Organizacja wyjazdów firmowych – jak się za to zabrać?

Organizacja wyjazdów firmowych to dziś stały i ważny element funkcjonowania firm. O czym musimy wiedzieć? Jak powinna wyglądać organizacja wyjazdów firmowych krok po kroku? Sprawdź, czy pamiętasz o wszystkim! 

Znaczenie wyjazdów firmowych dla firmy

Organizacja wyjazdów firmowych – dobra atmosfera w pracy to oczywiste korzyści dla firmy. Pracownicy łatwiej dogadują się między sobą, sami pilnują drobnych spraw i chętniej angażują się w rozwój firmy. W dobrze funkcjonującym zespole ludzie chętnie też dzielą się swoimi pomysłami, często usprawniając sposób funkcjonowania firmy. Komunikacja w takiej grupie dobrze działa, a drobne problemy, jak na przykład kwestie zastępstwa w pracy, załoga załatwia między sobą.

Najlepszym sposobem na integrację zespołu jest umożliwienie mu bliższego poznania się i stworzenie okazji do dzielenia się pasjami i zainteresowaniami. Z oczywistych powodów w pracy często nie ma na to ani czasu, ani odpowiednich warunków, mimo że spędzamy w niej sporą część dnia. Dlatego warto organizować wyjazdy firmowe. To truizm, ale zadowolony pracownik to też bardziej wydajny pracownik.

Wyjazdy firmowe stanowią świetną okazję do wprowadzenia nieformalnych zmian… Dlatego każdy wyjazd firmowy to poważne przedsięwzięcie. Trzeba go odpowiednio przygotować, niezależnie od tego, czy pracownicy wyjeżdżają w celach służbowych, na szkolenie, czy też ma to być typowa impreza integracyjna. O czym musimy pamiętać?

Wyjazd firmowy – po co?

Każdy z nas czeka niecierpliwie na wakacje lub nawet krótkie weekendowe wypady. Możemy wtedy oderwać się od problemów dnia codziennego i nieco odprężyć. Wyobraźmy więc sobie, że dostaniemy taki wyjazd w prezencie! W dodatku w godzinach pracy! Nie brzmi zbyt prawdopodobnie, trochę jak bajka, ale to możliwe. Tak z perspektywy pracownika może wyglądać wyjazd firmowy. To my musimy zadbać, by tak właśnie postrzegał to wydarzenie. Jeśli więc zależy nam na dobrej atmosferze w pracy i zadowolonej załodze, zacznijmy działać. Zastanówmy się, od czego zacząć?

Na początek warto sprawdzić, czy w pobliżu naszej siedziby nie ma interesującego miejsca, gdzie można by wyjść z pracownikami. Otwarto klimatyczne bistro na sąsiedniej ulicy? A może niedaleko powstała nowa włoska pizzeria? Umówienie się tam po pracy może być świetnym pomysłem na szybkie wyjście integracyjne. Wspólnie spędzone popołudnie oznacza możliwość porozmawiania, nie tylko na tematy firmowe.

Oczywiście taki spontaniczny wypad to dobry pomysł, jednak rzadko zdarza się, że dostaniemy stolik na większą liczbę osób bez wcześniejszej rezerwacji. W dodatku często jest tak, że ktoś nie może dołączyć do grupy, bo musi zająć się dziećmi lub psem. Ponadto wielu pracowników dojeżdża do pracy samochodem, a po wypiciu drinka powstaje problem, jak wrócić do domu. Warto więc takie spotkania zaplanować nieco wcześniej i dać każdemu szansę na wspólną zabawę.

Wcześniejsza organizacja wyjazdów firmowych sprawi, że właściwie wszyscy będą mogli w nich uczestniczyć. Jeśli zaplanujemy taki wyjazd integracyjny w środku tygodnia, z odpowiednim wyprzedzeniem, większość pracowników ucieszy się, że zamiast iść do pracy, wsiądzie w autokar i pojedzie na przykład w góry, do urokliwego pensjonatu.

Wyjazd firmowy jako element employer brandingu

Kierownictwo firmy często zastanawia się, jak zwiększyć produktywność pracowników. Jedną z recept może być w miarę regularna organizacja imprez firmowych. To świetna okazja do budowania pozytywnego wizerunku firmy w oczach pracowników. Imprezy integracyjne sprawią, że pracownicy będą bardziej lojalni. Poczują się docenieni i chętniej zaangażują się w nowe projekty. Będą się bardziej identyfikować z miejscem pracy, a to pierwszy krok do tego, by nasza firma stała się dla nich „firmą z wyboru”, a nie tylko kolejnym przystankiem na drodze dalszej kariery.

Organizacja wyjazdu firmowego – od czego zacząć?

Organizacja wyjazdów firmowych to dość trudna, wbrew pozorom, lecz satysfakcjonująca praca. Jednak pomysł i dobre chęci to stanowczo za mało. Planując wyjazd firmowy musimy wziąć pod uwagę wiele aspektów. Jest takie powiedzenie: najlepsze jest dobrze przygotowane spontaniczne wystąpienie. Tej zasady warto się trzymać także w przypadku wyjazdów firmowych. Będziemy mieć przecież pod opieką kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu pracowników, co nie zostawia zbyt wiele miejsca na improwizację. Impreza integracyjna musi być drobiazgowo zaplanowana.

Co może nam dać wyjazd firmowy?

Jaki cel chcemy osiągnąć dzięki temu wydarzeniu? To podstawowe pytanie, jakie musimy sobie zadać. Czy chcemy tylko zintegrować zespół i regularnie staramy się zabierać pracowników na wspólną wyprawę? A może mamy jakiś konkretny powód, by właśnie teraz zabrać nasz team poza siedzibę firmy, bo chcemy coś załatwić? Organizacja wyjazdów firmowych często wynika z jakiejś konkretnej potrzeby.

Team building

Może chodzić na przykład o odbycie szkolenia, niezbędnego w związku z nowymi zadaniami naszego zespołu. Albo w firmie pojawili się nowi pracownicy i chcemy zintegrować zespół, organizując wyjazd z elementami team buildingu. Na team building – zadania warto spojrzeć szerzej. To nie tylko zabawa, lecz jednocześnie doskonałe narzędzie budowy zgranego zespołu.

Może być też tak, że chcemy po prostu poprawić atmosferę w zespole lub sensownie wykorzystać wolne środki finansowe. Nieraz zdarza się, że wyjazd firmowy jest potrzebny dla rozładowania napięcia po jakimś zdarzeniu, albo po zmianie kierownictwa. Albo wręcz przeciwnie, wyjeżdżamy po to, by przygotować grunt pod pewne zmiany, restrukturyzację czy wprowadzenie nowych zasad. Bardzo ważne jest, by pracownicy rozumieli, co i dlaczego się dzieje. Wtedy dużo łatwiej będzie im to zaakceptować. W takich wypadkach organizacja imprez firmowych to świetny pomysł. Najgorsza przecież jest niewiedza czy domysły.

Organizacja wyjazdu firmowego – liczba uczestników

Ile osób będzie uczestniczyć w wyjeździe firmowym? To kluczowa kwestia. Najłatwiej założyć, że wszyscy. Są jednak takie firmy i zakłady, w których należy zapewnić ciągłość pracy. W dużych przedsiębiorstwach nie da się tak po prostu wszystkiego wyłączyć, zawsze część załogi musi być w pracy. W takim wypadku lepiej jest organizować wyjazdy firmowe w okresach przerw, na przykład w długie weekendy albo wtedy, kiedy i tak planujemy konserwację czy remont linii produkcyjnej. Jeśli pracodawca opłaci wyjazd i jeszcze dodatkowo zapewni liczne atrakcje, z pewnością wiele osób zainteresuje się i weźmie udział w wyjeździe. Także jeśli będziemy zmieniać profil działalności czy wprowadzimy nowe rozwiązania, to warto wykorzystać ten czas przejściowy i zorganizować wyjazd firmowy, połączony na przykład ze szkoleniem.

Warto też pamiętać, że istnieją firmy zbyt duże (nawet jeśli weźmiemy pod uwagę tylko poszczególne komórki), by zebrać wszystkich. W takiej sytuacji oczywiście możemy jedynie podzielić pracowników na grupy i zorganizować kilka wyjazdów firmowych.

Żeby zachęcić pracowników do udziału w szkoleniu, czy w wyjeździe integracyjnym, trzeba przedstawić im płynące z tego korzyści. Na przykład, poinformować, że w trakcie wyjazdu firmowego będą mogli zwiedzić atrakcje niedostępne dla gości indywidualnych, albo poznać jakiegoś kulinarnego celebrytę, który specjalnie dla naszej grupy poprowadzi na przykład warsztaty pieczenia pizzy.  

Jak wybrać termin wyjazdu?

Kiedy warto jechać? Wybór terminu, jak już wspomniano, może wynikać z pewnej konieczności, na przykład nastąpił przestój w produkcji na czas usunięcia awarii. I wtedy organizujemy taki firmowy wyjazd last minute… Albo też potrzeby zrealizowania jakiegoś celu w konkretnym terminie, na przykład wprowadzono nowy akt prawny, który znacząco wpływa na działalność naszej firmy i chcemy zapoznać z nim pracowników w miłej atmosferze. Jeśli chodzi o wyjazdy firmowe planowane z większym wyprzedzeniem, to raczej należy unikać ferii i wakacji. Większość osób woli ten czas spędzić z bliskimi. Ponadto obłożenie w hotelach i pensjonatach jest większe niż zwykle. Z tego samego powodu należy unikać tak zwanych długich weekendów.

A pora roku? Każda ma swoje plusy i minusy. Wyjazd firmowy na narty musi oczywiście odbyć się w sezonie zimowym, ale poza tym nic nas nie ogranicza. Latem długi dzień i wysoka temperatura sprzyjają zabawom na świeżym powietrzu, ale jesienne wieczory przy kominku, z lampką grzanego wina czy kieliszkiem koniaku także mają dużo uroku. Z kolei wiosna, gdy wszystko budzi się do życia, może naszych pracowników napełnić dodatkową porcją energii. Wyjazd firmowy w góry sprawdzi się o każdej porze roku! [Baner comm i link]   

Wyjazd firmowy – dokąd?

Kwestia „dokąd jechać” dość mocno powiązana jest z pytaniem „kiedy jechać”? Jeśli zależy nam na sezonowych atrakcjach, to wygrywają góry. Tam sezon trwa cały rok i zawsze jest pięknie. Latem czekają na nas obowiązkowe wycieczki na szlaki, a zimą jazda na nartach. Wiosna i jesień to z kolei czas na podziwianie pięknych, zmieniających kolory krajobrazów. Nad morzem natomiast latem, w czasie wakacji, jest mnóstwo ludzi i jest to raczej czas prywatnych wyjazdów i urlopów. Po sezonie natomiast wiele miejscowości nadmorskich nieco zamiera.

Wybierając miejsce na wyjazd firmowy zwróćmy też uwagę na możliwość i wygodę dojazdu, a przede wszystkim – jego czas. Standard hotelu czy pensjonatu też ma znaczenie. Prawdopodobnie potrzebny będzie spory parking, a także odpowiednia liczba dobrze wyposażonych pokojów dla gości. Najważniejsze są jednak doświadczenie i dobra opinia gospodarzy obiektu.

Hotel na wyjazd firmowy

Jeżeli wybraliśmy już region, w który chcemy się udać, to pozostaje nam tylko odpowiedź na pytanie: jak wybrać hotel na wyjazd firmowy? Warto przemyśleć swoją decyzję, zwłaszcza jeśli jedziemy późną jesienią lub zimą, gdy większość czasu spędza się w budynku. Ciekawie urządzone pokoje i przytulne wnętrza sprawią, że atmosfera błogości i relaksu udzieli się każdemu. Wspólne posiłki w rytmie slow również zintegrują grupę. Dlatego jeszcze przed wyjazdem warto sprawdzić hotelowe menu, aby upewnić się, że każdemu będzie ono odpowiadało. Zwłaszcza że coraz więcej osób stosuje dietę wegetariańską lub wegańską. Wiele też nie toleruje laktozy czy glutenu. Musimy mieć pewność, że każdy z naszych pracowników znajdzie coś dla siebie w hotelowej kuchni.

Organizując wyjazd firmowy zwróćmy uwagę na to, czy w okolicy, do której chcemy się udać, są jakieś warte zobaczenia miejsca. Najlepiej, gdyby znajdowały się w takiej odległości od naszej „bazy”, żeby można było dojść tam piechotą lub szybko dojechać. Część naszych pracowników w wolnym czasie z pewnością się tam uda. Jeśli wybierzemy obiekt w górach, to zwróćmy uwagę, czy wszyscy dadzą radę o własnych siłach zwiedzić okolicę. Na wyjazdy integracyjne czy firmowe z dużą liczbą uczestników wybierzmy miejsce atrakcyjnie położone, ale niewymagające ekstremalnych umiejętności.

Wyjazd firmowy – atrakcje

Wyprawy rowerowe czy trekking? Pontony czy szusowanie na stokach? Co wybrać? To atrakcje raczej dla pracowników lubiących aktywny tryb życia, wyzwania sportowe i rywalizację. A więc nie dla wszystkich. Warto więc rozważyć także inny sposób spędzenia czasu z pracownikami. Warsztaty kulinarne czy fotograficzne to doskonała okazja do zdobycia nowych umiejętności, poszerzenia horyzontów i odkrycia w sobie pasji. W dodatku nasze rodziny, gdy już wrócimy z firmowego wyjazdu, z pewnością docenią ciekawe potrawy, których przygotowanie przećwiczyliśmy pod okiem utalentowanego szefa kuchni, czy profesjonalne zdjęcia, które od tej pory będziemy potrafili zrobić nawet zwykłym aparatem.

Organizacja wyjazdu firmowego – zabawy

Jedną z ciekawszych, a rzadko spotykanych podczas wyjazdów firmowych rozrywek może też być wspólna zabawa w pokoju tajemnic. Wydostanie się z escape roomu wymaga nie tylko użycia szarych komórek, ale też często pewnej siły czy zręczności. To idealne wyzwanie dla naszych pracowników, bo aby się wydostać z zamkniętego pokoju zagadek, zwykle potrzebne jest działanie zespołowe. Mamy więc od razu elementy team buildingu.

Gry miejskie, bardzo modne, też mogą zainteresować naszych pracowników. Pewnie wielu z nich o nich słyszało, lecz niewielu brało w nich udział. Wyjazd integracyjny to doskonała okazja, by to zmienić. Co ważne, wybranie tej formy rozrywki pozwoli nam zasmakować wielkomiejskiego życia, co może być atrakcyjne, jeśli nasza załoga mieszka w raczej mniejszej miejscowości. A nawet jeśli już znają miasto, w którym się zatrzymamy, city games pozwolą im dostrzec inną jego stronę. Tę mniej turystyczną, mniej oczywistą. Jest także szansa, by podszkolić się w korzystaniu z nowych technologii, gdyż wskazówki w trakcie takiej gry zwykle podsyłane są uczestnikom za pośrednictwem specjalnych aplikacji.  

A może zaproponować pracownikom wspólny wyjazd na festiwal muzyczny, filmowy czy teatralny? Możliwości jest wiele, wszystko zależy od zainteresowań załogi. Takie niebanalne atrakcje na imprezy firmowe z pewnością na długo pozostaną w pamięci uczestników.

Organizacja wyjazdów firmowych – w góry?

Spotkania integracyjne w górach zawsze się sprawdzają. Na każdym przecież robią wrażenie wspaniałe górskie pasma, zanurzone w postrzępionych obłokach. Niżej też jest bajkowo – imponujące, wiekowe lasy, monumentalne głazy o fantastycznych kształtach, górskie jeziora o przejrzystej toni. W otoczeniu dzikiej przyrody łatwo zapomnieć o codziennych problemach. Można cieszyć się towarzystwem koleżanek i kolegów z pracy, odkrywać ich nieznane oblicze. Dzielić się ze współpracownikami swoimi zainteresowaniami, pokazać pozazawodowe dokonania. Obiekty konferencyjne w górach od lat cieszą się dużym powodzeniem.

Wyjazdy firmowe na narty

Wyjazd z całą załogą na narty nie powinien stanowić żadnego problemu. Cała południowa granica Polski to góry. Jest w czym wybierać! Od najbardziej znanych i przy tym bardzo obleganych pasm jak Tatry, przez imponujące Karkonosze, po mniej zatłoczone, pełne uroku Pieniny czy Beskidy, aż po całkiem prawie puste, niezwykłe Góry Sowie czy Wałbrzyskie. 

W przypadku firmowego wyjazdu na narty kluczowa jest kwestia sprzętu i umiejętności uczestników. Musimy się dowiedzieć, czy nasi pracownicy w ogóle jeżdżą na nartach? Jeśli nie, czy chcą choć spróbować zasmakować w tym wspaniałym sporcie? Może mamy mieszaną grupę – zarówno początkujących lub wręcz kompletnie „zielonych” narciarzy in spe, jak i wytrawnych bywalców stoków? W takim przypadku musimy podzielić naszą grupę według stopnia zaawansowania, a zaczynającym dopiero swą przygodę z nartami zapewnić pomoc i opiekę instruktora.

Wcześniej trzeba zadbać o sprzęt. Prawdopodobnie większość uczestników wyjazdu nie dysponuje własnym zestawem, musimy więc upewnić się, że będzie można wypożyczyć narty i całe niezbędne oprzyrządowanie. Warto poprosić o pomoc obsługę hotelu, w którym się zatrzymamy. Imprezy integracyjne w górach, na nartach z pewnością dostarczą całemu zespołowi wspaniałych wrażeń!

Dlaczego wyjazdy firmowe są tak popularne?

Wyjazdy firmowe różnego typu są ostatnio najchętniej wybieraną metodą spotkań poza biurem. Taka integracja w zespole pozwala uzyskać lepsze wyniki w pracy. Możemy wybrać się wszyscy nad morze, lub postawić na wyjazd firmowy w góry. Świetnie na firmową integrację nadają się malownicze Karkonosze. Ich widok urzeka o każdej porze roku, są więc doskonałym miejscem na wyjazd firmowy bez względu na sezon. Jeśli nawet nie chcemy zdobywać szczytów, to u podnóży gór także znajdziemy wiele atrakcji. Stare sztolnie, huty szkła, ruiny zamków, malownicze pałace. To wymarzone miejsce dla tych osób, którzy szukają wyciszenia i atmosfery sprzyjającej integracji.

Integracja z dodatkiem

Wyjazd integracyjny warto połączyć ze szkoleniem. Organizacja wyjazdów firmowych, których głównym celem jest odbycie przez pracowników jakiegoś kursu, nie oznacza przecież rezygnacji z innych zajęć. Dobrym rozwiązaniem jest wynajęcie takiego hotelu, który ma w swojej ofercie dobrze wyposażone sale konferencyjne, a jednocześnie oferuje atrakcje, z których można skorzystać po godzinach spędzonych na szkoleniu.

Organizacja wyjazdów firmowych to nie tylko integracja i szkolenia. Nasi pracownicy mogą również wyjeżdżać w teren, by pracować. Zazwyczaj do zadań terenowych oddelegowana jest mniejsza liczba osób. Jednak to nadal wyjazd firmowy, na którym musimy zadbać o pracownika. Integracja w mniejszej grupie jest bardziej efektywna, więc warto i w takiej sytuacji o nią zadbać, organizując pracownikom czas wolny.

Polecamy Praca zespołowa jako forma integracji na wyjeździe 

Dobrym pretekstem do zorganizowania wyjazdów firmowych jest jubileusz firmy. Bankiet firmowy połączony z różnego rodzaju atrakcjami to ukłon w stronę pracowników. Rodzaj podziękowania za zaangażowanie w tworzenie firmy. Możliwość wspólnej zabawy z pewnością zostanie doceniona. 

Czy organizacja wyjazdów firmowych to coś, z czym każdy sobie poradzi?

Nie każdy z nas czuje się na siłach, by zorganizować wyjazd firmowy. Warto wtedy skorzystać z pomocy specjalistów. Gdy już wiemy, dokąd chcemy zabrać załogę, możemy poprosić obsługę hotelu o pomoc w organizacji całego eventu, a zwłaszcza w zapewnieniu różnego rodzaju atrakcji. Tym bardziej, że wybór jest ogromny. Chcemy zorganizować w czasie wyjazdu zwiedzanie miejscowych zabytków? Interesują nas regionalne kulinaria? Możemy zorganizować warsztaty zupełnie inne niż się wszyscy spodziewają! Zajęcia z mowy ciała, rzemiosła artystycznego, a może kurs jogi? Wystarczy wybrać. Jedną z atrakcji może być występ aktorów, iluzjonistów, czy muzyków. Możemy również postarać się, by na wyjeździe firmowym zorganizować wieczór karaoke lub kurs tańca. Jednak to nie wszystko! Na lubiących adrenalinę wrażenie zrobią manewry wojskowe lub survivalowe, a nawet lot balonem!

Organizacja wyjazdu firmowego – o czym pamiętać?

Każdy wyjazd firmowy, czy to na szkolenie, czy wyjazd integracyjny, wymaga planowania. Tak naprawdę wyjazd zaczyna się jeszcze przed opuszczeniem przez pracowników firmy. Musimy wiedzieć, ile osób z firmy wybiera się na wyjazd, oraz jak dostaną się one do miejsca docelowego. Warto się zorientować, czy któreś z nich nie jest na specjalnej diecie, by wcześniej poinformować o tym obsługę.

Warto zastanowić się, jak pracownicy będą rozmieszczeni w pokojach, jeśli będą one kilkuosobowe. Musimy też wcześniej znać orientacyjne ramy czasowe wszystkich zajęć. Jeśli to wyjazd szkoleniowy lub warsztaty, to naszym obowiązkiem jest ustalić godziny, w jakich będą się odbywać. Należy również ustalić z obsługą hotelową, w jakich godzinach będą podawane posiłki, by dostosować do nich czas wolny oraz resztę atrakcji.

Polecamy Pomysł na spotkanie integracyjne

Organizacja wyjazdów firmowych przypomina trochę planowanie wakacji z dziećmi. Tyle tylko, że biorą w nich udział osoby dorosłe i tytułują nas „szefem”. Musimy zadbać o bezpieczeństwo i komfort wszystkich razem i każdego uczestnika z osobna. Jednak jesteśmy odpowiedzialni nie tylko za planowanie wyjazdu i sprawy organizacyjne, a także – a może przede wszystkim! – za panującą na nim atmosferę. Nie warto przesadzać z harmonogramem zajęć. Jedna, góra dwie planowane atrakcje dziennie z pewnością wystarczą. Dajmy pracownikom możliwość spędzenia czasu według własnych upodobań. Może ktoś marzy o spacerze na łonie natury lub lubi biegać? Pamiętajmy, że organizujemy wyjazd firmowy, a nie kolonie, gdzie opiekunowie planują swoim podopiecznym dzień w 100 procentach.

Aby wzmocnić identyfikację pracowników z firmą, z pewnością warto co jakiś czas zainwestować w zorganizowanie wyjazdu firmowego dla załogi. Impreza integracyjna to doskonały sposób na to, by integracja w grupie przebiegała bez zakłóceń.

Zobacz jak zorganizować imprezę – konfigurator imprez