Ein Firmenmeeting ist für viele Unternehmen ein fester Bestandteil der Aktivitäten. Bei solchen Treffen können Sie aktuelle Themen besprechen, Pläne und Ziele für die Zukunft vorstellen und Verträge mit Geschäftspartnern aushandeln. Ein Firmenmeeting muss von Anfang bis Ende sehr gut organisiert sein. Wo fange ich mit der Planung an? Wir geben Ihnen einen Hinweis.
Was lernen Sie aus dem Artikel?
Planen Sie ein Firmenmeeting und fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Den richtigen Ort zu wählen, zu verstehen, warum ein solches Treffen so wichtig ist und dafür zu sorgen, dass wir gemeinsam Spaß haben, mag überwältigend erscheinen. Anhand des Textes erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein erfolgreiches Firmenmeeting organisieren, welche Faktoren bei der Wahl des Ortes berücksichtigt werden müssen, warum regelmäßige Meetings für Ihr Unternehmen entscheidend sind und wie Sie sich ein wertvolles Feedback der Teilnehmer sichern. Firmenmeetings sind eine großartige Gelegenheit, Ihr Team zu integrieren und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu stärken – so machen Sie es richtig!
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Ich organisiere ein Firmenmeeting – wo fange ich an?
Meetings und Events zu organisieren ist keine leichte Aufgabe. Bevor wir ein Firmenmeeting organisieren, lohnt es sich, ein Ziel und einen Plan zu definieren. Warum wollen wir sie organisieren? Was wollen wir mit ihnen erreichen? Es ist äußerst wichtig, ein Budget festzulegen, das wir für das Treffen zuweisen können. Dies erleichtert auf jeden Fall die Identifizierung von Themen, die es wert sind, in weiteren Phasen der Konkretisierung des Sitzungskonzepts diskutiert zu werden.
Schätzen Sie Ihr Budget
Ganz am Anfang sollten wir auch ein Budget für das Firmenmeeting festlegen. Wie viel wir dafür ausgeben können, wirkt sich auf viele Aspekte aus, wie z. B. den Treffpunkt, Attraktionen oder die Anzahl der geladenen Gäste. Sie können sowohl mit kleinen als auch mit großen Budgets ein erfolgreiches Firmenmeeting organisieren. Das Wichtigste ist, das Ganze gut zu planen und auszuschreiben.
Der nächste Schritt ist die Auswahl des Ortes, an dem die Veranstaltung stattfinden soll. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, es am Hauptsitz des Unternehmens zu organisieren. Das ist eine gute Option, wenn wir zum Beispiel unsere Geschäftspartner einladen und ihnen das Unternehmen zeigen wollen. In anderen Situationen ist es jedoch viel besser, das Meeting in einem neutralen Rahmen zu platzieren. Zum Beispiel für einen Konferenzraum in einem Hotel, Herrenhaus oder einer Pension. Sie werden immer beliebter Tagungsmöglichkeiten in den Bergen.
Bereiten Sie den Ort vor
Ein richtig angepasster Konferenzraum fördert Konzentration und Kreativität. Besprechungsteilnehmer fühlen sich wohler als innerhalb der Firmenmauern. Sie scheuen sich nicht, ihre Meinung zu äußern und außergewöhnliche Lösungen vorzuschlagen – und wie wir wissen, ist ein anständiges Brainstorming der Schlüssel zu vielen kreativen Ideen, die das Unternehmen dem Markterfolg näher bringen!
Ein Datum festlegen
Durch die Wahl des richtigen Termins für eine Firmenbesprechung wird sichergestellt, dass mehr Menschen teilnehmen. Wichtig ist auch, den Termin früh genug festzulegen. Sowohl eingeladene Mitarbeiter als auch „besondere Gäste“ haben ihre Pflichten. Wenn sie ein oder zwei Wochen im Voraus von dem Treffen erfahren, können sie möglicherweise nicht teilnehmen.
Es ist eine gute Idee, mindestens ein oder zwei Monate im Voraus zu planen. Dies gibt den Gästen nicht nur die Möglichkeit, das Meeting mit ihren privaten Verpflichtungen in Einklang zu bringen. Auch für uns als Veranstalter ist es viel bequemer. Je mehr Zeit wir für die Organisation des Treffens aufwenden, desto besser können seine Auswirkungen sein, weil alles richtig verfeinert wird.
Bei der Wahl des Datums sollten wir berücksichtigen, ob in naher Zukunft Feiertage anstehen. Für viele Menschen ist die Zeit mit der Familie viel wichtiger als ein Firmenmeeting. Vermeiden Sie es auch, Meetings während der Ferienzeit zu organisieren, wenn einige Mitarbeiter oder andere Gäste möglicherweise eine Urlaubsreise geplant haben.
Kümmere dich um die Einladungen
Bei der Organisation eines Firmenmeetings dürfen Sie Einladungen für Gäste nicht vergessen. Es sind die personalisierten Einladungen, die Ihren Gästen das Gefühl geben, geschätzt zu werden. Einladungen sollten die wichtigsten Informationen zum Meeting enthalten, wie Ort, Zeit, Zeitplan und Dresscode. Es lohnt sich auch, eine Anfrage zur Vorabmeldung spezifischer Ernährungsbedürfnisse bei ihnen zu stellen. Wenn die Konferenz mehrere Tage dauert, lohnt es sich, bei den Einladungen zu überlegen, ob die Gäste die vom Unternehmen angebotenen Unterkünfte nutzen möchten oder nicht.
Einladungen können sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erfolgen. Das elektronische Formular kann viel bequemer sein, wir können Sie bitten, einen kurzen Fragebogen zu den Bedürfnissen und Erwartungen der Gäste auszufüllen.
Auch Informationen, ob Gäste die vom Unternehmen angebotenen Unterkünfte nutzen möchten, lassen sich leichter in elektronischer Form einholen. Die elektronische Einladung kann auch eine Teilnahmebestätigung enthalten.
Erstellen Sie einen Zeitplan
Nachdem die logistischen Fragen ausgearbeitet wurden, sollte der Fokus auf der Festlegung des Zeitplans des Treffens liegen, was ein sehr wichtiges Element ist. Ein Firmenmeeting sollte einen gut geplanten Zeitplan haben. Andernfalls kann sein Verlauf chaotisch sein. Mit einer Agenda weiß jeder Teilnehmer, was ihn erwartet. Welche Themen werden während des Treffens angesprochen? Sie werden mehr oder weniger Anhörungen zu diesem Thema haben. Der Zeitplan und der Zweck des Treffens sollten auch auf den Einladungen für Gäste erscheinen.
Mit einer Agenda weiß jeder Teilnehmer, was ihn erwartet. Welche Themen werden während des Treffens angesprochen und wie lange werden die Anhörungen zu dem Thema ungefähr dauern? Der Zeitplan und der Zweck des Treffens sollten auch auf den Einladungen für Gäste erscheinen.
Der Zeitplan sollte die Zeiten bestimmter Treffen mit Beschreibungen dessen, was sie betreffen, enthalten. Vergessen Sie nicht, Pausen für Mahlzeiten oder Kaffee einzulegen. Pausen sollten nicht zu häufig sein, dann können die Teilnehmer den Rhythmus des Meetings brechen. Zu wenige Pausen können nervös machen und negative Emotionen hervorrufen.
Auch wenn es vielen unnötig erscheinen mag, gibt der Zeitplan den Meeting-Teilnehmern das Gefühl, dass sie und ihre Zeit respektiert werden. Da die Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen, das über ihre Arbeitszeit hinausgehen kann, möchten sie, dass ihre Zeit nicht verschwendet wird. Der Zeitplan ermöglicht es dem 100%, die einer Unternehmenskonferenz zugewiesene Zeit effektiv zu nutzen.
Machen wir es interessant!
Was darf nicht vergessen werden? Über die notwendigen Werkzeuge für die Arbeit, wie z. B.: Präsentationen, Diagramme, Diagramme, die es ihr ermöglichen, das Thema so weit wie möglich auszuschöpfen und es in den Augen der Teilnehmer professionell aussehen zu lassen. Wichtig sind auch Hefte und Stifte, also Materialien für die Teilnehmer, mit denen sie die wichtigsten Themen aufschreiben können. Denken Sie daran, Akten mit Dokumenten vorzubereiten, die eine Zusammenfassung der wichtigsten Themen enthalten, die bei der Sitzung angesprochen wurden. Sie können sowohl physisch als auch elektronisch eingereicht werden.
Lecker soll es sein!
Wo findet das bereits ausgewählte Meeting statt? Wunderbar! Jetzt ist es an der Zeit, zum nächsten Thema überzugehen, dem Essen. Die beste Lösung ist die Bestellung eines Buffets mit kalten Snacks, die die Teilnehmer in kurzen Pausen zwischen aufeinanderfolgenden Konferenzblöcken verzehren können. Es lohnt sich auch, für eine längere Mittagspause zu sorgen, in der die Teilnehmer eine warme Mahlzeit, bestehend aus Suppe, Hauptgang und Dessert, erhalten. Bei der Bestellung des Caterings sollten wir die individuellen Bedürfnisse aller Gäste berücksichtigen. Aktuell verzichten immer mehr Menschen auf den Verzehr von Fleisch und tierischen Produkten. Auch Menschen mit Nahrungsmittelunverträglichkeiten, wie z. B. Zöliakie, sollten berücksichtigt werden. Bei der Vorbereitung einer Konferenz oder eines Firmenmeetings sollten wir dafür sorgen, dass sich jeder Teilnehmer während der Veranstaltung sicher und wohl fühlt.
Eine Bitte um Informationen über eine bestimmte Diät oder Nahrungsmittelallergien sollte auf der Einladung platziert werden. Dadurch können wir während der Organisation im Voraus ein gutes Cateringunternehmen finden und gutes Essen für alle bestellen. Angemessenes Essen ist nicht nur eine Frage des Komforts, sondern auch des Respekts. Genauso wie wir nicht ein paar Stunden hungrig verbringen wollen, sollten wir unsere Gäste auch nicht dazu zwingen. Für einige kann das Essen des Falschen zu Unwohlsein oder sogar zu einem Krankenhausbesuch führen.
Die bequemste und köstlichste Option ist es, ein Firmentreffen an einem Ort zu organisieren, der über eine eigene Küche verfügt. Erfahrene Köche bereiten alles frisch zu. Kein Catering kommt an den Geschmack solcher Speisen heran.
Wie wählt man einen Ort für ein Firmentreffen aus?
Wenn ein Firmenmeeting über mehrere Tage angesetzt ist, lohnt es sich, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter etwas zu tun haben. Bei der Suche nach einem Objekt sollten wir auf die umliegenden Sehenswürdigkeiten, den Zugang zum Garten oder Unterhaltungsmöglichkeiten wie Billard, Bowling oder ein Schwimmbad achten. Wir sollten auch einen Ort mit leichtem Zugang wählen. Es lohnt sich, sich um die Organisation von Reisen für Personen zu kümmern, die keinen Führerschein oder kein Auto haben. Die beste Lösung ist die Anmietung eines Busses, der zur vereinbarten Zeit vom Firmensitz abfährt.
Die Wahl eines Ortes für ein Firmenmeeting ist von großer Bedeutung. Ein dem Meeting angepasster Konferenzraum fördert Konzentration und Kreativität. In einem hellen Raum mit bequemen Sitzgelegenheiten fühlen sich Meeting-Teilnehmer darin wohler als in den Firmenwänden. Sie scheuen sich nicht, ihre Meinung zu äußern und außergewöhnliche Lösungen vorzuschlagen – und wie wir wissen, ist ein anständiges Brainstorming der Schlüssel zu vielen kreativen Ideen, die das Unternehmen dem Markterfolg näher bringen! Es lohnt sich, die Bemühungen zu würdigen und sich die Meinung jedes Teilnehmers des Treffens anzuhören. Es sind ihre Ideen, die sich als bahnbrechend herausstellen können.
In dem Raum, in dem wir es organisieren, sollte genügend Platz für alle Gäste vorhanden sein. Darüber hinaus lohnt es sich, auf den Sitzkomfort zu achten, da Stühle in Konferenzräumen oft nicht sehr bequem sind. Mangelndes Wohlbefinden unter den Besprechungsteilnehmern führt zu geringerer Effektivität und einem Gefühl von Müdigkeit und Frustration. Anstatt interessiert zuzuhören und sich an der Diskussion zu beteiligen, werden sie auf die Uhr schauen und hoffen, dass ihr Leiden bald ein Ende hat. Gruppenarbeit oder ein Meeting in einem hellen Raum, auf bequemen Sitzen, werden deutlich effektiver sein. Komfort und gute Beleuchtung erleichtern kreatives Denken, das bei der Teamarbeit das Wichtigste sein sollte.
Wenn es nur das Wetter zulässt, lohnt es sich, auf Outdoor-Events zu setzen. Ein Picknick, Grillen oder Lagerfeuer im Freien ist eine tolle Idee, um Mitarbeiter aus ihrer Routine zu holen.
Komfortable Bedingungen fördern die Entspannung
Eine Unterkunft mit Gästen eines Firmenmeetings zu teilen, ist eine sehr gute Option. Es lohnt sich jedoch auch, sich um den Komfort der Gäste in den Zimmern zu kümmern. Es ist schwierig, jeden Gast in einem eigenen Zimmer schlafen zu lassen, es wäre logistisch und finanziell problematisch. Für „besondere Gäste“ lohnt es sich jedoch, Einzelzimmer zu haben. Mitarbeiter des Unternehmens sollten, unabhängig von ihrer Position, Mehrbettzimmer haben. Auf diese Weise wird niemand das Gefühl haben, dass jemand bevorzugt werden könnte. Die Tatsache, dass jemand ein besseres und jemand schlechteres Zimmer bekommen könnte, könnte Konflikte zwischen Mitarbeitern vertiefen. Und schließlich sollen Firmenmeetings dem Beziehungsaufbau dienen. Es lohnt sich, jeder Person die Wahl zu lassen, mit wem sie in einem gemeinsamen Zimmer sein möchte.
Warum ist ein Firmenmeeting wichtig?
Firmenmeetings sind eine ideale Gelegenheit, um Geschäftskontakte zu knüpfen, die das Unternehmen weiterentwickeln und dem Markterfolg näher bringen können. Indem Sie Ihre Partner treffen, können Sie sie von einer Zusammenarbeit überzeugen und gleichzeitig Ihr Unternehmen von seiner besten Seite zeigen. Die wichtigsten Themen sollten im Unternehmen besprochen werden. Mitarbeiter sollen wissen, was sie anstreben, was die Ziele ihrer Tätigkeit und des Unternehmens sind.
Der Schlüssel zum Erfolg sind regelmäßige Treffen der Teammitglieder, bei denen alle aktuellen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Funktionieren des Unternehmens und des Teams besprochen werden. Das Treffen ist auch der richtige Zeitpunkt, um einen Aktions- und Arbeitsplan für die kommenden Wochen festzulegen und kurz- und langfristige Ziele zu definieren. Konferenzen sind für viele ein Rezept für alles! Allerdings müssen sie gut organisiert sein. Und denken Sie daran, was ihre Aufgabe ist.
Sie können Ihre Ideen und Erwartungen bei Betriebsversammlungen präsentieren. Wichtig ist, dass sich jeder Mitarbeiter gehört fühlt und seine Ideen oder Postulate nicht missachtet werden. Teamarbeit sollte auf einer Vereinbarung und einer partnerschaftlichen Beziehung basieren, die jedem Beteiligten das Gefühl gibt, geschätzt zu werden. Ein Betriebsmeeting ist auch ein ausgezeichneter Ort, um Konflikte zu lösen, die zwischen Mitarbeitern entstehen können.
Es ist zu bedenken, dass das Unternehmen in den Augen potenzieller Geschäftspartner besser abschneidet, wenn es ihnen zeigt, wie gut die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern sind. Nur wenige Menschen werden daran interessiert sein, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, dessen Mitarbeiter gelangweilt, verärgert oder eine negative Einstellung gegenüber ihren Vorgesetzten und untereinander haben. Um am Markt erfolgreich zu sein, lohnt es sich, auf gute Beziehungen sowohl zwischen Mitarbeitern auf gleicher Ebene als auch zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten zu setzen.
Oder vielleicht ein Online-Meeting?
Eine Alternative zu persönlichen Meetings sind auch Online-Meetings, die besonders nützlich sind, wenn die meisten Mitarbeiter ihre Aufgaben remote erledigen. Ein Online-Meeting wird für sie viel bequemer sein. Auch bei knappem Budget oder in der Krankenzeit ist ein Online-Meeting eine gute Wahl.
Die Organisation eines Online-Meetings sollte auch einen Zeitplan beinhalten. Verschiedene Meetings könnten auf verschiedenen Kanälen abgehalten werden. Eine gute Lösung ist auch die Einrichtung von Unterhaltungskanälen mit Spielen und Aktivitäten und solchen, in denen sich die Teilnehmer in Ruhe unterhalten können. Obwohl viele Menschen virtuelle Meetings satt haben, sind sie immer noch eine gute Option, wenn wir keine Möglichkeit haben, ein persönliches Treffen zu vereinbaren.
Firmentreffen sind eine Gelegenheit, gemeinsam Spaß zu haben
In der Hektik des Alltags fällt es schwer, Kontakte zu Kollegen zu knüpfen. Meistens beschränken sie sich darauf, arbeitsbezogene Angelegenheiten zu besprechen. Manche Leute aus dem Büro auf der Straße erkennen wir gar nicht. Eine Firmenfeier ist eine ideale Möglichkeit, die Beziehungen zwischen Mitarbeitern zu verbessern. Der Raum außerhalb des Büros erleichtert es den Mitarbeitern, ihr wahres Ich kennenzulernen. Darüber hinaus begünstigt die entspannte Atmosphäre der Veranstaltung den Aufbau freundschaftlicher Beziehungen, die über Jahre hinweg Bestand haben.
Beziehungen, die auf Kameradschaft und Respekt basieren, erleichtern es den Mitarbeitern, im Team zu arbeiten. Sie sind also effektiver, als sich einfach nur zu tolerieren. Die Veranstaltung, die nach dem Treffen stattfinden kann, ist die perfekte Gelegenheit, sich spielerisch zu verbinden. Es ermöglicht Ihnen auch, die Anspannung abzubauen, die Ihre tägliche Arbeit begleiten kann.
Es ist eine gute Idee, ein Firmentreffen in einem Hotel oder Herrenhaus mit Übernachtung zu organisieren. Nach dem offiziellen Teil freuen sich die Gäste auf ein leckeres Essen und viel Spaß zusammen mit Musik. Eine Party ist der perfekte Weg, um nach einem langen Tag im Konferenzraum zu entspannen. Dies ist die perfekte Zeit, um freundschaftliche Bindungen und ruhige Gespräche über andere Themen als die Arbeit zu knüpfen. Es ist auch eine hervorragende Form der Mitarbeiterintegration. Ein Firmenevent bringt Menschen zusammen und macht die Arbeitsatmosphäre viel angenehmer.
Achte auf Rückmeldungen
Wenn wir ein Firmenmeeting oder eine Konferenz organisiert haben, lohnt es sich herauszufinden, wie unsere Gäste das Meeting bewerten. Dank des Feedbacks haben wir Informationen darüber, welche Themen die Teilnehmer interessieren würden, worauf wir uns mehr konzentrieren sollten und was wir vermeiden sollten. Wir können auf verschiedene Weise Feedback von Mitarbeitern erhalten.
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Elektronische Umfrage
Die erste besteht darin, eine E-Mail mit der Bitte zu senden, an einer anonymen Umfrage teilzunehmen. Eine anonyme Umfrage ist eine der besten Möglichkeiten, um zuverlässiges Feedback zu erhalten. Die Teilnehmer können dann gerne schreiben, was ihnen gefallen hat und was nicht. Darüber hinaus kann jeder Teilnehmer es zu einem für ihn bequemen Zeitpunkt abschließen. Leider besteht die Gefahr, dass einige Leute es ignorieren.
Papierumfrage
Eine andere Möglichkeit, Feedback zu erhalten, ist eine Papierumfrage. Sie können es mit den Teilnehmern am Ausgang, überall im Konferenzraum teilen oder es am Eingang geben und sie bitten, zu gehen, wenn sie gehen. Leider ist diese Methode möglicherweise nicht sehr effektiv. Viele Menschen haben es eilig zu gehen, achten also nicht auf das, was sie schreiben, und wollen es einfach hinter sich bringen. Der handschriftliche Fragebogen hat auch das Problem, dass er schwer lesbar sein kann oder es der Person, die die Umfrage ausfüllt, peinlich ist, ihre Meinung zu schreiben.
Mündliche Rückmeldung
Die traditionellste Form, Feedback zu erhalten, ist das Gespräch mit den Teilnehmern. Gleichzeitig ist es am wenigsten effektiv. Menschen, die persönlich nach ihren Gefühlen gefragt werden, können alles andere als ehrlich sein. Viele Menschen haben ständig Angst, dass eine negative Bewertung das Verhältnis zu ihren Vorgesetzten beeinträchtigen und sogar zum Verlust ihres Arbeitsplatzes führen könnte.
Dennoch kann sich das Einholen verlässlichen Feedbacks positiv auf die Organisation der nächsten Firmenevents auswirken. Es lohnt sich, jede Meinung zu berücksichtigen, auch wenn sie eine Minderheit darstellt.
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