W skrócie
- Rozpocznij planowanie wcześniej: Jeśli Twoja impreza firmowa w formie bankietu ma odnieść spektakularny sukces musisz zadbać o kilka działań, które należy rozpocząć na długo przed samym wydarzeniem.
- Organizacja bankietów krok po kroku: Przeprowadź organizację Twojego wydarzenia krok po kroku, aby odnieść sukces.
- Organizacja bankietów – zasady, menu, dress code i przebieg wieczoru: Wybór miejsca to pierwsza decyzja. Kolejne dotyczą formy przyjęcia, menu, stroju gości i scenariusza wieczoru.
Jak wygląda organizacja bankietów krok po kroku? Trzeba wziąć pod uwagę mnóstwo elementów i zacząć planowanie na długo przed samym wydarzeniem. Kluczem do sukcesu nie raz jest samo miejsce, w którym odbywa się wydarzenie. Jak wybrać odpowiednie? Sprawdź!
Rozpocznij planowanie wcześniej
Jeśli Twoja impreza firmowa w formie bankietu ma odnieść spektakularny sukces musisz zadbać o kilka działań, które należy rozpocząć na długo przed samym wydarzeniem. Mowa o odpowiedniej promocji wydarzenia. Wiele w tej kwestii zależy od tego, czy bankiet firmowy jest imprezą otwartą czy zamkniętą. Organizując bankiet otwarty zależy nam na ilości osób, co sprawia, ze intensyfikujemy promocje wydarzenia na długo przed rozpoczęciem wydarzenia. Z kolei bankiet zamknięty ma ściśle zamkniętą listę uczestników, a działania PR-owe skupione są wokół promocji efektów wydarzenia np. nazwiskach przybyłych celebrytów lub liderów w danej branży.
KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych
KLIKNIJ powyżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych
Na czym powinna polegać promocja bankietu? Pamiętaj o chwytliwej nazwie, atrakcyjnym przedstawieniu programu całego spotkania oraz o czytelnym opisie jakie warunki należy spełnić, by wziąć udział w wydarzeniu. Takie działania są niezwykle istotne, ponieważ organizacja bankietów ma w sobie coś więcej niż tylko imprezę integracyjną. Takie wydarzenia to działania skierowane do rynku, aby przedsiębiorcy i klienci usłyszeli o naszej firmie. Mają również na celu powiadomienie mediów o efektach naszego eventu. Atrakcyjne filmy lub zdjęcia zadowolonych gości wzbudzą zachwyt potencjalnych klientów oraz zazdrość konkurencji. Dlatego przedstawiciele mediów powinni zaraz po spotkaniu otrzymać cały pakiet materiałów, który pozwoli im szybko przekazać je do druku lub emisji.
Organizacja bankietów – Wrocław i okolice
Szukając najlepszego miejsca na organizację bankietu trzeba wziąć pod uwagę różne czynniki. Z pomocą przyjdzie agencja PR, która podpowie nie tylko z lokalizacją, ale wieloma innymi elementami. Doświadczona agencja będzie wiedzieć jakie miejsca są godne polecenia, a których warto unikać. Wrocław jako atrakcyjne miasto dysponuje świetnym położeniem, nowoczesnym zapleczem konferencyjno-bankietowych oraz bogatą infrastrukturą noclegowo-rekreacyjną. Zachwyci nie tylko miłośników minimalistycznych i nowoczesnych rozwiązań, ale także fanów tradycji i natury.
Organizacja bankietów to ogromne przedsięwzięcie, do którego należy podejść holistycznie, a mianowicie z troską o to, aby wszystkie elementy wydarzenia były ze sobą spójne. Jeśli ktoś organizował wesele, ten wie o czym mowa. Przy tak wielkim wydarzeniu warto zwrócić się o pomoc do agencji PR, której specjaliści służą rada i pomocą w każdym momencie. Takie organizacje od samego początku przeprowadzą Cię przez cały proces organizacji, a dodatkowo podpowiedzą wiele ciekawych atrakcji. Niektóre agencje mają w swojej ofercie gotowe scenariusze zabaw grupowych integracyjnych, które świetnie sprawdza się na bankiety firmowe.
Organizujesz bankiet i nie wiesz od czego zacząć?
Zostaw to nam –
mamy na swoim koncie ponad 1000 zrealizowanych imprez!
Organizacja bankietów krok po kroku
Przeprowadź organizację Twojego wydarzenia krok po kroku, aby odnieść sukces.
- Zdefiniuj cel spotkania. Organizujesz bankiet z okazji jubileuszu firmy, czy raczej bankiet poświęcony jest premierze nowego produktu? Od charakteru imprezy będą zależeć wszystkie kolejne elementy, dlatego zastanów się porządnie nad pierwszym punktem.
- Znajdź termin i miejsce eventu. Wrocław i okolice mają w sobie olbrzymi potencjał i nadadzą się na każdą formę bankietu. Jednym z nich jest Dwór Korona Karkonoszy. Znajdująca się tu sala weselna Dolny Śląsk i okolice zaskakuje oryginalnym wnętrzem. Ważne, by termin nie kolidował z innymi ważnymi wydarzeniami. Samo miejsce jest bowiem niebanalne i interesujące. Uczestnicy nieustannie oczekują efektu „wow”, a często już samo miejsce spotkania może taki efekt wywołać.
- Skoncentruj się na atrakcjach i rozrywce. Sam bankiet to tylko połowa sukcesu. Należy nieustannie zaskakiwać czymś swoich pracowników, dlatego zadbaj o niesztampowe rozwiązania. Pamiętaj jednak o preferencjach i potrzebach Twojego zespołu, ponieważ organizacja bankietów skierowana jest głównie dla pracowników, a nie dla Ciebie.
- Określ budżet jaki możesz przeznaczyć na imprezę firmową. Dzięki temu będziesz w stanie określić możliwości finansowe na wszystkie powyższe elementy.
Okazje, zaproszenia i upominki – o czym jeszcze pamiętać
Najczęstsze okazje do bankietu firmowego to:
- jubileusz firmy albo okrągła rocznica działalności,
- świętowanie nagrody, rekordowego roku lub ważnego kontraktu,
- zmiana na stanowiskach kierowniczych – pożegnanie i powitanie w jednym wieczorze,
- premiera nowego produktu lub usługi,
- otwarcie nowego biura, zakładu albo oddziału.
Lista gości i zaproszenia. Listę gości ułóż zaraz po wyborze terminu, bo od liczby osób zależy wielkość sali i menu. Zaproszenia wyślij z kilkutygodniowym wyprzedzeniem – przy terminach grudniowych i czerwcowych jeszcze wcześniej, bo kalendarze gości szybko się zapełniają. Poproś o potwierdzenie obecności do konkretnej daty. Wtedy liczbę miejsc podasz obiektowi bez zgadywania.
Upominki. Drobny upominek na koniec wieczoru zostaje w pamięci dłużej niż sam bankiet. Najlepiej działa taki, który nawiązuje do okazji albo motywu przewodniego – np. przy premierze produktu, sam produkt w specjalnym opakowaniu, przy jubileuszu, pamiątka z datą i logo. Unikaj gadżetów przypadkowych, bez związku z wydarzeniem.
Bankiet firmowy może przybrać różną formę: angielski (organizowany głównie przy okazji różnego rodzaju konferencji czy innych spotkań biznesowych), zasiadany (organizowany przy okazji różnego rodzaju jubileuszy firmy) oraz amerykański, nazywany inaczej modelem mieszanym. Dla każdej z tych form inaczej będzie wyglądać organizacja bankietów.
Wrocław jest jednym z najszybciej zmieniających się polskich miast. Dynamiczny rozwój pozwala rozwijać się całej branży eventowej. Dlatego warto organizacje wydarzenia firmowego polecić doświadczonej agencji. Takiej, która przetarła już niejeden szlak i nawiązała partnerskie relacje z szeregiem lokalnych podwykonawców.
KLIKNIJ poniżej w banner Konfigurator Imprez Firmowych
Organizacja bankietów – zasady, menu, dress code i przebieg wieczoru
Wybór miejsca to pierwsza decyzja. Kolejne dotyczą formy przyjęcia, menu, stroju gości i scenariusza wieczoru. Od nich zależy, czy goście zapamiętają wydarzenie dobrze.
Bankiet zasiadany czy stojący?
Bankiet zasiadany to przyjęcie, na którym goście mają przypisane miejsca przy stołach, a dania podaje obsługa. Sprawdza się przy uroczystościach, jubileuszach i galach z przemówieniami. Wymaga planu stołów, który uwzględnia relacje i hierarchię gości. Bankiet stojący, czyli bufet z koktajlowymi stolikami, ułatwia rozmowy i poznawanie nowych osób. Lepiej pasuje do wydarzeń branżowych i spotkań networkingowych. Przy dłuższym przyjęciu warto jednak zapewnić miejsca do siedzenia dla osób, które ich potrzebują.
Menu i napoje – na co zwrócić uwagę?
- zapytaj gości w formularzu rejestracji o diety i alergie,
- zaplanuj dania wegetariańskie i bezglutenowe jako pełnoprawną opcję, a nie dodatek,
- przygotuj napoje bezalkoholowe równie ciekawe jak alkohol,
- dobierz formę dań do typu bankietu: przy stojącym – małe porcje do zjedzenia jedną ręką,
- ustal z obsługą, kiedy wydaje dania, żeby nie przerywać przemówień.
Jak określić dress code w zaproszeniu?
Dress code najlepiej podać w zaproszeniu jednym, jasnym określeniem i krótkim wyjaśnieniem. Strój wieczorowy formalny oznacza dla panów smoking lub ciemny garnitur z muszką, a dla pań suknię wieczorową. Strój biznesowy to garnitur i elegancka sukienka lub kostium. Coraz częściej organizatorzy wybierają formę swobodnie elegancką, która daje gościom więcej wolności. Jeśli wydarzenie ma motyw przewodni, podaj przykłady, bo goście nie lubią zgadywać.
Scenariusz bankietu godzina po godzinie
Dobry scenariusz rozpisuje wieczór na bloki: powitanie i napój na start, część oficjalna z krótkimi przemówieniami, kolacja, część artystyczna, czas na rozmowy i zakończenie. Przemówienia warto ograniczyć czasowo i umieścić przed daniem głównym, gdy goście są jeszcze skupieni. Wyznacz jedną osobę, która prowadzi wieczór i pilnuje godzin. Na koniec zadbaj o szatnię, transport i podziękowanie wysłane gościom następnego dnia.
Na co zwrócić uwagę w umowie z obiektem?
Sprawdź, co obejmuje cena za osobę, do kiedy można zmienić liczbę gości i jakie są koszty rezygnacji. Zapytaj o godzinę zakończenia, możliwość wniesienia własnych dekoracji oraz o obsługę techniczną nagłośnienia. Wszystkie ustalenia zapisz w umowie lub w potwierdzeniu mailowym. Tydzień przed wydarzeniem potwierdź z obiektem ostateczną liczbę gości i przebieg wieczoru. Poproś też o jedną osobę kontaktową po stronie obiektu, która będzie obecna w czasie bankietu i szybko rozwiąże ewentualne problemy.