Wykorzystanie pracy zespołowej stwarza organizacji możliwość osiągnięcia lepszych wyników. Umiejętność wyznaczania i planowania celów jest tak naprawdę zestawem nawyków, które można wypracować. Planowanie pracy zespołu w celu wykonania przydzielonego zadania należy rozumieć jako proces polegający na definiowaniu zadań, przydzielanie ich odpowiednim osobom oraz określenie kolejności i terminów wykonania zadań cząstkowych.
Skuteczny zespół powinien posiadać jasno wytyczone cele, mieć ustaloną strukturę, określone zakresy obowiązków członków zespołu oraz wyznaczone reguły i procedury komunikowania się. Doskonalenie podziału i planowanie pracy zespołu są kluczem do sukcesu każdej firmy. Tylko dzięki temu pracownicy wiedzą, za co są odpowiedzialni oraz jaki strategiczny cel realizują w ramach swoich codziennych obowiązków. Ponadto miarą wydajności zespołu jest jego zdolność do realizacji projektu w narzuconym czasie i przy określonym budżecie.
Siła zespołu tkwi w różnorodnych umiejętnościach, doświadczeniach i poglądach członków, które go tworzą. Nie bez znaczenia jest także kultura korporacyjna. Najbardziej efektywne zespoły charakteryzują się pewnymi wspólnymi cechami, do których zaliczamy: dopasowanie umiejętności i cech psychologicznych członków zespołu, czytelny i spójny cel, zrozumienie dla zachodzących procesów i procedur postępowania oraz umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.
Twój zespół potrzebuje motywacji?
Sprawdź, jak możemy Ci pomóc!
Etapy planowania pracy zespołu
Planowanie pracy zespołu przebiega w kilku następujących po sobie krokach:
- Analiza bieżącej sytuacji organizacji.
- Ustalenie celów do zrealizowania lub zmian, jakie planujemy wprowadzić.
- Zdefiniowania wszystkich zadań, które pozwolą nam zrealizować wyznaczone cele.
- Przeanalizowanie stanu posiadanych i niezbędnie potrzebnych zasobów (materialnych, niematerialnych, ludzkich i finansowych).
- Dobór członków zespołu i przypisanie konkretnym osobom odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych zadań cząstkowych.
- Ustalenie sposobów, kosztów i zasobów potrzebnych do realizacji poszczególnych działań oraz zależności między nimi.
- Analiza ryzyka pod kątem potencjalnych zagrożeń i przeszkód stojących na drodze realizacji planu, wraz z pomysłami, jak rozwiązać konkretne problemy.
- Kompletowanie i prezentacja planu wraz z harmonogramem poszczególnych działań.
- Obserwacja otoczenia, celem nanoszenia wszelkich niezbędnych korekt planu.
- Wyznaczenie sposobów kontroli i monitoringu efektów wykonania planu.
Samo planowanie polega głównie na ustanawianiu celów i zgodnych do nich działań. Pojęcie to można rozumieć jako projekt na przyszłość i dobór odpowiednich środków dla jego organizacji. Planowanie może być również rozumiane jako działanie w przyszłość, opierające się na przewidywaniu późniejszych zdarzeń w ograniczonym czasie oraz dobór odpowiednich i najkorzystniejszych środków, celów, zadań i sposobów. Wszystko to odnosi się także do działań prowadzonych w ramach employer branding.
Planowanie w czasie
Można podzielić planowanie pracy zespołu ze względu na horyzont czasowy. Wyróżniamy wówczas planowanie:
– strategiczne (w tym planowanie marketingowe), którego opracowywanie szacuje się na czas dłuższy niż 5 lat,
– długoterminowe, trwające od 2 do 5 lat (głównie są to zadania sprzyjające jakiemuś wyżej postawionemu celowi),
– średnioterminowe, którego czas trwania szacuję się zwykle od kilku miesięcy do roku (stanowią go zadania pomocnicze w uzyskaniu celów długoterminowych),
– krótkoterminowe (operatywne), szacowane na okres do trzech miesięcy,
– bieżące, obejmujące zadania codzienne lub zajmujące do tygodnia czasu.
Rola przywódcy w planowaniu pracy zespołu
Skuteczny zespół pracowniczy powinien posiadać lidera, który będzie potrafił wpłynąć na zachowania pozostałych członków zespołu. W każdym zespole powinien się znaleźć ktoś, kto weźmie na siebie odpowiedzialność za ludzi w nim pracujących. Ktoś, kto zjednoczy ich wokół celu firmy i zaplanuje ścieżkę na drodze do celu.
Przywództwo jako proces, polega na używaniu wpływów z zamiarem kształtowania celów organizacji oraz motywowaniu zachowania poszczególnych członków zespołu, nastawionych na osiąganie tych celów. Przewodzenie to coś więcej niż administrowanie ludźmi. To umiejętność motywowania, pokazywania celu i dawania inspiracji do dalszego rozwoju.
Lider odpowiedzialny jest za nakreślenie i odpowiednie zakomunikowanie wizji przyświecającej zespołowi podczas codziennej pracy, co umożliwia skuteczna komunikacja wewnętrzna. Lider przejmuje na siebie kontakty z otoczeniem, broni interesów zespołu oraz usuwa pojawiające się przeszkody. To właśnie jego nastawienie i postępowanie istotnie wpływa na to, czy zespół będzie osiągał ponadprzeciętne wyniki.
Lider może wysuwać propozycje, jako jeden z członków zespołu, nie powinien jednak zbyt mocno ingerować w proces działania, gdyż może to prowadzić do spadku zaangażowania się członków zespołu. Liderzy powinni dbać o dobro wszystkich członków, podkreślać wagę osobistej odpowiedzialności za osiągnięcie celu, a także stwarzać członkom zespołu możliwość samodzielnego działania. Konstruktywne uwagi, pozytywna motywacja stosowana przez lidera, sprzyjają budowaniu odpowiedzialności i zaufania. A te są w planowaniu pracy zespołu niezbędne.
Planowanie pracy zespołu – dobre praktyki
Przystępując do planowania zadań cząstkowych, przyporządkowanych do poszczególnych członków zespołu, należy wypisać wszystkie czynności, które przychodzą nam do głowy, jako te, które trzeba zrobić, żeby wykonać zadanie. Ten krok jest kluczowy w planowaniu pracy zespołu. Pominięcie jakiejś czynności na tym etapie może skutkować poważnymi problemami z realizacją całego zadania.
Organizacja powinna stworzyć spójny zestaw zasad w celu zapewnienia jednolitego wykonywania zadań. Powinna także ustalić hierarchię stanowisk tworząc linię podporządkowania od góry do samego dołu organizacji.
Ogólna prawidłowość jest taka, że im więcej doświadczenia ma osoba planująca, tym mniejsze jest ryzyko pominięcia jakiejś czynności. Dlatego, planując wykonanie powierzonego zadania, dobrze jest korzystać z doświadczenia całego zespołu.
Członkowie zespołu odgrywają określone role. Im większe zróżnicowanie ludzi, tym większa szansa innowacyjności rozwiązań. Dobry zespół wzmacnia swoje mocne strony, jeżeli jego członkowie uzupełniają się pod względem kompetencji.