych zadań i wymagają zgromadzenia się w wyznaczonym miejscu. Jeśli to co chcemy przekazać, nie jest wyjątkowo pilną sprawą i zamknie się w kilku zdaniach – lepiej wysłać maila, zadzwonić, napisać SMS. Komunikacja na odległość ma także szczególne znaczenie w przypadku pracowników zdalnych i tych pracujących hybrydowo. Nie zawsze trzeba spotkać  się osobiście, aby przekazać wszystkie informacje.  

Konstruktywny feedback może zdziałać cuda 

Chyba nikt z nas nie lubi być krytykowany, rzecz w tym, że feedback to rodzaj konstruktywnej krytyki, dzięki której można pracować lepiej, efektywniej, wydajniej. Łatwo więc wywnioskować, że nie chodzi tu o wytykanie palcami błędów i szydzenie z drugiej osoby, a wskazanie rzecz, które robi źle i sposobu na to, jak wykonać je poprawnie. Przy tej okazji warto też wskazać elementy, które spełniły oczekiwania przełożonego. Pochwała zaciera wrażenie, że skupiamy się tylko na błędach i nie dostrzegamy tych dobrych stron.  

Polecamy Jakie metody rozwiązywania problemów w organizacji sprawdzą się najlepiej? 

Poprawa komunikacji w firmie to także dostrzeganie własnych błędów 

Każda firma boryka się z własnymi problemami, na które trzeba znaleźć lekarstwo, ale jest szereg błędów, o których rzadko myślimy, a które skutecznie zaburzają komunikację w firmie.

Brak informacji o tym, co dzieje się w firmie 

Wielu pracodawców popełnia ten błąd zakładając, że pracownik nie musi wiedzieć o wszystkim, co dzieje się w firmie. O wszystkim nie, ale o sprawach, które w jakikolwiek sposób go dotyczą – już tak. Dotyczy to wszystkich zmian organizacyjnych i strukturalnych w firmie, jak również ważnych wydarzeń, nagród i osiągnieć.

Pracodawca wie lepiej, czego potrzebuje pracownik 

Nikt z nas nie jest nieomylny, za to każdy ma jakieś potrzeby. Umiejętność wsłuchiwania się w potrzeby pracowników i ich realizacja – przynajmniej w pewnej mierze – pozwala zbudować silny i ambitny zespół, który z zaangażowaniem podchodzi do powierzonych obowiązków.

Dziękuję i przepraszam to słowa o ogromnej mocy 

Czasem aż trudno uwierzyć, jak wielu pracodawców nie potrafi wypowiedzieć tych dwóch prostych słów. Tak naprawdę nie ma lepszego sposobu, żeby zdobyć zaufanie zespołu, niż słowo „dziękuję” skierowane w stronę pracownika. Nie bez znaczenia jest też szczerość, dlatego „przepraszam” nigdy nie powinno wychodzić z użycia.

Znajdź swoją drogę do skutecznej komunikacji w firmie 

Każda firma jest inna, ma różne potrzeby i zatrudnia różnych ludzi. Poprawa komunikacji w firmie to trudne zadanie, ale warte zachodu. Rozmawiaj szczerze i otwarcie z zespołem, pytaj i szanuj potrzeby innych, proponuj własne rozwiązania i zachęć wszystkich, by zrobili to samo. Szukaj z pracownikami najwygodniejszej ścieżki i nigdy nie zapominaj, że zawsze może być lepiej. Firmę budują wszyscy pracownicy, dlatego skuteczna komunikacja musi też do wszystkich docierać.