Podejmowanie decyzji stanowi nieodłączną część zarządzania każdą organizacją i ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całej firmy. Decyzje oddziałują nie tylko na rezultaty biznesowe, ale także na kulturę organizacyjną, atmosferę w pracy i postawy pracowników. Czym są problemy decyzyjne w przedsiębiorstwie? I jak sobie z nimi poradzić?
Czym są problemy decyzyjne w przedsiębiorstwie?
Według ogólnej definicji podejmowanie decyzji jest „proceduralno-technologiczną cechą procesu zarządzania, która ma podłoże ekonomiczne i psychosocjologiczne”. Cechę tę można rozpatrywać na dwa sposoby:
- w szerokim znaczeniu jest to proces składający się z rejestracji i oceny informacji, identyfikacji problemu decyzyjnego, zastosowania konkretnego kryterium wyboru oraz dokonania wyboru,
- w wąskim ujęciu jest to jeden z etapów procesu decyzyjnego, oznaczający świadomy akt, nielosowego wyboru jednego z wielu możliwych wariantów rozwiązania problemu decyzyjnego.
Innymi słowy, podejmowaniem decyzji nazywamy cały proces decyzyjny bądź moment świadomego, nielosowego wyboru jednego z przynajmniej dwóch możliwych sposobów działania. Punktem wyjścia do podjęcia decyzji jest zaistnienie konkretnej sytuacji decyzyjnej (problemowej), dotyczącej funkcjonowania całego przedsiębiorstwa lub jego określonego obszaru. Sytuacja problemowa zawiera w sobie elementy niejasności, niedostatku informacji, konfliktu potrzeb, a także konieczności dokonania selekcji. Problemem decyzyjnym jest zaś sytuacja problemowa zamieniona na pytania lub zbiór pytań. Rozwiązanie problemu wymaga od przedsiębiorstwa znalezienia odpowiedzi i podjęcia określonych działań.
Obszary problemów decyzyjnych w przedsiębiorstwie
W zarządzaniu firmą wyróżnia się 3 obszary problemów decyzyjnych:
- właścicielskie,
- menadżerskie,
- wykonawcze.
Problemy właścicielskie dotyczą najważniejszych elementów zarządzania strategicznego, a w tym kształtowania wizji i misji firmy, kierunku jej rozwoju, finansowania oraz podziału zysków. Podejmowanie decyzji w tym wypadku należy do właścicieli organizacji. Co więc, w proces często angażowani są menadżerowie wyższych szczebli. Rozwiązywanie problemów właścicielskich czasem (ale raczej rzadko) powierzane jest radzie nadzorczej działającej w imieniu firmy.
Problemy menadżerskie wiążą się z zarządzaniem funkcjami wykonawczymi w firmie. Zaliczmy do nich problemy: regulacyjne, związane z określaniem celów, planów oraz sposobów i standardów działania w określonych sytuacjach. Problemy menadżerskie mogą także dotyczyć nietypowych, nieregulowanych kwestii.
Ostatnia grupa – problemy wykonawcze – obejmuje wszystkie procesy realizacyjne w przedsiębiorstwie. Ich obszar jest bardzo szeroki. Zaliczymy do nich zarówno kwestie związane z analizą rynku, jak i sprawy dotyczące bieżącej produkcji, naprawy maszyn i innych codziennych spraw. Problemy wykonawcze zwykle są precyzyjnie określone i łatwe do rozwiązania, a sposoby radzenia sobie z nimi zawarte są w rozmaitych procedurach, regulaminach i zasadach.
Podejmowanie decyzji – rozpoznanie problemu
Podejmowanie każdej decyzji w przedsiębiorstwie jest swego rodzaju procesem opartym o kompleksową analizę, specjalistyczną wiedzę, doświadczenia i logiczne myślenie. Niezależnie od rodzaju decyzji i jej wagi najważniejszym elementem procesu jest odpowiednie rozpoznanie sytuacji. Dlaczego?
Wielu właścicieli i menadżerów nie docieka prawdziwej przyczyny zaistniałych sytuacji problemowych – nie szukają prawdy, rzeczywistej istoty problemu. Stosują utarte schematy rozwiązywania kryzysów, podejmują decyzje bez przygotowania i nie zastanawiają się długo nad konsekwencjami. W rezultacie nie zawsze otrzymują to, czego chcieli. Nieprzemyślane decyzje mogą negatywnie odbić się na funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa. W zależności od formy i specyfiki problemu może to doprowadzić do:
- spadku wydajności firmy,
- utraty klientów,
- pogorszenia wizerunku przedsiębiorstwa na rynku,
- utraty płynności finansowej,
- zmarnowania szansy rynkowej,
- spadku produktywności zespołu,
- pogorszenia atmosfery w zespole,
- zwiększenia rotacji pracowników.
Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, należy w pełni zaangażować się w każdy proces decyzyjny w firmie. Pierwszym etapem podejmowania decyzji powinno być sformułowanie problemu oraz jego kompleksowe rozpoznanie. Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytania:
- czego dotyczy problem,
- gdzie i kiedy powstał, jakie są jego źródła,
- czy można go zbagatelizować,
- czy się powtarza, czy zdarzył się pierwszy raz.
Im bardziej precyzyjny obraz rzeczywistości i możliwych konsekwencji stworzymy, tym mamy większe szanse na to, że podjęta decyzja będzie słuszna.
Co dalej?
Po rozpoznaniu problemu przychodzi czas na jego analizę. Analiza powinna dostarczyć szczegółowych informacji o złożoności i formie problemu. Na ich podstawie określa się możliwe rozwiązania i tworzy scenariusze przedstawiające ewentualne konsekwencje każdej decyzji. Konsekwencje należy zbadać pod kątem wynikających z nich szans i zagrożeń. Po kompleksowej analizie wybiera się najlepszą opcję. Na koniec następuje wdrożenie skutków podjętej decyzji, czyli przełożenie wyboru na rzeczywiste rozwiązanie.
Problemy decyzyjne w przedsiębiorstwie każdorazowo prowadzą do jakichś konsekwencji. Aby rezultaty były pozytywne, należy w pełni zaangażować się w proces decyzyjny. Szczegółowa analiza problemu, oparta o rzetelne, starannie zebrane informacje to postawa! Warto mieć to zawsze na uwadze, niezależnie od złożoności i wagi problemu.