Skuteczna komunikacja grupowa – dlaczego ma znaczenie?

Sukces każdej organizacji zależy od umiejętnego wytwarzania, przetwarzania i przekazywania informacji. Komunikacja grupowa pozwala na dynamiczną i niezawodną wymianę informacji w ramach funkcjonowania określonej grupy. Jest jednym z najstarszych procesów społecznych, który towarzyszy człowiekowi od momentu, kiedy zaczął organizować mniej lub bardziej trwałe struktury.

Kampanie wizerunkowe są istotną częścią strategii marketingowych. Wbrew pozorom nie ograniczają się do promocji produktów czy usług. Ich celem jest wykreowanie pozytywnego wizerunku marki, który zostanie zapamiętany przez klientów na długo. Dlatego też kampania wizerunkowa powinna być przemyślana i dopracowana w każdym detalu. Od dobrego projektu logo, po odpowiednie treści w mediach społecznościowych. Kampanie wizerunkowe przykłady można mnożyć, nie zawsze jednak udaje się dzięki nim osiągnąć zamierzony skutek.

Istotne jest to, aby wizerunek firmy był spójny ze swoimi wartościami i misją, a kampania wizerunkowa była skierowana do odpowiedniej grupy docelowej. Ponadto, kampanie te mogą przyczynić się do budowania więzi z klientami i zwiększenia ich lojalności wobec marki. W dzisiejszych czasach, gdy konkurencja na rynku jest bardzo duża, bycie rozpoznawalnym oraz budowanie zaufania do marki jest kluczowe dla sukcesu biznesowego. Komunikacja grupowa pełni tu ważną rolę.

Rola komunikacji w grupie

System komunikacji grupowej tworzy zespół ludzi, współdziałających ze sobą i od siebie zależnych, które łączy dążenie do wspólnych celów. M. in. na tym polega employer branding wewnętrzny. Współpraca w ramach zespołu prowadzi do większych korzyści ekonomicznych. Aktywizuje do działania i inicjacji wielu oryginalnych pomysłów, pod warunkiem, że jest oparta na znajomości wspólnego celu, poczuciu przynależności, wiedzy o tym, co chcemy osiągnąć i za co jesteśmy odpowiedzialni oraz wzajemnym zaufaniu i przedkładaniu współpracy nad rywalizację.

Skuteczna komunikacja grupowa obejmuje przede wszystkim wspólne uzgadnianie kwestii związanych z pracą zespołu, dzielenie się posiadanymi informacjami, słuchanie się nawzajem oraz szukanie przyczyn problemów i sposobów ich rozwiązania.

Na czym polega komunikacja grupowa? 

Chcąc zbudować skuteczną komunikację grupową, w pierwszej kolejności powinniśmy dążyć do tego, by zbudować efektywny zespół pracowniczy. Taki, który charakteryzuje się prawidłowym przywództwem, właściwie dobranymi kompetencjami i umiejętnościami poszczególnych członków zespołu, wspieraniem zaangażowania ludzi oraz jasno określonymi rolami i procedurami działań zespołowych.

Celem komunikacji grupowej jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami. Wszystko to odbywa się za pomocą różnych kanałów i różnych narzędzi. Każdy proces komunikowania składa się z wielu, ściśle powiązanych ze sobą elementów decydujących o dynamicznym i transakcyjnym charakterze komunikatu. Komunikacja oznacza zatem nie tylko przekazywanie informacji, ale także uczynienie czegoś wspólnym, połączenie z kimś lub uczestnictwo w czymś. Tworzy akt, przez który wyrażane są normy grupowe, sprawowana jest kontrola społeczna, przydzielane są role oraz koordynowane wspólne wysiłki.

O formie systemu komunikowania grupowego decydują
takie czynniki jak:

– uczestnicy systemu, ich skład, struktura i cechy,

– kontrola komunikatów przekazywanych w systemie oraz
drogi i sposoby ich dystrybucji,

– źródła i drogi dopływu informacji do
systemu, nadawców i odbiorców,

– charakter kontaktów między członkami systemu,

– reguły, normy, wzory zachowania członków systemu.

Komunikować skutecznie – czyli jak?

Pracownicy należą do wielu różnych grup formalnych i nieformalnych. Uczestniczą w różnych systemach komunikowania, opartych na konkretnych normach i zwyczajach postępowania. W organizacji istnieją zazwyczaj kanały komunikacji formalnej (oficjalnej) i nieformalnej. Formalne kanały wykorzystuje kierownictwo do przekazywania informacji pracownikom i odwrotnie. Nieformalne kanały komunikacji służą do porozumiewania się ludzi indywidualnie, wewnątrz grupy, między grupami i działami.

We współczesnym zarządzaniu hierarchie i formalne struktury coraz częściej zastępowane są zespołami i pracą zespołową. To daje możliwość równoległego rozpatrywania problemów oraz możliwość wykorzystania szerszego potencjału wiedzy i doświadczeń pracowników. Skuteczna komunikacja grupowa musi zatem uwzględniać najważniejsze potrzeby członków zespołu. Należą do nich potrzeby uznania, przynależności, odpowiedniego klimatu i atmosfery, bezpieczeństwa, towarzystwa, samorozwoju i akceptacji. Wymaga tego także kultura organizacyjna firmy.

Czy komunikacja grupowa potrzebuje lidera?

„Jeśli chcesz poprowadzić innych ku zmianie, pamiętaj, że lider kroczy zawsze z przodu, stawia czoła nieznanemu i przeciera szlak dla tych, którzy podążają za nim.” Will Bowen

Lider to stan umysłu, a nie nazwa stanowiska. To on odpowiedzialny jest za realizację celów i jakość efektów pracy grupy, której przewodzi. To na jego barkach spoczywa jakość prowadzonej komunikacji. Lider nie tylko przekazuje informacji, ale powinien także charakteryzować się umiejętnościami kontrolowania i zapewniania pracownikom możliwości przekazywania komunikatów zwrotnych. Lider zorientowany na zespół stara się motywować swoich podwładnych do współuczestniczenia w podejmowaniu decyzji i wyrażania własnych opinii.

Do podstawowych zasad komunikacji, które pomagają liderom w budowaniu odpowiedniej komunikacji grupowej zaliczamy:

• autentyczność postawy lidera,
• umiejętność przedstawienia celu i jego wartości dla członków zespołu,
• umiejętność wykreowania wizji przyszłości,
• budowa zaangażowania poprzez prowadzenie efektywnych rozmów, a nie przekazywanie poleceń,
• koncentracja na potrzebach odbiorców, ich poglądach i punktach widzenia.

Efektywne i mądre komunikowanie się to ciągła nauka. Lider musi być coraz lepszy – dla siebie i swoich pracowników. Tylko takie podejście będzie motywować i wspierać zespół oraz inspirować i rozwijać jego członków.

Bariery w komunikacji

Proces komunikacji grupowej opiera się na interakcji. Miedzy jego uczestnikami wytwarzają się określone stosunki, które mogą mieć charakter partnerski lub opierać się na stosunku dominacji i podporządkowania. To proces złożony, wieloelementowy i wielofazowy. Komunikowanie jest nieodwracalne, nie można go cofnąć, powtórzyć, ani zmienić przebiegu.

Proces komunikowania grupowego poddawany jest różnego rodzaju zakłóceniom. Informacja zawarta w komunikacie może być źle zakodowana, zniekształcona podczas przesyłania lub niewłaściwie odkodowana i odebrana. Ponadto cel, jaki dany zespół ma do zrealizowania może być nieprecyzyjnie sformułowany i niejasny dla wszystkich członków grupy. Przeszkodą jest również brak zaufania do kierownictwa lub poczucie ubezwłasnowolnienia pracowników. Wszystko to, może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów, niszczących proces komunikacji grupowej.

Konflikty są stałym elementem funkcjonowania organizacji i jego całkowita eliminacja jest niemożliwa. Nie wszystkie konflikty przynoszą wyłącznie negatywne skutki. Często są początkiem wielu genialnych pomysłów, pod warunkiem, że członkowie zespołu mają do konfliktów odpowiednie podejście. 

Sam proces komunikacyjny, bez względu na to, czego dotyczy, musi przestrzegać reguł obyczaju i poprawności zgodnej z wymaganiami danej kultury. Tak jak w przypadku marki niezbędna jest strategia komunikacji  z otoczeniem, tak i w tym wypadku konieczne jest działanie według określonego schematu. Nieodpowiedni sposób zabierania głosu polega na tym, że albo mówią obie strony równocześnie, albo nie mówi nikt, choć wymaga tego dobro rozmów. Problemem są także niewłaściwe sygnały języka ciała, a więc komentarze niewerbalne o dużym ładunku niespójności wobec tego, co niesie z sobą wymiana słów.