Jakie etapy zarządzania wyróżniamy? Internetowe źródła wymieniają różne elementy. Wiele z nich nie jest do końca jasnych dla właścicieli firm, którzy oczekują prostych rozwiązań i obrazowych przykładów. Poniżej sprawdzona wiedza o etapach procesu zarządzania wraz z wyjaśnieniem.
Podstawowy proces zarządzania składa się jedynie z czterech elementów.
- Planowanie
- Organizacja
- Przewodzenie
- Kontrola
Czy tylko tyle wystarczy, by zaplanować skuteczne działania w swojej firmie? Oczywiście nie, bo na temat każdego z tych etapów procesu zarządzania napisano tomy. To jednak punkt wyjścia do wszystkich innych modeli. Nie ma określonych ram czasowych, jeśli chodzi o to, ile powinny trwać poszczególne elementy tego procesu. Nie ma jednak wątpliwości, że na każdy z nich musi znaleźć się miejsce w firmowym przedsięwzięciu, To też bezcenna wskazówka dla szefów. Jeśli na etapie kontroli nie podoba Ci się to, co widzisz, możesz wrócić do poprzednich etapów procesu zarządzania i zastanowić się, czy zadbałeś o świadome planowanie, organizację procesów i przewodzenie zespołowi. Jeśli nie, to tu może tkwić problem.
Etapy procesu zarządzania w BPM
Jedną z popularnych teorii, pomocnych podczas planowania na potrzeby firmy, jest zarządzanie procesami biznesowymi, czyli BPM. To obrazowe przedstawienie procesu na diagramie kołowym, które ułatwia zarówno przygotowywanie długofalowych strategii, jak i zarządzanie na co dzień w firmie.
Kroki, z jakich składa się BPM to:
Projektowanie -> Modelowanie -> Wdrażanie -> Monitoring -> Optymalizacja -> Projektowanie…
Jak widać, nie jest to skończony zestaw kroków, bo po przejściu do ostatniego etapu można od razu zacząć projektowanie rozwiązań, które nasunęły się w toku optymalizacji poprzedniego projektu.
Same etapy procesu zarządzania w tym wypadku jest dość łatwo zrozumieć. Wszystko zaczyna się od projektowania, czyli wyboru metody, podejścia i pomysłu na to, jak zarządzać daną sferą działalności firmy. Następny jest etap przymiarek – dostosowywania koncepcji do firmowych realiów, audyt marketingowy czy sprawdzanie, na ile przy obecnych możliwościach zespołu możliwe jest wdrożenie konkretnych rozwiązań. Dopiero po takiej analizie następuje wdrożenie obranych rozwiązań, a następnie ich monitoring.
W świecie biznesu mówi się, że nie istnieją porażki, tylko lekcje, i to doskonale widać w podejściu BPM. Informacje zebrane na etapie monitoringu stanowią inspirację do optymalizacji, która z kolei przełoży się na lepsze wyniki w przyszłości. Wyposażony w nową wiedzę, możesz zacząć projektować kolejne, bardziej wydajne i skuteczne rozwiązania. Wielu szefów firm na w biurze wydruk kołowego diagramu BPM. Gdy nie są pewni, co robić, mogą szybko sprawdzić, na jakim etapie procesu zarządzania powinni się aktualnie znajdować.
Autor Michael B. Lodato (BPTrends, 2006) po okresie kontroli wymienia dwie możliwe drogi: zmiana założeń lub modyfikacja działania. Obie prowadzą z powrotem do etapu projektowania. Modyfikacja działania to korekta lub obranie nowego modelu. Jeśli np. uważasz, że szczęście pracownika przekłada się na sukces firmy, a pracownicy nie są zbyt zadowoleni mimo benefitów, to możesz zmienić rodzaj bonusów lub dodać kolejne. Zmiana założeń polegałaby natomiast na porzuceniu tego, co stosowałeś do tej pory. To może być ryzykowny model sita, redukcja załogi lub wprowadzenie programu prowizyjnego, w którym nie od Ciebie, lecz od samego pracownika zależy to, ile zarobi, a więc też – czy będzie zmotywowany.
Czy proces zarządzania w Twojej firmie uwzględnia wszystkie obszary?
Zadbaj o dobry PR i marketing!
Etapy procesu zarządzania pracą i ryzykiem
Szukając w sieci informacji o etapach procesu zarządzania firmą, możesz natknąć się na dane dotyczące nieco innych dziedzin.
Przykładowo etapy procesu zarządzania pracą, jakie podaje Jacek Kopeć (Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, 2008) to:
- ustalenie celów i standardów wykonania
- przygotowanie narzędzi służących poprawie efektywności pracy
- pomiar efektywności pracy
- przegląd efektów.
Wyróżnia się też etapy procesu zarządzania ryzykiem: rozpoznanie ryzyka, pomiar ryzyka, dobór metod zaradczych, wdrożenie strategii.
Etapy planowania strategicznego, operacyjnego i taktycznego
Planowanie w firmie odbywa się w trzech horyzontach czasowych. Bieżący nazywany jest planowaniem operacyjnym i obejmuje najbliższe miesiące. Planowanie taktyczne to działanie na 1-5 lat wprzód, a strategia to już plan na 5 i więcej lat. Choć etapy procesu zarządzania „na papierze” mogą wyglądać identycznie, zawsze bierz pod uwagę, z jakim planowaniem masz do czynienia. To ułatwi Ci pracę na określonym horyzoncie czasowym, bez rozmywania wizji i skupiania się na szczegółach czy ogólnikach. Dodatkową pomocą będą opisane w literaturze elementy procesu zarządzania w określonym przedziale czasowym, jak np. analiza potrzeb, przedsiębiorstwa i środowiska, która jest niezbędna, by stworzyć strategię na 5-10 lat wprzód.
B. Lovato dokonuje też jeszcze jednego ciekawego spostrzeżenia. Zauważa, że samym procesem zarządzania też… trzeba zarządzać. Zauważa, że poszczególne procesy zarządzania powinny stanowić piramidę. Jej podstawą jest proces zarządzania strategicznego wraz ze wszystkimi poszczególnymi etapami. W jego ramach jest np. proces zarządzania marketingiem produktu, a na niego z kolei składa się zarządzanie procesem sprzedaży. Ta wiedza ułatwia ulepszanie swoich kompetencji w poszczególnych obszarach i modyfikowanie konkretnych części planu, cały czas mając odniesienie do całościowego projektu zarządzania firmą.
Etapy procesu zarządzania zależą od obszaru działalności
Wszystkie tego typu procesy składają się na efektywne zarządzanie firmą. Warto zdawać sobie sprawę z tych ustrukturyzowanych kroków, które składają się na zarządzanie poszczególnymi obszarami biznesowej działalności. Jeśli chcesz jeszcze bardziej zgłębić temat, szukaj też informacji o etapach procesu zarządzania zasobami ludzkimi, kompetencjami czy innowacjami w firmie. Na stronie Commplace znajdziesz też bazę wiedzy na temat etapów procesu zarządzania marketingiem w firmie – w tym wyjaśniające czym jest strategia marketingowa, analiza portfelowa, badania rynku i wiele innych.