Bei der Organisation eines Firmenevents sollte man gut vorbereitet sein, viel Zeit in die Planung investieren und Dinge im Voraus erledigen. Eines der wichtigsten Themen bei der Organisation einer Firmenveranstaltung ist die Auswahl eines Veranstaltungsortes und der Vertragsabschluss mit ihm. Warum wird der Vertrag benötigt? Wie soll der Vertrag für die Organisation eines Firmenevents aussehen?
KLICKEN unten im Corporate Events Configurator-Banner
Heutzutage organisiert fast jedes Unternehmen Firmenveranstaltungenweil es dem Arbeitgeber, den Arbeitnehmern und dem Unternehmen selbst große Vorteile bringt. Während eines Firmenevents können sich Mitarbeiter vom Arbeitsalltag erholen und die Beziehungen zu den Führungskräften stärken. Es ist auch eine Gelegenheit, über lockere und unterhaltsame Themen zu sprechen. Solche Events verbessern die Atmosphäre im Team und motivieren effektiv zum Handeln. Eine Firmenveranstaltung ist auch eine gute Wahl, wenn ein Unternehmen erfolgreich ist, eine Zusammenarbeit mit einem wichtigen Auftragnehmer unterzeichnet, ein neues Produkt vorgestellt, ein wichtiges Projekt abgeschlossen oder die Jahresarbeit zusammengefasst wurde.
Möchten Sie eine echte Firmenveranstaltung organisieren?
Sie sind an der richtigen Stelle.
Wir kümmern uns um alles.
Vertrag über die Organisation einer Firmenveranstaltung - Grundfragen
Denken Sie zunächst daran, dass der Vertrag schriftlich abgeschlossen werden muss. Bei der Organisation einer so großen Veranstaltung wie einer Firmenveranstaltung sollten Sie sich nicht auf eine mündliche Vereinbarung verlassen, da dies ein zu großes Unterfangen ist. Dies kann zu unnötigen Spannungen oder Missverständnissen führen. Ein schriftlicher Vertrag schützt die Interessen beider Parteien im Falle von Komplikationen. Wenn wir nach Vertragsschluss noch etwas ergänzen oder klarstellen wollen, sollte eine entsprechende Anlage erstellt werden.
Denken Sie an zwei wichtige Punkte:
- Der Vertrag muss für jede Partei lesbar und verständlich sein. Sollte uns ein Punkt unverständlich sein, lohnt es sich, einen Rechtsberater oder eine andere kompetente Person hinzuzuziehen,
- Der Vertrag sollte in zweifacher Ausfertigung erstellt werden – eine für jede Partei. Entscheidungsträger setzen ihre Unterschrift auf beide Exemplare. Es lohnt sich, Pakete auf alle Seiten des Dokuments zu legen.
Was sollte in den Vertrag mit den Räumlichkeiten aufgenommen werden?
Bei Vertragsabschluss mit der Einrichtung sind die wichtigsten Punkte:
- Ort und Dauer des Vertrages
- Pflichten beider Parteien
- Leasingkosten
- Klausel zur Vertraulichkeit aller Daten zur Veranstaltung und Vertragsbedingungen
- Informationen zur möglichen Absage oder Verschiebung der Veranstaltung (was in Zeiten der Corona-Pandemie besonders wichtig ist)
- Informationen und Regelungen bspw. zur Gewährleistung der Lohnrückzahlung im Falle einer Veranstaltungsabsage
Das sind die wichtigsten Punkte, die unbedingt in jedem Vertrag stehen müssen. Denken Sie daran, dass der Vertrag für die Organisation der Veranstaltung mit jedem Subunternehmer abgeschlossen werden sollte – nicht nur mit den Räumlichkeiten, in denen die Party stattfinden wird. Es ist ein hervorragender Schutz bei eventuellen Problemen bei der Umsetzung der Zusammenarbeit.
Eine Firmenveranstaltung ist in der Regel eine große Veranstaltung, die viel Investition erfordert. Der Vertrag ist die Grundsicherung für das Unternehmen und die Bestätigung der Reservierung der Einrichtung zu einem bestimmten Datum. Es hilft, mögliche Unannehmlichkeiten im Zusammenhang mit der Nichterfüllung der im Dokument enthaltenen Verpflichtungen durch eine der Parteien zu vermeiden. Es schützt vor unerwarteten Kosten oder Mehrarbeit. Es zeigt, wie im Falle von Schäden oder Mängeln vorzugehen ist. Denken Sie bei der Organisation einer Firmenveranstaltung daran, dass der Vertrag eines der wichtigsten Themen ist, das Sie vor verschiedenen Unannehmlichkeiten bewahren kann. Sie können auch jederzeit die Organisation der Veranstaltung anvertrauen Eventagenturdie sich um alle Aspekte kümmert, einschließlich relevanter Bestimmungen im Vertrag.
Firmenevent - die Wahl des perfekten Veranstaltungsortes
Damit ein Firmenevent ein Erfolg wird, muss der richtige Ort ausgewählt werden, dessen Wahl maßgeblich von der Art der Veranstaltung abhängt. Wenn wir eine üppige Party wünschen, ist ein eleganter Ballsaal perfekt. Bei einer verrückten Integrationsveranstaltung wiederum können Sie ein intimeres Restaurant oder einen zur Freizeiteinrichtung gehörenden Garten wählen.
Bei der Suche nach der perfekten Einrichtung lohnt es sich, auf die Zimmer-, Sanitär- und Gastronomieausstattung zu achten. Darüber hinaus lohnt es sich, eine Einrichtung zu wählen, die Unterkunft in komfortablen Gästezimmern anbietet. Diese Lösung spart viel Zeit, die für die Suche nach einem geeigneten Catering-Unternehmen und einer Unterkunft für Gäste aufgewendet werden müsste. Der Raum sollte groß genug sein, um alle Gäste bequem unterzubringen. Achten Sie auf viel Platz an den Tischen, auf der Tanzfläche, damit sich die Mitarbeiter frei bewegen können.
KLICKEN unten im Corporate Events Configurator-Banner
KLICKEN oben im Corporate Events Configurator-Banner