Wszystko zmienia się w coraz szybszym tempie – technologia, oczekiwania klientów i reakcje konkurencji. Dlatego firmy, które uczą się najszybciej, mają przewagę. Benchmarking wewnętrzny może stworzyć sieć, za pośrednictwem której w firmie wymieniane są informacje i pomysły. Jest to skuteczny sposób identyfikowania i rozpowszechniania najlepszych praktyk z jednej części przedsiębiorstwa do innych. Ostatecznym celem jest usprawnienie procesów biznesowych i dostarczenie większej wartości klientom.
Czym jest benchmarking wewnętrzny?
W wielu dużych międzynarodowych przedsiębiorstwach istnieją obszary tak doskonałe, że każda firma chciałaby mieć tak samo u siebie. Te firmy reprezentują wiodące praktyki. Faktycznie można się od nich wiele nauczyć. Jednak większość organizacji patrzy na zewnątrz i porównuje się do konkurentów w niepowiązanych branżach. Gigantów światowej klasy, którzy zdobyli reputację w określonym obszarze działań.
Czyż nie jest prawdą, że jak się uczyć, to od najlepszych? Owszem, warto się inspirować, ale czasem zamiast tego firmy lepiej wychodzą na tym, gdy uczą się same od siebie. Na tym właśnie polega benchmarking wewnętrzny.
Ogólnie benchmarking polega na dokonywaniu porównań między wynikami firmy a wynikami innego podmiotu, osiągającego znaczące sukcesy. Upraszczając, oznacza nic innego, jak zidentyfikowanie najlepszych praktyk. Po co? Wiedząc, co działa u innych, firma także może wdrożyć podobne rozwiązania u siebie. Wzorując się na najlepszych, nie musi na nowo „wymyślać koła”, by osiągnąć sukces. Benchmarking wewnętrzny natomiast polega na „badaniu” własnej firmy w celu określenia najlepszych metod prowadzenia działalności. Praktyki te stają się standardem ciągłego doskonalenia. Wykorzystuje się je do bardziej efektywnych sposobów prowadzenia działalności, ostatecznie maksymalizując wyniki i wydajność firmy.
Niektóre działy w Twojej firmie mogłyby funkcjonować lepiej?
Zdiagnozujemy problem i wdrożymy rozwiązanie.
Dokonywanie wewnętrznych porównań może być mniej czasochłonne niż porównywanie się z inną firmą. Zidentyfikowanie efektywnych operacji, metod, zasad postępowania w swojej organizacji, zamiast patrzeć na inne firmy lub inne branże, ma wiele zalet. Pracownikom może być też łatwiej zaakceptować ewentualne zmiany, gdy zobaczą, jak dobrze wdrożone działają w ich własnej firmie. Przykładowo niech to będzie przyjęta przez jeden z działów strategia komunikacji. Jeśli w danej jednostce komunikacja wewnętrzna między pracownikami przekłada się na dużo lepsze wyniki, dlaczego nie skorzystać i nie wdrożyć podobnego modelu komunikacji we wszystkich działach w firmie?
Jakie korzyści daje wewnętrzna analiza porównawcza?
Wewnętrzna analiza porównawcza wykracza poza pomoc w określeniu najlepszych praktyk w firmie. Benchmarking wewnętrzny może również wspierać kulturę uczenia się i innowacji, stymulowaną przez wewnętrzną konkurencję. Firma ze zdrowym poczuciem konkurencji między oddziałami lub jednostkami biznesowymi będzie firmą, która doświadcza innowacji na wszystkich poziomach.
Benchmarking wewnętrzny pomaga również firmie promować wymianę pomysłów i lepszą komunikację między działami i jednostkami biznesowymi.
Ponadto benchmarking wewnętrzny pozwala na:
– zidentyfikowanie tego co zrobiono dobrze, a co poszło nie tak,
– pokazanie pracownikom jak mogą robić pewne rzeczy inaczej, niż do tej pory, a przez to lepiej/wydajniej/w mniej czasochłonny sposób itd.,
– zademonstrowanie sukcesów we własnym środowisku pracy, we własnym biznesie,
– ustanowienie właściwych sposobów przekazywania informacji – odpowiednie kanały komunikacji pomogą w podkreślaniu i rozpowszechnianiu ulepszeń oraz innowacji w całej organizacji.
Sukcesy, które wypracowało się wewnętrznie, są bardziej wiarygodne niż te, które pochodzą z zewnątrz. Tym bardziej, że w tym drugim przypadku, firmy nie wiedzą, jakie dokładnie kroki do nich doprowadziły i co konkretnie dane przedsiębiorstwo zrobiło dobrze. Jeśli umiejętność doskonalenia procesów jest tym, co oddziela najlepsze firmy od przeciętnych, to właśnie tworzenie sieci uczenia się i stworzenie odpowiedniego ku temu środowiska jest najważniejsze. Wewnętrzny benchmarking idealnie się do tego przyczynia. Ważne jednak, by firma potrafiła dobrze z niego korzystać.
Pomyśl o produkcie końcowym wewnętrznego benchmarkingu jako o budowie sieci i dynamicznego archiwum wiedzy, a nie o ostatecznym, zamkniętym raporcie.
Benchmarking wewnętrzny – przykład działań
Proces wewnętrznego benchmarkingu rozpoczyna się od ustalenia poziomu wydajności, który chciałbyś osiągnąć w swojej firmie. Poziom ten określany jest jako punkt odniesienia lub standard, do którego firma postanowiła dążyć. Po ustaleniu poziomu odniesienia każdy dział firmy, który nie spełnia tego standardu, musi znaleźć sposoby na zlikwidowanie luki w wynikach. Możesz być np. zadowolony z poziomu obsługi klienta w określonym obszarze i chciałbyś, aby ten poziom wydajności był odzwierciedlany w całej działalności biznesowej.
Mając krytyczne spojrzenie na swoją firmę, poprzez proces benchmarkingu masz dostęp do każdego szczegółu działalności operacyjnej. Benchmarking wewnętrzny oznacza w istocie, że firma prowadzi działalność w celu maksymalizacji wyników swoich działań operacyjnych.
Tym, co ma kluczowe znaczenie jest zdefiniowanie krytycznych czynników sukcesu (critical success factors – CSF), czyli określenie co należy poddać benchmarkingowi. To pozwoli ustalić konkretne metryki lub kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które mają być poddane testom porównawczym. Dzięki podejściu do zarządzania wskaźnikami, opartemu na metodologii pomiaru wydajności, możesz zidentyfikować KPI, które zapewniają Twojej firmie największą wartość, w celu uzyskania najwyższej poprawy wydajności. Na tym w istocie opiera się benchmarking wewnętrzny. Oznacza projektowanie i wdrażanie rozwiązań, które koncentrują się na identyfikowaniu obszarów wymagających ulepszeń i dążeniu do ciągłego doskonalenia.
Gdzie się sprawdzi benchmarking wewnętrzny?
Benchmarking wewnętrzny może korzystać z wyników badań U&A (Usage and Attitute), które dają pogłębioną ocenę postaw i zachowań konsumenckich (określona grupa docelowa jest charakteryzowana pod względem jej nawyków i zwyczajów związanych z użytkowaniem produktu lub grupy produktów). Badania U&A w benchmarkingu wewnętrznym przydają się, aby porównać np. kategorie produktów niszowych z większą kategorią lub działem, lub aby porównać różne kategorie produktów w dziale.
Kolejną kategorią, którą można porównać wewnątrz firmy jest zadowolenie pracowników, biorąc pod uwagę wyniki różnych działów. Benchmarking wewnętrzny sprawdzi się także przy testowaniu produktu, poprzez porównanie istniejącej wersji produktu z ulepszoną lub obniżoną ceną wersją tego samego produktu. Można go równie dobrze wykorzystać do testowania różnych koncepcji komunikacji, a także testowania reklam: porównania skuteczności testowanego tekstu reklamy ze średnią wydajnością poprzednich wersji reklamy.
Podsumowując – jakie są zalety benchmarkingu wewnętrznego? W zależności od obszaru działań może to być poprawiona rentowność i marże, skuteczne dostosowanie organizacyjne działalności operacyjnej do strategii, zwiększona widoczność i kontrola w całej organizacji, zwiększona efektywność operacyjna oraz produktywność i motywacja pracowników. Benchmarking wewnętrzny pozwala także na identyfikację problemów z wydajnością w czasie rzeczywistym i proaktywną interwencję w przypadku pojawienia się problemów.