Organizacja imprez firmowych krok po kroku

Firma, która chce osiągać spektakularne sukcesy na rynku, potrzebuje zgranego, dobrze funkcjonującego zespołu. Tylko jak zbudować mocną grupę pracowniczą? Jednym z ciekawych rozwiązań jest regularna organizacja imprez firmowych. Jakie korzyści dają takie wydarzenia? Jak je przygotować?

Jakie korzyści daje organizacja imprez firmowych?

Organizacja imprez firmowych – dobre strony. Po co organizować imprezy firmowe? Korzyści jest wiele. Pierwsza, niewątpliwie najważniejsza, to poprawa relacji między pracownikami, albo między załogą a szefostwem. W luźnej, przyjemnej, na poły prywatnej atmosferze dużo łatwiej nawiązuje się kontakty. Imprezy firmowe stwarzają doskonałe warunki do rozmowy, także na tematy inne niż praca. Jest to świetny sposób na integrację pracowników i rozwijanie ich wzajemnych stosunków. Nic tak nie wzmacnia porozumienia jak wzajemne poznanie.

Organizacja imprez firmowych to też świetna okazja do poprawy i budowy wizerunku firmy w oczach pracowników. Nie każdy pracownik i nie od razu będzie się z firmą identyfikował.  Możemy też sobie wyobrazić sytuację, kiedy część osób zatrudnionych w danej firmie traktuje ją wyłącznie jak bankomat. Tacy ludzie nie identyfikują się z wartościami firmy, a jej cele są dla nich zupełnie obce. Łatwo domyślić się, że w takiej sytuacji nie będą mieli serca do pracy i żadnych chęci do dbania o dobro firmy.

Takie nastawienie pracowników można zmienić pokazując im, że są dla firmy ważni, a ich praca ma znaczenie. Doskonałym narzędziem będzie właśnie organizacja imprez firmowych z elementami team buildingu. Można to robić w formie różnego rodzaju eventów, wyjazdów firmowych, szkoleń, czy warsztatów. Podwładni będą mieli okazję poznać się bliżej, ale także zobaczyć inne oblicze przełożonych. Być może na neutralnym gruncie łatwiej im będzie zrozumieć, czemu służą pewne działania i jakie są cele firmy. Spojrzeć na firmę jako całość – jako organizm, który zależy w dużej mierze od ich zaangażowania i że to zaangażowanie przekłada się również na komfort ich pracy i życia.

Team building zadania

Team building to różne formy integracji grupy. Mają za zadanie nauczyć współpracy w zespole oraz sprawić, że członkowie grupy będą się lepiej komunikować. Dzięki działaniom team buildingowym pracownicy lepiej się poznają, zobaczą swoje mocne i słabsze strony. Poczują się częścią grupy, co bezpośrednio przełoży się na jakość ich pracy.

Dobre relacje i komunikacja w zespole sprawi, że łatwiej będzie wykonywać powierzone zadnia. A zadowolony pracownik z pewnością będzie bardziej wydajny. Tak więc organizacja imprez firmowych się po prostu opłaca.

Organizacja imprez firmowych z elementami team buildingu

Czasem w firmie dochodzi do konfliktów między pracownikami. Członkowie zespołu nie potrafią się dogadać, przez co ich praca nie jest tak efektywna, jak mogłaby być. Imprezy firmowe z elementami team buildingu mogą być bardzo pomocne w takich sytuacjach. Team building to szereg procesów, które pomagają zbudować silny, dobrze funkcjonujący zespół. Wymaga podejmowania wyzwań opartych na współpracy. Podczas ćwiczeń i zadań pracownicy uczą się sprawnej komunikacji i wykorzystywania potencjału każdego członka grupy. Zabawy grupowe integracyjne to nieocenione narzędzie budowy zgranego zespołu. 

Idealnym pomysłem na zbudowanie silnego zespołu są różne gry opierające się na zasadach współzawodnictwa (na przykład firmowe igrzyska z ciekawymi konkurencjami), a także zabawy scenariuszowe, których celem jest rozwikłanie skomplikowanej zagadki (choćby kryminalnej). Zarówno w jednej, jak i w drugiej formie, chodzi o współpracę. Uczestnicy zabawy muszą umieć się szybko i sprawnie porozumiewać, żeby dokończyć zadanie. Gry i zabawy na zasadach współzawodnictwa to najlepszy sposób na budowę zgranego, sprawnie funkcjonującego zespołu, który będzie osiągał znakomite wyniki w pracy zawodowej.

Czy organizacja imprez firmowych na sens? Jak najbardziej! Eventy firmowe to najlepszy sposób na poprawę atmosfery w pracy i stworzenie silnego, zmotywowanego zespołu. Każdy pracodawca powinien o tym pamiętać.

Employer branding  

Obecnie widać na rynku dużą fluktuację kadr. Pracownicy często zmieniają miejsce zatrudnienia nawet z błahych powodów. Dobrym pomysłem, by ich zatrzymać i pozyskać nowych, jest stosowanie metod employer branding. Pojęcie to mówi nam, jak dana firma jest postrzegana jako pracodawca. Czyli chodzi o opinie o niej wśród już zatrudnionych osób i potencjalnych kandydatów. Wizerunek dobrego pracodawcy oczywiście pomaga w utrzymaniu zatrudnienia, a to z kolei oszczędność czasu i kosztów, potrzebnych na werbunek i szkolenie nowych pracowników. Dlatego powinieneś zadać sobie pytanie, czy twój zespół pracowniczy jest szczęśliwy? Wizerunek pracodawcy, u którego ludzie chcą pracować, który zapewnia dobrą atmosferę i daje szanse na rozwój, z pewnością przyciągnie też kolejnych kandydatów, zainteresowanych pracą właśnie u tej firmie.

Wizerunek pracodawcy

Opinia o pracodawcy często też jest prezentowana i komentowana na różnych forach, czasem o bardzo dużym zasięgu, ale też w ramach lokalnych społeczności, gdzie najczęściej szukamy pracowników. Dlatego tak ważne jest, żeby pracownik czuł się doceniony czy nawet wręcz dopieszczony. Jak to osiągnąć? Choćby tylko tym, że firma zorganizuje mu wyjazd w ciekawe miejsce, i przy okazji szkolenia zaoferuje jeszcze jakieś atrakcyjne zajęcia. Organizacja imprez firmowych ma więc sens – to jedno z ważniejszych działań w ramach employer brandingu.

O czym warto pamiętać, organizując imprezę firmową?

Organizację imprezy firmowej należy zacząć od określenia celu, jaki chcemy dzięki niej osiągnąć. Pozwoli to maksymalne dopasować charakter wydarzenia do oczekiwanych rezultatów.

Jako forma integracji pracowników doskonale sprawdzi się wystawne przyjęcie, wspólna wycieczka czy ognisko. Albo wspomniane już zabawy team buildingowe. W ramach odstresowania i oderwania się od obowiązków służbowych można wybrać się na ciekawe warsztaty lub inspirujący pokaz.

Impreza firmowa może mieć na celu zapoznanie pracowników z nowymi regulacjami, na przykład prawnymi. Wtedy powinna przyjąć formę szkolenia, wykładu czy konferencji. Oczywiście nawet jeśli główny cel imprezy firmowej będzie miał charakter edukacyjny, warto go uzupełnić czymś lżejszym, choćby koncertem czy zabawą taneczną. 

Impreza firmowa to ważne wydarzenie dla pracowników. Członkowie grupy powinni czuć się komfortowo i swobodnie podczas zabawy. Dlatego właśnie charakter oraz szczegóły eventu warto skonsultować z zespołem. Dzięki temu będzie on idealnie dopasowany do ich oczekiwań. Pracodawca, organizując imprezę w guście pracowników, pokazuje im, że ich zdanie jest ważne. Udowadnia, że dba o ich potrzeby.

Organizacja imprez firmowych – idealne miejsce

Organizacja imprezy firmowej w miejscu pracy nie jest najlepszym pomysłem. Przestrzeń firmowa może przypominać pracownikom o obowiązkach służbowych i innych sprawach związanych z funkcjonowaniem zakładu. W konsekwencji członkowie firmowej załogi mogą nie czuć się w pełni swobodnie i komfortowo. Siedziba firmy zwykle nie stwarza odpowiednich warunków do nawiązywania przyjacielskich kontaktów, nie jest więc dobrym miejscem na integrację pracowników.

Wyjątkowy event zorganizowany przez Dwór Korona Karkonoszy to doskonała okazja do tego, żeby skosztować najlepszych wyrobów browarniczych (w tym wyśmienitego piwa rzemieślniczego AIPA DKK) w gronie współpracowników.

Organizacja imprez firmowych – gdzie?

A zatem gdzie najlepiej zorganizować imprezę firmową? Na pewno hotel na imprezy integracyjne trzeba wybierać z rozwagą. Wszystko zależy od jej charakteru. Idealnym miejscem na przyjęcie integracyjne będzie kameralna restauracja lub elegancka sala balowa. Na takiej imprezie nie może zabraknąć pysznego cateringu składającego się z ciepłych dań, zimnych przekąsek, słodkich deserów i orzeźwiających drinków. Warto pomyśleć również o muzyce – na żywo lub z odtwarzacza. Spokojna muzyka w tle nieco rozluźni atmosferę i stworzy znakomite tło do nawiązywania relacji przyjacielskich między pracownikami. Szybka, skoczna muzyka to z kolei świetne rozwiązanie na imprezę taneczną. Z pewnością uczestnicy imprezy firmowej chętnie pobawią się na parkiecie we wspólnym gronie.

W ramach odpoczynku od codziennych obowiązków firmowych pracodawca może zabrać swoich podwładnych na wycieczkę kulinarną, na której uczestnicy poznają dolnośląskich wytwórców serów, miodów, win czy nalewek, a także spróbują ich wyśmienitych specjałów. Dobrym pomysłem jest również organizacja biesiady piwnej ze smacznymi przekąskami.

Organizacja imprez firmowych Wrocław

Organizacja imprez firmowych Wrocław. Dolny Śląsk to istne zagłębie, jeśli chodzi o atrakcyjne turystycznie miejsca. Historyczne miejscowości, atrakcje przyrodnicze i krajobrazowe kumulują się tutaj w wyjątkowym wręcz stopniu i przyciągają turystów z całego świata. To również świetne miejsce do organizacji imprez firmowych, eventów, konferencji czy spotkań biznesowych. Jest to też miejsce, gdzie spotykają się wpływy sąsiadujących ze sobą trzech narodów i ich kultur. Z tego powodu w tym regionie odbywa się dużo imprez o zasięgu międzynarodowym (kongresy, sympozja czy spotkania głów państw). Ulubionym miejscem spotkań i wypadów są Karkonosze. Oferują lokalną kuchnię i regionalne piwa, a także mnóstwo innych atrakcji poza kulinariami.

 

Imprezy firmowe Wrocław – to jednak wcale nie musi być stolica regionu! W odległości około godziny jazdy od Wrocławia, w Karkonoszach, mamy już bardzo duży wybór odpowiednich obiektów, jeśli chodzi o noclegi i catering. W przypadku organizacji imprez firmowych należy pamiętać też o zapleczu do przeprowadzenia szkolenia, uroczystej kolacji czy ogniska firmowego. Ważnym atutem będzie też doświadczony w organizacji takich eventów personel.

Idealnie będzie, jeśli organizator na miejscu zapewni również ciekawe atrakcje, jak na przykład warsztaty kulinarne czy spływ pontonem, albo gry terenowe lub zabawy, które pozwolą wykazać się uczestnikom i dobrze poczuć w swoim towarzystwie. Trasy narciarskie i szlaki trekkingowe oraz liczne ścieżki spacerowe to dodatkowe atuty górskiego pasma na pograniczu Polski i Czech.

Organizacja dużych imprez firmowych

Organizacja dużych imprez firmowych wymaga starannego przygotowania. Od spontanicznych spotkań ze znajomymi różnią się one nie tylko skalą, ale przede wszystkim oczekiwaniami zaproszonych gości. Duże imprezy firmowe powinny być przemyślane i tak zaplanowane, żeby maksymalnie zrealizować założony cel. Dla przykładu, jeśli celem spotkania będzie uczczenie jubileuszu firmy, to nie może zabraknąć okolicznościowych gadżetów, odpowiedniej oprawy, przemowy czy choćby tortu. W tym przypadku również dobór gości będzie miał ogromne znaczenie – warto pamiętać o ludziach zasłużonych dla naszej firmy.

Jeśli natomiast celem będzie na przykład wdrożenie nowych standardów i przeszkolenie pracowników do zmienionych procedur, musimy przede wszystkim zadbać o odpowiednią salę szkoleniową z multimedialnym wyposażeniem. Rozkład dnia trzeba wówczas zaplanować przede wszystkim pod kątem celu szkoleniowego. Atrakcje i rozrywki zaplanować dopiero po zakończeniu części szkoleniowej. Organizacja dużych imprez firmowych – trzeba tu wziąć pod uwagę naprawdę dużo elementów. Nie ma drogi na skróty.

Imprezy towarzyszące – atrakcje

Duże eventy, konferencje, zjazdy czy imprezy firmowe nie mogą odbyć się bez dodatkowych atrakcji lub innych, mniejszych, wydarzeń towarzyszących. Trzeba zadbać o to, żeby wydarzenia te były naprawdę ciekawe, i żeby towarzyszyła im odpowiednia oprawa, która zapadnie uczestnikom w pamięć. Dla przykładu, można w ramach imprezy towarzyszącej zorganizować koncert znanego trio czy muzyki bardziej popularnej, w zależności od rangi i modelu spotkania. Także wspólne zwiedzanie okolicznych atrakcji czy udział we wspólnej degustacji wyrobów rzemieślniczych z pewnością pozwoli uczestnikom poznać się bliżej. I już w nieformalnej atmosferze wymienić się doświadczeniami czy wręcz zainicjować nowe, wspólne przedsięwzięcie. Dlatego warto dać uczestnikom imprez firmowych czy konferencji możliwość spędzenia czasu poza głównymi wydarzeniami w przyjemnej atmosferze i miłym otoczeniu.

Jak widać, organizacja dużych imprez firmowych wymaga równie dużego doświadczenia, wiedzy i jeszcze rozeznania, jak działają media oraz rozległych kontaktów. Dlatego duże przedsięwzięcia powinny realizować doświadczone agencje eventowe albo menedżerowie dysponujący odpowiednim zapleczem. Bo ciekawe i angażujące atrakcje na imprezy firmowe wcale nie są takie łatwe do wymyślenia i przygotowania, jak mogłoby się z początku wydawać.

Organizacja imprez firmowych konferencji

Wiadomym jest, że organizacja dużych imprez firmowych, tak jak organizacja konferencji dla firm wymaga już profesjonalnego podejścia. Na ogół takie imprezy wiążą się już z dużym prestiżem, a ich organizacja wymaga rozmachu i doświadczenia. W tym wypadku na organizatora najlepiej wybrać firmę z dużym doświadczeniem  i rozległymi kontaktami w świecie mediów, a także w miarę możliwości z własnym zapleczem eventowym.

Organizacja imprez firmowych konferencji – przy tak dużej imprezie należy zacząć od przygotowania projektu wydarzenia i ustalenia kosztów. Oczywiście nie powinno tu być mowy o improwizacji. Kosztów konferencji, kongresu czy innej dużej imprezy firmowej nie można niedoszacowań. Dla przykładu wyobraźmy sobie, że na międzynarodową  konferencję zaprosiliśmy 500 osób. Zadbaliśmy o miejsce do obrad, noclegi dla gości, a w dniu wydarzenia okazuje się, że zabrakło pieniędzy na napoje. Albo wypożyczenie sprzętu nagłaśniającego lub posprzątanie terenu. Co zapamiętają goście? Przykład jest oczywiście wymyślony po to, żeby pokazać, jak ważne są detale i szczegółowo dopracowany plan finansowy eventu.

Organizacja konferencji – jak to zrobić?

Poza określeniem budżetu inne istotne elementy do zaplanowania i realizacji to:

Miejsce

Wybór miejsca – dokładna lokalizacja, sprawdzenie zaplecza logistycznego, wielkość sali konferencyjnej, możliwości zakwaterowania uczestników, zapewnienie cateringu dla gości, wybór menu, rodzaj napojów, miejsc parkingowych, atrakcji w okolicy to podstawowe elementy, które trzeba uwzględnić przy planowaniu imprez firmowych konferencji.

Plan – określenie dokładnego przebiegu spotkania, porządku obrad, listy poruszanych zagadnień, kolejności wystąpień, formuły prowadzenia dyskusji, prowadzącego, ewentualnie abstraktów poszczególnych wypowiedzi ułatwi percepcję prezentowanych treści.

Informacja

Informacja – trzeba ustalić sposoby dotarcia z informacją do potencjalnie zainteresowanych osób, sposobu przyjmowania zgłoszeń, ich rejestracji i potwierdzania. Obecnie najbardziej popularną formą przekazu informacji o różnego rodzaju wydarzeniach jest oczywiście Internet. Jeśli jednak zależy nam na dotarciu do bardziej konkretnej grupy adresatów, warto również pamiętać o indywidualnych zaproszeniach, z podkreśleniem znaczenia dorobku takich osób dla naszej imprezy. Zwłaszcza zaproszenie na jubileusz firmy wymaga odpowiednich starań, dostosowanych do rangi wydarzenia. Gdyż odpowiednia promocja dużego wydarzenia to klucz do sukcesu. Im większy ma zasięg i znaczenie prestiżowe, tym bardziej trzeba dane wydarzenie nagłośnić. Jeśli będzie wiązał się z tym prestiż albo promocja miejsca, tym bardziej warto postarać się o współpracę z innymi podmiotami, na przykład z samorządem lokalnym.

Materiały konferencyjne – przygotowanie materiałów typu ulotki, materiały pokonferencyjne, filmy, zdjęcia, różnego rodzaju gadżety i pamiątki to konieczny element przygotowania konferencji.  

Obsługa techniczna

Obsługa – zapewnienie profesjonalnej obsługi dla uczestników naszego eventu to sprawa kluczowa. Bardzo ważne jest, aby podczas dużej prestiżowej imprezy było odpowiednie zaplecze techniczne i ludzie, którzy potrafią je obsługiwać. Należy również przewidzieć możliwość awarii, na przykład wypalenia lampy w projektorze, czy zawieszenie się sprzętu informatycznego. W takiej sytuacji warto mieć profesjonalistę pod ręką i gotowe rozwiązania awaryjne. Techniczna obsługa eventów często jest dość skomplikowana, zwłaszcza w przypadku dużych imprez. Również czytelność i odpowiednie przygotowanie oznaczeń, identyfikatorów czy agendy wydarzenia ułatwi uczestnikom poruszanie się i zapewni komfort uczestnictwa.

Organizator imprez firmowych, konferencji, sympozjów czy rożnego rodzaju zjazdów (branżowych, specjalistów, klasowych itp.) powinien również uwzględnić fakt, że część uczestników przyjedzie z osobami towarzyszącymi. Również dla takich osób warto przewidzieć atrakcje i zapewnić możliwość ciekawego spędzenia czasu poza oficjalnym nurtem imprezy. Dobrze byłoby mieć ulotki z atrakcjami w okolicy lub samemu zorganizować ciekawy sposób spędzenia czasu takim osobom.  

Podsumowanie

Organizacja imprez firmowych z pewnością przynosi firmie korzyści. Warto przy ich organizacji i planowaniu wykorzystać obiekty z profesjonalnym i atrakcyjnym wizualnie zapleczem oraz doświadczonym personelem. Organizację dużych imprez firmowych konferencji można powierzyć renomowanym agencjom eventowym, oszczędzając czas i niwelując ryzyko błędu. Takie rozwiązanie pozwoli nam ustalać wszystkie szczegóły tylko z jednym wykonawcą, a nie z dziesiątkami podwykonawców.

Imprezy firmowe to znakomita okazja do tego, żeby chociaż na krótką chwilę oderwać się od codziennych obowiązków służbowych. Jest to świetny sposób na odprężenie i odstresowanie. Pracownicy po imprezie firmowej będą naładowani nową energią do działania. Może mieć to bardzo korzystny wpływ na ich wyniki w pracy oraz ogólny sukces firmy na rynku.