Brief projektowy

Co to jest brief projektowy? To pytanie często zadają właściciele firm stojący przed pierwsza w swoim życiu rozmową z grafikiem czy copywriterem. Nie zawsze istnieje konieczność wypełniania briefu, ale istnieją sytuacje, w których jest on niezbędny.

Brief projektowy może równie dobrze zajmować kilka linijek, co wiele stron. Bez niego trudno jest ruszyć ze skomplikowanym projektem. Jak wyważyć pomiędzy odpowiednio szczegółowym briefem a potrzebami zamawiającego, który rzadko ma ochotę go wypełniać? 

Co to jest brief projektowy? 

Brief projektowy mimo poważnej nazwy jest tak naprawdę prostym dokumentem, przygotowanym zwykle na 1-2 stronach A4. Obecnie częściej jest wypełniany on-line, ale zdarza się też jego papierowa wersja. Twórca lub agencja marketingowa zadają w nim podstawowe pytania o kształt projektu (którym może być np. angażująca kampania reklamowa): 

• jaki jest budżet? 
• Ile czasu jest na projekt? 
• Kto jest w grupie docelowej?  
• Jaki jest cel projektu? 
• Czym zajmuje się firma? 

To przykładowy zestaw pytań, bo mogą się one różnić między sobą szczególnie, jeśli w grę wchodzą różne branże i rodzaje zleceń. Wszystko to służy później do ustaleń pomiędzy stronami, a twórcom ułatwia przygotowanie wyceny i oferty. 

Jak przygotować brief projektowy? 

Brief projektowy jest popularnym narzędziem w takich branżach jak: 

• marketing, 
• marketing b2b 
• grafika, 
• copywriting 
• i dziedziny pokrewne. 

Brief projektowy

Dla specjalistów z tych branż to oczywistość, bez której nie ma sensu zaczynać współpracy. Jednak zleceniodawcy nie mają często nawet świadomości, co to jest brief projektowy i nie chcą go wypełniać. Czasem robią to tak niedbale, że zadanie traci swój sens. Wówczas freelancer lub agencja ma przed sobą dwa najpopularniejsze scenariusze.

W pierwszym decyduje się na współpracę bez briefu. Skutki są najczęściej opłakane. Nie ma żadnych ram, na których można się oprzeć w czasie tworzenia projektu. Jeśli klient będzie niezadowolony, to trudno zorientować się, co poszło nie tak. 

Alternatywne podejście to takie, w którym brief projektowy nie jest wypełniany bezpośrednio przez właściciela firmy. Najprostsze rozwiązanie to rozmowa z nim i własnoręczne wypełnienie pól. Następnie można przedstawić mu dokument i zapytać, czy właśnie o to chodziło. Może się wydawać, że to niepotrzebny dodatkowy obowiązek. Prawda jest jednak taka, że wielu właścicieli firm na co dzień zajmuje się rozwijaniem biznesu i nie lubi wypowiadać się na piśmie. Copywriter czy grafik odwrotnie – chce zobaczyć całą stronę zapisaną przemyśleniami i wskazówkami. Przeprowadzenie klienta przez brief projektowy telefonicznie może być jedynym sposobem na to, by uzyskać potrzebne informacje. Ta metoda jednak nie zawsze jest dostępna. Czasem brief ma zawierać na tyle szczegółowe czy techniczne informacje, że twórca nie może wyręczyć właściciela firmy w jego wypełnianiu. Zdarza się też, że specjalista nie ma czasu na samodzielne wypełnianie briefu. Wówczas odpowiednia strategia komunikacji staje się naprawdę kluczowa.  

Jak wypełnić brief projektowy? 

Ci, którzy dopiero dowiedzieli się, co to jest brief projektowy, mogą się zastanawiać, jak go wypełnić. Tu też nie ma jednej dobrej odpowiedzi, bo będzie to zależało od branży i specyfiki projektu. Przede wszystkim jednak liczy się kilka cech dobrze uzupełnionego briefu: 

• szczerość – lepiej wpisać realne cele i potrzeby, jeśli brief ma na nie odpowiedzieć. 
• Operowanie przykładami – twórcy najłatwiej będzie zrozumieć myśl przewodnią, jeśli zobaczy przykłady. 
• Określenie odbiorcy – grupa odbiorców powinna być możliwie wąska, by łatwiej było dopasować do ich potrzeb realizację. 

Brief projektowy – najczęściej popełniane błędy 

Ze strony twórcy briefu najczęstszym błędem jest zadawanie zbyt dużej ilości pytań. Szczególnie dotyczy to copywriterów czy redaktorów.  Sami lubią wypowiadać się na piśmie i nie biorą pod uwagę tego, że gdyby ich klient umiał sprawnie formułować myśli na papierze, to nie potrzebowałby ich pomocy. Dlatego brief projektowy to nie może być „sztuka dla sztuki”. Jeśli zlecenie jest proste i krótkie, da się pominąć wypełnianie większości pól lub uprościć zestaw pytań.  Dzięki temu można wyeliminować późniejsze ewentualne błędy w komunikacji marketingowej i ich skutki.

Brief projektowy

Ze strony zamawiających najpowszechniejszym błędem jest ignorowanie briefu. Wydaje im się, że ustalenia zostały poczynione, kiedy indziej lub że freelancer domyśli się, jaka jest potrzeba danej chwili. Ci, którzy traktują brief projektowy jako czystą formalność i niestarannie go wypełniają, później często są niezadowoleni z efektów współpracy. Gdy twórca docieka przyczyn, okazuje się, że źródłem problemów jest nonszalanckie podejście do briefu, który miał być przecież podstawą współpracy.

Zleceniodawców często zraża długość i szczegółowość briefu. Powinni oni mieć świadomość, że skomplikowany brief może towarzyszyć tylko pierwszej współpracy z daną agencją. Później, gdy współpraca będzie udana i obejmie kolejne podobne zlecenie, nie trzeba będzie już wszystkiego tłumaczyć.

Współpraca bez briefu – możliwe scenariusze 

Brief projektowy wielu osobom wydaje się niepotrzebnym utrudnieniem w relacjach z podwykonawcą czy współpracownikiem. Tymczasem bez niego narażają się one na liczne trudności: 

• opóźnienia wynikające z kolejnych poprawek i pytań; 
• brak porozumienia, gdy szczegółów nie ma na piśmie; 
• dłuższy czas oczekiwania lub odmowa realizacji – twórca w pierwszej kolejności zajmie się zleceniem, które jest dokładnie opisane; 
• całkowite rozminięcie się z wizją. 

Brief projektowy to narzędzie do tego, by uniknąć takich nieporozumień. Wystarczy go prawidłowo wypełnić, by zapewnić sobie harmonijną współpracę.