Organizowanie konferencji zarówno międzynarodowej czy dla oddziału firmy nie jest zadaniem łatwym. Trzeba pamiętać o wielu szczegółach po drodze, aby wszystko poszło zgodnie z planem. Wymaga to konsekwencji, umiejętnego planowania działań, sporo zaangażowania i potężnej dawki kreatywności. Dlatego stworzyliśmy przewodnik po najważniejszych kwestiach jak powinna wyglądać organizacja konferencji dla firm.
Organizacja konferencji dla firm to złożone, czasochłonne zadanie. Dlatego spora część decyduje się powierzyć to zadanie profesjonalnej agencji eventowej. Niemniej zawsze kluczem do sukcesu jest porządny, przemyślany plan. I to właśnie od niego powinniśmy zacząć prace nad tym wymagającym przedsięwzięciem!
Organizacja konferencji firmowej to złożone, czasochłonne zadanie.
Powierz je nam, a Twój event odniesie pełen sukces!
Zacznij od planu
Plan dobrze rozpocząć od odpowiedzi na kluczowe pytania:
- Jaki jest cel konferencji?
- Kogo chcemy zaprosić?
- Jaki będzie charakter imprezy?
- Jak długo będzie trwała?
- Jaki mamy budżet?
Dzięki szczegółowym i wyczerpującym odpowiedziom na te pytania będziesz w stanie ustalić szczegółową koncepcję eventu, która jest również kluczowa aby impreza okazała się sukcesem.
Następnym krokiem jest ustalenie terminu konferencji. Powinien on zostać ogłoszony odpowiednio wcześniej pracownikom, aby mogli się przygotować i zaplanować wolny dzień/wieczór. Jakich terminów unikać? Przede wszystkim okresu urlopowego oraz świątecznego, gdy pracownicy wyjeżdżają na urlop.
Organizując konferencję warto przejrzeć inne wydarzenia branżowe, tak aby w jeden dzień nie nałożyły się na siebie konkurencyjne wydarzenia. Wybór terminu jest również uzależniony od dostępności ekspertów oraz obiektu – dlatego planowanie konferencji trzeba rozpocząć odpowiednio wcześniej, aby wszystkie punkty udało się zsynchronizować w jeden dzień.
Organizacja konferencji dla firm – od szczegółu do ogółu
O podstawowych kwestiach typu obiekt, wyżywienie, konferansjerzy każdy pamięta, ale są elementy również istotne, które wpływają na sukces konferencji. Jednym z nich jest odpowiednia reklama, na przykład w mediach społecznościowych. Mogą to być atrakcyjnie wizualne grafiki, które umieścimy na portalach społecznościowych. Dzięki temu o naszym wydarzeniu dowie się więcej osób.
Nie wolno zapomnieć o eleganckich zaproszeniach, które wypada rozdać odpowiednio wcześniej. W zaproszeniu powinny znaleźć się szczegółowe informacje dotyczące eventu – w tym miejsce i data, cel i charakter konferencji, harmonogram oraz ewentualne informacje dodatkowe.
Organizacja imprez firmowych rządzi się określonymi prawami. Co to za konferencja bez materiałów promocyjnych oraz torbach prezentowych dla gości. Niby to małe rzeczy, a znacznie wpłyną na postrzeganie Twojego wydarzenia. Gadżety umieszczone w torbach giftowych powinny idealnie wpisywać się w charakter eventu. Ponadto muszą być spójne z wizją organizatorów wydarzenia. Mogą być to np. długopisy z logo, teczki, notesy, zakładki, bony promocyjne, katalogi, eleganckie pralinki, zestawy kaw czy herbat.
Po konferencji warto zadbać o urozmaicenie wydarzenia na przykład poprzez wystawne przyjęcie z muzyką, wykwintnym menu i orzeźwiającymi drinkami.
Organizacja konferencji dla firm a wybór idealnego lokalu
Sukces naszego wydarzenia w dużej mierze zależy od obiektu, w którym konferencja jest przeprowadzana. Kiedy ustalimy szczegółowy plan eventu należy rozpocząć poszukiwania lokalu, w możliwie pasującym nam terminie. Może zdarzyć się niestety tak, że obiekt będzie idealny, ale niestety nie będzie posiadał dostępnych terminów, dlatego tak ważne jest rozpoczęcie organizacji odpowiednio wcześniej.
Co powinien mieć idealny obiekt? Z pewnością odpowiednio dużą salę, która pomieści wszystkich gości konferencji, bez poczucia tłoku. Ważne jest również wyposażenie lokalu. W środku powinny znaleźć się wszelkie sprzęty niezbędne do przedstawienia prezentacji, nagłośnienie, odpowiednie oświetlenie, porządne i wygodne meble oraz klimatyzacja. Kilka dni przed rozpoczęciem konferencji warto dokładnie sprawdzić stan techniczny wszystkich urządzeń. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek podczas konferencji.
Nie sam obiekt jest istotny, ale również jego lokalizacja. Łatwy dojazd oraz atrakcyjne okoliczności przyrody, np. góry czy morze. Wyjątkowo urokliwa natura stwarza znakomite warunki do produktywności, skupienia i odprężenia. Szukaj obiektu, który ma doświadczenie w organizowaniu konferencji i posiada w swojej ofercie salę konferencyjną przystosowaną do dużych eventów. Dodatkowym atutem będzie baza noclegowa dla gości zza granicy czy odległych zakątków Polski.
Organizacja konferencji dla firm – smaczne menu
Dobrze zorganizowany event firmowy posiada smaczny catering. Goście powinni mieć dostęp do kawy, herbaty, zimnych napojów oraz do bufetu z przekąskami i ciastami. To jest absolutna podstawa porządnej konferencji. Jeśli wydarzenie trwa kilka godzin czy cały dzień należy zaplanować przerwę obiadową i zaserwować ciepły posiłek dla gości.
Nie warto ograniczać się do jednej potrawy. Lepiej dać gościom wybór – np. między trzema posiłkami. Na liście koniecznie powinna znaleźć się opcja wegańska. Nie można zapomnieć również o alergikach czy osobach z nietolerancjami pokarmowymi. Warto zapewnić im możliwość zamówienia czegoś spersonalizowanego.