Problemy organizacyjne w firmie – jak sobie z nimi radzić?

Chaos, brak osoby odpowiedzialnej za decyzje i nieefektywne procedury – to składa się na problemy organizacyjne w firmie. Jak sobie z nimi radzić i zapobiec im na przyszłość? Podpowiadamy.

Problemy organizacyjne w firmie – błąd systemu

Wiele firm powstaje spontanicznie i długo działa dzięki intuicji właściciela. Firma nie może jednak zawsze tak funkcjonować. Wielu założycieli przedsiębiorstw jest dumnych z tego, że każdą sytuację w firmie traktują indywidualnie, a na każdego maila odpowiadają osobiście. To jednak znacznie spowalnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa i przekłada się na problemy organizacyjne w firmie. Aby im zapobiec, warto przyjrzeć się obszarom, w których te same sytuacje pojawiają się najczęściej. To może być:

• obsługa klienta,
• odpowiadanie na pytania,
• konflikty w zespole,
• blokady w łańcuchu dostaw.

Każdy z tych procesów możesz do pewnego stopnia zautomatyzować, ułatwiając firmie płynne funkcjonowanie i uwalniając swój czas. Diagnozowaniu problemów służą regularne audyty. Audyt marketingowy, obsługi klienta czy łańcucha dostaw pozwala prześledzić krok po kroku ścieżkę klienta czy dostawy. Po zdefiniowaniu problemów organizacyjnych w firmie, konieczne będzie wprowadzenie nowych procesów. Mogą one polegać na zdefiniowaniu osoby odpowiedzialnej i wdrożenie skryptów, scenariuszy i szablonów postępowania. Pod linkiem prześledź ten sposób na radzenie sobie z problemami organizacyjnymi w firmie na przykładzie tego, jak zoptymalizować proces marketingowy.

Problemy organizacyjne w firmie – brak zarządzania

Bardzo często problemy organizacyjne w firmie biorą się z rozmytej odpowiedzialności. Niedoświadczeni szefowie firmy ufają często bezgranicznie zatrudnionym ludziom i nie weryfikują zakresu ich zadań. W ekstremalnym przypadku kompetencje nie są

przydzielone konkretnej osobie. Dlatego, aby wyeliminować problemy organizacyjne w firmie związane z zarządzaniem, warto:

· zdefiniować osoby decyzyjne i odpowiedzialne,

· określić ramy czasowe i procedury,

· rozliczać szefów działów i pracowników z efektów,

· określić sposób raportowania problemów.

Warto, by właściciel firmy odpowiadał zarówno za rozdzielanie codziennych kompetencji, jak i całościową strategię firmy. Jej zapisanie i zdefiniowanie pozwala wszystkim pracownikom na bieżąco korygować kierunek. Dlatego tak ważne jest, byś wiedział, jakie są:

• misja i wizja przedsiębiorstwa,
• cele marketingowe, sprzedażowe itp. firmy,
• strategia: komunikacji, zarządzania, zatrudnienia.

To ma znaczenie nie tylko symboliczne. Pozwala też w chwili zawahania sięgnąć po gotowe wzorce, bez konieczności definiowania celów za każdym razem na nowo. Rzadziej, ale zdarza się też, że problemy organizacyjne w firmie wynikają z błędów komunikacyjnych. Cele i wizja są zdefiniowane, ale… nikt o nich nie wie. Warto wtedy postarać się wtajemniczyć pracowników w to, jak wyglądają procedury, oczekiwania czy strategie. Komunikacja może być nieprzejrzysta, pozbawiona szacunku lub spóźniona, a to tylko kilka przykładów na problemy komunikacyjne w firmie, które wpływają na organizację zarządzania.

Gdy problemem jest czynnik ludzki

Problemy organizacyjne w firmie dotyczą też często pracowników. Przyczynami są:

· fluktuacja kadr

Zwykle jest objawem problemów organizacyjnych w firmie. Przyczyny można dociec, przeprowadzając wśród pracowników anonimową ankietę. Warto czasem zwrócić się do kogoś z zewnątrz, kto przeprowadzi w firmie audyt i obiektywnie stwierdzi, co jest nie tak. Częstą przyczyną fluktuacji kadr są nieatrakcyjne warunki finansowe, zła atmosfera w pracy lub brak perspektyw rozwoju.

· przyjęty nieprawidłowy model polityki kadrowej

Wśród modeli polityki kadrowej też obowiązują tendencje, które zmieniają się wraz z duchem czasu. Dziś np. agresywne modele eliminacyjne, takie jak np. model sita, mogą silnie zniechęcać kandydatów do pracy. Warto świadomie przyjąć model polityki kadrowej i jasno zakomunikować pracownikom, czego mogą się spodziewać.

· niska motywacja pracowników

Za niską motywacją stoją problemy z odpowiednim systemem nagradzania osiągnięć pracowników. Chodzi głównie o finanse, ale też o docenienie na forum firmy czy poszerzenie zakresu kompetencji. Dla szefa, który „własnymi rękami” zbudował firmę, uznawanie zasług innych może być trudne. Jednak bez tego może się okazać, że pracownicy będą odchodzić, a zespół nie będzie wykazywał się innowacyjnością ani zapałem.

Na wszystkie te problemy organizacyjne w firmie możesz odpowiedzieć, definiując problemy, a następnie wdrażając do strategii firmy również marketing wewnętrzny i employer branding. Obecnie bardzo ważne jest, by pracownicy czuli się dumni z miejsca, w którym pracują. Czasem ten efekt udaje się osiągnąć za pomocą naprawdę prostych środków, jak drobne działania charytatywne, zajęcia integracyjne z trenerem czy bonusy.

Problemy organizacyjne w rosnącej firmie

Często problemy organizacyjne w firmie pojawiają się, gdy ta zaczyna się rozrastać. Czym innym jest zarządzanie kilkoma osobami czy jednym oddziałem firmy, a czym innym – czuwanie nad korporacją. Analizowaliśmy już na blogu Commplace, czy skalowalność biznesu da się zaplanować. Okazuje się, że w dużej mierze tak! Trzeba tu znaleźć złoty środek, bo zarówno zbyt duże, jak i niewystarczające inwestycje w rozwój będą wstrzymywać firmę w miejscu. Ważne, by stopniowo powiększać zespół o osoby o kluczowych kompetencjach. To może być osoba odpowiedzialna za marketing, obsługę klienta lub strategię. Dzięki temu właściciel firmy płynnie przenosi część odpowiedzialności na innych i cały czas ma nad nimi kontrolę.

Często problemy organizacyjne w firmie, która rośnie, pojawiają się, gdy zbyt szybko zmienia się struktura firmy i pojawia się chaos decyzyjny czy organizacyjny. Warto zadbać równolegle o automatyzację procesów. Wprowadzenie dobrych systemów CMS czy CRM może pozwolić zdjąć obowiązki z kilku osób, które wcześniej zajmowały się np.zbieraniem i wprowadzaniem danych.