Jubileusz firmy to wyjątkowe wydarzenie w życiu organizacji. Dlatego musi być precyzyjnie i drobaizgowo zaplanowane. Jednym z istotnych elementów w planowaniu tego wydarzenia jest zaproszenie na jubileusz firmy, które musi zostać odpowiednio wcześniej rozesłane pracownikom i gościom. Co powinno zawierać zaproszenie na jubileusz firmy? Jak zapraszać, by goście w podekscytowaniu oczekiwali daty przyjęcia? Podpowiadamy!
Organizacja jubileuszu firmy Cię przytłacza?
Zdaj się na nasze doświadczenie i kompetencje!
Zaproszenie na jubileusz firmy – o czym należy pamiętać?
Są pewne kwestie, o których nie można zapominać, gdy projektujemy zaproszenie na jubileusz firmy. Ważne sprawy dotyczą imienia ora nazwiska gości. Jeżeli zapraszasz małżeństwo o tym samym nazwisku, to zawsze w pierwszej kolejności podajemy imię kobiety. Natomiast jeśli kobieta nosi podwójne nazwisko, najpierw należy wpisać imię i nazwisko kobiety, a następnie imię i nazwisko mężczyzny. Jeżeli kobieta i mężczyzna noszą inne nazwiska, to również najpierw wymieniona powinna zostać kobieta.
Przygotowanie oraz wysyłka zaproszeń są czasochłonne, dlatego należy zarezerwować w harmonogramie planowania jubileuszu odpowiednią ilość czasu na to niezwykle odpowiedzialne zadanie. Nie można również przesadzić z oryginalnością zaproszenia, które musi być godne wydarzenia, którego dotyczy. Szykujesz przyjęcie w stylu nawiązującym do historii, wykorzystaj motywy charakterystyczne dla danego okresu. Organizujesz przyjęcie tematyczne, stwórz zaproszenia jednoznacznie nawiązujące do motywu przewodniego.
Zaproszenie na jubileusz firmy w ciekawej formie
Nieszablonowym pomysłem na zaproszenie na jubileusz firmy jest na przykład króciutki film prezentowany na wyświetlaczach multimedialnych lub przesyłany bezpośrednio za pomocą komunikatorów i skrzynek e-mail. Oryginalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie specyficznego języka lub żargonu, charakterystycznego dla danego regionu lub branży. Z tej formy mogą korzystać np. lokalne firmy oferujące lokalne specjały (śląskie, kaszubskie) lub przedsiębiorcy branży górniczej, informatycznej, czy bankowej. Firmy, które nie boja się oryginalnych rozwiązań, mogą wykorzystać zaszyfrowane informacje, których odczytanie będzie wymagać dodatkowego wysiłku, ale jednocześnie wywoła emocje pozostające z odbiorcami jeszcze przez długie miesiące.
Warto wprowadzić nietypowe dodatki do zaproszenia, które nawiążą do specyfiki działalności firmy. Dystrybutorzy wina mogą wysłać zaproszenie w formie listu w butelce. Producenci oświetlenia, mogą wykorzystać stare żarówki i w nich ukryć treść zaproszenia. Restauracje obchodzące swój jubileusz, mogą wysłać zapraszanym gościom pakiet swoich najlepszych specjałów. Producenci biżuterii mogą dodać do zaproszenia prosty łańcuszek i zawieszkę, zawierającą ukrytą informację. Takie gesty z pewnością zostaną docenione przez zaproszonych gości za oryginalność, pomysłowość i kreatywność. Jeśli nie masz pomysłu na projekt, powierz organizację całego wydarzenia firmie zewnętrznej. Agencja eventowa zajmie się wszystkim kompleksowo.
Co powinno zawierać zaproszenie na jubileusz firmy?
Zaproszenie na jubileusz firmy może być zaprezentowane w przeróżnej formie i wyróżniać się oryginalnością. Jednak są pewne istotne elementy o których nie można zapomnieć. Zaproszenie na jubileusz firmy musi odpowiadać na następujące pytania: kto zaprasza, z jakiej okazji, kiedy i gdzie odbędzie się wydarzenie, jaki strój będzie obowiązywał, czy osoba zapraszana może przyjść z osobą towarzyszącą? Powyższe pytania można zadać np. w takiej formie:
Przedsiębiorstwo … ma zaszczyt zaprosić Szanowną Panią … na obchody Jubileuszu …-lecia istnienia firmy. Uroczystość odbędzie się … (data) o godz. … w restauracji … przy ul. … w … Prosimy o telefoniczne potwierdzenie obecności do dnia … pod nr tel. …
Albo
Z okazji Jubileuszu firmy …, serdecznie zapraszamy Szanownego Pana … wraz z osobą towarzyszącą, na uroczystą kolację, który odbędzie się … (data) o godzinie … w restauracji … przy ul. … w … Podczas spotkania będą obowiązywać stroje wieczorowe. Uprzejmie prosimy o wcześniejsze potwierdzenie przybycia – nr tel. …
Zaproszenie – wizytówka Twojego eventu
Zaproszenie na jubileusz jest przedsmakiem wydarzenia. Jeżeli zależy nam na zaproszeniu naprawdę wyjątkowych gości, którzy dostają setki różnego rodzaju zaproszeń, musimy wykazać się kreatywnością. Zwłaszcza, jeśli okazją do świętowania jest okrągła rocznica, np. 25-lecie firmy.
Szczęście sprzyja śmiałym i znacznie bardziej sprawdza się oryginalność niż byle jakość. Zaproszenie na jubileusz firmy musi zostać doręczone gościom odpowiednio wcześnie, aby umożliwić rezerwację terminu. Postaraj się, aby odpowiadało na wszystkie najważniejsze pytania, żeby nie było koniecznie żadne dodatkowe dopytywanie o strój, motyw, godzinę przybycia, czy miejsce imprezy.
Aby zaproszenie na jubileusz firmy było rzeczywiście wizytówką Twojego eventu postaraj się zaskoczyć oryginalnością. Firmy, które cenią tradycję, mogą postawić na tradycyjne białe zaproszenia papierowe, wysłane w eleganckiej kopercie z pięknie wykaligrafowanymi informacjami. Ta forma sprawdzi się zawsze, bez względu na okoliczności i preferencje zapraszanych gości. Można użyć odpowiedniego fontu komputerowego lub skorzystać z usług profesjonalnego kaligrafa, który ręcznie przygotuje każde zaproszenie na jubileusz.
Zobacz jak zorganizować imprezę – konfigurator imprez