Proces zakupowy to ważne pojęcie w biznesie. Odpowiednia organizacja zakupów jest bowiem jednym z kluczowych elementów sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Proces zakupowy konsumenta rozpoczyna się na długo przed samym skorzystaniem z oferty, a jego konsekwencje sięgają daleko w przyszłość. Na czym dokładnie polega proces zakupowy? Jak przebiega optymalizacja procesu zakupowego i doskonalenie procesu zakupowego w organizacji? Podpowiadamy, jak krok po kroku przeprowadzić klienta poprzez różne etapy procesu zakupowego!
Czego się dowiesz z artykułu?
W świecie e-commerce, zrozumienie i optymalizacja procesu zakupowego jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Od momentu podjęcia decyzji o zakupie, aż po zakończenie transakcji właściwą obsługą posprzedażową – każdy krok ma ogromne znaczenie.
Jak wygląda optymalny proces zakupowy? Jaka jest rola sprzedającego w tym procesie i dlaczego warto wiedzieć, jak klient dokonuje zakupu? W tym wpisie przyjrzymy się dokładnie, czym jest scenariusz procesu zakupowego i jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć efektywną strategię zakupową.
Dzięki naszemu przewodnikowi dowiesz się, jak skutecznie zaplanować każdy element procesu zakupowego, począwszy od sourcingu, poprzez optymalizację, aż po finalizację transakcji. Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak możesz poprawić swoje działania, by sprostać oczekiwaniom klientów i zbudować trwałe relacje oparte na zaufaniu i satysfakcji.
Od podejmowania decyzji, po zakończenie transakcji właściwą obsługą posprzedażową – proces zakupowy krok po kroku
Efektywna sprzedaż to główny cel każdego przedsiębiorstwa. Zrozumienie procesu zakupowego ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu organizacji. Proces zakupowy rozpoczyna się na długo przed analizą oferty i nie kończą go zamówienia zakupowe. Skomplikowany proces zakupowy obejmuje działania na różnych płaszczyznach – od racjonalnej strategii, aż do standardów obsługi klienta.
Szczególne znaczenie w zarządzaniu przedsiębiorstwem ma proces zakupowy, czyli pewien przemyślany zestaw zadań i działań, mający konkretny cel – kupić wszystkie rzeczy niezbędne firmie do prawidłowego funkcjonowania możliwie najtaniej, najszybciej i najlepiej. Warto jednak pamiętać, że firmowa „lista zakupów” będzie inna dla każdego przedsiębiorstwa. Wszystko zależy bowiem od profilu działalności, zapotrzebowania i wielu innych czynników.
W procesie zakupowym możemy wyróżnić dwie kluczowe role: kupca oraz dysponenta. Kupiec to osoba odpowiedzialna za negocjowanie kontraktów – jego zadaniem jest znajdowanie najlepszych ofert, czyli tych, które mają najwyższą wartość dla firmy. Natomiast dysponent zajmuje się obsługą zamówień oraz rozdysponowywaniem zrealizowanych zakupów.
Jak wygląda optymalny proces zakupowy?
Zrozumienie procesu zakupowego klienta i wiedza, w jaki sposób warto docierać do klienta na poszczególnych etapach lejka zakupowego są niezwykle istotne z biznesowego punktu widzenia. Dzięki niemu wiemy, w jaki sposób do niego podejść, jakiego używać języka i jakie działania mogą nastąpić po sobie. Warto także na bieżąco monitorować proces zakupów. Wyróżniamy różne etapy procesu zakupowego:
- badania i zbieranie zapotrzebowania w firmie,
- analiza rynku,
- zbieranie różnych ofert,
- negocjacje i wybór najlepszej,
- zamówienie produktu (zamówienia zakupowe),
- fakturowanie i rozliczenie płatności.
Klienci porzucają koszyk?
Pomożemy Ci uporać się z tym problemem!
Sourcing w procesie zakupowym, czyli optymalizacja w e-commerce
Optymalizacja procesu zakupowego to obecnie bardzo ważny aspekt działalności przedsiębiorstw. Coraz częściej osoby zarządzające zwracają uwagę na oszczędności, które mogą uzyskać między innymi dzięki negocjowaniu cen podczas procesu zakupowego. Optymalny proces zakupowy może być źródłem sporych oszczędności i dawać przewagę nad konkurencją. Jak zatem zoptymalizować proces zakupowy?
Optymalizując ścieżkę zakupową klienta, w pierwszej kolejności powinno nam zależeć, aby doprowadzić do finalizacji transakcji. Za długi lub zbyt skomplikowany proces zakupowy bywa kosztowną przeszkodą.
Sourcing określa się jako poszukiwanie źródeł zapotrzebowania i wybór najlepszych z nich. Proces obejmuje takie działania jak: zbieranie i analiza potrzeb, standaryzacja asortymentów do zakupu, zbieranie ofert, a także ostateczny wybór dostawcy.
Sourcing ma kluczowe znaczenie w procesie zakupowym. Analiza umożliwia dogłębne poznanie potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki temu można przygotować przemyślaną „listę zakupów”, co usprawnia cały proces zakupowy. Rzetelne badania rynku i dostawców ułatwiają przygotowanie racjonalnej, stosownej strategii dla ofertowania. To natomiast jest podstawą do dokonywania trafnych wyborów zakupowych.
Sourcing nadaje procesowi zakupowemu strategiczny charakter. Doskonalenie procesu zakupowego w organizacji przynosi bezpośrednie korzyści. Racjonalny system działań o długofalowym charakterze przyczynia się do budowy konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku, ułatwia wybór dostawcy i realizację strategii rozwojowej i redukuje ryzyko zakupowe.
Jaka jest rola sprzedającego w procesie zakupowym?
Elementem strategii zakupowej przedsiębiorstwa powinna być strategia zakupowa dla każdej kategorii. Kategorią nazywamy konkretne dobra lub usługi. W zarządzaniu kategorią zakupową wykorzystuje się tzw. strategic sourcing.
Strategic Sourcing to kompleksowe podejście do procesu zakupu produktów i usług, dążące do osiągnięcia najniższego całkowitego kosztu pozyskania (TCO), przy jednoczesnym spełnieniu wymagań odbiorców, minimalizacji ryzyka zakupowego oraz pełnym wykorzystaniu możliwości rynkowych. Strategic Sourcing generuje wartość dodaną dla przedsiębiorstwa.
Proces strategicznego zarządzania procesem zakupowym dzieli się na 3 etapy:
- diagnoza kategorii,
- planowanie strategii,
- wdrożenie wypracowanych rozwiązań.
Dlaczego warto wiedzieć, jak klient kupuje?
W diagnozie kategorii analizuje się sytuację wewnętrzną przedsiębiorstwa oraz jego otoczenie rynkowe w kontekście kategorii zakupowej. Celem jest określenie zakresu projektu, całkowitego kosztu pozyskania (TCO), procesu zakupowego, a także ustalenie celów biznesowych, potrzeb, oczekiwań i obaw względem kategorii. W analizie rynkowej pod uwagę należy wziąć:
- zależności w łańcuchu dostaw,
- rozkład sił rynkowych,
- trendy rynkowe,
- konkurencję,
- obecnych i potencjalnych dostawców,
- czynniki wpływające na koszt produktów/usług.
Poprawnie przeprowadzona diagnoza kategorii pozwala zrozumieć cele biznesowe przedsiębiorstwa, specyfikę wydatków, wpływ kosztów na zysk, a także ryzyko wynikające z otoczenia rynkowego.
Strategia procesu zakupowego zachęcająca do podjęcia decyzji i finalizacji transakcji
Na podstawie informacji pozyskanych w diagnozie kategorii tworzy się dopasowaną strategię procesu zakupowego opartą o elementy przewagi konkurencyjnej.
Strategia definiuje kolejne kroki procesu sprzedażowego, a w tym pełen harmonogram procesów, zasoby, osoby odpowiedzialne za poszczególne działania oraz pożądane efekty. Ponadto musi uwzględniać sposoby utrzymania ciągłości dostaw i sprawnego zarządzania bazą dostawców.
Czym jest scenariusz procesu zakupowego?
Scenariusz zakupowy jest kluczowym elementem procesu zakupowego, który obejmuje wszystkie kroki i decyzje podejmowane przez klienta od momentu uświadomienia sobie potrzeby aż do dokonania zakupu. Właściwe zrozumienie scenariusza zakupowego pozwala firmom lepiej dostosować swoje strategie marketingowe i sprzedażowe, co prowadzi do zwiększenia konwersji i satysfakcji klientów.
Kluczowe elementy procesu zakupowego obejmują identyfikację potrzeb, poszukiwanie informacji, ocenę dostępnych opcji, decyzję zakupową a także ocenę po zakupie. Analizując te etapy, firmy mogą skuteczniej przyciągać klientów i oferować im najlepszą ofertę, która odpowiada ich potrzebom i oczekiwaniom. Zrozumienie i optymalizacja scenariusza zakupowego to podstawa sukcesu w konkurencyjnym świecie e-commerce.
Jak zaplanować wdrożenie strategii zakupowej krok po kroku?
Wdrożenie strategii to nic innego jak rozpoczęcie planowanych działań w ramach procesu zakupowego. Na tym etapie identyfikuje się dostawców spełniających określone wcześniej wymagania, negocjuje umowy i dokonuje zakupów.
Realizacja planu zakupowego każdorazowo wymaga właściwego przygotowania. W optymalnym zarządzaniu procesem zakupowym kluczowe są:
- opracowanie scenariusza rozmowy i strategii cenowej dotyczącej konkretnej oferty,
- stworzenie listy celów, argumentów oraz ewentualnych ustępstw,
- zebranie informacji o drugiej potencjalnym dostawcy – w tym o jego sytuacji rynkowej, ofercie, klientach i cenach.
Dążenie do optymalizacji procesu zakupowego to podstawa efektywnego zarządzania całym przedsiębiorstwem. Wszystkie działania wprowadzone w ramach strategy sourcing należy nieustannie weryfikować i w razie potrzeby modyfikować przyjętą strategię. Istotne jest również monitorowanie współpracy z konkretnymi dostawcami. Do analizy rezultatów poszczególnych współprac można wykorzystać tzw. wskaźniki KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności.
Proces zakupowy konsumenta to droga, którą z pomocą określonych narzędzi może okazać się drogą na skróty. Proces zakupowy rozpoczyna się od podjęcia decyzji, co wcale nie jest szybkie i proste. Wybór najlepszej oferty często poprzedza wieloetapowa analiza. Proces decyzyjny klienta może być niepotrzebnie zbyt rozciągnięty w czasie. Naszym celem jest zatem maksymalne skrócenie czasu, tak by osiągnąć najbardziej optymalny proces zakupowy.