Każda impreza firmowa wymaga odpowiedniej organizacji i logistyki. Trzeba pamiętać o wyborze lokalu, menu, atrakcjach i wielu innych elementach, które sprawią, że wydarzenie będzie sukcesem. Jak zorganizować event biznesowy krok po kroku? Sprawdź!
Stwórz listę zadań
Na początku planowania dobrze jest rozpisać kontrolną listę zadań, jakie trzeba zrealizować przed imprezą firmową. Dzięki temu opanujesz chaos jaki wiąże się z tak wielkim wydarzeniem. Jeśli zatrudnisz firmę eventową – pomoże Ci ona z każdym elementem, jeśli jednak organizujesz na własną rękę pamiętaj o sukcesywnym dopilnowaniu każdej sprawy. Bardzo pomocne w tego typu wydarzeniach jest skorzystanie z aplikacji do zarządzania projektami.
Zawansowane technologicznie narzędzia usprawnią i uproszczą realizację dziesiątek, a nawet setek drobnych zadań jakie na Ciebie czekają. Event biznesowy to spore wydarzenie w Twojej firmie, dlatego proponujemy utworzyć arkusz kalkulacyjny z osobnymi zakładkami dla poszczególnych kategorii: miejsce, plan dnia, harmonogram imprezy, prelegenci, dojazd. Takie rozpisanie eventu pomoże Ci go zorganizować na 100%.
Zadbaj o atrakcje na event biznesowy
Chcesz, aby Twoje wydarzenie zostało w pamięci uczestników na wiele lat? Zadbaj o odpowiednie atrakcje, które urozmaicą event biznesowy. Proponujemy wykorzystanie nowoczesnych technologii, które pozwalają przenieść uczestników imprezy w zupełnie inny świat. Nowoczesna technologia daje spektakularne efekty zarówno w przygotowaniu treści, jak i ich rozpowszechnianiu.
Opcje są nieograniczone, dlatego można je dopasować do każdego wydarzenia. Wykorzystaj zajęcia online, filmy 3D, wideokonferencje, aplikacje interaktywne, ekran mgłowy, czy ścianę bezszwową z systemem interaktywnego lustra, a z pewnością zaskoczyć pracowników.
Miejsce na event biznesowy
Zanim zaczniesz szukać miejsca na event biznesowy musisz zastanowić się nad charakterem wydarzenia. Czy chcesz wynająć hotel na wyjazd firmowy na weekend i przeprowadzić warsztaty integracyjne w górach? Czy może szukasz obiektu tylko na jeden dzień. Jakie udogodnienia musi mieć lokal? Sala konferencyjna, nocleg, własne zaplecze gastronomiczne. Sprawdź w jakiej lokalizacji znajduje się miejsce.
Szukasz obiektu w centrum miasta, aby każdy miał łatwy dojazd, czy może obiektu z dala od zgiełku, w klimatycznym miejscu? W drugim przypadku proponujemy Dwór Korona Karkonoszy, który świetnie nadaje się na każdy event biznesowy. A dodatkowo oferuje ekspertów, którzy pomogą zorganizować ciekawe atrakcje integracyjne dla Twoich współpracowników.
Nie wiesz jak zorganizować skuteczny event biznesowy?
Posiadamy wiele lat doświadczenia w organizowaniu imprez o różnym charakterze!
Jak wybrać odpowiedni termin?
Wybór terminu to wcale nie taka prosta sprawa. Trzeba wziąć pod uwagę kilka kwestii. Przede wszystkim unikaj wakacji, okresów świątecznych – gdyż wtedy Twoi pracownicy mogą mieć zaplanowane urlopy. Zorientuj się również czy w danym czasie nie odbywają się inne ważne wydarzenia firmowe. Przeprowadź ankietę wśród pracowników, aby sprawdzić, które daty im najbardziej pasują. Pamiętaj, że event firmowy nie powinien kolidować z ich obowiązkami zawodowymi i sprawami rodzinnymi.
Sytuacja staje się trudniejsza, gdy chcesz zaprosić na przyjęcie partnerów biznesowych. Upewnij się, że planowany event nie wypada w święto ani ważne wydarzenia branżowe. Jeśli możesz, poproś partnerów o dostępność i preferowane terminy. Zastanawiasz się, kiedy wysłać zaproszenia na event? Zasad jest prosta: im wcześniej, tym lepiej. Dzięki temu goście zapiszą sobie Twoje wydarzenie w kalendarzu i znajdą dla Ciebie czas.
Budżet na event biznesowy
Organizując event biznesowy zastanów się jaki budżet możesz przeznaczyć na imprezę firmową. Konkretnie rozplanuj wydatki, aby wiedzieć czy starczy pieniędzy np. na dodatkowe atrakcje dla uczestników. Pamiętaj, by wygospodarować 10 proc. z całej kwoty, jaką zamierzasz przeznaczyć na imprezę firmową. W ten sposób zaoszczędzisz sobie niepotrzebnych nerwów, gdy pojawią się niespodziewane wydatki.
Mądrze rozplanuj każdy wydatek: jeśli celem imprezy firmowej są szkolenia i warsztaty, przeznacz więcej pieniędzy na szkoleniowców i ich wystąpienia, a mniej na fikuśne dekoracje, które można zrobić na przykład samemu. Zadbaj o oświetlenie, a także wynajmij profesjonalny sprzęt nagłośnieniowy i sceniczny. Ponadto nie oszczędzaj na jedzeniu i napojach. Weź pod uwagę specjalne ograniczenia dietetyczne swoich gości. W swoim menu uwzględnij zarówno mięsne potrawy, jak i ich wegetariańskie odpowiedniki.
Po co organizować event biznesowy?
Jakakolwiek forma imprezy firmowej: konferencja, bankiet firmowy, jubileusz firmy, ceremonia wręczenia nagród, czy prezentacja produktu jest skutecznym narzędziem komunikacji i promocji Twojej firmy wśród pracowników, kontrahentów, klientów, a nawet konkurencji. Buduje wizerunek Twojej firmy oraz świadomość marki. Proponowane eventy pozwalają nawiązać i podtrzymać cenne relacje, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. Organizując event biznesowy, możesz wyróżnić się spośród konkurencji. Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć. Dzięki temu łatwiej dopasujesz rodzaj wydarzenia do oczekiwań grupy docelowej.
Organizacja imprezy firmowej może być także formą integracji samej w sobie. Nie musisz wszystkiego robić sam. Warto oddelegować zadania współpracownikom i wspólnie pracować przy wydarzeniu firmowym. Satysfakcja z sukcesu będzie jeszcze większa! Możesz także zatrudnić specjalną agencję eventową, jeśli pozwala Ci na to Twój budżet. Odciąży Cię wtedy od nadmiaru obowiązków, szczególnie podczas samej imprezy, na której będzie mógł się bawić i odpoczywać, a nie stresować się każdym elementem wydarzenia.
Zobacz jak zorganizować imprezę – konfigurator imprez